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title: "Richtlinien des Stadtrates über das Stellenbesetzungs- und Austrittsverfahren"
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# Richtlinien des Stadtrates über das Stellenbesetzungs- und Austrittsverfahren

## Art. 1 {#art_1}

Anwendungsbereich
Diese Richtlinien regeln das Verfahren bei Stellenbesetzungen und
bei Austritten.

## Art. 2 {#art_2}

Anstellungsbehörde/Anstellungsbefugnis
1 Art. 10 des Personalreglements regelt die Anstellungsbefugnis.
Zudem gelten die von der Referentin oder vom Referenten verabschiedeten Kompetenzdelegationen.
2 Weitere Delegationen bedürfen der Zustimmung der Referentin
oder des Referenten.
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## Art. 3 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 24. Juni 2020) 2 {#art_3}

Wiederbesetzung
1 Die Wiederbesetzung erfolgt durch die Anstellungsbehörde unter
Einbezug des Personaldienstes.
2 Voraussetzungen für eine Anstellung sind der für die Finanzstelle
gemäss Voranschlag bewilligte Personalaufwand und der Besetzungsantrag mittels Onlinetool Umantis (siehe Anhang 1). Für jede
Anstellung ist ein Besetzungsantrag auszufüllen. 2
3 Für die Einhaltung des budgetierten Personalaufwandes sind die
Bereichsleitungen verantwortlich. Zeichnet sich für die Finanzstelle
eine Budgetüberschreitung ab, ist von der Anstellungsbehörde vor
der Anstellung zwingend ein ausführlich begründeter Exekutivkredit
zu beantragen. 2
4 Eine Stelle, die infolge von Krankheit oder Unfall der Mitarbeiterin
oder des Mitarbeiters verwaist ist, kann in der Regel erst nach der
Kündigung des Arbeitsverhältnisses wieder definitiv besetzt werden.
Übergangslösungen werden mit dem Personaldienst abgesprochen.

## Art. 4 {#art_4}

Neuschaffung von Stellen 2
1 Bis Lohnband 9 entscheidet über befristete Neuschaffungen von
Stellen die Anstellungsbehörde im Einvernehmen mit dem Personaldienst, sofern dies keine finanziell relevanten Auswirkungen auf das
laufende Jahr oder Folgejahr aus Sicht Finanzstelle und Lohnsummenbudget hat.
2 Alle unbefristeten Neuschaffungen von Stellen sowie sämtliche Anstellungen ab dem Lohnband 10 sind dem Stadtrat mit einem Stadtratsantrag zur Genehmigung vorzulegen. Der Personaldienst wird
vorab informiert und bei der Erstellung des Stadtratsantrag mit einbezogen.
3 Bei Neuschaffungen von Stellen gelten die Voraussetzungen gemäss Art. 3 Abs. 2 sinngemäss.
4 Neue Stellen, welche den budgetierten Personalaufwand der
Finanzstelle übersteigen, können erst nach der Bewilligung des Exekutivkredites ausgeschrieben und besetzt werden.

## Art. 5 {#art_5}

Besetzungsantrag 2
1 Für jede Stelle ist ein elektronischer Besetzungsantrag notwendig.
2Sobald der Besetzungsantrag beim Personaldienst eingeht, wird
der Genehmigungsprozess ausgelöst. Bei der Umsetzung ist die
Kompetenzdelegation zu berücksichtigen. Nach Abschluss des Genehmigungsprozesses kann die Ausschreibung erfolgen.
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## Art. 6 Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 24. Juni 2020) 3 {#art_6}

Ausschreibung
1 Zu besetzende Stellen sind in der Regel auszuschreiben (Art. 5
Abs. 1 Personalgesetz).
2 Bestehen konkrete Anhaltspunkte, dass mit einer internen Ausschreibung eine passende Kandidatin oder ein passender Kandidat
gefunden wird, kann ausnahmsweise auf eine öffentliche Ausschreibung verzichtet werden. Der Verzicht auf eine öffentliche Ausschreibung muss von der Personalreferentin oder vom Personalreferenten
zu Beginn des Stellenbesetzungsverfahrens bewilligt werden. Der
Personaldienst fordert diese Bewilligung bei der Personalreferentin
/ dem Personalreferenten an. 2
3 Der Personaldienst schreibt die Stelle in Absprache mit der Anstellungsbehörde in den üblichen Plattformen aus. In begründeten Fällen kann auch eine Ausschreibung in fachspezifischen Medien vorgenommen werden.

## Art. 7 {#art_7}

Selektionsverfahren 2
1 Die Anstellungsbehörde nimmt gemeinsam mit dem Personaldienst
die Vorselektion der Bewerbungsunterlagen via Bewerbertool, die
Durchführung der Vorstellungsgespräche sowie die Personalauswahl vor.
2 Bei der SH POWER übernimmt diese Aufgabe die entsprechende
personalverantwortliche Stelle.
3 Zur Festlegung des Lohnes müssen dem Personaldienst eine aktuelle Stellenbeschreibung und die vollständigen Bewerbungsunterlagen vorliegen.
4 Vor den Bewerbungsgesprächen informiert der Personaldienst die
Vorgesetzten über die mögliche Lohnbandbreite.

## Art. 8 {#art_8}

Eintrittsverfahren
1 Bei einer Rekrutierung ohne aktive Beteiligung des Personaldienstes füllt die Anstellungsbehörde die Eintrittsmeldung via HR-Portal
(siehe Anhang 2) aus und stellt sie mit den zugehörigen Beilagen
sowie mit den vollständigen Original-Bewerbungsunterlagen dem
Personaldienst zu, sofern diese nicht über das Bewerbermanagementtool eingegangen sind. 2
1a Bei einer Rekrutierung, welche gesamthaft mit dem Personaldienst durchgeführt wurde, füllt der Personaldienst die Eintrittsmeldung aus. 2
2 Bei einer Abweichung der Besoldung vom vorgeschlagenen Lohn
muss diese dem Personaldienst gegenüber schriftlich begründet
werden.
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Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 24. Juni 2020) 4
3 Der Personaldienst prüft die Richtigkeit der Angaben, die Einhaltung der Rahmenbedingungen und stellt den Arbeitsvertrag aus.
4 Bei einer öffentlich-rechtlichen Anstellung mit Besoldung nach Vereinbarung (BnV), muss zwingend innerhalb von 6 bis 9 Monaten ab
Anstellung eine Funktionsbewertung durchgeführt werden. Die Anstellungsbehörde stellt dem Personaldienst vor Ablauf der Frist die
Funktionsbewertung und die Stellenbeschreibung unaufgefordert
zu, damit die definitive Einstufung erfolgen kann.

## Art. 9 {#art_9}

Austrittsverfahren
1 Die Anstellungsbehörde stellt dem Personaldienst zur Bearbeitung
des Austrittes umgehend die Originalkündigung mit Unterschrift der
Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und der Vorgesetzten oder des
Vorgesetzten (Erhalt bestätigt) zu. Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist keine separate Kündigung notwendig. 2
2 Die Anstellungsbehörde ist dafür verantwortlich, dass bei Austritt
der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters der Zeitsaldo und das Ferienguthaben korrekt aufgebraucht oder verrechnet wurde.
3 Der Personaldienst führt mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter
ein Austrittsgespräch. Die Austrittsgespräche werden ausgewertet
und der Stadtrat erhält jährlich einen Bericht.
4 Jede austretende Mitarbeiterin und jeder austretende Mitarbeiter
erhält ein Arbeitszeugnis oder eine Arbeitsbestätigung auf den Zeitpunkt des Austrittes. Die Vorgesetzten sind für die frühzeitige Beantragung des Arbeitszeugnisses über das HR-Portal beim Personaldienst verantwortlich. 2

## Art. 10 {#art_10}

Inkrafttreten
Diese Richtlinien treten am 1. Juli 2015 in Kraft.
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Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 24. Juni 2020) 5
Anhang 1 Besetzungsantrag Umantis 2
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Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 24. Juni 2020) 6
Anhang 2 Eintrittsmeldung via HR-Portal 2
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Fussnoten:
1) Stadtratsbeschluss vom 12. Februar 2019, in Kraft seit 1. Januar 2020.
2) Stadtratsbeschluss vom 26. Mai 2020, in Kraft seit 26. Mai
2020.