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title: "Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» der Kommunikation EDA"
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provisions: 14
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# Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» der Kommunikation EDA

## Art. 1 Gegenstand {#art_1}

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) der Kommunikation des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Kommunikation EDA) im Generalsekretariat des EDA.
Fassung gemäss Ziff. II 2 der V vom 11. Febr. 2026, in Kraft seit 1. April 2026 (AS 2026 93).

## Art. 2 Zweck {#art_2}

Das System dient der Kommunikation EDA zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.
Ausdruck gemäss Ziff. II 2 der V vom 11. Febr. 2026, in Kraft seit 1. April 2026 (AS 2026 93). Diese Änd. wurde im ganzen Erlass berücksichtigt.

## Art. 3 Verantwortliche Behörde {#art_3}

Die Kommunikation EDA trägt die Verantwortung für das System.

## Art. 4 Struktur {#art_4}

Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.

## Art. 5 Personen und bearbeitete Daten {#art_5}

1 Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.
2 Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

## Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte {#art_6}

1 Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder von der Kommunikation EDA erfasst.
2 Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
3 Die Kommunikation EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
6 Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

## Art. 7 Dokumente {#art_7}

Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

## Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten {#art_8}

1 Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

## Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung {#art_9}

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
3 Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört der Kommunikation EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

## Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung {#art_10}

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.
2 Die Kommunikation EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

## Art. 11 Sorgfaltspflichten {#art_11}

1 Die Kommunikation EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
2 Sie stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

## Art. 12 Bearbeitungsreglement {#art_12}

Die Kommunikation EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

## Art. 13 Protokollierung {#art_13}

1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.
Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 33 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

## Art. 14 {#art_14}

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.