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title: "Spesenreglement Gemeindeverwaltung"
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provisions: 17
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# Spesenreglement Gemeindeverwaltung

## Art. 1 Geltungsbereich {#art_1}

1
Dieses Spesenreglement gilt für sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (nachfolgend Mitarbeitende) der Gemeinde Neuheim (nachfolgend Arbeitgeberin) und ersetzt alle bisherigen Spesenregelungen. Davon erfasst sich auch die Lehrpersonen. *

## Art. 2 Definition des Spesenbegriffs {#art_2}

1
Als Spesen im Sinne dieses Reglements gelten die Auslagen, die einem Mitarbeitenden im Interesse der Arbeitgeberin notwendigerweise angefallen sind.
2
Im Wesentlichen werden den Mitarbeitenden folgende Auslagen ersetzt:
a)
Fahrtkosten;
b)
Verpflegungskosten;
c)
Übrige Kosten.

## Art. 3 Spesenpauschale {#art_3}

1
Mitarbeitende mit leitender Funktion oder mit besonderen Aufgaben erhalten eine Spesenpauschale.
2
Mit der Spesenpauschale gelten die im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit erwachsenen Auslagen als abgegolten. Dazu zählen insbesondere Fahrten mit privaten Fahrzeugen, Parkgebühren und Kleinspesen, Mobiltelefone inkl. Abonnemente.
3
Eine Kumulation der Spesenpauschale ist ausgeschlossen.
4
Eine Kumulation mit anderen Spesenarten ist nur in Zusammenhang mit Aus- oder Weiterbildungen[1] möglich.
5
In besonderen Fällen kann der Gemeinderat weitere Spesen bewilligen.

## Art. 4 Grundsatz der Spesenrückerstattung {#art_4}

1
Auslagen, die für die Arbeitsausführung nicht notwendig waren, werden von der Arbeitgeberin nicht übernommen, sondern sind vom Mitarbeitenden selbst zu bezahlen.
2
Grundsätzlich werden sämtliche Spesen effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Spesen sind durch die vorgesetzte Person zu bewilligen.
3
Sofern in diesem Reglement vorgesehen, werden einzelne Spesenereignisse mittels tatsächlich angefallenen Kosten, nach festen Ansätzen für eine Aufgabe, einen Sachverhalt oder ein Ereignis oder pauschal (Tages-, Monats- oder Jahrespauschale) vergütet.
4
Monats- und/oder Jahrespauschalen werden bei ununterbrochenen Abwesenheiten von mehr als vier Wochen (z. B. Mutter-/Vaterschaftsurlaub, Militärdienst, Krankheit/Unfall, Freistellung; jedoch exkl. Ferienansprüche) für die darüber hinaus gehende Zeit entsprechend gekürzt.
5
Werden die Pauschalen nicht gekürzt, gelten die darüber hinausgehenden Vergütungen nicht als Spesen, sondern als Lohn.
6
Sämtliche Mitarbeitenden achten darauf, dass die im Rahmen dieses Reglements erstattungsfähigen Spesen möglichst tief gehalten werden.

## Art. 5 Bahnreisen {#art_5}

1
Für beruflich notwendige Fahrten wird den Mitarbeitenden ein Bahnticket der 2. Klasse vergütet.

## Art. 6 Tram- und Busfahrten {#art_6}

1
Für beruflich notwendigen Fahrten werden den Mitarbeitenden die Kosten für ein entsprechendes Tram- bzw. Busticket vergütet.

## Art. 7 Dienstfahrten mit Privatwagen {#art_7}

1
Grundsätzlich sollen für beruflich notwendige Fahrten die öffentlichen Verkehrsmittel benutzt werden.
2
Die Kosten für das Benutzen des Privatfahrzeugs werden nur vergütet, wenn dadurch eine wesentliche Zeit- oder Kostenersparnis resultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Werden trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindungen das Privatfahrzeug benutzt, werden nur die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels vergütet.
3
Die Kilometerentschädigung beträgt:
a)
für Autos:
CHF 0.70/km
b)
für Motorräder:
CHF 0.35/km
4
Beginnt oder endet eine beruflich notwendige Fahrt am Wohnort des Mitarbeitenden, werden lediglich die Kilometer für die Fahrt zwischen dem Wohnort und dem Einsatzort abzüglich der Kilometer für den üblichen Arbeitsweg des Mitarbeitenden vergütet.
5
Kosten für das auswärtige Parkieren werden gemäss Beleg vergütet[2].
6
Mit diesen Entschädigungen sind alle Ansprüche aus der beruflichen Benützung privater Motorfahrzeuge abgegolten, einschliesslich des Kostenanteils für Versicherungen. Ungedeckte Schäden können auf Gesuch hin ganz oder teilweise von der Gemeinde übernommen werden, sofern sie nicht durch grobfahrlässiges Verhalten verursacht wurden. Die Gemeinde verfügt über eine entsprechende Versicherung.

## Art. 8 Verpflegungskosten {#art_8}

1
Sind Mitarbeitende aus betrieblichen Gründen gezwungen, sich ausserhalb ihres üblichen Arbeitsplatzes und des Wohnortes zu verpflegen, werden die Kosten für auswärtige Verpflegung mit pauschal CHF 30.00 pro Hauptmahlzeit entschädigt.
2
Verpflegungskosten für die Einladung Dritter können entschädigt werden, wenn es im betrieblichen Interesse liegt.

## Art. 9 Kleinausgaben {#art_9}

1
Kleinausgaben wie Parkgebühren und Kosten für geschäftliche Telefongespräche von unterwegs werden gegen Originalbeleg vergütet.
2
Sofern die Beibringung eines Originalbelegs unmöglich bzw. unzumutbar ist, können die Auslagen ausnahmsweise mit einem Eigenbeleg bis maximal CHF 50.00 abgerechnet werden, welcher von der vorgesetzten Stelle zu visieren ist. *

## Art. 10 Private Infrastruktur / Homeoffice {#art_10}

1
Mitarbeitenden, welche im Homeoffice tätig sind und dafür ihre private Infrastruktur – wie insbesondere Notebook, PC, Tablet, Mobiltelefon, Internetanschluss, Software, Büromaterial etc. – auch geschäftlich verwenden, wird dafür keine Entschädigung ausgerichtet[3].
2
Die kantonale Regelung über die Benutzung von elektronischen Kommunikationsmitteln[4] gilt dabei sinngemäss.

## Art. 11 Elektronische Arbeits- und Kommunikationsgeräte {#art_11}

1
Elektronische Arbeits- und Kommunikationsgeräte (inkl. Mobiltelefon) für den beruflich notwendigen Gebrauch werden den Mitarbeitenden entweder zur Verfügung gestellt oder deren Nutzung wird entschädigt.
2
Anspruch auf jeweils ein Mobiltelefon (Standard, max. CHF 800.00 und max. alle 3 Jahre) und ein Mobilfunkabonnement durch die Arbeitgeberin (vergünstigtes Kantonsabonnement) haben – sofern nicht die Spesenpauschale oder anderweitig abgegolten – die nachfolgenden Einzelfunktionen und/oder Teams:
a)
Leitung Werkhof und Leitung Hausdienst;
b)
Mitarbeitende Werkhof und Mitarbeitende Hausdienst;
c)
Team SEB (1 Teamtelefon);
d)
Team Jugendarbeit (1 Teamtelefon);
e)
Team Schulsozialarbeit (1 Teamtelefon).
3
Die kantonale Regelung über die Benutzung von elektronischen Kommunikationsmitteln[5] gilt sinngemäss.

## Art. 12 Spesen im Zusammenhang mit Aus- und Weiterbildungen {#art_12}

1
Spesen im erwähnten Zusammenhang sind nicht durch die Pauschalspesenentschädigung gemäss Art. 18 dieses Reglements abgedeckt, sondern werden separat[6] vergütet.

## Art. 13 Spesenabrechnung und Visum {#art_13}

1
Für die Spesenabrechnung ist grundsätzlich das von der Verwaltungsleitung vorgeschriebene Formular zu benützen.
2
Die Spesenabrechnungen sind grundsätzlich ab CHF 50.00 Franken, mindestens jedoch quartalsweise zu zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen, dem bzw. der zuständigen Vorgesetzten zum materiellen Visum und danach der Sachbearbeitung Finanzen zum formellen Visum und zur Weiterverarbeitung weiterzuleiten. *
3
Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente. Dasselbe gilt für digitale Dokumente, die auf einem zulässigen Informationsträger vorhanden sind.

## Art. 14 Spesenrückerstattung {#art_14}

1
Die Abteilung Finanzen prüft das Vorhandensein der materiellen und formellen Visa und veranlasst danach die Auszahlung. Diese erfolgt mit dem nächstmöglichen Kreditorenzahlungslauf. *

## Art. 15 Aufbewahren der Spesenbelege und ‑abrechnungen {#art_15}

1
Spesenabrechnungen samt den entsprechenden Belegen sind durch die Abteilung Finanzen während zehn Jahren für allfällige Kontrollen aufzubewahren. *

## Art. 16 Höhe und Zahlungsmodalitäten der Spesenpauschale {#art_16}

1
Folgende Mitarbeitenden erhalten eine Spesenpauschale:
a)
Gemeindeschreiberin / Gemeindeschreiber / Verwaltungsleitung
CHF 1'500.00
b) *
Rektor/in
CHF 1'500.00
c) *
Abteilungsleitende
CHF 1'300.00
d)
Leitung Bau, Leitung ICT
CHF 1'000.00
e)
Leitung Werkhof, Leitung Hausdienst
CHF 800.00
f) *
Assistenz
CHF 600.00
g) *
Sachbearbeitung
CHF 600.00
h)
Hauswart, Mitarbeitende Hausdienst und Werkhof
CHF 600.00
i)
Mitarbeitende Schulsozialarbeit
CHF 600.00
j)
Mitarbeitende Jugendarbeit
CHF 600.00
k) *
Mitarbeitende SEB, Schulköchin/Schulkoch
CHF 600.00
l) *
Lehrpersonen
CHF 600.00
2
Die Spesenpauschale wird jährlich mit dem Oktoberlohn ausbezahlt und im Lohnausweis entsprechend ausgewiesen. *
3
Bei einem reduzierten Beschäftigungsgrad wird die Spesenpauschale anteilsmässig gekürzt. Ist der entsprechende Mitarbeitende in einer Funktion, welche anspruchsberechtigt für ein Mobiltelefon und ein Mobilfunkabonnement wäre[7], so wird der Betrag maximal auf CHF 300.00 pro Jahr reduziert. *
4
Bei einer unterjährigen Anstellung oder einem unterjährigen Austritt wird die Spesenpauschale anteilsmässig gekürzt. *

## Art. 17 {#art_17}

1
Der Gemeinderat prüft die Entschädigungen regelmässig, mindestens aber jeweils zu Beginn einer Legislatur und passt sie bei Bedarf an.