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title: "Verordnung über das Datenbearbeitungssystem des Sprachdienstes EDA"
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# Verordnung über das Datenbearbeitungssystem des Sprachdienstes EDA

## Art. 1 Gegenstand {#art_1}

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Datenbearbeitungssystems (System) des Sprachdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Sprachdienst EDA).

## Art. 2 Zweck des Systems {#art_2}

Das System dient dem Sprachdienst EDA zur:
a. Entgegennahme und Lieferung von Aufträgen für Sprachdienstleistungen von Kundinnen und Kunden (Art. 5 Abs. 1 Bst. a) über das Online-Portal;
b. Erfassung und Verwaltung von Aufträgen;
c. Zuteilung von Aufträgen an interne und externe Übersetzerinnen und Übersetzer;
d. Ressourcenverwaltung;
e. Erstellung von Statistiken und Berichten;
f. Auftragsüberwachung;
g. Nachvollziehbarkeit der Auftragserteilung und -bearbeitung.

## Art. 3 Verantwortliche Behörde {#art_3}

Der Sprachdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

## Art. 4 Struktur {#art_4}

Das System besteht aus einer Datenbank mit je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb des EDA und von ausserhalb des EDA.

## Art. 5 Im System erfasste Personendaten {#art_5}

1 Das System enthält Daten von folgenden Personen:
a. Angestellten des EDA, die Sprachdienstleistungen in Auftrag geben (Kundinnen und Kunden);
b. Angestellten des Sprachdienstes EDA;
c. mandatierten externen Übersetzerinnen und Übersetzern.
2 Die Daten sind im Anhang aufgeführt.

## Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte {#art_6}

1 Für die Kundinnen und Kunden und die Angestellten des Sprachdienstes EDA stammen die E-Mail-Adresse sowie die Angaben zur Organisationseinheit aus dem vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation betriebenen zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 Absätze 1 und 4 der Verordnung vom 19. Oktober 2016 über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes. Diese Daten können nicht verändert werden. Die Angaben zum Einsatz der Angestellten des Sprachdienstes EDA werden durch den Sprachdienst EDA erfasst.
2 Für die externen Übersetzerinnen und Übersetzer erfolgt die Erfassung der E‑Mail-Adresse sowie der Angaben zum Einsatz durch den Sprachdienst EDA.
3 Die weiteren Daten werden von den Betroffenen selber erfasst; sie können diese jederzeit bearbeiten.
4 Die weiteren Bearbeitungsrechte sind im Anhang aufgeführt.
5 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
6 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
SR 172.010.59

## Art. 7 Dokumente {#art_7}

Im System können alle Dokumente zu erfassten Aufträgen gespeichert werden.

## Art. 8 Vernichtung von Datensätzen {#art_8}

1 Die Daten werden unter Vorbehalt von Absatz 2 zwölf Monate nach dem letzten Zugriff vernichtet.
2 Die folgenden Daten werden zehn Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet:
a. Name;
b. Vorname;
c. zweiter Vorname;
d. E-Mail-Adresse (Login-Name);
e. Angaben zur Organisationseinheit;
f. Firmenname.

## Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung {#art_9}

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört dem Sprachdienst EDA an.

## Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung {#art_10}

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.
2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

## Art. 11 Sorgfaltspflichten {#art_11}

1 Der Sprachdienst EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

## Art. 12 Bearbeitungsreglement {#art_12}

Der Sprachdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

## Art. 13 Protokollierung {#art_13}

1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
2 Die Protokolle werden längstens ein Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.
Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 19 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

## Art. 14 {#art_14}

Diese Verordnung tritt am 1. August 2018 in Kraft.