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title: "RÈGLEMENT d'application de la loi du 14 juin 2011 sur l'archivage"
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# RÈGLEMENT d'application de la loi du 14 juin 2011 sur l'archivage

## Art. 1 Chapitre I Dispositions générales {#art_1}

But
1 Le présent règlement a pour but de compléter et de préciser les dispositions de la loi
du 14 juin 2011 sur l'archivage (ci-après : LArch) [A] , sous réserve de règlements particuliers.

## Art. 2 {#art_2}

Définitions
1 On entend dans le présent règlement par:
a. autorité : l'une des autorités énumérées à l'article 2 LArch [A] ;
b. instrument de recherche : un outil nécessaire pour identifier, trouver, consulter et comprendre les
documents, tel qu'un répertoire, un inventaire, un fichier ou un index, sur support analogique ou
électronique ;
c. calendrier de conservation : une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de
documents créés ou reçus par une autorité, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être
conservés par cette autorité, pour des motifs administratifs ou légaux, et leur sort final à l'échéance
de ce délai, soit l'élimination ou le versement aux Archives cantonales vaudoises ;
d. évaluer : déterminer si un document a une valeur archivistique justifiant qu'il soit versé aux Archives
cantonales vaudoises ;
e. évaluation : l'action d'évaluer ;
f. verser : transférer aux Archives cantonales vaudoises des documents destinés à y être archivés
définitivement ;
g. versement : action de verser ; également, ensemble des documents transférés en une opération ;
h. papiers de corbeille : documents de toutes natures n'ayant pas vocation à être conservés car
dépourvus d'intérêt juridique ou administratif, en particulier:
1. documents reçus pour information et sans utilité pour l'ouverture d'une procédure ou le
traitement d'une affaire,
2. courriers sans importance pour l'activité de l'autorité,
3. pièces inutiles à la compréhension d'un dossier,
4. brouillons, notes et copies de travail, après transcription du texte définitif,
5. doubles de documents conservés,
6. matériel imprimé périmé ou en surnombre ;
i. document électronique : document conservé au moyen de technologies numériques ; il peut s'agir
d'un document nativement numérique ou d'un document analogique à l'origine qui a été numérisé.
2 Pour le surplus, les définitions qui figurent à l'article 3 de la loi s'appliquent au présent règlement.

## Art. 3 Chapitre II Organisation de l'archivage {#art_3}

Gestion, classement et conservation des documents (art. 4, al. 2 et 3 LArch)
1 Chaque autorité fixe par écrit les procédures de gestion, de classement et de conservation de ses
documents.
2 Elle s'assure que ses documents permettent en tout temps de vérifier ses activités et d'en rendre
compte. A cette fin, elle ne conserve que des documents complets et fiables, et prête un soin particulier
à la tenue à jour et à la conservation des instruments de recherche.
3 Elle conserve ses documents à l'abri du feu, de l'eau, de l'humidité, de la poussière et du vol. Elle prend
les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour éviter toute perte, détérioration ou
falsification.
4 Elle veille à ce que les personnes non autorisées n'aient pas accès aux documents.
5 La direction de l'autorité contrôle régulièrement l'application de ces procédures par l'ensemble de son
personnel.

## Art. 4 {#art_4}

Préposé à la gestion des archives
1 Chaque autorité désigne parmi son personnel un préposé à la gestion des archives, chargé d'appliquer
ou de faire appliquer les directives en la matière. Elle en communique le nom aux Archives cantonales
vaudoises et informe celles-ci de tout changement de titulaire.
2 Le préposé assure le contact avec les Archives cantonales vaudoises, qui lui fournissent la formation,
les conseils et l'appui nécessaires. Il est en particulier chargé de la rédaction et de la tenue à jour du
calendrier de conservation, ainsi que de la préparation des éliminations et des versements.
3 Ces responsabilités sont mentionnées dans le cahier des charges du préposé, auquel l'autorité
accorde le temps, les moyens et l'appui hiérarchique nécessaires à l'exercice de sa tâche.

## Art. 5 {#art_5}

Calendrier de conservation (art. 4, al. 4 LArch)
1 Chaque autorité rédige et tient à jour un calendrier de conservation, en collaboration avec les Archives
cantonales vaudoises.
2 Le calendrier de conservation n'entre en vigueur qu'après signature par la direction des deux parties.
3 Les procédures de gestion, de classement et de conservation des documents, ainsi que les
instruments de recherche, sont conçus ou adaptés de façon à faciliter l'application des règles définies
dans le calendrier de conservation.

## Art. 6 {#art_6}

Echéance de l'obligation de proposer les documents (art. 5, al. 1 LArch)
1 Les documents sont proposés aux Archives cantonales vaudoises au terme du délai de conservation
mentionné dans le calendrier de conservation.
2 A défaut de calendrier de conservation ou d'indication à leur sujet dans celui-ci, les documents sont
proposés lorsque l'autorité n'en a plus besoin pour des motifs juridiques ou administratifs, soit en
principe 10 ans après leur clôture pour les dossiers et 10 ans après leur création pour les documents
isolés.
3 Les Archives cantonales vaudoises peuvent allonger ce délai si l'autorité justifie d'un besoin prolongé,
pour des motifs juridiques ou administratifs.

## Art. 7 {#art_7}

Evaluation (art. 5, al. 2 LArch)
1 Les documents proposés sont préparés de façon à pouvoir être évalués et, s'il y a lieu, versés sans
surcroît de travail.
2 Les Archives cantonales vaudoises ont accès à tous les instruments de recherche et autres
informations nécessaires à une évaluation objective et complète des documents.
3 Elles évaluent les documents en fonction de critères archivistiques, d'un point de vue historique et de
témoignage, en collaboration avec l'autorité.
4 Elles effectuent l'évaluation et répondent à la proposition dans les meilleurs délais. Les documents
sont alors versés ou éliminés, selon les procédures prévues aux articles 8 et 10 du présent règlement.
5 Lorsque l'évaluation a été effectuée de manière anticipée et son résultat consigné dans un calendrier
de conservation, les documents proposés sont directement mentionnés dans un bordereau de
versement ou d'élimination.

## Art. 8 {#art_8}

Versement (art. 5, al. 3 LArch)
1 Seuls sont versés les documents auxquels les Archives cantonales vaudoises ont attribué une valeur
archivistique et qui doivent dès lors être conservés définitivement. Le versement pour conservation
temporaire de documents destinés à être éliminés à terme est exclu.
2 L'autorité et les Archives cantonales vaudoises collaborent pour planifier et réaliser les versements de
la façon la plus rationnelle. Elles favorisent en principe des versements globaux et exhaustifs,
regroupant l'ensemble des documents à conserver d'une même période.
3 Les Archives cantonales vaudoises déterminent le support sur lequel les documents sont versés,
d'entente avec l'autorité.
4 Un bordereau de versement est soumis aux Archives cantonales vaudoises pour contrôle avant le
versement. Il décrit de façon concise les documents concernés et précise leurs dates extrêmes.
5 Les documents susceptibles d'être soumis à un délai de protection spécial au sens de l'article 12 de la
loi[A] sont signalés.
6 Les documents et leurs contenants doivent être en bon état, classés et clairement identifiés. Ils
doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et des éventuels autres outils ou
métadonnées nécessaires à leur repérage et à leur compréhension.
7 L'autorité est responsable du transfert des documents et en assume les frais.
8 Après contrôle, un exemplaire du bordereau signé est retourné à l'autorité. Il sert de reçu et
d'inventaire provisoire.

## Art. 9 {#art_9}

Archivage autonome (art. 5, al. 5 LArch)
1 Les organismes cités à l'article 5, alinéa 5 de la loi[A] qui souhaitent conserver eux-mêmes leurs
archives historiques en font la demande aux Archives cantonales vaudoises.
2 L'autorisation est accordée dans la mesure où l'organisme prouve qu'il dispose des ressources
nécessaires en personnel, en locaux et en moyens financiers pour assurer cet archivage
autonome dans le respect de la loi.
3 L'autorisation prend la forme d'une convention avec les Archives cantonales vaudoises dans laquelle
l'organisme s'engage à constituer, conserver et communiquer ses archives historiques conformément
aux dispositions de la loi. Cette convention précise quels sont les principaux documents qui doivent
être conservés définitivement et prévoit pour les Archives cantonales vaudoises un droit de contrôle
incluant l'éventuelle inspection des locaux où sont conservés les documents.
4 En cas de non respect de la convention, les Archives cantonales vaudoises mettent l'organisme en
demeure de s'y conformer. Si le problème n'est pas résolu dans le délai fixé, elles peuvent dénoncer la
convention.
5 En cas de renonciation à l'archivage autonome ou de dénonciation de la convention, les archives
historiques de l'organisme sont versées aux Archives cantonales vaudoises conformément à la
procédure usuelle. Il en va de même en cas de dissolution de l'organisme, sauf reprise des archives par
un éventuel successeur après signature d'une nouvelle convention.

## Art. 10 {#art_10}

Elimination : principe (art. 6, al. 1 LArch)
1 Les autorités procèdent régulièrement à l'élimination des documents dont elles n'ont plus besoin pour
des motifs juridiques ou administratifs et auxquels les Archives cantonales vaudoises n'ont pas
attribué de valeur archivistique.
2 Cette élimination requiert l'autorisation écrite préalable des Archives cantonales vaudoises, quel que
soit le support des documents concernés.
3 L'autorisation est accordée sur la base d'un bordereau d'élimination, soumis aux Archives cantonales
vaudoises pour contrôle avant l'élimination. Ce bordereau décrit sommairement les documents
concernés et précise leurs dates extrêmes.
4 Après contrôle, un exemplaire du bordereau signé est retourné à l'autorité, qui le conserve pour faire
preuve de l'autorisation et conserver la trace des documents éliminés.
5 L'indication dans le calendrier de conservation qu'un type de document est éliminable à terme ne
dispense pas de cette procédure.
6 Les imprimés officiels et autres documents librement accessibles au public peuvent être éliminés
sans précaution particulière. Tous les autres documents doivent l'être par incinération, broyage,
effacement irréversible des données ou tout autre moyen préservant définitivement la confidentialité
des informations qu'ils contiennent.
7 L'autorité est responsable de l'exécution conforme de l'élimination et en assume les frais.

## Art. 11 {#art_11}

Elimination : exception (art. 6, al. 2 LArch)
1 Les papiers de corbeille, tels que définis à l'article 2, peuvent être éliminés en tout temps sans
autorisation écrite ni bordereau.
2 Les documents électroniques analogues aux papiers de corbeille sont assimilés à ceux-ci et soumis à
la même règle. Il s'agit notamment des versions électroniques de documents qui ont été imprimés et
dont la version papier est conservée.
3 Dans le doute quant à l'éventuelle nature de papier de corbeille d'un document, l'autorité se renseigne
auprès des Archives cantonales vaudoises. Une liste des papiers de corbeille spécifiques à une autorité
peut être incluse dans son calendrier de conservation.

## Art. 12 {#art_12}

Documents électroniques (art. 7, al. 1 LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises, dans leur rôle de maître de l'ouvrage, et la Direction des
systèmes d'information, dans son rôle de maître d'œuvre, sont chargées, dans le respect du règlement
sur l'informatique cantonale [B] , de concevoir et de mettre en application des normes, cahiers des
charges, procédures et directives permettant d'assurer l'évaluation, la sélection, le versement ou
l'élimination et la conservation définitive des documents électroniques, sans perte, détérioration ou
falsification.
2 Les Archives cantonales vaudoises doivent être consultées dès la planification de tout nouveau
système de gestion électronique des données, afin d'évaluer les documents qui seront traités par ce
système et de déterminer les moyens et les procédures qui seront nécessaires pour assurer le
versement de ceux auxquels elles attribueront une valeur archivistique. Dans la mesure exigée par la
réalisation de cet objectif, elles doivent être impliquées dans les projets et avoir accès à toutes les
natures d'informations nécessaires à leur décision.
3 Lors de l'introduction de nouveaux systèmes, l'autorité veille, avec l'appui de la Direction des
systèmes d'information, à ce que l'intégrité et l'exploitation des documents provenant des
systèmes remplacés restent garanties, sans dégradation du fait des migrations.
4 La Direction des systèmes d'information est chargée d'élaborer et tenir régulièrement à jour la liste
des formats standard ouverts en se fondant dans toute la mesure du possible sur les
normes internationales et suisses. Cette compétence vaut pour tous types de documents susceptibles
d'être archivés (texte, image, son, vidéo, bases de données, etc.).
[B] Règlement du 21.01.2009 relatif à l'informatique cantonale (BLV 172.62.1)

## Art. 13 {#art_13}

Archivage historique de documents électroniques par l'autorité ou par un tiers
spécialisé (art. 7, al. 2 LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises assurent l'archivage historique des documents électroniques des
autorités cantonales mentionnées à l'article 2, alinéa 1, lettres a, b, c et e de la loi[A] au même titre que
celui de leurs documents analogiques. A cette fin, elles développent et gèrent, avec l'appui de la
Direction des systèmes d'information, un centre d'archivage électronique.
2 Exceptionnellement et notamment si elles ne sont temporairement pas en mesure d'assumer cette
tâche pour des raisons techniques, les Archives cantonales vaudoises peuvent la déléguer à l'autorité
concernée ou à un tiers spécialisé, après signature d'une convention garantissant que les documents
seront conservés et communiqués conformément aux dispositions de la loi. Un droit de contrôle et de
libre accès aux documents doit être prévu, ainsi, en principe, qu'une reprise à terme de ceux-ci par les
Archives cantonales vaudoises.
3 La mutualisation durable des ressources en matière d'archivage électronique avec d'autres
collectivités publiques est réservée.

## Art. 14 {#art_14}

Archives des communes (art. 8 LArch)
1 Le syndic peut en particulier déléguer l'exercice de tout ou partie des attributions mentionnées à
l'article 8, alinéa 3 de la loi[A] au secrétaire municipal ou à un archiviste professionnel. Il conserve la
responsabilité générale de la bonne gestion des archives de la commune.
2 Les communes peuvent collaborer notamment en regroupant leurs archives historiques dans des
locaux sécurisés communs ou en employant ensemble un archiviste professionnel.
3 Les archives des communes qui fusionnent doivent être closes le jour de la fusion. Elles constituent
des unités archivistiques distinctes et inaliénables, qui ne doivent pas être mélangées.

## Art. 15 {#art_15}

Relations des Archives cantonales vaudoises avec les autorités cantonales (art. 9,
al. 1, lettres a et b LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises fournissent aux autorités des conseils en matière de gestion des
archives, notamment sous la forme de cours, de guides pratiques, de modèles d'instruments de gestion
et de visites.
2 Elles règlent dans des directives les détails des procédures décrites dans la loi[A] et le présent
règlement, et contrôlent leur application.
3 A la demande de l'autorité ou d'entente avec elle, elles inspectent les locaux et matériels dévolus à la
gestion et à la conservation des archives. Elles ont accès à toutes les informations nécessaires à leur
expertise.
4 Elles proposent toute mesure utile à la bonne gestion et conservation des archives. En cas de constat
de situation non conforme à la loi ou à la réglementation, elles font rapport à la direction de l'autorité
concernée, avec leurs recommandations ; au besoin, elles en informent le chef du département
concerné ou le Conseil d'Etat.

## Art. 16 {#art_16}

Traitement et communication des archives historiques (art. 9, al. 1, lettres c et d
LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises assurent la conservation des archives qui leur sont versées et
l'accès le plus large possible à celles-ci.
2 A ces fins, elles gèrent un dépôt sécurisé selon les normes professionnelles, une salle de consultation
ouverte à tout public et une bibliothèque spécialisée.
3 Elles gèrent également un atelier de conservation et restauration, ainsi qu'un atelier de reprographie.
Ceux-ci sont exclusivement au service de l'institution.
4 Afin de favoriser leur diffusion, les inventaires d'archives sont réalisés conformément aux
normes générales et internationales, au moyen d'instruments permettant leur consultation par Internet.

## Art. 17 {#art_17}

Collaborations professionnelles (art. 9, al. 1, lettre e LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises s'entendent avec les institutions dont les missions sont proches,
notamment les services d'archives, bibliothèques et musées publics, pour se répartir rationnellement la
responsabilité de la conservation du patrimoine, en fonction de la nature de celui-ci, de sa provenance
géographique ou d'autres critères.
2 Elles collaborent également avec ces institutions dans tous les domaines utiles, tels que la formation
professionnelle, l'achat ou la gestion d'équipements, la mise en réseau d'instruments de recherche ou
l'entraide en cas de catastrophe.
3 Elles participent activement à la vie associative professionnelle.

## Art. 18 {#art_18}

Armoiries communales (art. 9, al. 1, lettre f LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises conseillent les communes en matière d'armoiries, en particulier
dans le cadre de fusions.
2 Elles expertisent les projets d'armoiries et leur blasonnement, vérifient leur compatibilité avec les
règles de l'héraldique et adressent au département concerné un préavis à leur sujet.
3 Elles tiennent le fichier central des armoiries communales du canton de Vaud.
4 Elles peuvent dénoncer toute utilisation abusive d'armoiries communales.

## Art. 19 {#art_19}

Appui aux communes (art. 9, al. 3 LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises soutiennent les communes en matière de gestion et de
conservation des archives, notamment par la mise à disposition de guides pratiques et de modèles
d'instruments de gestion.
2 Sur demande, elles dispensent des conseils, à distance ou dans le cadre de visites locales. Elles
peuvent également organiser des cours pour les élus et le personnel communaux, en particulier les
personnes en charge de la gestion des archives.
3 Sollicitées par une commune, elles peuvent accueillir temporairement ses archives, entre autres en
cas de dégâts ou de travaux dans le local qui les abrite. Les modalités pratiques et financières sont
réglées par convention.
4 En cas de suspicion de problème grave, en particulier à la demande du préfet, elles peuvent inspecter
les locaux et matériels dévolus à la gestion et à la conservation des archives. Elles ont accès à tous les
lieux et informations nécessaires à leur expertise. Elles font rapport à la Municipalité, avec leurs
recommandations, et tiennent informés le préfet et le service en charge des relations avec les
communes[C].
5 Elles favorisent, par toutes mesures utiles, la collaboration et la mutualisation des ressources des
communes en matière de gestion, de conservation et de communication des archives.

## Art. 20 [C] Voir l'organigramme de l'Etat de Vaud {#art_20}

Archives privées (art. 9, al. 4 LArch)
1 Les Archives cantonales vaudoises s'efforcent de collecter, en complément des fonds d'archives
officiels qui leurs sont versés, des fonds provenant de personnes, familles, associations, entreprises et
autres personnes physiques ou morales privées, représentatifs du canton de Vaud dans ses différentes
dimensions, naturelle, sociale, économique, scientifique, culturelle ou autre.
2 Elles n'acceptent que les fonds ayant une valeur archivistique justifiant leur conservation définitive et
dirigent vers d'autres institutions ceux n'ayant pas un lien suffisamment significatif avec le canton de
Vaud.
3 Les fonds ne sont en principe acceptés qu'à titre gratuit, sous le statut de la donation,
exceptionnellement sous celui du dépôt.
4 La signature d'une convention précisant les conditions de la remise du fonds et de sa consultation est
obligatoire en cas de dépôt. En cas de donation, une telle convention est en principe également signée.
En cas d'impossibilité, elle doit être remplacée par un échange de correspondance ou tout autre
document attestant au minimum du transfert de la propriété au canton de Vaud.
5 La conclusion de conventions prévoyant des réserves de consultation générales ou à long terme est
exclue.

## Art. 21 Chapitre III Accès aux archives {#art_21}

Demande de consultation pendant le délai de protection (art. 10 LArch)
1 La demande de consultation, pendant le délai de protection défini aux articles 11 et 12 de la loi[A], d'un
document versé par une autorité et conservé par les Archives cantonales vaudoises est formulée par
écrit auprès de celles-ci.
2 Les Archives cantonales vaudoises transmettent la demande, avec leur préavis, à l'autorité qui a versé
le document ou à celle qui lui a succédé dans l'exercice de la même compétence. Elles tiennent le
document à disposition de l'autorité ou, d'entente avec celle-ci, lui en font parvenir la copie ou l'original.
3 S'agissant des fonds privés dépourvus de convention et auxquels sont appliquées par analogie les
règles de consultation prévues par la loi pour les documents versés par les autorités, il appartient aux
Archives cantonales vaudoises de rendre la décision en cas de demande de consultation pendant le
délai de protection.

## Art. 22 {#art_22}

Délai de protection ordinaire (art. 11 LArch)
1 Le délai de protection vaut pour l'ensemble du dossier concerné.
2 Il se calcule en principe à partir de la date du document le plus récent contenu dans celui-ci. Il n'est
cependant pas tenu compte des documents qui ont été ajoutés postérieurement à la conclusion de
l'affaire concernée et qui ne sont pas en rapport direct avec le but dans lequel le dossier a été
constitué, notamment ceux en relation avec des demandes de consultation ou d'attestations, ou
constituant une documentation sur l'objet traité.

## Art. 23 {#art_23}

Délai de protection spécial (art. 12 LArch)
1 Il appartient à celui qui demande à consulter un document correspondant à la définition de l'article 12,
alinéa 1 de la loi[A] d'établir que les conditions légales de cette consultation sont remplies.
2 Les catégories d'archives soumises à un délai de protection prolongé en application de l'article 12,
alinéa 3 de la loi sont mentionnées en annexe du présent règlement, avec l'indication du délai fixé.

## Art. 24 {#art_24}

Recherche d'un document soumis à un délai de protection
1 Les recherches dans les fonds soumis à un délai de protection sont effectuées par le personnel des
Archives cantonales vaudoises.
2 La personne requérante est tenue de fournir des indications suffisantes pour permettre d'identifier le
document demandé.
3 Au delà de deux heures de recherche, un émolument peut être perçu.
4 Il est renoncé à la recherche si le travail occasionné s'avère manifestement disproportionné au sens
des articles 16, alinéa 2, lettre c de la loi sur l'information[D] et 24 de son règlement d'application[E] .
5 Si le document est trouvé, les Archives cantonales vaudoises en informent la personne requérante
sans lui en révéler le contenu précis et appliquent la procédure prévue à l'article 21 du présent
règlement.
[D] Loi du 24.09.2002 sur l'information (BLV 170.21)
[E] Règlement du 25.09.2003 d’application de la loi du 24.09.2002 sur l’information (BLV 170.21.1)

## Art. 25 {#art_25}

Contestation de données archivées (art. 14 LArch)
1 La demande d'adjoindre à un document conservé par les Archives cantonales vaudoises la mention
de son caractère litigieux ou la preuve de son inexactitude doit être présentée par écrit. La personne
requérante doit justifier de son identité.
2 La demande n'est prise en compte que dans la mesure où le document en cause est identifié
précisément.
3 Le document à joindre doit indiquer expressément qu'il s'agit d'une contestation, comporter le lieu, la
date, le nom et la signature de la personne requérante.
4 La décision appartient aux Archives cantonales vaudoises. En cas d'acceptation, la rectification est
jointe au document contesté de façon à apparaître à tout lecteur de celui-ci.

## Art. 26 Chapitre IV Modalités de la consultation {#art_26}

Publicité des fonds et des instruments de recherche
1 Les Archives cantonales vaudoises signalent au public l'existence de tous les fonds versés par les
autorités qu'elles conservent, y compris ceux qui ne sont pas consultables pour un motif quelconque
ou qui ne le sont que sur autorisation.
2 Il en va de même pour les fonds privés. Exceptionnellement, la convention de donation ou de dépôt
peut prévoir que l'existence d'un fonds ne sera pas signalée pendant une durée limitée.
3 Sous réserve de l'alinéa 4, les Archives cantonales vaudoises signalent au public l'existence de tous
les inventaires et autres instruments de recherche dont elles disposent. Elles les mettent à disposition
en libre accès en salle de lecture, sauf si leur état impose des conditions de consultation particulières.
Elles les publient sur Internet dans toute la mesure du possible.
4 Les inventaires et autres instruments de recherche qui, en tant que tels, contiennent des données
personnelles sensibles ou des profils de la personnalité au sens de l'article 12 de la loi, ne sont
consultables qu'aux conditions prévues par celui-ci. Leur existence est signalée.

## Art. 27 {#art_27}

Consultation en salle de lecture
1 L'accès aux Archives cantonales vaudoises est libre et gratuit, sous réserve du respect des
dispositions légales et réglementaires.
2 Des copies peuvent être fournies à la place des originaux afin de protéger ceux-ci.
3 Si l'état des documents ou celui de leur classement l'impose, leur consultation peut être restreinte,
soumise à conditions ou refusée. Dans ce dernier cas, les Archives cantonales vaudoises s'efforcent de
proposer une solution alternative.
4 Le nombre de documents délivrés à chaque usager peut être limité s'il excède la capacité
d'encadrement du personnel de surveillance ou pour des motifs de sécurité des documents.

## Art. 28 {#art_28}

Aide aux usagers
1 Le personnel des Archives cantonales vaudoises fournit aux usagers une aide gratuite et impartiale.
2 En salle de lecture, il les conseille et les oriente dans leurs recherches. Il n'effectue pas celles-ci à leur
place.
3 Il répond aux demandes de renseignements reçues de l'extérieur dans la mesure où celles-ci
n'entraînent pas plus de deux heures de recherches.
4 Des recherches supplémentaires peuvent être effectuées contre émolument, dans la mesure
compatible avec l'aide de base aux usagers, qui est prioritaire.
5 Il peut être renoncé à l'émolument dans le cas de recherches scientifiques d'intérêt général.
6 Les recherches effectuées à la demande des autorités publiques sont gratuites.

## Art. 29 {#art_29}

Reproductions
1 La reproduction par tout moyen des documents conservés par les Archives cantonales vaudoises est
soumise à l'autorisation de celles-ci et à la condition qu'il n'en résulte aucun dommage pour les
originaux.
2 Les éventuels droits d'auteur détenus par les Archives cantonales vaudoises ou par des tiers sont
réservés.
3 La reproduction d'unités complètes (fonds, séries) par des personnes privées n'est pas autorisée, sauf
dans le cadre de projets présentant un intérêt public et approuvés par les Archives cantonales
vaudoises.

## Art. 30 {#art_30}

Prêt
1 Le prêt des documents conservés par les Archives cantonales vaudoises est exclu, en particulier le
prêt à domicile. Sont réservés les cas mentionnés aux alinéas qui suivent.
2 Les documents versés par une autorité lui sont prêtés à sa demande, pour une durée déterminée qui
peut être renouvelée en cas de besoin.
3 Les documents des fonds privés peuvent être prêtés à leur donateur ou déposant si la convention le
prévoit.
4 Des documents peuvent être prêtés à un autre service d'archives ou à une institution analogue à des
fins de recherche scientifique, dans la mesure où leur traitement approprié est garanti.
5 Des documents peuvent être prêtés pour exposition si l'emprunteur et le lieu d'exposition présentent
les garanties nécessaires en matière de sécurité et de conditions de conservation. La conclusion d'un
contrat d'assurance est exigée.
6 Le prêt de documents à l'étranger est soumis à l'autorisation du Conseil d'Etat, sur préavis des
Archives cantonales vaudoises.

## Art. 31 {#art_31}

Utilisation à des fins commerciales
1 L'utilisation à des fins commerciales des documents conservés par les Archives cantonales
vaudoises requiert l'autorisation écrite de celles-ci.
2 Cette autorisation peut être subordonnée à la conclusion d'un contrat précisant l'étendue de
l'utilisation et prévoyant une éventuelle participation de l'Etat aux gains.

## Art. 32 {#art_32}

Exemplaire justificatif
1 Les Archives cantonales vaudoises ont droit à un exemplaire justificatif gratuit de toute oeuvre ou
publication qui se fonde entièrement ou partiellement sur l'utilisation des documents qu'elles
conservent.

## Art. 33 {#art_33}

Règlement d'utilisation et émoluments
1 Les Archives cantonales vaudoises fixent les détails de la consultation dans un règlement
d'utilisation.
2 Elles perçoivent des émoluments conformément aux articles 11 à 14 du règlement fixant les
émoluments en matière administrative[F] , en particulier pour les recherches dépassant deux heures, la
délivrance de copies, la certification de conformité à l'original et les frais de port.
[F] Règlement du 08.01.2001 fixant les émoluments en matière administrative (BLV 172.55.1)

## Art. 34 {#art_34}

Interdiction d'accès
1 Les usagers qui contreviennent gravement ou de façon répétée à la loi[A], au présent règlement, au
règlement d'utilisation ou aux directives du personnel des Archives cantonales vaudoises peuvent se
voir interdire par celles-ci l'accès à leurs locaux.
2 En cas de dégradation ou de vol de documents, ils peuvent être dénoncés à l'autorité compétente.

## Art. 35 Chapitre V Dispositions finales {#art_35}

Abrogations
1 Le présent règlement abroge :
a. le règlement du 6 octobre 1989 pour les Archives cantonales vaudoises ;
b. le règlement du 13 août 2001 interdisant l'élimination de documents.

## Art. 36 {#art_36}

Exécution et entrée en vigueur
1 Le Département de l'intérieur est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur
le 1er janvier 2012.
Annexes 1
1. Liste des catégories d'archives
1 Modifié par le règlement du 22.01.2014 entré en vigueur le 01.02.2014
Liste des catégories
d'archives
Annexe : liste des catégories d’archives soumises à un délai de protection prolongé selon
l’article 12, alinéa 3 de la loi sur l’archivage et l’article 23, alinéa 2 du présent règlement :
Producteur :
type de dossier ou document
Délai
Mode de calcul du délai
Secrétariat général du Grand Conseil :
procès-verbaux des séances du Bureau et documents annexes
50 ans
Dès la date de la séance
Secrétariat général du Grand Conseil :
demandes d’ouverture d’enquête pénale contre un membre du
Conseil d’Etat ou du Tribunal cantonal / demandes d’ouverture
d’enquête disciplinaire contre un magistrat
50 ans
Dès la date de la décision sur la demande
Secrétariat général du Grand Conseil :
notes de séances et documents annexes relatifs à des exposés des
motifs et projets de lois ou de décrets élaborés par le Secrétariat
général en vertu de l’art. 126a de la loi sur le Grand Conseil
50 ans
Dès la date de la séance
Secrétariat général du Grand Conseil :
procès-verbaux des séances de direction
50 ans
Dès la date de la séance
Secrétariat général du Grand Conseil / Secrétariat des commissions :
procès-verbaux et notes de séance, avec les annexes
50 ans
Dès la date de la séance
Secrétariat général du Grand Conseil / Commission de surveillance :
rapports spécifiques d’investigation
50 ans
Dès la date du rapport
Registre foncier :
onglets I (propriétés) et onglets IV (annotations)
50 ans
Dès la date de l’inscription
Police cantonale :
dossiers d’enquêtes pénales
Délai spécial de l’art. 12 al. 2 LArch, mais
au minimum 50 ans
Dès la date de la dernière pièce du dossier
Ministère public :
dossiers d’enquêtes pénales
Délai spécial de l’art. 12 al. 2 LArch, mais
au minimum 50 ans
Dès la date de la décision mettant un
terme à la procédure
Ordre judiciaire :
jugements et dossiers judiciaires
Délai spécial de l’art. 12 al. 2 LArch, mais
au minimum 50 ans
Dès la date de la décision mettant un
terme à la procédure