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title: "Verordnung über das Interne Kontrollsystem"
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provisions: 15
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# Verordnung über das Interne Kontrollsystem

## § 1 {#par_1}

Geltungsbereich
1 Diese Verordnung gilt für alle kantonalen Verwaltungseinheiten, die
dem Regierungsrat direkt unterstellt sind (Direktionen, Staatskanzlei)
sowie für die kantonalen Verwaltungseinheiten der Rechtspflege (Gerichte, Schlichtungsbehörde, Staatsanwaltschaft).
2 Ausgelagerte Aufgaben (Outsourcing) bleiben trotz Übertragung in der
Verantwortung der Auftrag gebenden kantonalen Verwaltungseinheit
und sind deshalb Bestandteil deren Internen Kontrollsystems (IKS).

## § 2 {#par_2}

Definition, Zielsetzung
1 Das IKS ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer kantonalen
Verwaltungseinheit eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften
sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt wird.
2 Ziel des IKS ist, bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern, um
mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende kantonale Verwaltungseinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht:
1. das Vermögen des Kantons zu schützen sowie die zweckmässige
Verwendung der Mittel sicherzustellen (Vermögensschutz);
1) NG 511.1
* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 1
511.12
2. finanziell relevante Prozesse ordnungsgemäss abzuwickeln und
zu optimieren (operative Geschäftstätigkeit);
3. die Zuverlässigkeit der Finanz- und Führungsinformationen sicherzustellen (Rechnungslegung, Reporting);
4. Gesetze, Verordnungen und Reglemente in Bezug auf Ziff. 1–3
einzuhalten (Compliance);
5. ein internes Umfeld zur Verminderung von unbeabsichtigten Fehlern und betrügerischem Verhalten zu schaffen.

## § 3 {#par_3}

Abgrenzung
1 Das IKS und das Risikomanagement werden als zwei gesonderte Instrumente betrachtet.
2 Das IKS fokussiert sich auf die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten der
finanziell relevanten Geschäftsprozesse und -risiken.

## § 4 {#par_4}

Weitere Begriffe
1 Als «Prozess» gilt eine oft standardmässig wiederholte Abfolge von
Aufgaben, um für interne oder externe Prozesskunden Leistungen zu
erbringen.
2 Als «Finanzprozesse» gelten Prozesse, die der finanziellen Planung,
der ordnungsgemässen Buchführung und der finanziellen Berichterstattung dienen.

## § 5 {#par_5}

IKS-Handbuch
1 Die Finanzdirektion erlässt ein IKS-Handbuch und entwickelt dieses
regelmässig weiter.
2 Das IKS-Handbuch enthält Erläuterungen und Empfehlungen zur Ausgestaltung und Umsetzung der IKS-Regeln.
2 Organisation

## § 6 {#par_6}

Gesamtverantwortung
1 Dem Regierungsrat obliegt die Gesamtverantwortung für das IKS.
2 Die Finanzdirektion ist für die fachliche Führung (IKS-Fachstelle) verantwortlich und stellt die notwendigen Instrumente zur Verfügung.
511.12
3 Die IKS-Fachstelle nimmt die fachlichen und verwaltungseinheitsübergreifenden Aufgaben wahr und stellt ein risikoorientiertes IKS sicher, in
dem sie auf Basis der finanziellen Planung, der Buchführung und der finanziellen Berichterstattung die Schnittstellen zu anderen kantonalen
Verwaltungseinheiten identifiziert.
4 Die Finanzkontrolle prüft das IKS in den kantonalen Verwaltungseinheiten gemäss Art. 8 Ziff. 2 des Gesetzes über die Finanzkontrolle
(Kantonales Finanzkontrollgesetz, kFKG)2) und erstattet darüber Bericht
gemäss Art. 12 kFKG.

## § 7 {#par_7}

Oberste Führungsinstanzen
1 Die obersten Führungsinstanzen der kantonalen Verwaltungseinheiten
sind verantwortlich für den Einsatz und die Überwachung des IKS in ihrem Zuständigkeitsbereich.
2 Sie stellen sicher, dass die nachfolgenden, allgemeinen Voraussetzungen für die Existenz eines IKS erfüllt sind:
1. Das IKS ist vorhanden und überprüfbar (dokumentiert).
2. Das IKS ist den Risiken und Tätigkeiten der Verwaltungseinheiten
angepasst.
3. Das IKS ist den Mitarbeitenden bekannt.
4. Das definierte IKS wird angewendet.
5. Das Kontrollbewusstsein ist in der Verwaltungseinheit vorhanden
und überprüfbar.
3 Sie bezeichnen je eine IKS-Koordinationsstelle, welche die Schnittstelle zwischen IKS-Fachstelle und den kantonalen Verwaltungseinheiten
bildet.

## § 8 {#par_8}

Kantonale Verwaltungseinheiten
1 Jede kantonale Verwaltungseinheit ist verantwortlich für die Pflege und
die Überwachung des IKS in ihren Einheiten gemäss Institutioneller
Gliederung.
2 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an der IKS-Umsetzung beteiligt. Sie führen die Prozesskontrollen durch und dokumentieren die
Kontrollergebnisse. Sie melden aufgedeckte Kontrollschwächen an die
vorgesetzte Stelle.
2) NG 513.1
511.12
3 Grundsätze

## § 9 {#par_9}

Risikoorientierung
1 Jede kantonale Verwaltungseinheit gestaltet das IKS so aus, dass ihre
wesentlichen und von ihr beeinflussbaren finanziellen Risiken abgedeckt sind. Bei Schnittstellen zu andern kantonalen Verwaltungseinheiten werden die Zuständigkeiten für die Prozessrisiken und -kontrollen
definiert.
2 Angestrebt wird keine absolute Sicherheit, sondern eine angemessene
Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten- / Nutzenabwägung.

## § 10 {#par_10}

Steuerungs- und Kontrollaktivitäten
1 Die finanziellen Risiken der Aufgaben der kantonalen Verwaltungseinheiten werden in Prozessen, durch die IT sowie auf Führungsebene
durch angemessene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten auf ein akzeptables Mass reduziert.
2 Soweit möglich und wirtschaftlich, sind präventive und automatisierte
Steuerungs- und Kontrollaktivitäten allen anderen Typen (manuell, aufdeckend) vorzuziehen.
3 Die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten im Rahmen des IKS sind möglichst in die bestehenden Abläufe zu integrieren.

## § 11 {#par_11}

Anforderungen an das IKS
1 Die kantonalen Verwaltungseinheiten unterhalten ein nach den Vorgaben des IKS-Handbuchs angepasstes und systematisches IKS.

## § 12 {#par_12}

Reporting
1 Die IKS-Fachstelle erstellt jährlich einen IKS-Report zuhanden des Regierungsrates. Die Berichterstattung erfolgt jeweils im zweiten Quartal.
2 Das Reporting der obersten Führungsinstanzen und der kantonalen
Verwaltungseinheiten richtet sich nach dem IKS-Handbuch.
511.12
4 Übergangs- und Schlussbestimmungen

## § 13 {#par_13}

Übergangsbestimmung
1 Die Finanzdirektion hat das IKS ab 1. Januar 2021 anzuwenden. Die
erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im dritten Quartal des
Jahres 2021.
2 Die weiteren kantonalen Verwaltungseinheiten haben das IKS ab
1. Januar 2023 anzuwenden. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS
erfolgt im dritten Quartal des Jahres 2023.

## § 14 {#par_14}

Änderung der Regierungsratsverordnung
1 Der Anhang der Vollzugsverordnung vom 7. Juli 1998 zum Gesetz
über die Organisation des Regierungsrates und der Verwaltung (Regierungsratsverordnung, RRV)3) wird wie folgt geändert: …

## § 15 {#par_15}

Inkrafttreten
1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft.
3) NG 152.11
511.12
Änderungstabelle - Nach Beschluss
Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle
25.08.2020 01.01.2021 Erlass Erstfassung A 2020, 1808
511.12
Änderungstabelle - Nach Artikel
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle
Erlass 25.08.2020 01.01.2021 Erstfassung A 2020, 1808