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title: "Reglement zu Informationsverwaltung, Datenschutz und Archivierung"
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provisions: 32
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# Reglement zu Informationsverwaltung, Datenschutz und Archivierung
## Art. 1 Geltungsbereich {#art_1}
1
Dieses Reglement legt für die Behörden sowie für die Mitarbeitenden aller Verwaltungs- und Schuleinheiten der Gemeinde Glarus Vorgaben für den Umgang mit Daten sowie mit Unterlagen fest.
2
Bei natürlichen und juristische Personen, die öffentliche Aufgaben für die Gemeinde Glarus erfüllen, ist im Einzelfall zu entscheiden, inwiefern sie dieser Verordnung unterstellt sind.
## Art. 2 Gegenstand und Zweck {#art_2}
1
Dieses Reglement regelt die Ziele, die Organisation und die allgemeinen Vorgaben in Bezug auf Informationsverwaltung, Archivierung, Informationssicherheit und Datenschutz sowie Prozesse zu deren kontinuierlicher Verbesserung.
2
Rechtskonforme Informationsverwaltung erleichtert die Bearbeitung von Geschäftsfällen und ermöglicht ein nachvollziehbares und transparentes Handeln. Damit wird sichergestellt, dass Unterlagen ausreichende Beweiskraft haben und dass sie den Vorgaben entsprechend aufbewahrt, archiviert oder vernichtet werden.
3
Die rechtskonforme Umsetzung von Informationssicherheit und Datenschutz gewährleistet Vertraulichkeit, Nachvollziehbarkeit und Authentizität der Informationen und derer Verarbeitungssysteme. Diese wird sichergestellt, indem das von der Gemeinde Glarus angestrebte Informationssicherheitsniveau, die Informationssicherheitsziele sowie die geeigneten Massnahmen definiert werden. Weiter beinhaltet das Reglement eine Beschreibung der Informationssicherheitsorganisation.
## Art. 3 Begriffe {#art_3}
1
Unter Informationsverwaltung wird das strukturierte Ablegen, Bewirtschaften und Aufbewahren sowie das Archivieren oder Vernichten der Unterlagen verstanden, die bei der Verwaltungstätigkeit entstehen.
2
Unterlagen sind Akten, Dokumente und Daten mit Informationen, die bei der Bearbeitung von Geschäftsfällen erstellt, empfangen, bearbeitet und abgelegt werden, dies unabhängig von der Art des Informationsträgers (z.B. Schriftstücke und Träger von Text-, Bild-, Ton- oder anderen Daten).
3
Geschäftsrelevante Unterlagen sind Unterlagen, die für die Durchführung, die Nachvollziehbarkeit und das Verständnis eines Geschäftsfalls nötig sind. Dazu gehören auch geschäftsrelevante E-Mails, Fotos, Filme usw.
## Art. 4 Modell der Informationsverwaltung {#art_4}
1
Der Lebenszyklus von Unterlagen besteht aus der 1. Phase (Laufende Ablage mit aktiven Geschäftsdossiers), der 2. Phase (Ruhende Ablage mit passiven Geschäftsdossiers) sowie aus der 3. Phase (Archiv mit bewerteten, inaktiven Geschäftsdossiers).
2
Die Laufende Ablage ist der elektronische oder physische Bereich, in dem geschäftsrelevante Unterlagen während ihrer aktiven Phase bearbeitet und abgelegt werden.
3
Die Ruhende Ablage ist der Bereich, in dem abgeschlossene Geschäftsdossiers aufbewahrt werden, solange gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen laufen.
4
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen bewertet. Dabei wird entschieden, welche Geschäftsdossiers archiviert und welche vernichtet werden. Das Gemeindearchiv archiviert Unterlagen, welche die Tätigkeit der Gemeinde zeitlich unbefristet in nachvollziehbarer und authentischer Form dokumentieren. Die Archivierung und Zugänglichmachung der Unterlagen dient rechtlichen, administrativen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken.
## Art. 5 Zuständigkeiten {#art_5}
1
Die Gemeindeschreiberin oder der Gemeindeschreiber ist verantwortlich für die Organisation der Informationsverwaltung. Sie bzw. er erlässt bei Bedarf zusätzlich zu diesem Reglement entsprechende Vorschriften, so insbesondere ein Handbuch Geschäftsverwaltung.
2
Die Departementsleitungen sind verantwortlich für den Vollzug dieser Vorschriften in ihrem Bereich, so insbesondere für die vollständige und zuverlässige Bewirtschaftung der Unterlagen in der Laufenden und Ruhenden Ablage.
3
Die Gemeindeschreiberin oder der Gemeindeschreiber bestimmt eine für die Informationsverwaltung verantwortliche Person, sofern sie bzw. er diese Aufgabe nicht selbst erfüllt. Diese übt die Fachverantwortung für alle drei Phasen der Informationsverwaltung aus. Sie erarbeitet bei Bedarf Vorschriften zu Handen der Gemeindeschreiberin oder des Gemeindeschreibers, berät die Verwaltungsstellen und sorgt für die Ablieferung der als archivwürdig bezeichneten Unterlagen an die Gemeindearchivarin oder den Gemeindearchivar zur Archivierung im Archiv der Gemeinde.
4
Die für die Informationsverwaltung verantwortliche Person wird bei der Einführung oder Veränderung elektronischer Geschäftsverwaltungssysteme und Fachapplikationen beigezogen. Sie überprüft regelmässig die Wirksamkeit der Vorschriften und des Aktenplans (Registraturplan). Sie veranlasst in Zusammenarbeit mit den betroffenen Stellen die nötigen Korrekturmassnahmen.
5
Die Mitarbeitenden sind verantwortlich für die Eröffnung, das Bearbeiten und den Abschluss der Geschäftsdossiers, bei denen sie die Federführung innehaben. Sie sind verantwortlich für die Vollständigkeit der Geschäftsdossiers (Vorhandensein aller geschäftsrelevanten Dokumente).
## Art. 6 Aktenplan (Registraturplan) {#art_6}
1
Der Aktenplan ist eine alle Verwaltungsaufgaben umfassende hierarchische Struktur, welche die Ablage und Bewirtschaftung sämtlicher Geschäftsdossiers in elektronischer Form und auf Papier ermöglicht. Er ist das zentrale Instrument der Informationsverwaltung.
2
Die Gemeinde Glarus führt einen zentralen Aktenplan, der für alle Departemente und deren Mitarbeitende gilt.
3
Der Aktenplan beinhaltet Metadaten ("Daten über Daten"), die zur Beschreibung und Bewirtschaftung der Geschäftsdossiers notwendig sind. Dazu gehören neben dem Geschäftstitel insbesondere federführende Stellen (Zuständigkeit für die Dossierpflege), Zugriffsberechtigung auf die Informationsträger, Aufbewahrungsfristen und Angaben zur Archivierung.
4
Zur Gewährleistung einer langfristigen geordneten Ablage sind Änderungen am Aktenplan der Gemeindeschreiberin oder dem Gemeindeschreiber oder der für die Informationsverwaltung verantwortlichen Person in Absprache mit der Gemeindearchivarin oder dem Gemeindearchivar vorbehalten.
## Art. 7 Eröffnung und Bewirtschaftung von Geschäftsdossiers {#art_7}
1
Unterlagen werden nach dem Dossierprinzip organisiert. Ein Geschäftsdossier enthält alle zu einem Geschäftsfall gehörenden bzw. bei dessen Bearbeitung anfallenden geschäftsrelevanten Unterlagen.
2
Geschäftsdossiers werden bei ihrer Eröffnung einer Position auf der untersten Eben des Aktenplans zugeordnet. Eine Mehrfachzuordnung ist nicht erlaubt.
3
Die federführende Stelle bzw. die beauftragten federführenden Mitarbeitenden sind für die Vollständigkeit und die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsdossiers verantwortlich.
4
Sind mehrere Stellen in einen Geschäftsfall einbezogen, ist eine federführende Stelle zu bestimmen, welche das Geschäftsdossier führt.
5
Das elektronische Geschäftsdossier gilt als Masterdossier (Leitablage) und wird in der Geschäftsverwaltungssoftware CMI geführt. Auf Papier vorhandene Unterlagen müssen eingescannt, im elektronischen Geschäftsdossier abgelegt und vernichtet werden. Ausnahmen mit entsprechenden Verweisen sind möglich, wenn Dokumente zwecks Rechtswirksamkeit oder zu Beweiszwecken im Papieroriginal aufzubewahren sind, oder wenn Geschäftsdossiers aus anderen Gründen nicht digital geführt werden können. Näheres wird im Handbuch Geschäftsverwaltung geregelt.
6
Die Gemeindeschreiberin oder der Gemeindeschreiber erlässt im Handbuch Geschäftsverwaltung Vorschriften zur Titelbildung von Geschäftsdossiers, zur Benennung von Dokumenten sowie zu anderen zwingenden Metadaten von Geschäftsdossiers und Unterlagen.
7
Geschäftsdossiers sind so zu gliedern, dass der Überblick über die Unterlagen jederzeit gewahrt bleibt. Die für die Informationsverwaltung verantwortliche Person kann gemeinsam mit Vorgesetzten für deren Bereich Vorgaben zur Strukturierung bestimmter Typen von Geschäftsdossiers erlassen.
## Art. 8 Abschluss von Geschäftsdossiers {#art_8}
1
Ist ein Geschäftsfall beendet, schliesst die federführende Mitarbeiterin oder der federführende Mitarbeiter das Geschäftsdossier ab (elektronisch und physisch).
2
Sie bzw. er überprüft dabei die Vollständigkeit des Geschäftsdossiers und entfernt nicht mehr geschäftsrelevante Unterlagen.
3
Die Verwaltungsstellen bewahren die abgeschlossenen Geschäftsdossiers bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist unter eigener Verantwortung in der Ruhenden Ablage auf.
## Art. 9 Organisation der Ruhenden Ablage {#art_9}
1
In der Ruhenden Ablage befinden sich abgeschlossene Geschäftsdossiers, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
2
Die Ruhende Ablage wird dezentral sowie im elektronischen und analogen Bereich getrennt geführt. Im Aktenplan sind die Standorte zulässiger Ruhender Ablagen bezeichnet.
## Art. 10 Angebot von Unterlagen und Übernahme ins Archiv {#art_10}
1
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bieten die Stellen gemäss Artikel 1 Absatz 1 und 2 alle Unterlagen zusammen mit den dazugehörigen Metadaten der Gemeindearchivarin oder dem Gemeindearchivar zur Übernahme ins Archiv an.
2
Die Gemeindearchivarin oder der Gemeindearchivar entscheidet nach Massgabe der im Aktenplan enthaltenen Bewertungsvorschläge und in Absprache mit den federführenden Stellen über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen.
3
Die als archivwürdig bezeichneten Unterlagen sind ans Archiv abzuliefern.
4
Die Bewertungsentscheide (vollständige Übernahme, Übernahme in Auswahl oder Vernichtung/Löschung) werden protokolliert und vollständig aufbewahrt.
5
Unterlagen, die als nicht archivwürdig bewertet wurden, werden unwiederbringlich gelöscht oder kontrolliert vernichtet.
6
Die Stellen gemäss Artikel 1 Absatz 1 und 2 dürfen ohne Zustimmung der für die Informationsverwaltung verantwortlichen Person keine aufbewahrten Unterlagen vernichten.
## Art. 11 Informationssicherheitsniveau und -ziele {#art_11}
1
Informationssicherheit bedeutet die Aufrechterhaltung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Information.
2
Die Massnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Informationssicherheit sind auf einen erhöhten Schutzbedarf auszurichten. Diese Einstufung erfolgt aufgrund
a.
der Tatsache, dass die Gemeinde Glarus Daten bearbeitet, die einen erhöhten Schutz vor unberechtigten Zugriffen und vor unerlaubten Änderungen benötigen (Personendaten und besondere Personendaten bzw. Persönlichkeitsprofile),
b.
der Anzahl der betroffenen Personen der Gemeinde Glarus (v.a. Einwohnerinnen und Einwohner),
c.
der Unterstützung aller wesentlichen Funktionen und Aufgaben durch ICT- Netzwerksysteme,
d.
der Tatsache, dass ein Ausfall von ICT- und Netzwerksystemen die Aufgabenerfüllung nicht beeinträchtigen darf.
3
Aus dieser Einstufung ergeben sich folgende Informationssicherheitsziele (siehe auch Art. 13 VIDAG):
Informationssicherheitsziele
Inhalt
Integrität
Informationen müssen richtig und vollständig sein.
Nachvollziehbarkeit
Veränderungen von Informationen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.
Verantwortung
Die politischen Behörden und die Mitarbeitenden sind sich ihrer Verantwortung beim Umgang mit Informationen, ICT-Systemen und Anwendungen bewusst. Sie unterstützen die Informationssicherheitsziele.
Verfügbarkeit
Informationen müssen bei Bedarf vorhanden sein. Die Ausfallzeiten dürfen keine wesentlichen Auswirkungen auf den Verwaltungsbetrieb haben.
Vertraulichkeit
Informationen dürfen nicht unrechtmässig zur Kenntnis gelangen.
Zurechenbarkeit
Informationsbearbeitungen müssen einer Person zugerechnet werden können.
## Art. 12 Informationssicherheit: Hauptpflichten {#art_12}
1
Unterlagen und insbesondere Personendaten werden so behandelt, dass sie niemandem unrechtmässig zur Kenntnis gelangen können und dass die Informationssicherheit jederzeit gewährleistet ist.
2
Die Mitarbeitenden und Behördenmitglieder dürfen Unterlagen und Daten nur einsehen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.
3
Vertrauliche Unterlagen sind so zu führen, dass nur berechtigte Personen Zugang haben. Unterlagen müssen Nachfolgerinnen und Nachfolgern sowie Stellvertretungen im Bedarfsfall zugänglich sein.
4
Die Leiterkonferenz legt in einer Weisung angemessene organisatorische und technische Massnahmen zum Schutz der Unterlagen fest und setzt sie um.
## Art. 13 Weitere Informationssicherheitsmassnahmen {#art_13}
1
Aus der Definition der Informationssicherheitsziele ergeben sich insbesondere in folgenden Bereichen weitere zu treffende Massnahmen:
a.
Personalsicherheit
b.
Physische Sicherheit und Schutz vor Umwelteinflüssen
c.
Verwaltung von organisationseigenen Werten
d.
Mobiles Arbeiten und mobile Geräte
e.
Informationshandhabung und Datenschutzfolgenabschätzung
f.
Identitäts-/Zugriffskontrollen, Berechtigungen und Passwörter
g.
Sicherheit von Informationssystemen
h.
Datensicherung und -wiederherstellung
i.
Protokollierung und Verwaltung der Netzwerksicherheit
j.
Schulungsmassnahmen in Informationssicherheit
k.
Umgang mit Informationssicherheitsvorfällen
l.
Risikoanalyse/Notfallplanung
2
Für die Präzisierung der zu treffenden Massnahmen ist die Leiterkonferenz verantwortlich.
## Art. 14 Auslagerung von Datenbearbeitungen (Outsourcing) {#art_14}
1
Bei der Auslagerung von Datenbearbeitungen werden der Datenschutz und die Informationssicherheit gewährleistet, indem schriftliche Verträge abgeschlossen und entsprechende Kontrollmassnahmen vereinbart werden.
## Art. 15 Informationssicherheitsorganisation {#art_15}
1
Die relevanten Funktionen der Organisation sind festgelegt und in einem Organigramm dokumentiert. Für alle Funktionen ist die Stellvertretung geregelt. Durch ausreichende Dokumentation und Instruktion wird sichergestellt, dass die Stellvertretenden ihre Aufgabe erfüllen können.
2
Die Informationssicherheitsorganisation ermöglicht, das angestrebte Informationssicherheitsniveau zu erreichen und dieses aufrechtzuerhalten.
3
Informierte und geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die Voraussetzung dafür, dass die gesteckten Informationssicherheitsziele erreicht werden können. Auf ihre Sensibilisierung und Weiterbildung ist besonderes Gewicht zu legen.
4
Die Informationssicherheitsorganisation ist im Anhang A1, Organigramm der Informationssicherheitsorganisation, definiert.
## Art. 16 Gemeinderat {#art_16}
1
Der Gemeinderat trägt die Gesamtverantwortung für die Informationssicherheit und den Datenschutz. Er genehmigt die hierfür erforderlichen Massnahmen und Mittel.
## Art. 17 Leiterkonferenz {#art_17}
1
Die Leiterkonferenz trägt die operative Verantwortung für die Informationssicherheit und den Datenschutz. Sie bestimmt eine verantwortliche Person für die Informationssicherheit, Anwendungs- und Datenverantwortliche sowie eine/n Datenschutzberater/in und stellt sicher, dass die Beschlüsse des Gemeinderats zur Informationssicherheit umgesetzt werden.
## Art. 18 Informationssicherheitsverantwortliche/r (ISV) {#art_18}
1
Zur Umsetzung der Informationsziele und Überwachung der Einhaltung des angestrebten Sicherheitsniveaus wird durch die Leiterkonferenz eine Person bestimmt, die für die Informationssicherheit verantwortlich ist. Sie ist für die Umsetzung der Sicherheitsrichtlinien und deren Kontrolle verantwortlich und berichtet in dieser Funktion direkt der ihr oder ihm vorgesetzten Stelle und der Leiterkonferenz.
2
Die Anwendungs- und Datenverantwortlichen sowie die ICT-Benutzerinnen und ICT-Benutzer unterstützen die/den ISV in ihrer/seiner Tätigkeit. Die Departemente involvieren sie/ihn in Projekte und Vorhaben, damit sie/er frühzeitig die informationssicherheitsrelevanten Aspekte einbringen kann.
3
Die/der ISV entscheidet über informationssicherheitsrelevante Fragen und verwaltet allfällige Ausnahmen. Sie/er ist die Anlaufstelle für Hinweise auf Schwachstellen und verfügt über ein angemessenes Wissen sowie entsprechende Fähigkeiten. Seine/ihre Aufgaben und Verantwortung werden in der Weisung zur Informationssicherheit und zum Datenschutz festgelegt.
## Art. 19 Anwendungs- und Datenverantwortliche (ADV) {#art_19}
1
Für jede Fachanwendung und jedes ICT- und Netzwerksystem werden eine oder mehrere verantwortliche Personen benannt. Ihre Aufgaben und Verantwortung werden in der Weisung zur Informationssicherheit und zum Datenschutz festgelegt. Sie handeln in enger Absprache mit der/dem ISV.
## Art. 20 Datenschutzberater/in {#art_20}
1
Die/der Datenschutzberater/in ist Ansprechperson in allen Datenschutzfragen für alle internen und externen Anspruchsgruppen.
2
Ihr obliegt namentlich die Beratung bei Auskunfts- und Löschungsbegehren sowie die Instruktion der Behördenmitglieder und der Mitarbeitenden betreffend datenschutzrechtlicher Anforderungen.
## Art. 21 Vorgesetzte {#art_21}
1
Die Vorgesetzten bilden eine wichtige Schnittstelle zwischen der Leiterkonferenz und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und verfügen in ihrem Fachbereich über spezialisiertes Wissen. Aufgaben und Verantwortung werden in der Weisung zur Informationssicherheit und zum Datenschutz festgelegt.
## Art. 22 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter {#art_22}
1
Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern obliegt eine grosse Verantwortung, da sie durch ihr richtiges Handeln und im Kontakt mit den Betroffenen am meisten für die Sicherstellung des Datenschutzes und der Informationssicherheit beitragen können. Die Aufgaben werden in der Weisung zur Informationssicherheit und zum Datenschutz festgelegt.
## Art. 23 Regelung von Ausnahmen {#art_23}
1
Die oder der ISV entscheidet über informationssicherheitsrelevante Fragen und Ausnahmen und verwaltet allfällige Ausnahmen.
## Art. 24 Kontinuierliche Verbesserung der Informationssicherheit {#art_24}
1
Die Leiterkonferenz unterstützt die Einhaltung und weitere Verbesserung des Informationssicherheitsniveaus. Sie gibt mit der periodischen Überprüfung und Überarbeitung dieses Reglements sowie der dazugehörigen Richtlinien und Weisungen die notwendigen Leitplanken für eine sichere und gesetzeskonforme Informationsverarbeitung vor.
2
Die umgesetzten organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Informationssicherheit werden durch die zuständige interne Stelle regelmässig sowie zusätzlich bei Projekten mit grosser Auswirkung auf ihre Aktualität und Wirksamkeit überprüft. Bei Bedarf kann eine externe Stelle beigezogen werden. Festgestellte Abweichungen sind innert nützlicher Frist zu beheben. Die zu ergreifenden Massnahmen orientieren sich am Stand der Technik sowie an nationalen und internationalen Standards. Die Umsetzung ist zu kontrollieren und zu protokollieren.
## Art. 24.1 * Personaldossier, Meldepflichten {#art_24_1}
1
Der Personaldienst führt für alle Angestellten ein elektronisches Personaldossier. Er regelt den Zugriff und überprüft es periodisch auf Eignung und Notwendigkeit der darin vorhanden Daten und Unterlagen.
2
Zum Personaldossier gehören insbesondere:
a.
Daten zur Person und über persönliche Verhältnisse;
b.
Daten aus dem Bewerbungs- und Anstellungsverfahren (inklusive zusätzlich eingeholte Informationen, Eignungs- und Sicherheitsabklärungen, Referenzauskünfte);
c.
Verfügungen sowie die dazu gehörenden Unterlagen;
d.
Unterlagen zu Lohn und Versicherungen;
e.
Unterlagen über Ferien, Urlaub und andere Abwesenheiten;
f.
Unterlagen zu Nebenbeschäftigungen und öffentliche Ämter;
g.
Unterlagen zu Mitarbeitergesprächen;
h.
Unterlagen über Aus- und Weiterbildung und Karriereplanung;
i.
ärztliche Zeugnisse und Gutachten;
j.
das Arbeitsverhältnis betreffende Korrespondenz zwischen der oder dem Angestellten und der Gemeinde;
k.
Akten über besondere Ereignisse und Verfahren.
3
Die Angestellten haben dem Personaldienst umgehend die für die Führung des Personaldossiers und für das Arbeitsverhältnis relevanten Sachverhalte zu melden. Als relevante Sachverhalte gelten insbesondere:
a.
Namens- oder Adressänderung;
b.
Zivilstandsänderung;
c.
Änderung der Bank- oder Postkontoverbindung;
d.
Geburt eines eigenen Kinds;
e.
Bezug einer Invalidenrente.
4
Ausserhalb des Personaldossiers dürfen lediglich Personalunterlagen bearbeitet werden, die ausschliesslich zum eigenen Gebrauch, als persönliche Arbeitshilfe oder Gedächtnisstütze, bestimmt sind. Diese Personalunterlagen dürfen anderen Stellen nicht bekannt gegeben werden. Sie werden vernichtet, wenn
a.
sie ins Personaldossier überführt werden;
b.
sie ihren Zweck erfüllt oder ihre Aktualität verloren haben;
c.
seit der Erstellung zwei Jahre vergangen sind.
5
Der Personaldienst schützt das Personaldossier durch angemessene organisatorische und technische Massnahmen vor dem Zugriff, der Einsichtnahme und vor Veränderungen durch unbefugte Personen.
6
Personaldossiers werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses während zehn Jahren nach Ablauf des Austrittsjahrs aufbewahrt und nach Massgabe des übergeordneten Rechts dem Gemeindearchiv angeboten. Unterlagen, die das Gemeindearchiv nicht übernimmt, werden vernichtet.
## Art. 24.2 * Einsichtsrecht {#art_24_2}
1
Der Personaldienst gewährt den Angestellten Einsicht in ihr Personaldossier.
2
Das Einsichtsrecht kann eingeschränkt werden, wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.
## Art. 24.3 * Referenzauskünfte, Sicherheitsüberprüfungen und Eignungsabklärungen {#art_24_3}
1
Referenzauskünfte, Sicherheitsüberprüfungen und andere Eignungsabklärungen dürfen nur mit Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers eingeholt bzw. durchgeführt werden.
2
Die Bewerberinnen und Bewerber müssen vor der Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen und anderen Eignungsabklärungen informiert werden über:
a.
den Zweck der Abklärungen;
b.
die Verwendung der Abklärungsergebnisse;
c.
den Personenkreis, der über die Abklärungsergebnisse informiert wird.
## Art. 24.4 * Umgang mit Unterlagen nicht berücksichtigter Stellenbewerberinnen und -bewerber {#art_24_4}
1
Bewerbungsunterlagen von nicht berücksichtigten Stellenbewerberinnen und -bewerbern werden innerhalb von drei Monaten nach Stellenbesetzung vernichtet. Vorbehalten bleiben besondere Vereinbarungen mit den Stellenbewerberinnen und Stellenbewerbern.
2
Die Daten können länger aufbewahrt werden, wenn sie für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes des Bundes benötigt werden.
## Art. 24.5 * Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem {#art_24_5}
1
Die Gemeinde bearbeitet in einem oder mehreren Personalmanagement- und Lohnadministrationssystemen Daten ihrer Angestellten zur Erfüllung der Aufgaben nach der Personal- und der Besoldungsverordnung sowie deren Ausführungsbestimmungen, insbesondere für:
a.
die einheitliche Anwendung des Personalrechts;
b.
die Ermittlung des erforderlichen Personalbedarfs sowie Sicherung desselben durch Rekrutierung von Angestellten;
c.
die Zeit- und Leistungserfassung;
d.
die Lohnverarbeitung und -abrechnung, das Führen der Personaldossiers sowie den Verkehr mit den Sozialversicherungen und der Vorsorgeeinrichtung;
e.
die Personalführung und -entwicklung;
f.
die Planung, Steuerung und Kontrolle durch Datenanalysen, Vergleiche, Berichterstattung und Massnahmenplanung (Personalcontrolling und -statistik).
2
In den Personalmanagement- und Lohnadministrationssystemen dürfen durch den Personaldienst, soweit es zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist, insbesondere folgende Personendaten bearbeitet werden:
a.
Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Zivilstand;
b.
Staatsangehörigkeit, Bürgerort und Niederlassungsstatus ausländischer Staatsangehöriger;
c.
Geburtsdatum der Ehegattin, des Ehegatten, der eingetragenen Partnerin oder des eingetragenen Partners;
d.
die notwendigen Daten zum Verkehr mit den Sozialversicherungsträgern und zur Erhebung der Quellensteuer;
e.
Hinweis auf andere Arbeitsverhältnisse;
f.
für den Bezug von Familienzulagen: Name, Geburtsdatum und gesetzliche Vertreterin oder gesetzlicher Vertreter des Kindes, der oder dem die Familienzulage ausgerichtet wird;
g.
Ausbildung und berufliche Laufbahn;
h.
Angaben zu Leistungen und Potenzial sowie zur persönlichen und beruflichen Entwicklung, inklusive Aus- und Weiterbildungen;
i.
Absenzen und Urlaube sowie Angaben zur gesundheitlichen Situation in Bezug auf die Arbeitsfähigkeit;
j.
Bezüge der Angestellten, wie Dienstkleider oder Schlüssel;
k.
Bewilligungen, insbesondere für Nebenbeschäftigungen und öffentliche Ämter, sowie weitere Verfahrensakten und Entscheide von Behörden in Verbindung mit der Arbeit;
l.
Kontaktangaben von Bezugspersonen für Notfälle;
m.
weitere im Rahmen des Personalcontrollings notwendige Angaben.
3
Die Departemente haben nur Zugriff auf die Personendaten ihres Personals. Dabei bearbeiten die Vorgesetzten oder die von ihnen beigezogenen Personen, gegebenenfalls im Abrufverfahren, die Daten, die in Zusammenhang mit Stellenbesetzungen und zur Erfüllung ihrer Führungsaufgaben notwendig sind, insbesondere die Bewerbungsdossiers, die Mitarbeitendengesprächsformulare und die Daten zu Lohnanpassungen. Der Personaldienst regelt die Zugriffsrechte im Einzelnen.
4
Der Personaldienst sorgt für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und trifft angemessene organisatorische und technische Massnahmen für den Schutz und die Sicherheit der Daten. Namentlich schützt er das Personalmanagement- und Lohnadministrationssystem vor dem Zugriff, der Einsichtnahme und vor Veränderungen durch unbefugte Personen. Die Zugriffe und Änderungen in den Informationssystemen werden laufend protokolliert.
## Art. 24.6 * Bekanntgabe von Daten {#art_24_6}
1
Die Veröffentlichung von Daten aus der Privatsphäre der Angestellten im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett ist nur mit schriftlicher oder elektronischer Einwilligung der betroffenen Person zulässig.
2
Die Gemeinde kann Funktion und dienstliche Kontaktangaben der Angestellten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) in Papierform oder in elektronischer Form in öffentlich zugänglichen Adressverzeichnissen und ähnlichen Veröffentlichungen publizieren. Die Veröffentlichung von Fotos ist nur mit schriftlicher oder elektronischer Einwilligung der betroffenen Person zulässig.
3
Stellen Dritte, insbesondere neue Arbeitgeber, Bank- und Kreditinstitute und Vermieterinnen und Vermieter ein Auskunftsbegehren, so dürfen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person oder gestützt auf eine gesetzliche Grundlage weitergegeben werden. Wer Daten weitergibt, muss überprüfen, ob eine entsprechende Einwilligung oder eine gesetzliche Grundlage vorliegt. Die Datenweitergabe hat sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendigen Informationen zu beschränken.
4
Verweigert die betroffene Person die Weitergabe von Gesundheitsdaten oder medizinischen Akten, so darf die Weitergabe nur mit Ermächtigung des Rechtsdiensts der Gemeinde erfolgen. Diese Ermächtigung wird verweigert, wenn:
a.
die Person, über die Auskunft verlangt wird, ein überwiegendes Interesse an der Geheimhaltung hat; oder
b.
diese den Arbeitgeber in der Durchführung seiner Aufgaben wesentlich beeinträchtigen würde; oder
c.
öffentliche Interessen es verlangen.
## Art. 25 Einhaltung des Reglements {#art_25}
1
Ein widerrechtliches oder weisungswidriges Verhalten im Umgang mit Datenschutz und Informationssicherheit kann straf-, zivil- und/oder personalrechtliche Konsequenzen haben.
## Art. A1 Anhang 1 {#art_A1}
1
Funktions-Organigramm der Informationssicherheitsorganisation: