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title: "Projekt Management Reglement"
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provisions: 17
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# Projekt Management Reglement

## Art. 1 erlässt folgendes Reglement {#art_1}

Dieses Reglement regelt die Abläufe, Zuständigkeiten und Methodik für die Projekte der Stadt Schaffhausen. Es definiert insbesondere die referatsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von
Projektorganisationen.

## Art. 2 {#art_2}

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes und oft Organisationsstrukturen
überschreitendes Vorhaben, welches mit bestimmten Ressourcen
(Geld und/oder Mitarbeitende) innerhalb eines bestimmten Zeitraumes durchgeführt wird (abschliessbar).
Zweck und
Geltungsbereich
Projektbegriff
Projekt Management-Reglement 700.5

## Art. 3 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 30. März 2021) 2 {#art_3}

1 Ein Projekt besteht grundsätzlich aus folgenden Phasen:
a) Initiierungsphase;
b) Planungsphase;
c) Umsetzungsphase;

## Art. 4 d) Abschluss {#art_4}

1 Die Projekte werden in folgende Kategorien unterteilt:
a) A-Projekte: Projekte mit einer Investitionssumme
1. Über 2 Mio. Franken neue Ausgaben oder;
2. Über 4 Mio. Franken gebundene und neue Ausgaben
b) B-Projekte: Projekte mit einer tieferen Investitionssumme, welche vom Stadtrat als strategisch bedeutend eingestuft werden.
c) C-Projekte: alle anderen Projekte
2 Für A- und B-Projekte sind die Vorgaben in diesem Reglement
verbindlich.
3 Für C-Projekte kann dieses Reglement sinngemäss angewendet

## Art. 5 werden (Empfehlung) {#art_5}

1 Zum Start eines Projektes, idealerweise in der Initierungsphase
und zur Einsetzung einer Projektorganisation ist ein Projektauftrag
unter Federführung des Bestellers in enger Zusammenarbeit mit
dem ausführenden Referat zu erstellen.
2 Ein Projektauftrag beinhaltet mindestens folgende Elemente:
a) Projektkategorisierung (A/B/C-Projekt);
b) Ausgangslage;
c) Projektziele und Nutzen;
d) Phasen- und Meilensteinplanung mit Terminen;
e) Personelle und finanzielle Ressourcen;
f) Risikoanalyse;

## Art. 6 g) Projektorganisation {#art_6}

1 Es werden folgende Projektorgane unterschieden:
a) Stadtrat;
b) Lenkungsausschuss;
c) Besteller;
Projektphasen
Projektkategorisierung
Projektauftrag
Projektorgane
Projekt Management-Reglement 700.5
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 30. März 2021) 3
d) Projektleiter/-in;
e) Projektcontrolling;
f) Projekt Management Office;

## Art. 7 g) Beratende Kommission {#art_7}

1 Der Stadtrat entscheidet über die Durchführung der A- und B-
Projekte und stellt die Priorisierung der Projektaktivitäten sicher.
2 Er hat für Projekte der Kategorie A und B insbesondere folgende
Aufgaben:
a) Genehmigung des Projektauftrags;
b) Einsetzung des Lenkungsausschusses;

## Art. 8 c) Periodischer Review der Projektübersicht {#art_8}

1 Der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für die übergeordnete,
strategische Führung des Projektes.
2 Der Lenkungsausschuss besteht aus Vertretern/-innen des Bestellers und des ausführenden Referats, mindestens aber aus Vertretern von zwei Referaten. Bei A-Projekten ist spätestens ab Genehmigung des Projektkredits der Einsitz einer Vertretung des Finanzreferats notwendig.
3 Der Lenkungsausschuss stellt sicher, dass das Projekt angemessen unterstützt wird, um erfolgreich durchgeführt zu werden. Er tagt
nach Bedarf, jedoch mindestens 1x pro Projektphase.
4 Der Lenkungsausschuss hat insbesondere folgende Aufgaben:
a) Genehmigung der Projektorganisation auf Vorschlag der Linienorganisation;
b) Entscheid über Antragsstellung beim Stadtrat betreffend Kreditnachträge;
c) Überwachung des Projektstatus (Termine, Kosten, Qualität, Risiken);
d) Entscheid über Projektänderungen;
e) Deklaration der Meilensteinerreichung, Freigabe von Projektphasen;
f) Genehmigung des Projektabschlussberichts;
g) Einsetzung einer allfälligen beratenden Kommission
5 In Ausnahmefällen kann der Lenkungsausschuss im Rahmen des
Projektauftrags begründete und dokumentierte Abweichungen zum
Standard Projekt Management Prozess festlegen.
Stadtrat
Lenkungsausschuss
Projekt Management-Reglement 700.5

## Art. 9 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 30. März 2021) 4 {#art_9}

1 Die Rolle des Bestellers wird von einer Vertreterin bzw. einem
Vertreter des Referats, welches das Projekt in Auftrag gibt, wahrgenommen.
2 Der Besteller hat insbesondere folgende Aufgaben:
a) Sicherstellung des Projektkredits (Budget, Vorlage) in Zusammenarbeit mit dem ausführenden Referat;
b) Erstellung des Projektauftrags mit der Projektleitung;
c) Delegation der Freigabekompetenz für das Projektbudget an
die Projektleitung;
d) Vertretung Nutzerinteressen bei Entscheiden in der Projektumsetzung der betroffenen Interessengruppen

## Art. 10 {#art_10}

1 Der Projektleiter/-in ist verantwortlich für die operative Führung
des Projektes.
2 Der/die Projektleiter/-in hat insbesondere folgende Aufgaben:
a) Erstellung und Vereinbarung des Projektauftrags und einer Meilensteinplanung mit Besteller;
b) Projektleitung mit Verantwortung über Termine, Qualität, Kosten unter Einhaltung der Vorgaben zur Organisation und Abwicklung von Projekten
c) Freigabe von Ausgaben innerhalb der delegierten Freigabekompetenz
d) Entscheidungen in der Projektumsetzung im Rahmen der Festlegungen im Projektauftrag (Umfang, Qualität, Budget)
e) Management von Risiken, Problemstellungen und Massnahmen
f) Dokumentation von Projektänderungen
g) Antragsstellung bei Lenkungsausschuss bei relevanten Projektänderungen und Erstellung Stadtratsantrag (SRA) für Kreditnachträge
h) Interne und externe Projektvertretung
i) Reporting z.H. Lenkungsausschuss (Projektfortschrittsbericht,
Präsentation Lenkungsausschuss)
j) Periodisches aber mindestens quartalweises Reporting ans
Projektcontrolling (ausgeschlossen sind Organisationsprojekte)
k) Halbjährliches Reporting ans Projekt Management Office mit allen für die Berichterstattung des Projektportfolios an den Stadtrat notwendigen Informationen
l) Sitzungsleitung und -dokumentation (insbesondere Projektsitzungen, Baukommission, Lenkungsausschuss)
m) Erstellung der Projektabrechnung und der Abschlussdokumente
Besteller
(Auftraggeber)
Projektleiter/
- in)
Projekt Management-Reglement 700.5

## Art. 11 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 30. März 2021) 5 {#art_11}

1 Das Projektcontrolling wird durch die entsprechende Fachstelle
des Finanzreferats wahrgenommen.
2 Das Projektcontrolling ist bei allen A- und B-Projekten, bei denen
Kosten ab 700'000 Franken anfallen, zwingend vorzunehmen.
3 Das Projektcontrolling beginnt nach der Genehmigung des Projektkredits und umfasst insbesondere folgende Aufgaben:
a) Abweichungskontrolle anhand des periodischen, mindestens
aber quartalsweisen Projektfortschrittsberichts mit Rückmeldung an die Projektleitung
b) Unterstützung beim Aufsetzen der Projektbuchhaltung

## Art. 12 c) Mithilfe bei der Projektabrechnung {#art_12}

1 Das Projekt Management Office wird durch die entsprechende
Fachstelle des Präsidialreferats wahrgenommen.
2 Es hat insbesondere folgende Aufgaben:
a) Support und Beratung von Projektleitenden zur Einhaltung der
Methodik und Erreichen der gewünschten Dokumentationsqualität
b) Übersicht Projektportfolios (A- und B-Projekte) mit regelmässiger Berichterstattung zu den Projektstati an den Stadtrat.

## Art. 13 {#art_13}

1 Die beratende Kommission besteht aus vom Projekt betroffenen
Dritten (wie Vertretenden aus Anrainern, Vertretenden des Gewerbes, Vertretenden der Nutzer) und wird nur bei Bedarf eingesetzt.
2 Die beratende Kommission hat insbesondere folgende Aufgaben:
a) Beratung der Projektleitung
b) Abholung der Interessensvertreter
c) Kommunikation gegenüber Dritten
3 Die beratende Kommission hat keine Entscheidungskompetenz.

## Art. 14 {#art_14}

1 Die Kompetenz zur Genehmigung von Krediten und Kreditnachträgen richtet sich nach der ordentlichen Finanzkompetenzregelung.
2 Die Angabe einer Kostenungenauigkeit bei der Kreditbeantragung
und -bewilligung wird nicht in die Antrags- und Beschlussziffern
aufgenommen. Die Kostenungenauigkeit ist im Bericht (Erwägungen) zum Projektkredit zu deklarieren. Sie dient lediglich als Indikator für mögliche Preis- und Mengenabweichungen aufgrund der
Planungsungenauigkeit.
Projektcontrolling
Projekt
Management
Office
Beratende
Kommission
Umgang mit
Projektkrediten
Projekt Management-Reglement 700.5
Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 30. März 2021) 6
3 Der Projektkredit kann eine zusätzliche Reserve für Unvorhergesehenes enthalten. Sie ist vor der Verwendung vom Stadtrat freizugeben.

## Art. 15 {#art_15}

Bei Auftragsvergaben gelten das öffentliche Beschaffungsrecht und
zusätzliche städtische oder bereichsspezifische Vorgaben.

## Art. 16 {#art_16}

Die in diesem Reglement beschriebene Vorgaben werden auf der
städtischen Intranet-Seite im Wiki unter 'Projektmanagement' im
Detail beschrieben.

## Art. 17 {#art_17}

Dieses Reglement ersetzt das Reglement betreffend das Pflichtenheft für Baukommissionen und tritt rückwirkend per 1. Januar 2021
in Kraft.
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