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title: "Verordnung über die Aktenführung"
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provisions: 15
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# Verordnung über die Aktenführung

## § 1 {#par_1}

Gegenstand
1 Die Aktenführung umfasst die flächendeckende, ordnungsgemässe und
systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen.
2 Sie erstreckt sich auf papiergebundene, elektronische und andere Unterlagen.

## § 2 {#par_2}

Geltungsbereich
1 Die Verordnung gilt für die Aktenführung in Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen und Datenbanken sowie für entsprechende papiergebundene Systeme.
2 Die Verordnung gilt für die Amtsstellen der kantonalen Verwaltung sowie
Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes;
sie gilt nicht für die Gerichte, die Staatsanwaltschaft und das polizeiliche
Ermittlungsverfahren.

## § 3 {#par_3}

Zweck
1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung, sichert die Nachvollziehbarkeit und garantiert die Transparenz staatlichen Handelns.
2 Sie
a) ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Geschäfte;
b) dient der Koordination mit anderen Geschäften;
c) zeigt den Stand eines einzelnen Geschäftes;
1) BGS 152.4
GS 31, 427 1
152.42
d) ermöglicht, den übergeordneten Stellen Rechenschaft über die Geschäfte abzulegen;
e) unterstützt Auskunft und Einsicht betroffener Personen und von berechtigten Dritten;
f) ist Grundlage für die Langzeitarchivierung.

## § 4 {#par_4}

Anforderungen an die Aktenführung
1 Die Aktenführung erfüllt hinsichtlich Verfahren, Systeme und Prozesse
die Anforderungen der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit.
2 Die bei der Aktenführung anfallenden Unterlagen müssen
a) authentisch die Urheberschaft und den Zeitpunkt der Erstellung belegen (Authentizität);
b) den Inhalt glaubwürdig, vollständig und genau wiedergeben (Zuverlässigkeit);
c) langfristig unversehrt bleiben und gegen unbefugte Änderungen geschützt sein (Integrität);
d) wieder aufgefunden, dargestellt und im Kontext verstanden werden
können (Benutzbarkeit).

## § 5 {#par_5}

Grundsätze der Aktenführung
1 Geschäfte werden schriftlich geführt und mit den dafür bestimmten Mitteln aufgezeichnet.
2 Die Aktenführung erfolgt nach den Grundsätzen von § 2 Abs. 1 des Finanzhaushaltgesetzes2) und berücksichtigt den Grundsatz der Geschäftsrelevanz.
3 Unterlagen sind in ihrem Geschäftszusammenhang während des ganzen
Lebenszyklus des Geschäftes in dessen Kontext zu erhalten und aufzubewahren.
4 Die Akten sind elektronisch oder physisch zu führen.

## § 6 {#par_6}

Ordnungssysteme
1 Die Aufgaben der Amtsstellen, der Personen und Organe im Sinne von
§ 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes werden in einem Ordnungssystem abgebildet.
2 Für die Erstellung und Pflege der Ordnungssysteme bietet das Staatsarchiv
seine Unterstützung an.
2) BGS 611.1
152.42

## § 7 {#par_7}

Dossierbildung
1 Die relevanten Unterlagen zu dokumentengestützten Geschäften werden in
zeitlich abgegrenzten physischen oder digitalen Dossiers abgelegt.
2 Alle Dossiers müssen dem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein.
3 Die Dossiers tragen einen eindeutigen Titel, das Datum der Eröffnung und
des Abschlusses sowie die Bezeichnung der für das Dossier verantwortlichen Person.
4 Die für die Organisation der Aktenführung gemäss § 8 Abs. 1 zuständigen
Personen können weitere beschreibende Elemente (Metadaten) festlegen.
5 Grössere oder über einen längeren Zeitraum dauernde Geschäfte können in
Subdossiers unterteilt werden; kleinere Geschäfte können zu einem einzigen
Dossier zusammengefasst werden.

## § 8 {#par_8}

Verantwortung für die Aktenführung
1 Generalsekretärinnen und Generalsekretäre, Amtsleitende und Verantwortliche von Organen im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes regeln
die Zuständigkeit, den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung. Sie sind
für den rechtskonformen Umgang der Mitarbeitenden mit den Unterlagen
verantwortlich.
2 Sie
a) legen für alle Unterlagen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte fest;
b) erlassen wo nötig ergänzende Organisationsvorschriften.
3 Alle mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Kantons betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.

## § 9 {#par_9}

Unterstützung bei der Aktenführung
1 Kompetenzzentrum der kantonalen Verwaltung für Fragen der Aktenführung ist das Staatsarchiv.
2 Es
a) erstellt Leitfäden zur Aktenführung;
b) berät die Verantwortlichen bei der Aktenführung;
c) bietet Schulungen zur Aktenführung an.

## § 10 {#par_10}

Informationsträger und technische Mittel
1 Die aktenführenden Personen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher
Dateiformate und Aufzeichnungsmedien ab.
152.42
2 Für die papiergebundene Ablage von Unterlagen ist archivfähiges, säurefreies Papier zu verwenden.
3 Die technischen Mittel müssen
a) den Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der
Informatiksicherheit und des Datenschutzes;
b) die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sicherstellen
sowie
c) die Übertragung in ein System zur Langzeitarchivierung gewährleisten.
4 Elektronische Daten dürfen bei der Übergabe ins Staatsarchiv nicht verschlüsselt sein.

## § 11 {#par_11}

Archivtaugliche Dateiformate
1 Das Staatsarchiv legt die archivtauglichen Standards für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen fest und überträgt gebräuchliche Dateiformate in archivtaugliche Formate.

## § 12 {#par_12}

Ablieferungsform der archivwürdigen Unterlagen
1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die archivwürdigen Unterlagen physisch (in Papierform) oder in elektronischer Form abzuliefern.
2 Beschreibende Elemente (Metadaten), die in elektronischer oder physischer Form vorhanden sind, sind dem Archiv gleichzeitig anzubieten.

## § 13 {#par_13}

Vollzug
1 Die Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen bei den Direktionen
und Ämtern erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv.
2 Werden in bestehenden Datenbanken und Fachanwendungen Ergänzungen
für den Vollzug der Verordnung nötig, sind diese zu planen und zu realisieren.
3 Für die Ablieferung von Daten in elektronischer Form erlässt das Staatsarchiv Weisungen.

## § 14 {#par_14}

Aufhebung bisherigen Rechts
1 Das Reglement des Regierungsrates über die Registrierung und Archivierung von Verwaltungsakten vom 19. März 19513) samt dem dazugehörenden Archivplan werden per 31. Mai 2012 aufgehoben.
3) nicht in GS
152.42

## § 15 {#par_15}

Inkrafttreten
1 Die Verordnung tritt am 1. Juni 2012 in Kraft.
152.42
Änderungstabelle - Nach Beschluss
Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle
20.03.2012 01.06.2012 Erlass Erstfassung GS 31, 427
152.42
Änderungstabelle - Nach Artikel
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle
Erlass 20.03.2012 01.06.2012 Erstfassung GS 31, 427