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title: "Reglement über den Einsatz der Informatikmittel in der Römisch-katholischen Körperschaft des Kantons Zürich"
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# Reglement über den Einsatz der Informatikmittel in der Römisch-katholischen Körperschaft des Kantons Zürich

## § 1 und Zweck {#par_1}

Dieses Reglement regelt:
a. die Nutzungsbedingungen für den Einsatz der Informatikmittel der
Körperschaft,
b. die Organisation und Verantwortung innerhalb der Körperschaft
für den gesetzeskonformen Betrieb und die Nutzung von Informatikmitteln der Körperschaft,
c. die Überwachung der Informatikmittel der Körperschaft zur Verhinderung von Missbrauch, zur Gewährleistung des sicheren Betriebs und zur Ressourcenplanung,
d. die Massnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit,
e. die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI),
f. die Massnahmen und das Verfahren im Falle von Missbrauch von
Informatikmitteln der Körperschaft,
g. die anonymisierten Auswertungen und die Bearbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Überwachung von Informatikmitteln der Körperschaft oder bei Verdacht auf Nichteinhaltung dieses Reglements.

## § 2 Geltungsbereich {#par_2}

1 Dieses Reglement sowie die dazugehörigen Anhänge sind
für alle Mitarbeitenden und Mitglieder der Römisch-katholischen Körperschaft des Kantons Zürich verbindlich.
2 Für Dritte, welche die Informatikmittel der Körperschaft nutzen,
wird dieses Reglement auf vertraglicher Basis für verbindlich erklärt.
Zuständig ist die Generalsekretärin oder der Generalsekretär.
182.42 ICT-Reglement
II Nutzungsvorschriften
Einsatz von Informatikmitteln
und Installation

## § 3 von Software {#par_3}

1 Die geschäftlich anfallenden Daten sind mit der von der
Körperschaft zur Verfügung gestellten Hard- und Software zu bearbeiten. Vorbehalten bleiben § 7 Abs. 1 und 2 sowie § 8.
2 Die Installation von Hard- und Software sowie Kommunikationseinrichtungen erfolgt ausschliesslich durch die ICT-Verantwortlichen
der Körperschaft.
3 Zusätzliche Datensicherungen oder Kopien auf externen Festplatten und USB-Sticks sind verboten.
4 Nicht ausdrücklich zugelassene Plattformen und Collaboration
Tools sowie Cloud-Dienste sind verboten.
Passwörter und

## § 4 Benutzerberechtigungen {#par_4}

1 Das Passwort ist persönlich und darf nicht weitergegeben
werden.
2 Passwörter müssen aus mindestens zehn Stellen bestehen und sollen
eine Kombination von Klein- und Grossbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen enthalten. Leicht zu erratende Passwörter und solche, die
einen Bezug zur eigenen Person aufweisen (z.B. Name, Name von Angehörigen, Geburtsdatum usw.), sind nicht erlaubt. Geschäftlich genutzte Passwörter dürfen nicht privat verwendet werden.
3 Passwörter sollten regelmässig gewechselt werden. Sie sind sofort zu
ändern, wenn ein Verdacht besteht, dass sie Dritten zur Kenntnis
gelangt sind. Ein früher bereits benutztes Passwort darf nicht erneut
verwendet werden.
4 Die Mitarbeitenden dürfen nur ihre persönlichen Benutzerkennungen oder die ihnen zugeteilten funktionellen Kennungen verwenden. Sie sind für die mit ihren Kennungen erfolgten Zugriffe verantwortlich. Der Zugriff auf Daten, die nicht zur Aufgabenerfüllung benötigt werden, ist verboten.

## § 5 Sicherheitsmassnahmen {#par_5}

1 Beim Verlassen des Arbeitsplatzes ist die Arbeitsstation zu
sperren oder die Benutzerin oder der Benutzer meldet sich vom System
ab. Laptops und Smartphones sind entsprechend zu sichern, schutzbedürftige Unterlagen vor Zugang zu schützen.
2 Es ist dafür zu sorgen, dass keine Unbefugten Zutritt zu den
Arbeitsräumlichkeiten haben. Halten sich Unbefugte in den Büroräumlichkeiten auf, sind Massnahmen zu treffen, die ihnen einen Zugang zu Informationen verwehren.
3 USB-Sticks und externe Festplatten von Dritten sind vor dem
Öffnen durch den auf den Informatikmitteln des Synodalrates installierten Virenschutz zu überprüfen. Es dürfen nur Datenträger aus bekannten Quellen verwendet werden.
ICT-Reglement 182.42
4 Die Mitarbeitenden dürfen die Sicherheitssoftware (Virenschutz,
Firewall usw.) nicht ausschalten, blockieren oder deren Konfiguration
verändern. E-Mails mit unbekannter Absenderadresse, verdächtigem
Betreff oder unüblichem Inhalt sind vorsichtig zu behandeln, da sie
von der Virenschutzsoftware nicht erkannte Viren enthalten könnten.
Ihre Anhänge sowie Links auf Webseiten sollen keinesfalls geöffnet
werden.

## § 6 Meldepflicht {#par_6}

1 Verlorene oder gestohlene Informatikmittel der Körperschaft sind unverzüglich dem Bereich ICT zu melden. Dieser entscheidet
über weitere Massnahmen.
2 Bei Verdacht auf Schwachstellen und mögliche IT-Sicherheitsvorfälle (z.B. Virenbefall, Datensicherheit) ist der Bereich ICT zwingend
zu informieren. Im Übrigen sind alle beobachteten oder vermuteten IT-
Notfälle und Informationssicherheitsvorfälle unverzüglich dem Bereich ICT zu melden.
Personendaten
und vertrauliche

## § 7 Sachdaten {#par_7}

1 Personendaten und vertrauliche Sachdaten dürfen mit Ausnahme der eigenen Personendaten nur innerhalb des körperschaftseigenen Netzwerks oder der von der Körperschaft bewilligten Cloud
aufbewahrt werden.
2 Ausgenommen von Abs. 1 sind Personendaten und vertrauliche
Sachdaten von Spitalseelsorgenden, welche die spitaleigene Infrastruktur
für ihre Tätigkeit benutzen müssen.
3 Personendaten und vertrauliche Sachdaten dürfen online (Internet,
soziale Medien, unverschlüsselte E-Mails oder sonstige unverschlüsselten Kommunikationsmittel) nicht genannt werden.
Verwendung
von privaten
Geräten zu
geschäftlichen

## § 8 Zwecken {#par_8}

1 Werden private Smartphones und Tablets zu geschäftlichen
Zwecken genutzt, müssen sie mit sechsstelligem Passwort, Fingerprint
oder Gesichtserkennung gesichert werden. PCs und Laptops müssen
mit mindestens zehnstelligem Passwort geschützt werden. Die Geräte
dürfen nicht unbeaufsichtigt gelassen oder Dritten zur Nutzung überlassen werden.
2 Der Zugriff auf geschäftliche Daten sowie deren Verarbeitung
darf ausschliesslich über browserbasierte Webanwendungen (z.B. Outlook Webaccess, iKath, onegovGEVER) erfolgen.
3 Das Herunterladen oder Speichern von geschäftlichen Daten auf
private Geräte ist mit Ausnahme der eigenen Personendaten nicht zulässig.
182.42 ICT-Reglement
Private Nutzung
der Informatikmittel und der
Infrastruktur

## § 9 der Körperschaft {#par_9}

1 Die private nicht kommerzielle Nutzung der IT-Infrastruktur
der Körperschaft ist erlaubt. Sie ist jedoch während der Arbeitszeit auf
ein Minimum zu beschränken und sollte grundsätzlich nur während
Pausen erfolgen.
2 Das Herunterladen von privaten Dateien in grosser Menge oder
mit grosser Netzwerkbelastung sowie deren Speicherung in der Datenablage (Foto-, Video- und Musikdateien) sind nicht erlaubt.
3 Der Zugang zum Internet mit privaten Geräten ist nur im Gäste-
oder Mitarbeitendenbereich des WLAN erlaubt.
Private E-Mails
und Weiterleitung von

## § 10 E-Mails {#par_10}

1 Das Versenden und Empfangen privater E-Mails über das
Mail-Konto der Körperschaft ist erlaubt. Entsprechende E-Mails müssen
in einem als «privat» bezeichneten Ordner abgelegt werden. Bei der
automatischen Sicherung (Backup) der E-Mails der Arbeitnehmenden werden auch die privaten E-Mails gesichert.
2 Private E-Mails, welche nicht als solche gekennzeichnet sind, gelten
als geschäftliche E-Mails.
3 Nicht erlaubt ist das Publizieren der dienstlichen E-Mail-Adresse
auf Webseiten zu privaten Zwecken.
4 Das automatische Weiterleiten (Forwarding) von E-Mails an die
private sowie weitere interne und externe E-Mail-Adressen ist verboten. Bei mehrtägiger Abwesenheit ist im E-Mail-Konto eine entsprechende Abwesenheitsnotiz zu erstellen.
Nutzung von
Künstlicher

## § 11 Intelligenz (KI) {#par_11}

1 Die Mitarbeitenden und Mitglieder der Körperschaft dürfen
bei ihrer geschäftlichen Tätigkeit Technologien und Systeme nutzen,
die auf Künstlicher Intelligenz basieren (KI-basierte Technologien
und Systeme oder kurz: KI).
2 Um einen ethischen, rechtskonformen und sicheren Einsatz von
KI-basierten Technologien und Systemen zu gewährleisten, gelten die
folgenden Vorgaben:
a. der Einsatz von KI-basierten Technologien und Systemen muss
durch den Bereich ICT genehmigt werden. Die zugelassenen KI-
Systeme werden in einem Anhang zu diesem Reglement festgelegt.
Nicht zugelassene KI-basierte Technologien und Systeme sind verboten,
b. KI darf nur für Zwecke eingesetzt werden, die dem Geschäftszweck der Körperschaft entsprechen und rechtskonform sind,
ICT-Reglement 182.42
c. der Einsatz von KI darf nicht zu Diskriminierung («Bias»), Verletzung des Datenschutzes oder unethischen, rechtswidrigen oder
strafbaren Handlungen führen,
d. die Ergebnisse aus der KI-Nutzung dürfen nicht unvoreingenommen und ohne menschliches Monitoring übernommen werden
(Plausibilitätskontrolle),
e. bei der Nutzung von KI-Systemen dürfen Personendaten, einschliesslich besonderer Personendaten, sowie vertrauliche Sachdaten der
Körperschaft nur im Rahmen der kirchlichen Aufgabenerfüllung
und in vom Bereich ICT bewilligten geschlossenen KI-Systemen
(keine Open Source AI) verwendet werden; die Datensicherheit ist
stets zu gewährleisten,
f. werden besondere Personendaten in KI-Systemen bearbeitet, ist
vorab eine datenschutzrechtliche Risikoabwägung des entsprechenden KI-Systems durch die Beauftragte oder den Beauftragten für
den Datenschutz vorzunehmen. Ergibt sich daraus ein hohes Risiko
für die betroffenen Personen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäss den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben durchzuführen. Ist die Bearbeitung und Verwendung von besonderen
Personendaten rechtlich notwendig, sind angemessene datenschutzrechtliche Schutzmassnahmen wie Anonymisierung oder Pseudonymisierung zu treffen,
g. der Einsatz von KI muss für Betroffene transparent sein; bei der
Verwendung von KI in Arbeitsergebnissen ist entsprechend darauf
hinzuweisen,
h. sofern Entscheidungen auf Basis von KI getroffen werden, ist dieser
Prozess nachvollziehbar zu dokumentieren,
i. KI darf nicht für automatisierte Entscheidungen verwendet werden, die für die Betroffenen erhebliche rechtliche oder ethische
Konsequenzen haben können.
3 Weiterführende Vorgaben und konkrete Anwendungsrichtlinien
können in einem gesonderten Merkblatt festgelegt werden.
4 Der Bereich ICT kann die Einhaltung der Vorgaben zur KI-
Nutzung eigenständig überprüfen und bei Bedarf oder missbräuchlicher Verwendung die Nutzung einschränken oder verbieten.
Zugang zu
geschäftlichen
Daten bei

## § 12 Abwesenheiten {#par_12}

1 Der Zugang zu geschäftlichen Daten bei Abwesenheiten
darf grundsätzlich nur mit Zustimmung der betreffenden Mitarbeiterin oder des betreffenden Mitarbeiters erfolgen.
2 Sofern betrieblich notwendig, ist die Bereichsleiterin oder der
Bereichsleiter Personal bei längerer Abwesenheit (aufgrund von Unfall,
Krankheit oder sonstigen ausserordentlichen Ereignissen) einer oder
eines Mitarbeitenden nach mehrmalig versuchter Rücksprache mit der
182.42 ICT-Reglement
oder dem Mitarbeitenden berechtigt, auf deren oder dessen geschäftliche Daten (persönliches Laufwerk, Datenablage und E-Mail-Konto)
zuzugreifen. Sie oder er macht es mit Zustimmung und unter Mitwirkung der oder des Beauftragten für den Datenschutz.
3 Die als privat gekennzeichneten Daten bleiben in der Datenablage der betroffenen Person. Die Vertraulichkeit und der Schutz der
nicht als privat gekennzeichneten Daten kann nicht gewährleistet werden.
4 Der Zugang und die Datenverarbeitung werden genau festgehalten
und protokolliert.
Rechtswidrige

## § 13 Nutzung {#par_13}

Dokumente, Videos und Bilder sowie E-Mails, Webseiten
und andere Webinhalte mit rassistischen, pornografischen, sexistischen,
gewaltverherrlichenden oder rechtswidrigen Inhalten dürfen weder
konsumiert noch heruntergeladen oder weiterverbreitet werden.
III Organisation und Verantwortung

## § 14 Synodalrat {#par_14}

Der Synodalrat ist verantwortlich für den Betrieb der körperschaftseigenen IT-Infrastruktur. Er gewährleistet die rechtskonforme
Nutzung, die Datensicherheit sowie den Daten- und Persönlichkeitsschutz der Angestellten und Behördenmitglieder der Körperschaft.

## § 15 Bereich ICT {#par_15}

1 Der Bereich ICT ist verantwortlich für die Erstellung der
IT-Konzepte der Körperschaft, deren Umsetzung und Überwachung.
Er trifft die notwendigen technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes.
2 Er ist insbesondere zuständig für:
a. die Installation von Software und Programmen gemäss § 3,
b. das Sperren und Freischalten von Internetseiten sowie sozialer
Medien und Plattformen,
c. die Anordnung und Umsetzung von angemessenen technischen
Massnahmen, wie z.B. Firewalls, Spamfilter, Virenschutz usw.,
d. die Löschung von als Spam erkannten Daten,
e. die technische Behebung von Verstössen gegen Nutzungsvorschriften
dieses Reglements, insbesondere das unverzügliche Entfernen von
widerrechtlicher oder missbräuchlicher Hard- und Software,
f. Notfallmassnahmen, welche schnell getroffen werden müssen (z.B.
für kompromittierte Dienste),
ICT-Reglement 182.42
g. Massnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit gemäss §§ 18
und 19,
h. Massnahmen gemäss § 21.
Beauftragte
oder Beauftragter für den
Datenschutz

## § 16 in der Körperschaft {#par_16}

1 Die oder der Beauftragte für den Datenschutz in der Körperschaft ist eine Stelle des Bereichs ICT der Körperschaft.
2 Die oder der Beauftragte für den Datenschutz in der Körperschaft ist die zuständige Ansprechperson in Datenschutzfragen im
Sinne von Art. 7 Abs. 1 der Kirchenordnung. Sie oder er ist verantwortlich für die Überprüfung und Überwachung der Datensicherheit
und des Datenschutzes der IT-Konzepte und der IT-Infrastruktur der
Körperschaft, insbesondere was das Feststellen und Beheben von IT-
Sicherheitsmängeln betrifft. Sie oder er schlägt Sicherheitsmassnahmen
vor und gibt Sicherheitsempfehlungen ab, um die IT-Anwendungen
und -Systeme vor unbefugten Einwirkungen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sie kann zur Abklärung und Behebung von Sicherheitsmängeln externe Fachpersonen beiziehen.
3 Die oder der Beauftragte für den Datenschutz ist im Weiteren
verantwortlich für:
a. die Überprüfung der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Vorschriften und Richtlinien sowie die Einhaltung der Nutzungsvorschriften dieses Reglements,
b. Massnahmen gemäss § 21,
c. die Auswertung der periodischen anonymisierten Berichte gemäss
§ 19,
d. die Einleitung des Verfahrens einer personenbezogenen Auswertung sowie die Auswertung der Daten gemäss § 22.

## § 17 Betreiberstelle {#par_17}

1 Als Betreiberstellen gelten die Informatikdienste, die für
den Betrieb der IT-Infrastruktur und der Dienste der Körperschaft
zuständig sind.
2 Durch Vertrag des Synodalrates oder Weisung des Bereichs ICT
wird sichergestellt, dass die Betreiberstellen die rechtskonforme und
sichere Nutzung der IT-Infrastruktur und der Dienste der Körperschaft ermöglichen.
182.42 ICT-Reglement
IV Massnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit
Technische
Schutzvorkehrungen

## § 18 und Nutzungsrichtlinien {#par_18}

Der Bereich ICT sorgt dafür, dass die IT-Infrastruktur rechtskonform genutzt wird. Er trifft die dazu nötigen technischen Schutzvorkehrungen, erlässt Nutzungsrichtlinien für Mitarbeitende sowie Drittnutzende und überwacht die Einhaltung dieses Reglements.
Aufzeichnung
und Auswertung

## § 19 von Randdaten {#par_19}

1 Der Bereich ICT zeichnet bestimmte Randdaten auf und
wertet diese periodisch anonymisiert aus. Die Randdaten werden für
höchstens zwölf Monate aufgezeichnet und beschränken sich auf folgende Informationen:
a. interner Speicher (Homedrive, Teamfolder, s2Drive),
b. Telefonie pro Hauptnummer zuhanden der Finanzbuchhaltung zum
Zweck der Weiterverrechnung an die Kostenstellen (allgemeine
Kosten, kostenpflichtige Telefonnummern und Auslandstelefonie),
c. Webtraffic (externer Datenfluss), Überwachung von Zieladressen,
d. Netzwerktraffic (interner Datenfluss) oder Datenvolumen,
e. letztmalige Systemanmeldungen der PCs und Laptops in der Körperschaft,
f. Installation von illegaler Software auf der IT-Infrastruktur der
Körperschaft.
2 Die Auswertungen dürfen keine Rückschlüsse auf einzelne Mitarbeitende zulassen. Insbesondere dürfen sich aus ihnen weder die
einzelnen Mitarbeitenden noch die einzelnen Arbeitsplätze ergeben.
3 Besteht aufgrund der anonymisierten Auswertungen ein erheblicher Verdacht auf Missbrauch im Sinne von § 20, erstellt die oder der
Beauftragte für den Datenschutz einen Bericht zuhanden der Generalsekretärin oder des Generalsekretärs und leitet damit das Verfahren
der personenbezogenen Auswertung gemäss § 22 ein.
V Verfahren und Folgen bei Missbrauch oder erheblichem Verdacht
auf Missbrauch

## § 20 Missbrauch {#par_20}

Ein Missbrauch im Sinne dieses Reglements liegt bei einem
Verstoss gegen die Nutzungsvorschriften gemäss §§ 3–11 und 13 sowie
15 Abs. 2 vor.
ICT-Reglement 182.42
Weisungen,
Ersatzvornahmen

## § 21 und vorsorgliche Massnahmen {#par_21}

1 Stellt der Bereich ICT oder die oder der Beauftragte für
den Datenschutz im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung Verstösse gegen
dieses Reglement fest oder werden dem Bereich ICT oder der oder
dem Beauftragten für den Datenschutz solche gemeldet, ergreift die
Bereichsleiterin oder der Bereichsleiter ICT insbesondere die folgenden Massnahmen:
a. Anweisung an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, die missbräuchliche Nutzung innert Frist zu beseitigen und künftig zu unterlassen,
b. die eigenmächtige Beseitigung des rechtswidrigen Zustands, sofern
dieser entgegen der Anweisung nicht innert Frist durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter selber erfolgt oder erfolgen kann,
c. vorsorgliche Sicherung von Daten sowie missbräuchlicher Hard-
und Software zu Beweiszwecken bei erheblichem Verdacht auf
eine Straftat nach dem Schweizerischen Strafgesetzbuch5 nach Rücksprache mit der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär sowie
der Bereichsleiterin oder dem Bereichsleiter Personal. Wird kein
Strafverfahren eingeleitet, wird das gesicherte Beweismaterial vernichtet.
2 Der Bereich ICT oder die oder der Beauftragte für den Datenschutz informiert die zuständige Bereichsleiterin oder den zuständigen
Bereichsleiter, die linienvorgesetzte Person sowie die Bereichsleiterin
oder den Bereichsleiter Personal über die getroffenen Massnahmen.
Verfahren der
personenbezogenen

## § 22 Auswertungen {#par_22}

1 Gestützt auf den Bericht der anonymisierten Auswertung
gemäss § 19 ordnet die Generalsekretärin oder der Generalsekretär
eine personenbezogene Auswertung an. Sie oder er informiert die Bereichsleiterin oder den Bereichsleiter Personal vorgängig über die Anordnung.
2 Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär informiert die
betroffene Mitarbeiterin oder den betroffenen Mitarbeiter über Inhalt
und Dauer der personenbezogenen Auswertung.
3 Die personenbezogenen Auswertungen beziehen sich auf die
missbrauchsrelevanten Bereiche der anonymisierten Auswertungen
unter Angabe des Namens der oder des Nutzenden.
4 Die Betreiberstelle stellt die als vertraulich deklarierten Auswertungen der oder dem Beauftragten für den Datenschutz zu.
5 Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär entscheidet zusammen mit der Bereichsleiterin oder dem Bereichsleiter Personal aufgrund der personenbezogenen Auswertung, ob der Personalkommission beantragt wird, eine Massnahme gemäss §§ 21 und 23 (weitere
Folgen des Missbrauchs) einzuleiten sowie andere Massnahmen zu
treffen.
182.42 ICT-Reglement
6 Die Generalsekretärin oder der Generalsekretär teilt der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter den Entscheid mit.
7 Die Protokolle der personenbezogenen Auswertungen werden
spätestens nach zwölf Monaten gelöscht, wenn sich der Verdacht auf
Missbrauch nicht bestätigt oder sämtliche Verfahren rechtskräftig abgeschlossen sind. Die betreffende Mitarbeiterin oder der betreffende
Mitarbeiter wird über die Löschung informiert.
Weitere Folgen

## § 23 des Missbrauchs {#par_23}

1 Bei Missbrauch, wiederholtem Missbrauch im Sinne von
§ 20 oder Nichtbefolgung der Weisungen des Bereichs ICT sowie der
oder des Beauftragten für den Datenschutz werden zudem personalrechtliche Massnahmen nach der Anstellungsordnung geprüft und eingeleitet. Zuständig für den Entscheid über personalrechtliche Massnahmen ist die Personalkommission.
2 Vorbehalten bleibt die Einleitung eines Strafverfahrens und die
Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen durch den Synodalrat. Zuständig ist die Generalsekretärin oder der Generalsekretär.
VI Schlussbestimmungen
Bestätigung der
Kenntnisnahme

## § 24 des Reglements {#par_24}

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sowie jedes Mitglied der Körperschaft unterzeichnet das Reglement als Erklärung,
dass sie oder er das Reglement gelesen und den Inhalt zur Kenntnis
genommen hat.

## § 25 Inkrafttreten {#par_25}

Dieses Reglement tritt am 1. Oktober 2025 in Kraft. Es
ersetzt das ICT-Nutzungsreglement vom 20. Mai 2019.
1 OS 80, 211; Begründung siehe ABl 2025-07-18.
2 LS 170.4.
3 LS 182.10.
4 LS 182.41.
5 SR 311.0.