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title: "Reglement über das Interne Kontrollsystem (IKS-Reglement, IKSR)"
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provisions: 22
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# Reglement über das Interne Kontrollsystem (IKS-Reglement, IKSR)

## Art. 1 A. Allgemeine Bestimmungen {#art_1}

1 Dieses Reglement regelt die Reduktion wesentlicher
Prozessrisiken durch interne Kontrollen.
2 Es gilt für die gesamte Stadtverwaltung.
3 Für Organisationeinheiten, die dem Stadtrat nicht oder ledig
lich administrativ unterstehen, aber in der städtischen Jahres
rechnung enthalten sind, gilt das Reglement beschränkt auf die
Finanzprozesse gemäss Art. 2 Abs. 2.

## Art. 2 {#art_2}

1 Ein Prozess ist eine standardmässig wiederholte Ab
folge von Aufgaben zur Erbringung von Leistungen für interne
oder externe Prozesskunden.
2 Ein Finanzprozess ist ein Prozess, welcher der finanziellen Pla
nung, der ordnungsgemässen Buchführung oder der finanziel
len Berichterstattung dient.

## Art. 3 B. Internes Kontrollsystem {#art_3}

1 Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist ein organisations
internes Führungsinstrument.
2 Es umfasst alle Methoden und Massnahmen, um im Hinblick

## Art. 4 auf die Ziele gemäss {#art_4}

Fehler und Missbrauch zu vermei
den, zu vermindern und aufzudecken.
1 LS 131.1
2 AS 101.100
3 Begründung siehe STRB Nr. 637 vom 23. Juni 2021.
Gegenstand
und Geltungs
bereich
Prozessbegriffe
Definition
2IKSReglement (IKSR)
172.170
Art. 4 Das IKS bezweckt:
a. den Erhalt der Leistungserbringung (Aufgaben);
b. die Einhaltung von Rechtsvorschriften, Regeln und ethi
schen Richtlinien (Compliance);
c. den Schutz von Aktiven, Personal, Know how, Reputation
und Umwelt (Vermögensschutz);
d. die zuverlässige, ordnungsgemässe und vollständige Be
richterstattung (Reporting).

## Art. 5 {#art_5}

1 Angestrebt wird keine absolute Sicherheit, sondern eine
angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten
Nutzen Abwägung und der Vertrauenskultur.
2 Abzudecken sind aber in jedem Fall wesentliche und beinfluss
bare Prozessrisiken, bei denen Fehler oder Missbrauch die Ziel
vorgaben gemäss Art. 4 erheblich beeinträchtigen.

## Art. 6 {#art_6}

1 Bei grossen Prozessrisiken in den wesentlichen Prozes
sen sind insbesondere folgende Prinzipien zu beachten:
a. die Funktionentrennung;
b. das Vier Augen Prinzip;
c. eine klare Zuständigkeit;
d. ein beschränkter Zugriff;
e. eine nachvollziehbare Dokumentation.
2 Ist dies aus organisatorischen Gründen nicht oder nur mit einem
unverhältnismässigen Aufwand möglich, sind von der Dienst
chefin oder vom Dienstchef Abweichungen zu begründen und
kompensatorische Massnahmen festzulegen.

## Art. 7 {#art_7}

1 Die Organisationseinheiten tragen die Verantwortung für
die Reduktion wesentlicher Prozessrisiken durch interne Kon
trollen.
2 Zu diesem Zweck implementieren und pflegen sie ein auf ihren
Bereich angepasstes und systematisches IKS, das sie pflegen,
anwenden und überwachen.
Ziele
Standard
Prinzipien
Anforderungen
a. Grundsatz
3IKSReglement (IKSR) 172.170

## Art. 8 {#art_8}

Bei der Implementierung und Pflege werden folgende An
forderungen erfüllt:
a. Der IKS Rahmen (Kontrollumfeld, Information/Kommunika
tion, Überwachung) ist dokumentiert.
b. Die namentlich aufgrund ihrer Häufigkeit, Bedeutung oder
Risikoexponiertheit für das IKS wesentlichen Prozesse sind
identifiziert und einer prozessverantwortlichen Person zu
gewiesen.
c. Bei Schnittstellen zu anderen Organisationen sind die Zu
ständigkeiten für die Prozesskontrollen abgesprochen und
dokumentiert.
d. Bei den wesentlichen Prozessen sind die Abläufe, die gröss
ten Prozessrisiken und die Schlüsselkontrollen mit Verant
wortlichkeit und Häufigkeit dokumentiert.

## Art. 9 {#art_9}

Bei der Anwendung sind laufend die gemäss Art. 8 lit. d
festgelegten Kontrollen durchzuführen, die Kontrollergebnisse
zu dokumentieren und Mängel zu beheben.

## Art. 10 {#art_10}

Bei der Überwachung gilt:
a. Bei den wesentlichen Prozessen ist mindestens einmal
jährlich zu beurteilen, ob die Dokumentation von Ablauf,
Risiken und Kontrollen aktuell ist, ob die Kontrollen durch
geführt werden und ob sie zweckmässig sind.
b. Auf Ebene Organisationseinheit ist mindestens einmal jähr
lich zu beurteilen, ob das IKS systematisch auf die wesentli
chen Prozessrisiken abgestimmt ist, ob es angewendet und
gepflegt wird und ob es aktuell dokumentiert ist.
c. Erkanntes Optimierungspotenzial ist in einer angemesse
nen Frist umzusetzen.

## Art. 11 {#art_11}

1 Prozessrisiken werden durch Prozesskontrollen, Kon
trollen der Informations und Kommunikationstechnologie sowie
durch prozessübergreifende Kontrollen reduziert.
2 Die Kontrolltätigkeiten sind möglichst in die bestehenden Pro
zessabläufe zu integrieren.
3 Soweit möglich und wirtschaftlich, sind automatisierte Kon
trollen den manuellen Kontrollen und präventive (vorbeugende)
Kontrollen den detektiven (nachgelagerten) Kontrollen vorzuzie
hen.
b. Implemen
tierung und
Pflege
c. Anwendung
d. Überwachung
Kontrollen
4IKSReglement (IKSR)
172.170

## Art. 12 C. Stadtweite IKS-Unterstützung und -Überprüfung {#art_12}

1 Die Finanzverwaltung führt ein IKS Kompetenzzen
trum.
2 Es trägt die Verantwortung für das städtische IKS Konzept und
ist zuständig für:
a. den Erlass zusätzlicher Erläuterungen und Empfehlungen
im IKS Handbuch;
b. die Bereitstellung von IKS Hilfsmitteln;
c. die Schulung, Beratung und Unterstützung der Departe
mente und Organisationseinheiten betreffend IKS;
d. die Organisation von IKS Veranstaltungen oder eines Erfah
rungsaustauschs für die städtischen IKS Verantwortlichen;
e. die bedarfsgerechte Weiterentwicklung des IKS unter Ein
bezug der departementalen IKS Kontaktpersonen;
f. die zweijährliche Berichterstattung zu Stand und Optimie
rungsbedarf im stadtweiten IKS zuhanden des Stadtrats.

## Art. 13 {#art_13}

Die Finanzkontrolle prüft, ob ein dokumentiertes IKS für
Finanzprozesse existiert.

## Art. 14 D. Zuständigkeiten {#art_14}

Der Stadtrat ist zuständig für:
a. die Aufsicht über das gesamtstädtische IKS;
b. die Kenntnisnahme des gesamtstädtischen IKS Berichts.

## Art. 15 {#art_15}

Die Departementsvorstehenden sind zuständig für:
a. die Sicherstellung der Implementierung, Anwendung und
Weiterentwicklung eines angepassten IKS bei den ihnen
zugeordneten Organisationseinheiten;
b. die Bezeichnung einer departementalen IKS Kontaktper
son.

## Art. 16 {#art_16}

1 Die departementalen IKS Kontaktpersonen orientieren
die Departementsvorstehenden mindestens einmal jährlich über
den Stand des IKS und Optimierungsmassnahmen im Departe
ment.
IKS Kompetenz
zentrum
Finanzkontrolle
Stadtrat
Departements
vorstehende
Departementale
IKSKontakt
personen
5IKSReglement (IKSR) 172.170
2 Sie ergänzen die zweijährliche Berichterstattung der sie be
treffenden Organisationseinheiten zum Stand des IKS gemäss
Art. 12 Abs. 2 lit. f mit ihrer Sicht.
3 Sie sind Ansprechpersonen für die IKS Beauftragten ihres De
partements sowie für das IKS Kompetenzzentrum.

## Art. 17 {#art_17}

1 Die Organisationseinheiten sind zuständig für:
a. den Aufbau, die Pflege, die Anwendung und die Überwa
chung des IKS;
b. die Bestimmung der Wesentlichkeit von Prozessen und
Risiken gemäss Art. 8 lit. b;
c. die Bezeichnung einer oder eines IKS Beauftragten.
2 Die Dienstchefin oder der Dienstchef beurteilt das IKS mindes
tens einmal jährlich und leitet bei Bedarf Optimierungsmassnah
men ein.

## Art. 18 {#art_18}

1 Die IKS Beauftragten der jeweiligen Organisationsein
heit sind zuständig für:
a. die Koordination des IKS;
b. die Wissensvermittlung zum IKS;
c. die Aktualisierung des IKS Rahmens gemäss Art. 8 lit. a;
d. die jährliche Beurteilung des IKS auf Prozessebene durch
die Prozessverantwortlichen.
2 Sie sind weiter zuständig für die Beurteilung des IKS auf Sys
temebene und die Berichterstattung zum Stand des IKS und zu
Optimierungsmassnahmen:
a. zuhanden Dienstchefin oder Dienstchef im Jahresrhythmus;
b. zuhanden der departementalen IKS Kontaktperson im Jah
resrhythmus;
c. zuhanden des IKS Kompetenzzentrums zwecks gesamt
städtischer IKS Berichterstattung zuhanden Stadtrat im
Zweijahresrhythmus.
3 Sie sind Ansprechpersonen für die departementalen IKS Kon
taktpersonen und für das IKS Kompetenzzentrum.
Organisations
einheiten
IKS Beauftragte
6IKSReglement (IKSR)
172.170

## Art. 19 {#art_19}

1 Die Prozessverantwortlichen sind bei den ihnen zuge
wiesenen Prozessen zuständig für:
a. die aktuelle Beschreibung von Ablauf, Risiken und Kon
trollen;
b. die Instruktion der Prozessbeteiligten betreffend die vorzu
nehmenden Kontrollen;
c. die jährliche Beurteilung zur Angemessenheit und Durch
führung der vereinbarten Kontrollen.
2 Die Vorgesetzten der Prozessverantwortlichen plausibilisieren
deren IKS Beurteilungen.

## Art. 20 {#art_20}

Die Prozessbeteiligten sind im Rahmen der festgelegten
Kontrollen zuständig für:
a. deren Durchführung und Dokumentation;
b. die Behebung von Mängeln.

## Art. 21 E. Schlussbestimmungen {#art_21}

Das Reglement für das Interne Kontrollsystem (IKS
Reglement) vom 13. April 2011 wird aufgehoben.

## Art. 22 {#art_22}

Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2021 in Kraft.
Prozessverant
wortliche
Prozess
beteiligte
Aufhebung bis
herigen Rechts
Inkrafttreten