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title: "Reglement zur Finanzkompetenz und Auftragsfreigabe in der Stadtverwaltung Schaffhausen"
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# Reglement zur Finanzkompetenz und Auftragsfreigabe in der Stadtverwaltung Schaffhausen

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120.1
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. Januar 2026) 1
Reglement zur Finanzkompetenz und
Auftragsfreigabe in der Stadtverwaltung
Schaffhausen
vom 26. August 2025
Der Stadtrat beschliesst:
1. Grundsatz
1 Aufgaben und Kompetenzen sollen in der städtischen Verwaltung möglichst eine Einheit bilden. Die Verwaltungsabläufe sollen einfach und effizient sein. Der Stadtrat delegiert deshalb die Ausgabe-, Freigabe- und
Vergabekompetenzen soweit erforderlich an die mit den entsprechenden
Aufgaben beauftragten Referate und diese delegieren wiederum an die
zuständigen Bereiche und Abteilungen.
2 Die Zuständigkeiten und Kompetenzen des Stadtrats als Gremium, der
einzelnen Stadtratsmitglieder als Referatsleitungen, der Bereichsleitungen
sowie Abteilungsleitungen und allfälliger weiterer städtischer Mitarbeitenden richten sich nach dem übergeordneten Recht, der Stadtverfassung
und den nachfolgenden Bestimmungen.
2. Kreditgenehmigung
1 Der Stadtrat entscheidet als Gremium abschliessend über neue einmalige Ausgaben bis 100'000 Franken, neue wiederkehrende Ausgaben bis
20'000 Franken und über gebundene Ausgaben. Vorbehalten bleiben die
nachfolgenden Schwellen bezüglich Referatsverfügungen.
2 Neue einmalige Ausgaben bis 25´000 Franken können durch schriftliche
Verfügung der Referentin bzw. des Referenten bewilligt werden (Referatsverfügung). Die Verfügungen müssen formal den Anforderungen an einen
Stadtratsbeschluss entsprechen und sind dem Bereich Finanzen und der
Finanzkontrolle zuzustellen.
3 Nach Massgabe von Abs. 2 können neue wiederkehrende Ausgaben bis
5'000 Franken ebenfalls von der jeweiligen Referentin oder dem Referenten bewilligt werden.
120.1 Finanz- und Vergabekompetenzen städtische Verwaltung
2 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. Januar 2026)
3. Kreditfreigabe
1 Die Kreditfreigabe erfolgt grundsätzlich, sobald die Genehmigung des
Budgets durch den Grossen Stadtrat oder die Beschlussfassung über andere Kreditarten (Exekutivkredit, Nachtrags- oder Zusatzkredit) rechtskräftig geworden ist.
2 Die vom Stadtrat im Budget bezeichneten Positionen, bei denen er die
Kreditfreigabe für sich in Anspruch genommen hat, können nur durch
Stadtratsbeschluss freigegeben werden.
3 Die Ausgabenpositionen sind im Budget präzis zu spezifizieren.
4. Kreditverschiebungen
1 Als Kreditverschiebung gilt die Verschiebung eines bereits bewilligten
Kredits auf eine andere Finanzstelle oder ein anderes Konto innerhalb
derselben Sachkontogruppe. Eine Kreditverschiebung ist nur innerhalb
derselben Sachgruppen zulässig.
2 Kreditverschiebungen innerhalb eines Referats sind von der jeweiligen
Referentin bzw. dem jeweiligen Referenten zu bewilligen. Referatsübergreifende Verschiebungen bedürfen der Genehmigung sämtlicher betroffener Referatsleitungen.
5. Kommentierungen bei Rechnung und Budget
1 Aufwandsabweichungen sind bei Rechnungsabschluss gesondert zu
kommentieren, wenn sie den Budgetkredit um mehr als 20'000 Franken
über- bzw. unterschreiten und insgesamt mehr als 10% des Budgetwerts
ausmachen (beide Kriterien müssen erfüllt sein). Ertragsabweichungen
sind ab einer Über- bzw. Unterschreitung des Budgetkredits von 50'000
Franken und einer Abweichung von mehr als 10% des Budgetwerts zu
kommentieren (beide Kriterien müssen erfüllt sein).
2 Abweichungen des Aufwands sind bei der Budgetierung gesondert zu
kommentieren, wenn sie den Budgetwert des Vorjahres um mehr als
10'000 Franken über- bzw. unterschreiten und insgesamt mehr als 10%
des Budgetwerts ausmachen (beide Kriterien müssen erfüllt sein). Ertragsabweichungen sind ab einer Über- bzw. Unterschreitung des Vorjahreswerts von 25'000 Franken und einer Abweichung von mehr als 10%
des Budgetwerts zu kommentieren (beide Kriterien müssen erfüllt sein).
3 Mit Budget neu beantragte Investitionskredite sind in der Regel ab
500'000 Franken in geeigneter Form zu kommentieren.
4 Das Finanzreferat kann in diesem Zusammenhang spezielle Weisungen
erlassen und Ausnahmen von der Kommentierungspflicht regeln.
Ausgabenkompetenzen städtische Verwaltung 120.1
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. Januar 2026) 3
6. Auftragsvergabe
1 Für die Vergabe von Dienst- und Bauleistungen sowie Lieferungen gilt
die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen
(IVöB) vom 15. November 2019, namentlich Anhang 2.
2 Vergaben im offenen oder selektiven Verfahren gemäss Anhang 2 der
IVöB obliegen ausschliesslich dem Stadtrat. Gleiches gilt für Vergaben,
bei denen sich der Stadtrat die Zuschlagserteilung vorbehalten hat. Die
Zeichnungsberechtigung für den Zuschlag kann im Einzelfall delegiert
werden.
3 Die jeweilige Referentin bzw. der Referent sind zuständig für Vergaben
im Einladungsverfahren.
4 Bei Vergaben im freihändigen Verfahren erfolgt die Zuschlagserteilung
durch die jeweilige Finanzstellenverantwortliche bzw. den Finanzstellenverantwortlichen. Diese können die Zuschlagskompetenz an eine allfällige
Projektleitung delegieren. Die Zuständigkeit für Vergaben, die gestützt auf
eine Ausnahmebestimmung im freihändigen Verfahren erfolgen, richtet
sich nach der ursprünglichen Verfahrensart, von der ausnahmsweise abgewichen wird. Eine Delegation ist ausgeschlossen.
5 Eine gültige Vergabe samt Vertragsunterzeichnung setzt stets einen zu
diesem Zwecke bewilligten Kredit voraus.
7. Rechnungsfreigabe
1 Bei der Freigabe von Rechnungen ist der Grundsatz des "4-Augen-
Prinzips" zu beachten. Dieser wird durch zweifache Unterschrift gewährleistet.
2 Die Bestellerin bzw. der Besteller ist zuständig für die materielle Prüfung
der Rechnung und bezeugt durch Unterschrift die inhaltliche Korrektheit
der Rechnung (Erstunterschrift).
3 Die formelle Prüfung obliegt der bzw. dem Finanzstellenverantwortlichen
(Zweitunterschrift). Die Kompetenz zur Rechnungsfreigabe kann an die
Projektleitung oder Sachbearbeitung delegiert werden.
4 Fallen die Befugnisse zur Erst- und Zweitunterschrift bei einer Person
zusammen, so ist die Zweitunterschrift durch ihre Vorgesetzte oder ihren
Vorgesetzten zu leisten. Im Sinne einer Ausnahme erfolgt die Erstunterschrift im Bereich Tiefbau durch die zuständige Projektleitung der kantonalen Dienststelle Tiefbau Schaffhausen und die Zweitunterschrift durch die
Stabsstelle Tiefbau.
5 Die Bereiche sorgen selbst für eine zweckmässige Stellvertretung bei
den Erst- und Zweitunterschriften.
120.1 Finanz- und Vergabekompetenzen städtische Verwaltung
4 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. Januar 2026)
8. Zuständigkeiten der Bereiche
1 Die Bereiche sind für die rechnerische Kontrolle, korrekte Belege und
den korrekten Belegfluss verantwortlich.
2 Die Bereichsleitung ist verantwortlich für die laufende Budgetkontrolle.
3 Die Bereichsleitungen können die Kompetenz zur Auftragsvergabe gemäss Ziff. 6, Abs. 4 sowie die Rechnungsfreigabe gemäss Ziff. 7 detaillierter regeln. Dazu wird vom Bereich Finanzen ein Formular zur Verfügung
gestellt. Darin werden auch die Stellvertretungen geregelt.
4 Der Bereich Finanzen (Abt. Zentralverwaltung) und die Finanzkontrolle
sind durch die Bereichsleitungen mit den jeweils aktuellen Finanzkompetenzen und Unterschriftenregelungen zu bedienen.
9. Besondere Regelungen
a) Mittelaufnahme: Die Aufnahme neuer Mittel erfolgt durch die Bereichsleitung Finanzen in Absprache mit der Finanzreferentin bzw.
dem Finanzreferenten.
b) Versicherungspolicen: Der Abschluss der Policen erfolgt durch die
Bereichsleitung Finanzen, wobei die Geschäfte mit den zuständigen
Bereichsleitenden und Geschäftsleitungen vorzubereiten sind.
c) Ausbildungen: Die zentrale Budgetierung von Ausbildungen erfolgt
durch den Bereich HR, welcher ebenfalls über die Mittelfreigabe entscheidet.
d) Für Ausgaben der Einzelkonti für bauliche Dienstleistungen und Nebenkosten der Liegenschaften ist nicht der jeweilige Bereich, sondern entweder der Bereich Hochbau oder Grün Schaffhausen zuständig. Sie sprechen sich mit den betroffenen Bereichen ab. Es gelten die ordentlichen Finanzkompetenzen des Bereichs Hochbau bzw.
Grün Schaffhausen.
e) Interne Buchungsbelege (Bankbelege, Umbuchungsbelege etc.) sind
von der Bereichsleitung Finanzen und von der Abteilungsleiterin bzw.
vom Abteilungsleiter Zentralverwaltung zu unterzeichnen.
f) Interne Buchungsbelege (Belege aus der Lohnbuchhaltung, Umbuchungsbelege, etc.) aus dem Bereich HR sind von der Abteilungsleitung HR sowie von der Leitung der Personaladministration zu unterzeichnen.
g) Über Darlehensvergaben an stadteigene und nahestehende Betriebe
entscheidet die Bereichsleitung Finanzen, sofern dafür eine ausdrückliche Genehmigung des Grossen Stadtrats, namentlich im
Rahmen des Budgets vorliegt. Bei nicht budgetierten Darlehen an die
vbsh und SH POWER erfolgt die Genehmigung durch den Finanzre-
Ausgabenkompetenzen städtische Verwaltung 120.1
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. Januar 2026) 5
ferenten bzw. die Finanzreferentin und bei allen anderen Darlehen
der Gesamtstadtrat.
10. Inkraftsetzung
1 Dieses Reglement tritt auf den 1. Januar 2026 in Kraft. Es ersetzt die
Regelung der Ausgabenkompetenzen in der städtischen Verwaltung vom
15. August 2006.
Fussnoten: