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title: "Règlement organique du Conseil notarial"
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# Règlement organique du Conseil notarial

## Article 1 Généralités {#art_1}

1Le président étant désigné par le Conseil d'Etat, le Conseil
notarial (ci-après: le Conseil) nomme son vice-président et son secrétaire.
2Avec l'accord du Département de la sécurité, de la digitalisation et de la culture
(ci-après: le département), le secrétaire peut être désigné hors des membres du
Conseil. Sa rémunération est alors fixée par le département.

## Art. 2 {#art_2}

En cas d'empêchement durable d'un membre du Conseil, celui-ci invite
le Conseil d'Etat à désigner un membre suppléant.

## Art. 3 {#art_3}

Le Conseil est convoqué par le président ou par le vice-président, soit à
des séances ordinaires dont les dates ont été déterminées à l'avance, soit, selon
les circonstances, à des séances extraordinaires.

## Art. 4 {#art_4}

1Le Conseil siège en principe au complet.
2Il ne peut siéger si plus d'un membre fait défaut.
3Le cas échéant, une seconde séance est convoquée par devoir sous 10 jours
de préavis, ce délai pouvant être écourté en cas d'urgence.

## Art. 5 {#art_5}

Le Conseil prend ses décisions à la majorité absolue de ses membres.

## Art. 6 {#art_6}

Le Conseil peut prendre une décision par voie de circulation pour autant
qu'aucun membre ne s'y oppose et qu'elle réunisse l'unanimité des voix.
FO 1999 No 13
1) RSN 166.101
2) La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les
attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'État, du 26 juillet 2013
(FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des
départements et de la chancellerie d'État, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23), avec effet
immédiat.
Constitution
Empêchement
durable d'un
membre du
Conseil
Convocation
Séances
Décisions:
a) en séance
b) par voie de
circulation
Compétences
166.101.3

## Art. 7 {#art_7}

1Le président expédie les affaires courantes avec le secrétaire. Celui-ci
informe les membres du Conseil au plus tard lors de sa prochaine séance.
2Toutes questions de principe et toutes questions dont la solution pourrait
apparaître comme constituant un précédent sont de la compétence du Conseil.

## Art. 8 {#art_8}

1Le Conseil délègue régulièrement ou occasionnellement certaines de
ses tâches, pour étude et rapport ou pour exécution, à un ou plusieurs de ses
membres.
2Le ou les délégués renseignent le Conseil en séance sur l'exécution de leur
mandat.

## Art. 9 {#art_9}

1Le secrétaire tient un procès-verbal succinct des séances du Conseil.
2Un membre du Conseil peut demander que son opinion soit verbalisée.
3Les décisions prises par voie de circulation sont relatées dans le procès-verbal
de la séance suivante.
4Les procès-verbaux, visés par le président, sont communiqués au département.

## Art. 10 {#art_10}

Au début de chaque année, le Conseil établit son rapport annuel et le
transmet au département.

## Art. 11 {#art_11}

Le Conseil informe régulièrement les notaires pratiquants sur
l'application des dispositions légales sur le notariat.

## Art. 12 {#art_12}

Le Conseil a son adresse chez son président.

## Art. 13 {#art_13}

1Le Conseil établit son courrier sur papier officiel à son entête et aux
armes de la République.
2Il bénéficie de l'affranchissement postal à forfait.

## Art. 14 {#art_14}

1Le Conseil conserve ses dossiers durant quatre ans.
2Passé ce délai, ils sont mis en archives et déposés annuellement auprès du
département.
CHAPITRE 2

## Art. 15 Inspection des activités notariales (art. 21 LN) {#art_15}

L'inspection des activités notariales est effectuée dans chaque étude,
par deux notaires en exercice au moins; ceux-ci sont désignés par le Conseil.

## Art. 16 {#art_16}

1Le but de l'inspection est défini par l'article 21 al. 2 LN.
2L'inspection des études vise également à harmoniser la pratique des notaires
et à les conseiller sur des questions méthodologiques.
3Le Conseil arrête périodiquement une liste de points à vérifier ou de sujets
particuliers à traiter lors des inspections.

## Art. 17 {#art_17}

Les inspecteurs font rapport au Conseil.
Délégations
Procès-verbaux
Rapport annuel
Information
Adresse
Courrier
Archives
Organisation
But et objet
Rapport
166.101.3

## Art. 18 {#art_18}

1Le Conseil constate le résultat de l'inspection.
2S'il ne considère pas pouvoir classer le rapport sans suite, il prend toutes
mesures utiles, et spécialement celles qu'il estime de nature à sauvegarder
l'intérêt du public.

## Art. 19 {#art_19}

Le Conseil peut, notamment, ordonner une inspection complémentaire
ou formuler des propositions au département.

## Art. 20 {#art_20}

En cas de manquements ou d'infractions aux dispositions légales et
réglementaires régissant les activités notariales, le Conseil peut, sur la base du
rapport d'inspection, dénoncer le notaire fautif à la commission de surveillance.
Dans les cas graves, il est tenu de le faire.

## Art. 21 {#art_21}

1Dans tous les cas, le Conseil informe le notaire inspecté du résultat de
l'inspection et des mesures qu'il prend.
2Il peut lui transmettre le rapport d'inspection, avec ou sans recommandations.
Art. 21a3) 1Les frais découlant de l'inspection des activités notariales sont à la
charge du notaire.
2Ces frais s'élèvent forfaitairement à 200 francs par inspection.
3Ils sont exclusivement affectés aux dépenses engagées par le Conseil.
CHAPITRE 3

## Art. 22 Contrôle financier (art. 22 LN) {#art_22}

1Le contrôle financier des activités professionnelles des notaires et des
fonds qui leur sont confiés est effectué, dans chaque étude, par l'organe
indépendant qu'elle aura choisi selon l'article 3 RELN (ci-après: le contrôleur).
2Chaque étude doit être contrôlée une fois tous les quatre ans au moins.

## Art. 23 {#art_23}

1Le Conseil tient le rôle des contrôles.
2Il établit au début de chaque année la liste des études qui seront contrôlées. Il
peut, par la suite, y apporter des adjonctions.
3Il invite les contrôleurs des études figurant sur la liste à intervenir au cours de
l'année.

## Art. 24 {#art_24}

Le Conseil émet des directives sur le contrôle financier et les
communique tant aux notaires qu'aux contrôleurs.

## Art. 25 {#art_25}

1Le but du contrôle est de déterminer:
– si le notaire est solvable ou pas,
– s'il est en mesure de restituer promptement tous fonds et dépôts qui lui ont
été confiés, de quelque nature qu'ils soient.
3) Introduit par A du 14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50), approuvé par A du Conseil d'Etat du
14 décembre 2011 (FO 2011 N° 50)
Décision du
Conseil
Mesures
Dénonciation
Information
Frais
Organisation
Rôle des contrôles
Directives
But
166.101.3
2La solvabilité du notaire est appréciée globalement, en tenant compte de sa
situation privée.

## Art. 26 {#art_26}

1Afin de satisfaire au but du contrôle, le notaire tient les livres exigés
par la nature et l'étendue de toutes les activités exercées en son étude. Ces
livres sont tenus avec exactitude et doivent révéler la situation financière de
l'étude et l'état des dettes et des créances se rattachant à l'ensemble de ses
activités.
2Le notaire dresse, mensuellement, la balance de ses comptes.
3Tous biens, documents, titres et valeurs quelconques confiés au notaire et qui
ne peuvent, par nature, entrer dans sa comptabilité, font l'objet d'un inventaire
constamment tenu à jour.

## Art. 27 {#art_27}

Le contrôle est, dans la règle, annoncé au notaire par le contrôleur un
mois à l'avance.

## Art. 28 {#art_28}

Si le Conseil a des raisons de penser qu'un notaire n'est pas en mesure
de tenir ses engagements, il peut ordonner, d'urgence s'il y a lieu, un contrôle
sans préavis.

## Art. 29 {#art_29}

1Dans les limites de son mandat, le contrôleur bénéficie des pouvoirs
d'investigation les plus étendus.
2Il applique les directives émises par le Conseil.
3Il est tenu au secret professionnel.

## Art. 30 {#art_30}

1Le contrôleur apprécie l'organisation comptable de l'étude, vérifie la
dernière balance des comptes et contrôle, par sondages, les mouvements
financiers et leur comptabilisation, ainsi que la tenue à jour des comptes
individuels.
2Il s'assure de la concordance entre la comptabilité et la situation de fait, compte
tenu des chevauchements, des comptes de caisse, de chèques postaux, de
banques, ainsi que des soldes bancaires en relation avec des actifs gérés pour
le compte d'autrui et des dettes envers les clients.
3Il exige toutes pièces justificatives, ainsi qu'une attestation signée du notaire
certifiant l'intégralité et la sincérité de tous actifs, fonds déposés, engagements
et dépôts quelconques.

## Art. 31 {#art_31}

En règle générale, le contrôleur met fin à ses investigations dès l'instant
où il est en mesure de conclure à la solvabilité ou à l'insolvabilité du notaire et à
sa capacité de restituer promptement les fonds et dépôts qui lui ont été confiés.

## Art. 32 {#art_32}

1Le contrôleur transmet immédiatement son rapport au notaire contrôlé
et au Conseil.
2Si le rapport conclut que le notaire est insolvable, ou que sa solvabilité est
douteuse, ou qu'il n'est pas en mesure de restituer promptement les dépôts qui
lui ont été confiés, ou encore qu'il a placé les fonds de ses clients dans une
affaire qu'il domine juridiquement ou économiquement, le Conseil, après avoir
entendu l'intéressé, prend sans tarder toutes mesures adéquates.
Comptabilité et
inventaire
Le contrôle
ordinaire
Le contrôle sans
préavis
Exécution du
contrôle
Objet du contrôle
Limite du contrôle
Rapport
166.101.3

## Art. 33 {#art_33}

Le rapport de contrôle est conservé durant 10 ans auprès du Conseil.

## Art. 34 {#art_34}

Les frais découlant du contrôle financier sont à la charge du notaire
contrôlé.
CHAPITRE 4

## Art. 35 Dispositions finales {#art_35}

Le présent règlement organique entre en vigueur dès son approbation
par le Conseil d'Etat.
Règlement approuvé par arrêté du Conseil d'Etat, du 10 février 19994), entré en
vigueur le même jour.
Dans sa teneur du 14 décembre 2011, les modifications ont été approuvées par
arrêté du Conseil d'Etat, du 14 décembre 20115).
4) FO 1999 N° 13
5) FO 2011 N° 50
Conservation
Frais
Entrée en vigueur