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title: "Stadtarchivverordnung"
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provisions: 11
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# Stadtarchivverordnung

## Art. 1 I. Allgemeine Bestimmung {#art_1}

Diese Verordnung regelt ergänzend zu den kantonalen Erlassen4 und
Weisungen über die Archivierung
a die Aufbewahrung von amtlichen Unterlagen der Stadt Thun sowie von
Unterlagen, welche für die Geschichte der Stadt von Bedeutung sind,
b die Übernahme und Aufbewahrung von Privatarchiven (z.B. Nachlässe),
c die Benützung der Bestände und die Aufgaben des Stadtarchivs und
d die Gebühren des Stadtarchivs.

## Art. 2 II. Stadtarchiv {#art_2}

1 Das Stadtarchiv ist das zentrale Endarchiv für sämtliche Unterlagen
der Stadt.
2 Es sammelt Festschriften und Publikationen von Vereinen und Verbänden der Stadt.
3 Es sorgt für die fachgerechte Aufbewahrung und die Aufbereitung des
Archivguts und stellt eine dauerhafte Überlieferung für die Bedürfnisse
von Stadt, Öffentlichkeit, Wissenschaft und Kultur sicher.

## Art. 3 {#art_3}

1 Die Behörden und Direktionen der Stadt sorgen für eine systematische
Aktenablage mit sachgerechten Ordnungssystemen sowie für eine
sichere Aufbewahrung bis zur Ablieferung des Schriftguts an das Stadtarchiv.
1 Mit Revisionen vom 23.3.2012 (GRB Nr. 156, in Kraft seit 1.4.2012) und 4.9.2020
(GRB Nr. 46, in Kraft seit 1.10.2020)
2 SSG 620.0
3 SSG 101.1
4 BSG 108.1, 108.111 sowie 170.711
Geltungsbereich
Zweck und Aufgabe
Sicherung und
Verwaltung des
Schriftguts
2 152.030
2 Bei der Einführung neuer Ordnungsprinzipien und Methoden der Aktenverwaltung (Records Management) ist das Stadtarchiv beizuziehen.
2a Jede Abteilung bezeichnet mindestens eine Person, die abteilungsintern für die gesetzeskonforme Aktenverwaltung und für die
Ablieferung archivwürdiger Unterlagen an das Stadtarchiv zuständig ist.1
3 Das Stadtarchiv kann Weisungen2 erlassen.
Art. 3a1
1 Das Stadtarchiv hat die Aufsicht über die Archivführung der
Abteilungen.
2 Es kontrolliert stichprobeweise die Ablage der Abteilungen.
3 Der Vizestadtschreiber oder die Vizestadtschreiberin ist für die
Aufsicht über die Archivführung des Stadtarchivs zuständig.

## Art. 4 {#art_4}

1 Das Stadtarchiv führt ein Verzeichnis seiner Bestände.
2 Es bewertet das Schriftgut hinsichtlich seiner Archivwürdigkeit. Lehnt
das Stadtarchiv die Übernahme von Schriftgut ab, ist dieses von der
anbietenden Stelle unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes zu vernichten.
3 Können sich die abgebende Stelle und das Stadtarchiv nicht einigen,
vermittelt und entscheidet der Stadtschreiber oder die Stadtschreiberin.

## Art. 5 {#art_5}

Von jeder Druckschrift (Publikation der Stadt Thun) oder anderweitigen
Publikation, die aus dem Bereich der Verwaltung der Stadt hervorgeht,
ist ein Exemplar an das Stadtarchiv abzuliefern.

## Art. 6 {#art_6}

1 Das Stadtarchiv kann Privatarchive und Nachlässe von Dritten übernehmen, sofern diese für die Stadt von Bedeutung sind.
2 Löst die Übernahme solcher Unterlagen Folgekosten aus, so entscheidet der oder die Budgetverantwortliche im Rahmen des Globalbudgets,
respektive der Gemeinderat für allfällige Nachkredite, über die Annahme
oder Ablehnung. In den anderen Fällen entscheidet die Stadtarchivarin
oder der Stadtarchivar.
3 Das Stadtarchiv erstellt einen Depot- und/oder Schenkungsvertrag,
der die Modalitäten regelt und bewertet die Unterlagen.3
1 Eingefügt am 4.9.2020
2 Vgl. Anhang
3 Fassung vom 23.3.2012
Aufsicht über die
Archivführung
Archiv-
Ordnungssystem
und Bewertung
Städtische Druckschriften und Publikationen
Übernahme von
Privatarchiven und
Nachlässen
3 152.030

## Art. 7 III. Benutzung und Gebühren {#art_7}

Das Archivgut steht der Öffentlichkeit im Rahmen der Öffnungszeiten,
der Schutzfristen und der festgelegten Gebühren zur Benutzung offen.

## Art. 8 {#art_8}



## Art. 9 {#art_9}

Gebühren erhoben werden, sind die Leistungen des Stadtarchivs unentgeltlich.
2 Im Umfeld von Schulen, Lehre und Forschung gilt eine Reduktion von
50 %.
3 Mit der Bildbestellung werden die Nutzungsbedingungen gemäss den
Weisungen des Stadtarchivs akzeptiert.
Art. 9
1. Dienstleistungsaufträge Reproduktion
a Bis zu 5 Fotokopien Fr. 1.–/Seite
b Über 5 Fotokopien Fr. 0.50/Seite
c Für farbige Kopien verdoppelt sich die
Gebühr
d Ab besonderen Vorlagenformaten,
ab gebundenen Vorlagen oder ab
schlechter Vorlagenqualität
Fr. 2.–/Seite
e Elektronische Kopie online übermittelt
- ab Einzelblattvorlage bis A3
- ab besonderen Vorlagenformaten,
ab gebundenen Vorlagen oder
ab schlechter Vorlagenqualität
Fr. 0.80/Seite
Fr. 2.–/Seite
f Original alte Postkarte (solange Vorrat) Fr. 5.–
g Elektronische Kopie auf maschinenlesbarem Datenträger gespeichert
Zusätzlich zum Seitenpreis: Fr. 40.–/CD-ROM
2. Ausleihe: Die Ausleihfrist beträgt maximal einen Monat
a Ausleihe Kleinbild-Dia, einzeln Fr. 5.–
b Ausleihe Kleinbild-Dia, ab 10 Stück Fr. 3.–/Stück
c Ausleihe DVD Fr. 10.–
3. Auswertungsaufträge
a Rechercheaufträge, die über die Ermittlung
der Unterlagen anhand der Findmittel hinausgehen, z.B. Gutachten zur Quellenlage,
Datenbankabfragen
Fr. 100.–/Stunde,
aufgerundet auf die
Viertelstunde
b Auswertung von Archivbeständen, themenbezogene Analysen und historische
Gutachten bei beträchtlichem Aufwand
Fr. 100.–/Stunde,
aufgerundet auf die
Viertelstunde
Benutzung
Grundsatz
Gebühren
4 152.030
4. Gebühren Bildmaterial
4.1 Generelle Gebühren
a Bearbeitungsgebühr pro Auftrag
(wird nicht erhoben für Einwohner und Einwohnerinnen der Stadt Thun, für Schulen,
Lehre und Forschung sowie bei Aufträgen
gemäss Ziff. 4.3 lit. d)
Fr. 30.–
b Durch Auftrag ausgelöste externe Kosten Volle Verrechnung
c Versandkosten A-Post Inland Fr. 10.–
d Versandkosten Ausland Fr. 18.–
e Brennen von CD-ROM Fr. 10.–/Stück
4.2 Digitale Vorlagen
a Foto-CD Fr. 10.–/Stück
b Scan (300 dpi) Fr. 5.–/Stück
4.3 Publikation von Bilddokumenten
a Printmedien und Internet zur redaktionellen
Nutzung
Fr. 50.–/Bild
b Kommerzielle Nutzung: Plakate, Prospekte,
Inserate
Fr. 200.–/Bild
c Nicht profitorientierte kulturelle Institutionen
(z.B. Museen, Vereine) für Ausstellungen,
Publikationen
Bei kommerzieller Verwendung gemäss
spezieller Vereinbarung
Fr. 25.–/Bild
d Für Veröffentlichungen von öffentlichem Interesse können spezielle
Vereinbarungen getroffen werden.

## Art. 10 {#art_10}

Zusätzlich zu den vorstehend aufgeführten Gebühren ist allenfalls die
Mehrwertsteuer gemäss dem jeweils geltenden gesetzlichen Ansatz geschuldet.

## Art. 11 IV. Schlussbestimmung {#art_11}

1 Diese Verordnung tritt am 1. August 2011 in Kraft.
2 Die Ständige Weisung SW 32, Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung
in der Gemeinde, wird aufgehoben.
Thun, 7. Juli 2011 Namens des Gemeinderates
Der Stadtpräsident: Lanz
Der Ratssekretär: Mauron
Mehrwertsteuer
Inkrafttreten, Aufhebung bisherigen
Rechts
5 152.030
Anhang
Weisungen des Stadtarchivs1
I. Nutzungsbedingungen Bildmaterial
- Ausser dem Recht zum vereinbarten Gebrauch bleiben sämtliche
Rechte (Eigentum, Urheberrecht) des Stadtarchivs bzw. des Autors an
den Bildern bestehen.
- Für die Publikation von Bilddokumenten in jeglicher Form wird eine
Nutzungsgebühr gemäss Stadtarchivverordnung erhoben. Wird ein
Bild für ein Layout verwendet oder dient das Bild als Vorlage für eine
Illustration, kommt ebenfalls ein entsprechendes Honorar zur Verrechnung. Die Nutzungsgebühren gelten ohne anderweitige Abmachung für die einmalige Veröffentlichung und den angegebenen
Zweck. Bei Neuauflagen, anderen Ausgaben oder erneuter Ausstrahlung sind die Nutzungsgebühren neu zu vereinbaren. Dies gilt
auch für alle auf Datenbanken oder andern numerischen Datenträgern
gespeicherte und/oder veränderte Bilder.
- Bei einer Publikation ist für jedes Bild der Herkunftsnachweis «Stadtarchiv Thun» sowie der Name der Fotografin oder des Fotografen
(sofern bekannt) anzugeben. Es ist dem Stadtarchiv ein Belegexemplar der Publikation gratis zuzustellen.
- Eine Weitergabe der Bilder an Dritte − auch auf elektronischem Weg
− ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Stadtarchivs ist nicht
gestattet, auch nicht für Lizenzausgaben. Eine Duplizierung der Bilder
ohne Einwilligung des Stadtarchivs ist nicht gestattet.
- Eine sinnentstellende oder diskriminierende Verwendung des Bildmaterials ist nicht gestattet.
II. Unterlagen aufbereiten für das Stadtarchiv
1. Verpackungsmaterial
Im historischen Archiv wird säurefreies, alkaligepuffertes Material verwendet (Dossierumschläge und Schachteln). Umschläge und Schachteln
sind in verschiedenen Formaten erhältlich.
2. Materialien, die für die Langzeitarchivierung nicht verwendet
werden dürfen
- Gummibänder («Gummeli»): zerfallen und beschädigen die Unterlagen.
- Selbstklebeetiketten oder Post-it: fallen ab und der zurückbleibende
Klebstoff schädigt die Unterlagen.
- Sichtmäppchen aus PVC: der Weichmacher entweicht, das Mäppchen
zerbröselt und kann die Unterlagen und deren Nachbarunterlagen
schwer schädigen. Dasselbe gilt für Folien.
1 Gestützt auf Art. 3 und 8 der Stadtarchivverordnung vom 7.7.2011
6 152.030
- Selbstklebebänder (Klebstreifen): hinterlassen ihre Spuren auf Papierschriftträgern. Der Träger des Klebebandes wird spröde und fällt
ab. Der zurückbleibende Klebstoff dringt immer tiefer in die Struktur
des Papiers ein und löst den Zerfall aus.
- Ordner: Metallbügel aus nicht rostfreiem Material beschädigen die
Unterlagen. Die Unterlagen reissen an den gelochten Stellen.
- Büroklammern: aus nicht rostfreiem Material zerfressen bei steigender
Oxidation die Unterlagen immer mehr und rufen bei späteren
Handhabungen Beschädigung hervor.
- Thermo- und Zinkoxydkopien (alte Fotokopien): verblassen mit der
Zeit, deshalb sollten sie umkopiert werden bzw. sollte das Original
verlangt werden.
3. Dossierbeschriftung
Die Dossiers werden in einen säurefreien, alkaligepufferten Aktenumschlag gesteckt. Dieser wird mit Bleistift beschriftet und enthält folgende
Daten:
- Titel (möglichst treffender Dossiertitel, je detaillierter der Titel, desto
besser die spätere Auffindbarkeit),
- Entstehungszeitraum (von bis).
Ist ein Dossier so umfangreich, dass es nicht in eine Schachtel passt,
kann es auf zwei Teile aufgeteilt werden. Der Dossiertitel erhält dann den
Zusatz «Teil 1» bzw. «Teil 2» oder «A−D», «F−Z».
4. Dossierverzeichnis
Nach folgendem Muster ist ein Verzeichnis aller Dossiers, die eingepackt
werden, zu erstellen:
Dossiertitel Von Bis Schachtel-Nr.
Beispiel:
Stadtratsprotokolle Januar 2011 2011 1
Stadtratsprotokolle Februar 2011 2011 2
Stadtratsprotokolle März 2011 2011 3
5. Archivschachteln
Die Dossiers sind in Archivschachteln zu verpacken. Die Schachteln
müssen voll sein, sonst wellen sich die Unterlagen. Auf die Schachtel ist
mit Bleistift eine fortlaufende Nummer zu schreiben, also auf die erste
Schachtel eine 1 usw.
6. CD, DVD
CDs und DVDs sind nicht langzeitarchivfähig und gehören deshalb nicht
in Papierdossiers. Die Daten müssen anders gesichert werden.
Vorgehensweise:
CD/DVD aus den Dossiers entfernen, im Computer laden und den Inhalt
mit dem Papierdossier vergleichen. Stimmt der Inhalt der CD/DVD mit
demjenigen im Papierdossier überein, ist die CD/DVD zu vernichten.
7 152.030
Enthält die CD/DVD Unterlagen, welche nicht im Papierdossier enthalten
sind und soll der Inhalt der CD/DVD gesichert werden, ist dieser
ausgedruckt im Dossier abzulegen. Ist es nicht möglich, die Daten auf
Papier auszudrucken, weil es sich z.B. um eine Datenbank handelt,
werden die Daten digital gesichert. Die CD ist diesfalls dem Archiv abzugeben.