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title: "Loi sur l'archivage"
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place: "Neuchâtel"
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provisions: 30
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# Loi sur l'archivage

## Article 1 Dispositions générales {#art_1}

La présente loi règle l’archivage des documents produits ou
reçus dans le cadre de l’accomplissement des tâches publiques.

## Art. 2 {#art_2}

L’archivage des documents, organisé dans l’intérêt public, contribue à
assurer:
1. la gestion et la traçabilité des activités des autorités cantonales et
communales mentionnées à l’article 4;
2. la justification des droits des personnes physiques ou morales;
3. la sauvegarde et l’étude du patrimoine historique, économique, social et
culturel du canton de Neuchâtel;
4. l'accès du public aux archives.

## Art. 3 {#art_3}

1Par documents on entend toutes les informations enregistrées sur
quelque support que ce soit, y compris sur support électronique, ainsi que tous
les outils de travail et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires
à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.
2Par archives on entend les documents qui, de par leur valeur archivistique, sont
conservés définitivement.
3La valeur archivistique des documents est définie en fonction des buts énoncés
à l’article 2.

## Art. 4 {#art_4}

1La présente loi s’applique:
1. aux autorités cantonales, à savoir:
a) le Grand Conseil, son bureau et les commissions qui en dépendent;
b) le Conseil d'Etat, l'administration cantonale et les commissions qui en
dépendent;
c) le pouvoir judiciaire;
FO 2011 No 10
Objet
Buts
Définitions
Champ
d’application
442.20
d) les établissements et corporations de droit public cantonaux, leurs
administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;
e) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public
sur délégation d'une autorité cantonale;
f) les groupements d’autorités.
2. aux autorités communales, à savoir:
a) les Conseils généraux et communaux, leurs administrations et les
commissions qui en dépendent;
b) les établissements et corporations de droit public communaux, leurs
administrations ainsi que les commissions qui en dépendent;
c) les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public
sur délégation d'une autorité communale;
d) les groupements d’autorités.
2La présente loi s’applique à l’archivage des documents des autorités énoncées
à l’alinéa 1 qui ont été dissoutes.
3La présente loi s’applique à l’archivage des documents des institutions aux
droits desquelles les autorités énoncées à l’alinéa 1 ont succédé.
4Sont réservées les dispositions spéciales du droit fédéral et du droit cantonal
en matière d’archivage et de consultation de documents archivés.
CHAPITRE 2

## Art. 5 Autorités d’exécution {#art_5}

1Le Conseil d'Etat arrête les dispositions d'exécution de la présente loi.
2Il désigne le département chargé de son application, lequel dispose à cet effet
de l’office des archives de l’Etat (ci-après: l’office).
CHAPITRE 3

## Art. 6 Gestion et évaluation des documents {#art_6}

1Les autorités cantonales et communales sont responsables de gérer et
de conserver d’une manière ordonnée leurs documents jusqu’à l’expiration de
leur délai d’utilité administrative et légale.
2L’office détermine la valeur archivistique des documents en concertation avec
les autorités cantonales et communales.
3Les autorités cantonales et communales tiennent compte des exigences de
l’archivage lors de la conception ou du choix de leurs systèmes de gestion
électronique des données.
4L'office supervise la gestion des documents et leur conservation par les
autorités cantonales et communales, notamment en avalisant leur politique de
gestion des documents pour lesquels le délai d'utilité administrative et légale n'a
pas encore expiré.
Conseil d’Etat
Département et
office des archives
Gestion et
évaluation des
documents
442.20
CHAPITRE 4
Prise en charge des documents

## Art. 7 Section 1: Autorités cantonales {#art_7}

Les autorités cantonales ont l’obligation de proposer à l’office les
documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.

## Art. 8 {#art_8}

L’office détermine, en fonction de leur valeur archivistique, le sort final
des documents qui lui sont proposés.

## Art. 9 {#art_9}

Les autorités cantonales doivent verser à l’office les documents
sélectionnés pour une conservation définitive et éliminer les autres documents
proposés.

## Art. 10 {#art_10}

1L’office est responsable de la conservation définitive et du classement
des documents archivés.
2Il assure leur accès selon les dispositions prévues par la présente loi.
3Il veille par ailleurs à la sélection et à la collecte d’archives privées d’intérêt
historique, économique, social et culturel et peut conclure des contrats réglant
les conditions de leur prise en charge.

## Art. 11 Section 2: Autorités communales {#art_11}

Les autorités communales ont l’obligation de proposer au Conseil
communal les documents dont elles n’ont plus l’utilité administrative et légale.

## Art. 12 {#art_12}

1Le Conseil communal est responsable de la gestion des archives
communales.
2A ce titre il assure:
a) la détermination du sort final des documents qui lui sont proposés, en
concertation avec l’office;
b) le versement aux archives communales des documents sélectionnés pour
une conservation définitive et l’élimination des autres documents proposés;
c) la conservation définitive et le classement des documents archivés;
d) l’accès aux archives communales selon les dispositions prévues par la
présente loi.
3Il peut collecter des archives privées d’intérêt historique, économique, social et
culturel et conclure des contrats réglant les conditions de leur prise en charge
par la commune.
CHAPITRE 5
Accès aux archives
Obligation de
proposer les
documents
Détermination du
sort final
Versement et
élimination
Tâches de l’office
Obligation de
proposer les
documents
Responsabilités
du Conseil
communal
Modification du
droit en vigueur
442.20

## Art. 13 {#art_13}

1Toute personne a le droit d’accéder librement aux archives après
l’expiration d’un délai de protection de 30 ans, sous réserve des articles 14, 14a
et 15.
2Le délai de protection court à partir de la date du document le plus récent d’un
même dossier ou d’une même affaire.

## Art. 14 {#art_14}

1Les archives classées selon des noms de personnes et qui
contiennent des données personnelles sensibles ou des profils de la
personnalité sont soumises à un délai de protection de 85 ans, à moins que la
personne concernée n’en ait autorisé la consultation.
2Le délai de protection prolongé expire trois ans après le décès de la personne
concernée, dans la mesure où le délai de 30 ans au sens de l'article 13 est
écoulé.
Art. 14a2) 1Les dossiers de soins versés aux archives de l’Etat de Neuchâtel
selon la loi de santé, du 6 février 19953), sont soumis à un délai de protection
illimité.
2Saisi par l’archiviste cantonal-e, le-la médecin cantonal-e autorise la
consultation des dossiers de soins pour autant qu’elle ait lieu dans le cadre de
projets de recherches dont les résultats ne permettront pas d’identifier les
personnes concernées, sauf si le-la patient-e a consenti à la consultation de ses
données.
3Le-la médecin cantonal-e peut demander l'avis de la commission d'éthique de
la recherche compétente pour évaluer la pertinence de la recherche.

## Art. 15 {#art_15}

L’accès aux archives est limité ou refusé si:
a) un travail manifestement disproportionné en découle;
b) l’état de conservation des documents archivés le requiert.

## Art. 16 {#art_16}

La consultation des documents archivés qui, lors de leur production ou
au cours de leur utilisation, étaient accessibles au public n’est pas soumise à un
délai de protection.

## Art. 17 {#art_17}

1Les autorités cantonales et communales qui ont versé des documents
peuvent les consulter librement pendant le délai de protection.
2La consultation par une autorité des documents versés par une autre autorité
est soumise aux mêmes conditions que les demandes de consultation par le
public.

## Art. 18 {#art_18}

1La communication de renseignements aux personnes concernées et
le droit d’accès de celles-ci aux archives sont régis par les dispositions de la loi
cantonale sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 20084).
1) Teneur selon L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet au 1er janvier 2021
2) Introduit par L du 29 septembre 2020 (FO 2020 N° 43) avec effet au 1er janvier 2021
3) RSN 800.1
4) RSN 150.30
Prolongation du
délai de protection
pour les données
personnelles
Délai de protection
des dossiers de
soins
Autres restrictions
de l’accès
Documents
diffusés
Consultation par
les autorités
Renseignements
donnés aux
personnes
concernées et
contestation
442.20
2Les personnes concernées ne peuvent pas exiger la destruction ni la
rectification de données; elles ne peuvent qu’en faire mentionner le caractère
litigieux ou inexact.

## Art. 19 {#art_19}

1L’office, respectivement le Conseil communal, accorde à toute
personne ou autorité qui en fait la demande l’accès aux documents archivés
pendant le délai de protection si aucun intérêt prépondérant public ou privé ne
s’y oppose.
2La consultation peut être assortie de charges et de conditions; il peut en
particulier être exigé que les données personnelles soient rendues anonymes.

## Art. 20 {#art_20}

1L’accès aux archives est gratuit.
2Un émolument est perçu lorsque des copies sont émises ou que l'accès à un
document archivé nécessite un travail d'une certaine importance.
CHAPITRE 6

## Art. 21 Utilisation des archives {#art_21}

1Les archives sont inaliénables.
2Elles ne peuvent pas être acquises par prescription.

## Art. 22 {#art_22}

Les auteurs de travaux et de publications faits à partir d’archives sont
tenus d’en indiquer précisément la source et d’en remettre gratuitement un
exemplaire à l’office ou au Conseil communal.

## Art. 23 {#art_23}

1L’utilisation des archives à des fins commerciales nécessite une
autorisation de l’office ou du Conseil communal.
2Cette autorisation est subordonnée à la conclusion d’un contrat régissant
l’utilisation des archives, la perception de frais et une éventuelle participation
aux gains du canton ou de la commune.
CHAPITRE 7

## Art. 24 Dispositions pénales {#art_24}

1Quiconque intentionnellement ou par négligence:
a) endommage, dissimule, aliène ou détruit des documents archivés;
b) divulgue, sans y avoir été autorisé, des informations contenues dans des
documents archivés soumis à un délai de protection;
sera puni d'une amende pouvant aller jusqu'à 40.000 francs.
2La complicité et la tentative sont punissables.
CHAPITRE 8
Procédure et voies de recours
Consultation
pendant le délai de
protection
Gratuité et
émoluments
Inaliénabilité et
imprescriptibilité
Exemplaires
justificatifs
Utilisation à des
fins commerciales
Procédure et voies
de recours
442.20

## Art. 25 {#art_25}

Les décisions prises en vertu de la présente loi peuvent faire l’objet
d’un recours au département, puis au Tribunal cantonal, conformément à la loi
sur la procédure administrative (LPA), du 18 mars 20255).
CHAPITRE 9

## Art. 26 Dispositions finales {#art_26}

La loi sur les archives de l'Etat, du 9 octobre 19896), est abrogée.

## Art. 27 {#art_27}

La modification du droit en vigueur est réglée dans l'annexe.

## Art. 28 {#art_28}

Les autorités disposent d'un délai de cinq ans dès l'entrée en vigueur
de la présente loi pour proposer à l'office, respectivement au Conseil communal,
les documents dont, à cette date, elles n'ont plus l'utilité administrative et légale.

## Art. 29 {#art_29}

La présente loi est soumise au référendum facultatif.

## Art. 30 {#art_30}

1Le Conseil d'Etat fixe la date d'entrée en vigueur de la présente loi.
2Il pourvoit, s'il y a lieu, à sa promulgation et à son exécution.
Loi promulguée par le Conseil d'Etat le 6 avril 2011.
L'entrée en vigueur est fixée avec effet au 1er janvier 2012.
5) RSN 152.130
6) RLN XV 24
Abrogation
Modification du
droit en vigueur
Disposition
transitoire
Référendum
Entrée en vigueur
et publication
442.20
Annexe
(art. 27)
Les actes législatifs ci-après sont modifiés comme suit:
Loi sur les communes (LCo), du 21 décembre 19647)
Art. 39, al. 28)
Loi sur la protection des biens culturels (LCPBC), du 27 mars 19959)
Art. 8c; 10a, al. 2; 30, al. 3 et 30a10)
Loi sur la protection des données (LCPD), du 30 septembre 200811)
Art. 24, al. 112)
Loi sur l'organisation du Conseil d'Etat et de l'administration
cantonale (LCE), du 22 mars 198313)
Art. 26bis14)
7) RSN 171.1
8) Texte inséré dans ladite L
9) RSN 461.30
10) Texte inséré dans ladite L
11) RSN 150.30
12) Texte inséré dans ladite L
13) RSN 152.100
14) Texte inséré dans ladite L