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title: "Verordnung über das Stadtarchiv"
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# Verordnung über das Stadtarchiv

## Art. 1 I. Allgemeine Bestimmungen {#art_1}

Geltungsbereich
1 Diese Verordnung gilt für die Verwaltung und Archivierung von Schriftgut
a. des Grossen Stadtrates,
b. des Stadtrates und der Stadtverwaltung,
c. der Personen und Organisationen, die gestützt auf die Rechtsordnung
städtische Aufgaben erfüllen.
2 Sie regelt die Organisation des Archivwesens und die Einsichtnahme in
das Archivgut.

## Art. 2 {#art_2}

Begriffe
1 Öffentliche Organe der Stadt sind die in Art. 1 Abs. 1 genannten Behörden, Personen und Organisationen.
2 Schriftgut sind alle Dokumente und Datensätze, die im Zusammenhang
mit dem Verwaltungsprozess durch die öffentlichen Organe erstellt oder
bearbeitet werden, dies unabhängig vom Informationsträger und einschliesslich der Hilfsmittel, die zu deren Verständnis und Benutzung
notwendig sind.
3 Archivwürdig ist Schriftgut, das
a. der Sicherung der Rechtsstaatlichkeit dient,
b. die Rechte des Einzelnen sichert,
c. eine umfassende Darstellung der Geschichte der Stadt sowie eine
Beschreibung der Aufgaben und Arbeitsweisen der öffentlichen Organe
ermöglicht.
4 Archivgut ist Schriftgut, welches das Stadtarchiv zwecks dauernder Aufbewahrung übernommen und für die amtliche und die private Nutzung
aufbereitet hat.
5 Privatarchive sind nichtstaatliche Unterlagen, die das Stadtarchiv zu Depot
oder als Schenkung zur Aufbewahrung und Nutzung entgegennimmt.
6 Für die Begriffe «besonders schützenswerte Personendaten» und «betroffene Person» gelten die Definitionen des Gesetzes über den Schutz von
Personendaten (Datenschutzgesetz) vom 2. Juli 1990 4.
4 SRL Nr. 38
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## Art. 3 II. Stadtarchiv {#art_3}

Zweck des Stadtarchivs
Das Stadtarchiv verwahrt das aufbewahrungswürdige Schriftgut der öffentlichen Organe der Stadt zentral. Es leistet mit der dauernden Aufbewahrung und Aufbereitung des übernommenen Schriftguts einen Beitrag zur
Rechtssicherheit, zu einer kontinuierlichen und rationellen Verwaltungsführung, zur Schaffung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit der städtischen Behörden und der Verwaltung sowie zur Bereitstellung
von Grundlagen für die Forschung.

## Art. 4 {#art_4}

Unterstellung / Leitung
Das Stadtarchiv ist ein Bereich der Stadtkanzlei. Es wird von der Stadtarchivarin oder dem Stadtarchivar geleitet.

## Art. 5 {#art_5}

Aufgaben und Kompetenzen des Stadtarchivs
1 Das Stadtarchiv stellt eine dauerhafte Überlieferung für die Bedürfnisse
von Stadt, Öffentlichkeit, Wissenschaft und Kultur sicher. Es sorgt für die
fachgerechte Aufbewahrung und die Aufbereitung des Archivguts.
2 Das Stadtarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben: Es
a. erfasst das Schriftgut der öffentlichen Organe der Stadt und entscheidet
über dessen Archivwürdigkeit. Zu diesem Zweck erlässt es insbesondere
Richtlinien über die Aufbewahrungsfristen und die prinzipielle Archivwürdigkeit von Schriftgutgruppen. Es übernimmt, verwahrt, ergänzt, konserviert und restauriert das archivwürdige Schriftgut und erschliesst es;
b. leitet die öffentlichen Organe der Stadt bei der Sicherung, Verwaltung
und Ablieferung ihres Schriftguts an;
c. macht seine Bestände zugänglich und berät die öffentlichen Organe der
Stadt und Private bei der Benutzung;
d. übernimmt, verwahrt und erschliesst Unterlagen anderer, insbesondere
privater Herkunft, soweit sie für die Ergänzung der Bestände und die
Geschichte Luzerns von Bedeutung sind;
e. beteiligt sich an der wissenschaftlichen Auswertung seiner Bestände
und publiziert im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit Archivinventare,
Quellen zur Stadtgeschichte und wissenschaftliche Untersuchungen;
Seite 4/11
f. unterhält eine Archivfachbibliothek als Arbeitsinstrument für die Archivarinnen und Archivare bzw. für die Benutzerinnen und Benutzer;
g. führt Sekundärdateien und Konkordanzen, soweit sie für die Benutzung
der Archivbestände nötig sind.
3 Das Stadtarchiv kann den Dienstabteilungen zur Erfüllung seiner Aufgaben Weisungen erteilen.

## Art. 6 III. Sicherung des Schriftguts {#art_6}

Verwaltung des Schriftguts
1 Die öffentlichen Organe der Stadt bewahren ihr Schriftgut bis zur Ablieferung an das Stadtarchiv auf und sorgen für eine ordnungsgemässe
Aktenführung sowie eine sichere und sachgerechte Aufbewahrung.
2 Sie sind für das Schriftgut bis zur Ablieferung an das Stadtarchiv verantwortlich im Sinne des Datenschutzgesetzes vom 2. Juli 1990 5.
3 Die öffentlichen Organe der Stadt berücksichtigen bei der Beschaffung
von Hilfsmitteln für die Geschäftsbearbeitung und die Verwaltung des
Schriftguts, namentlich von elektronischen Datenverarbeitungssystemen
und Geschäftskontrollen, die Bedürfnisse der Archivierung.

## Art. 7 {#art_7}

Anbietepflicht
1 Die öffentlichen Organe der Stadt bieten sämtliches Schriftgut, das sie zur
Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen oder dessen Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, dem Stadtarchiv zur Übernahme an.
2 Gelten keine Aufbewahrungsfristen und keine schriftlichen Abmachungen
mit dem Stadtarchiv, bieten die öffentlichen Organe der Stadt diesem ihr
Schriftgut nach zehn Jahren Aufbewahrung an.
3 Nach Ablauf von 50 Jahren kann das Stadtarchiv von den öffentlichen
Organen der Stadt die Ablieferung von unbeschränkt aufzubewahrendem
Schriftgut verlangen.
4 Bei Auflösung von öffentlichen Organen der Stadt ist deren Schriftgut in
Absprache mit dem Rechtsnachfolger dem Stadtarchiv anzubieten.
5 SRL Nr. 38

## Art. 8 Seite 5/11 {#art_8}

Ablieferung und Übernahme des Schriftguts
1 Für die Ablieferung ist das Schriftgut so vorzubereiten, dass es im Hinblick auf seine Archivwürdigkeit bewertet und archiviert werden kann.
2 Das Schriftgut ist dem Stadtarchiv in geordnetem Zustand abzuliefern. Zu
jeder Ablieferung ist ein Ablieferungsverzeichnis zu erstellen, das mindestens Umfang, Inhalt (Dossiertitel) und Laufzeit des abgelieferten Schriftguts
enthält.
3 Mit der Übernahme des Schriftguts wird das Stadtarchiv im Sinne des
Datenschutzgesetzes für dieses verantwortlich.

## Art. 9 {#art_9}

Bewertung und Vernichtung von Schriftgut
1 Das Stadtarchiv bewertet das Schriftgut hinsichtlich seiner Archivwürdigkeit.
2 Provisorisch zur näheren Prüfung übernommenes Schriftgut vernichtet
das Stadtarchiv nur mit Zustimmung der abliefernden Stelle.
3 Lehnt das Stadtarchiv die Übernahme von Schriftgut ab, ist dieses von
der anbietenden Stelle unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes zu
vernichten.

## Art. 10 {#art_10}

Schriftgut aus städtischen Vertretungen in Institutionen
Das Schriftgut aus städtischen Vertretungen in Institutionen (Gemeindeverbände, Vereine, Stiftungen, Aktiengesellschaften usw.) fällt im Rahmen
der Erfüllung öffentlicher Aufgaben an und unterliegt damit ebenfalls den
Grundsätzen dieser Verordnung.

## Art. 11 {#art_11}

Privatarchive
Bei der Übernahme von Deposita gemäss Art. 5 Abs. 2 lit. d regelt das
Stadtarchiv die Einzelheiten betreffend die Sicherung der Unterlagen mit
der Depositärin oder dem Depositär vertraglich.
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## Art. 12 IV. Benutzung des Archivguts {#art_12}

Grundsätze
1 Das Archivgut ist grundsätzlich im Stadtarchiv zu nutzen.
2 Das Stadtarchiv kann anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung
stellen, wenn es zum Schutz des Archivguts notwendig ist.
3 Es kann Archivgut an die abliefernden Stellen oder zu Ausstellungszwecken ausleihen.

## Art. 13 {#art_13}

Freie Einsichtnahme und ordentliche Schutzfristen
1 Das Archivgut steht der Öffentlichkeit nach Ablauf einer ordentlichen
Schutzfrist von 30 Jahren unter Vorbehalt von Abs. 2 und 3 zur freien
Einsichtnahme zur Verfügung.
2 Besonders schützenswerte Personendaten unterliegen einer Schutzfrist
von 50 Jahren. Die verlängerte Schutzfrist für besonders schützenswerte
Personendaten endet jedoch vorzeitig, wenn seit dem Tod der betroffenen
Person zehn Jahre vergangen sind. Der entsprechende Todesnachweis ist
dem Stadtarchiv von derjenigen Person vorzulegen, die Einsicht in das
Archivgut nehmen will.
3 Das Stadtarchiv kann bei überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen
oder privaten Interessen die Einsichtnahme für bestimmte Kategorien oder
im Einzelfall nach Ablauf der Schutzfrist für höchstens weitere 20 Jahre
beschränken oder untersagen. Es holt den Mitbericht der Stelle ein, welche
das Schriftgut abgeliefert hat.
4 Die Schutzfrist beginnt mit dem Datum des jüngsten Dokumentes eines
Geschäfts oder eines Dossiers zu laufen.
5 Schriftgut, das bereits vor der Ablieferung an das Stadtarchiv öffentlich
zugänglich war, bleibt weiterhin öffentlich zugänglich.

## Art. 14 {#art_14}

Auskunft an betroffene Personen
1 Die Erteilung von Auskünften an betroffene Personen und die Gewährung
der Einsichtnahme für diese Personen richten sich nach den
Bestimmungen des Datenschutzgesetzes.
2 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von Personendaten, kann
sie dem Schriftgut eine Gegendarstellung beifügen. Das Archivgut selbst
darf nicht verändert werden.

## Art. 15 Seite 7/11 {#art_15}

Einsichtnahme durch öffentliche Organe der Stadt
Die öffentlichen Organe der Stadt können auch vor Ablauf der Schutzfristen in das von ihnen abgelieferte Schriftgut Einsicht nehmen, sofern
dies zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

## Art. 16 {#art_16}

Einsichtnahme durch Dritte
1 Das Stadtarchiv kann Dritten vor Ablauf der Schutzfristen Einsicht in das
Archivgut gewähren, wenn keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen oder wenn die betroffene
Person in die Einsichtnahme einwilligt.
2 Das Gesuch um Einsichtnahme ist schriftlich und begründet beim Stadtarchiv einzureichen. Es muss die Personalien der Gesuchstellenden und
den Benutzungszweck einschliesslich allfälliger Veröffentlichungsabsichten
enthalten.
3 Das Stadtarchiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme vor Ablauf
der Schutzfrist schriftlich. Es holt den Mitbericht der Stelle ein, welche das
Schriftgut abgeliefert hat. Sind besonders schützenswerte Personendaten
betroffen, zieht es die für den Datenschutz zuständige Stelle der Stadtverwaltung bei.
4 Die Bewilligung zur Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist kann mit
Auflagen und Bedingungen verbunden werden, insbesondere können die
Herstellung von Reproduktionen untersagt oder eingeschränkt und die
Anonymisierung von Daten verlangt werden.

## Art. 17 {#art_17}

Einsichtnahme in Privatarchive
1 Für die Einsichtnahme in Privatarchive gelten die Bestimmungen dieser
Verordnung über die Benutzung des Archivguts.
2 Andere Benutzungsregeln können bei der Ablieferung der Unterlagen
vertraglich vereinbart werden.

## Art. 18 {#art_18}

Reproduktion und Veröffentlichung
1 Die Reproduktion und Veröffentlichung von Archivgut des Stadtarchivs
bedarf dessen Bewilligung.
Seite 8/11
2 Für Fotos und andere geschützte Werke, die im Stadtarchiv aufbewahrt
werden, stehen diesem alle Rechte aus dem Urheberrechtsgesetz zu,
sofern nicht ein Dritter erkennbar Urheberrechte an diesen Werken
beansprucht.
3 Bei Veröffentlichungen, die sich auf Materialien des Stadtarchivs abstützen, ist die Verfasserin oder der Verfasser zur Quellenangabe und zur
unentgeltlichen Überlassung eines Belegexemplars verpflichtet.

## Art. 19 {#art_19}

6 Gebühren
1 Die Benutzung des Stadtarchivs für städtische Aufgaben durch Mitarbeitende der Stadtverwaltung ist gebührenfrei (Drittkosten werden verrechnet).
Für die übrige Benutzung werden folgende Gebühren erhoben:
1. Hilfestellung beim Ermitteln der gesuchten
Unterlagen; das Gewähren der Einsicht im
Lesesaal (= Grundauftrag des Stadtarchivs)
gebührenfrei
2. Schriftliche Auskünfte, Nachschlagen in
Protokollen, Registern und Akten:
– bei einem Aufwand bis zu 15 Minuten gebührenfrei
– bei einem Aufwand von über 15 Minuten Gebühr nach
Zeitaufwand
3. Auszüge aus Klassen- und Notenlisten Fr. 25.– Grundgebühr
– bei einem Bearbeitungsaufwand von
über 30 Minuten
zusätzliche Gebühr
nach Zeitaufwand
4. Reproduktionsaufträge:
– Bearbeitungsaufwand seitens Stadtarchiv für die Auftragserteilung an Dritte
Fr. 30.– Grundgebühr
– bei einem Bearbeitungsaufwand von
über 30 Minuten
zusätzliche Gebühr
nach Zeitaufwand
– Herstellungskosten für die
Reproduktionen
abhängig von den
qualitativen Anforderungen der Auftraggeber;
vgl. Preislisten der
Lieferanten
6 Fassung gemäss Änderung vom 19. Oktober 2011, in Kraft seit 1. November 2011.
Seite 9/11
5. Erstellung von Kopien
– durch das Personal des Stadtarchivs:
– ab Einzelblattvorlage bis A3 Fr. 2.20 / Seite, mind.
Fr. 5.–
– gebundene oder in der Handhabung
heikle Dokumente
nach Zeitaufwand
– durch die Benutzerinnen und Benutzer:
– Seite A4 Fr. –.20 / Seite
– Seite A3 Fr. –.40 / Seite
6. Kopien bereits vorhandener Digitalisate Fr. 2.50 / Datei, mind.
Fr. 5.– / Auftrag
– bei einem Bearbeitungsaufwand von
über 15 Minuten
zusätzliche Gebühr
nach Zeitaufwand
7. Versand anfallende Porti
2 Wird eine Gebühr nach Zeitaufwand erhoben, kommt ein Stundenansatz
von Fr. 90.– zur Anwendung. Dabei wird jede angebrochene Viertelstunde
in Rechnung gestellt.
3 Die Gebühr für Herausgabe von Baugesuchsakten im Zusammenhang mit
planungs- und baurechtlichen Aufgaben richtet sich nach Art. 31 des Reglements über die Erhebung von Gebühren für planungs- und baurechtliche
Aufgaben (Baugebührenreglement) vom 12. September 19917.

## Art. 20 {#art_20}

Verkauf von Reproduktionsrechten
1 Für den Verkauf von Reproduktionsrechten an Archivgut, welches im
Eigentum der Stadt steht, wird neben den Gebühren gemäss Art. 19 und
zuzüglich zu allfälligen Kosten für die Herstellung von Vorlagen (z. B. Dias)
ein Entgelt erhoben, wenn das Archivgut zu gewerbsmässigen Zwecken
verwendet wird.
2 Das Nähere (Gesamtkosten, erlaubter Verwendungszweck usw.) wird
vom Stadtarchiv in einer schriftlichen Vereinbarung mit den betreffenden
Interessentinnen und Interessenten geregelt.
3 Bei Vorliegen besonderer Umstände kann das Stadtarchiv auf das Entgelt
ganz oder teilweise verzichten. Dies ist namentlich dann der Fall, wenn ein
Produkt vertrieben werden soll, das von historischem, heimatkundlichem
oder kulturellem Wert ist.
7 sRSL 7.2.4.1.1

## Art. 21 Seite 10/11 {#art_21}

Haus- und Benutzungsordnung
Das Stadtarchiv regelt die Benutzung des Archivs in einer Haus- und Benutzungsordnung. Sie kann insbesondere vorsehen, dass das Personal
des Stadtarchivs Benutzerinnen und -benutzern, die der Haus- und
Benutzungsordnung zuwiderhandeln, die weitere Benutzung des Stadtarchivs untersagen kann.

## Art. 22 V. Schlussbestimmungen {#art_22}

Aufhebung bisherigen Rechts
Aufgehoben werden:
a. Verordnung über das Stadtarchiv vom 7. September 1994;
b. Stadtratsbeschluss 44 vom 9. Januar 2002 betreffend die Weisung für
die Behandlung des Schriftgutes städtischer Vertretungen in Institutionen.

## Art. 23 {#art_23}

Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2007 in Kraft. Sie ist zu veröffentlichen. 8
Luzern, 22. November 2006
Namens des Stadtrates
Urs W. Studer
Stadtpräsident
Toni Göpfert
Stadtschreiber
8 Veröffentlicht m Kantonsblatt vom 2. Dezember 2006.
Seite 11/11
Tabelle der Änderungen der Verordnung über das Stadtarchiv vom
22. November 2006
Nr. B+A / StB Datum Kantonsblatt
Seite
Geänderte
Stellen
Art der
Änderung
Inkrafttreten
1. StB 925/11 19.10.11 29.10.11
Art. 19 geändert 1.11.11