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title: "Vollzugsverordnung zum Archivierungsgesetz"
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provisions: 33
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# Vollzugsverordnung zum Archivierungsgesetz

## § 1 {#par_1}

Organisation
1 Die Organe regeln in internen Organisationsvorschriften verbindlich
Abläufe, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel der Aktenführung.
2 Sie bestimmen je eine Person, welche für die Aktenführung und die
Zwischenablage verantwortlich ist, und melden diese ihrem Archiv.

## § 2 {#par_2}

Grundsätze
1 Die Organe führen ihre Akten geschäftsweise oder nach Themen in
Dossiers.
2 Sie können ihre Akten elektronisch führen.

## § 3 {#par_3}

Inhalt und Anlage von Dossiers
1. Geschäftsdossier
1 Ein Geschäftsdossier enthält alle Akten zu einem Einzelgeschäft, das
ein Organ bearbeitet.
1) NG 323.1
* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 1
2 Es wird bei der Eröffnung des Geschäfts angelegt und nach Abschluss
des Geschäfts geschlossen.

## § 4 {#par_4}

2. Themendossier
1 Ein Themendossier enthält alle Akten zu einem Organisationsbereich
des Organs, insbesondere zur internen Organisation, zur Mittelverteilung und zu den Arbeitsabläufen.
2 Es wird bei Bedarf angelegt und vor der Ablieferung an das Archiv geschlossen.

## § 5 {#par_5}

3. Metadaten
1 Jedes Dossier enthält Metadaten im Sinne ergänzender Informationen,
insbesondere:
1. eine eindeutige Dossiersignatur;
2. den Namen des aktenführenden Organs und die Zugriffsrechte;
3. den Dossiertitel;
4. das Eröffnungs- und das Abschlussdatum;
5. die Position im Registraturplan;
6. Angaben zum technischen Herstellungskontext gemäss Aufstellung des Staatsarchivs.
2 Die Suche nach Dossiers ist über die Metadaten gemäss Abs. 1
Ziff. 1–5 sicherzustellen.

## § 6 {#par_6}

Registraturplan
1 Jedes Organ erstellt in Zusammenarbeit mit seinem Archiv einen Registraturplan, der periodisch überprüft wird.
2 Der Registraturplan ist nach sachlichen Themen gegliedert, die alle
Aufgaben des Organs widerspiegeln.
3 Er enthält insbesondere Aufbewahrungsfristen sowie Vorschriften über
die Verwaltung der Dossiers.

## § 7 {#par_7}

Sicherstellung der Authentizität
1 Nach der Schliessung eines Dossiers dürfen die Akten nicht mehr verändert werden.
2 Wird ein Dossier wieder eröffnet, um Akten hinzuzufügen, ist dies mit
einem Aktenvermerk zu belegen.
1.2 Zwischenablagen, Informationsträger

## § 8 {#par_8}

Zwischenablagen
1 Zwischenablagen sind so anzulegen, dass:
1. der Zugriff auf die Dossiers jederzeit kontrolliert und gesperrt werden kann;
2. ein geeignetes Raumklima vorherrscht;
3. die Akten vor Feuer, Wassereinbruch, Staub, Feuchtigkeit und
Sonnenbestrahlung geschützt sind.

## § 9 {#par_9}

Informationsträger
1. Papierakten
1 Für Papierakten ist archivtaugliches Papier zu verwenden.

## § 10 {#par_10}

2. Informatikmittel
1 Bei den Organen eingesetzte Informatikmittel müssen:
1. mit den technischen Standards der Verwaltung konform sein;
2. den Zugriff auf Akten jederzeit protokollieren, beschränken und
sperren können;
3. mit archivtauglichen Dateiformaten arbeiten;
4. die Verwendbarkeit von Akten, welche durch Verschlüsselungsverfahren gesichert sind, innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand garantieren;
5. die Verwendbarkeit von komprimierten Daten innert nützlicher
Frist und mit vertretbarem Aufwand garantieren.

## § 11 {#par_11}

3. Beschaffung neuer Informatikmittel
1 Das Archiv hat bei der Auswahl neuer Informatikmittel ein Mitspracherecht.
2 Neue Informatikmittel haben insbesondere die Übernahme von Daten
aus abgelösten Systemen sowie die Archivierung zu gewährleisten.
1.3 Anbietepflicht

## § 12 {#par_12}

Beginn
1 Akten sind in der Regel fünf Jahre, spätestens aber zehn Jahre nach
Schliessung des Dossiers dem Archiv zur Übernahme anzubieten.
2 Das Archiv kann diese Frist verlängern, wenn das anbietepflichtige Organ darlegen kann, dass die Unterlagen weiterhin häufig benötigt werden.

## § 13 {#par_13}

Weiterbestehen
1 Die Anbietepflicht eines Organs geht bei dessen Auflösung auf die
Rechtsnachfolgerin oder den Rechtsnachfolger über.
2 Wird ein Organ ohne Rechtsnachfolgerin oder Rechtsnachfolger aufgelöst, sind die Akten sofort zur Übernahme anzubieten.
3 Die Anbietepflicht einer natürlichen Person bleibt nach Beendigung ihres Amtes oder ihrer öffentlichen Aufgabe bestehen und geht nach ihrem Tod auf die Erben über.
2 Archivierung

## § 14 {#par_14}

Authentizität des Archivguts
1 Akten werden im Original ins Archiv übernommen.
2 Müssen Kopien archiviert werden, sind diese als solche zu kennzeichnen, wenn nicht offensichtlich ist, dass es sich um Kopien handelt.
3 Dokumentationen über die Änderung oder die teilweise Vernichtung
von Archivgut sind so zu archivieren, dass sie bei der Einsichtnahme ins
Archivgut ersichtlich sind.

## § 15 {#par_15}

Personendaten in den Archivverzeichnissen
1 Enthalten Einträge in einem Archivverzeichnis besonders schützenswerte Personendaten, sind diese Verzeichniseinträge erst nach Ablauf
der Schutzfrist zu veröffentlichen.

## § 16 {#par_16}

Archivmagazine
1 Archivmagazine sind wie Zwischenablagen gemäss § 8 anzulegen.

## § 17 {#par_17}

Elektronische Archivspeichersysteme
1 Die zur Aufbewahrung elektronischen Archivguts eingesetzten Archivspeichersysteme:
1. müssen mit fachüblichen Standards konform sein;
2. müssen den Zugriff auf das Archivgut jederzeit protokollieren, beschränken und sperren können;
3. müssen mit archivtauglichen und möglichst nicht proprietären Dateiformaten arbeiten;
4. dürfen keine Verschlüsselungsverfahren verwenden;
5. müssen die Verwendbarkeit von komprimierten Daten innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand garantieren.
2 Elektronische Archivspeichersysteme sind in Räumen einzurichten, die
gemäss § 8 gestaltet sind.

## § 18 {#par_18}

Übernahme von Archivgut
1 Jede Übernahme von Archivgut durch das Staatsarchiv wird in einem
schriftlichen Vertrag geregelt.
2 Der Vertrag regelt insbesondere:
1. den Gegenstand der Übernahme;
2. die Erschliessungs , Sicherungs- und Aufbewahrungsleistungen;
3. die Abgeltung der Kosten;
4. die Auflösung des Vertrags.

## § 19 {#par_19}

Archivdeposita
1 Archivdeposita werden als Dauerleihgaben übernommen.
2 Ist dies nicht möglich, wird eine möglichst lange Übernahmedauer vereinbart.
3 Verträge zur Übernahme von Archivdeposita enthalten insbesondere
Bestimmungen über:
1. den Inhalt des Archivdepots;
2. die Dauer der Leihgabe;
3. die Erschliessung und Sicherung;
4. die Übernahme der entstehenden Kosten;
5. die Benutzung und die Schutzfristen des Archivdepots;
6. die Auflösung des Vertrags.
3 Nutzung des Archivguts
3.1 Einsichtsrecht, Ausleihe

## § 20 {#par_20}

Einsicht
1 Physisches Archivgut, insbesondere Bücher, Papierunterlagen oder
Fotografien, darf nur in den dafür vorgesehenen Räumen der Archive
eingesehen werden.
2 Das Archiv bestimmt, wie elektronisches Archivgut eingesehen werden
kann.

## § 21 {#par_21}

Ausleihe
1 Das Archiv kann Archivgut an Organe oder an Fachinstitutionen ausleihen, wenn diese:
1. den Erhalt des Archivguts schriftlich bestätigen und sich verpflichten, das Archivgut sachgerecht und sorgfältig zu behandeln;
2. die Einhaltung des Datenschutzes garantieren;
3. sich verpflichten, das Archivgut nicht ohne Einverständnis des Archivs weiterzugeben.
3.2 Benutzung der Archive

## § 22 {#par_22}

Benutzungsordnung
1 Die Benutzung des Staatsarchivs ist in Anhang 1 geregelt.
2 Die anderen Archive können eine eigene Benutzungsordnung erlassen.
3.3 Datenschutz

## § 23 {#par_23}

Festlegung der Schutzfristen
1 Die Schutzfrist wird für ein Archivdossier, nicht für einzelne Dokumente
festgelegt.
2 Die Schutzfrist beginnt mit dem Abschlussdatum des Archivdossiers
zu laufen.
3 Kann das Abschlussdatum eines Archivdossiers nicht zweifelsfrei ermittelt werden, ist das Datum des jüngsten Dokumentes im Dossier
massgeblich.

## § 24 {#par_24}

Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist
1 Gesuche um Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist sind schriftlich
einzureichen und zu begründen.
2 Vor der Einsichtnahme wird die Identität der Gesuchstellerin oder des
Gesuchstellers geprüft.
3 Die Einsichtnahme kann mit Auflagen und Bedingungen verknüpft werden, insbesondere kann die Anonymisierung von Personendaten verlangt werden.

## § 25 {#par_25}

Rechte betroffener Personen
1. Verfahren
1 Auskunftsbegehren betroffener Personen sind schriftlich einzureichen
und zu begründen.
2 Vor der Auskunftserteilung wird die Identität der Gesuchstellerin oder
des Gesuchstellers geprüft.
3 Anstelle einer Auskunftserteilung kann Einsicht in das Archivgut
gewährt werden.

## § 26 {#par_26}

2. Gegendarstellung
1 Eine Gegendarstellung ist als solche zu bezeichnen und von der
betroffenen Person zu unterschreiben.
2 Die Gegendarstellung wird dem Archivgut so beigefügt, dass sie bei
der Einsichtnahme der jeweiligen Personendaten ersichtlich ist.
3.4 Gebühren, gewerbliche Inanspruchnahme

## § 27 {#par_27}

Gebühren
1 Die Gebühren richten sich nach der Gebührengesetzgebung2). *
2 Gebühren, die in Zusammenhang mit wissenschaftlichen Arbeiten anfallen, können erlassen werden.

## § 28 {#par_28}

Gewerbliche Inanspruchnahme von Archivgut
1 Das Archiv kann Dritten die gewerbliche Inanspruchnahme von Archivgut bewilligen, wenn keine anderen Nutzungsrechte entgegenstehen.
2) NG 265.5
2 Umfang und Höhe der Entschädigung werden schriftlich festgelegt. Die
Bewilligung kann mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden.
4 Staatsarchiv

## § 29 {#par_29}

Sammeltätigkeit
1 Das Staatsarchiv spricht sich mit der Kantonsbibliothek und dem Nidwaldner Museum über die Abgrenzung der Sammeltätigkeit von Archivgut und Bibliotheksbeständen ab.
5 Schlussbestimmungen

## § 30 {#par_30}

Änderung bisherigen Rechts
1. Regierungsratsverordnung
1 Die Vollzugsverordnung vom 7. Juli 1998 zum Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der Verwaltung (Regierungsratsverordnung)3) wird wie folgt geändert: …

## § 31 {#par_31}

2. Denkmalschutzverordnung
1 Die Vollzugsverordnung vom 21. September 2004 zum Gesetz über
den Schutz der Kulturdenkmäler (Denkmalschutzverordnung)4) wird wie

## § 32 folgt geändert: … {#par_32}

3. Submissionsverordnung
1 Die Vollzugsverordnung vom 6. Juli 2004 zum Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (Submissionsverordnung)5) wird wie folgt geändert: …

## § 33 {#par_33}

Inkrafttreten
1 Diese Verordnung tritt auf den 1. Mai 2009 in Kraft.
3) NG 152.11
4) NG 322.21
5) NG 612.11
A1 Anhang 1: Benutzungsordnung für das Staatsarchiv
§ A1-1 Zutritt, Anmeldung
1 Benutzerinnen und Benutzer haben sich beim Betreten des Staatsarchivs beim Archivpersonal anzumelden.
2 Sie haben sich auf Verlangen des Archivpersonals auszuweisen und
den Zweck ihrer Arbeit anzugeben.
3 Sie haben den Anweisungen des Archivpersonals Folge zu leisten.
§ A1-2 Lesesaal
1 Im Lesesaal sind nur Arbeitsunterlagen und -geräte erlaubt; Mäntel,
Jacken und Taschen sind in der Garderobe zu hinterlegen.
2 Andere Benutzerinnen und Benutzer des Lesesaals dürfen nicht gestört werden.
3 Rauchen, Essen und Trinken sind im Lesesaal nicht gestattet.
§ A1-3 Benutzung von Archivgut und Präsenzbibliothek
1 Physisches Archivgut und physische Bestände der Präsenzbibliothek
dürfen nur im Lesesaal eingesehen werden.
2 Das Archivpersonal kann aus konservatorischen Gründen die Einsicht
beschränken oder mit Auflagen versehen; insbesondere darf Archivgut
nur mit Erlaubnis des Archivpersonals kopiert, fotografiert oder gescannt
werden.
3 Das Archivgut, insbesondere Siegel und Glasplatten, ist sorgfältig zu
behandeln.
4 Archivgut darf nicht verändert werden, insbesondere darf es nicht beschrieben oder markiert werden.
5 Die Ordnung der Dossiers und der einzelnen Dokumente darf nicht
verändert werden; nach der Einsichtnahme ist das Archivgut wieder so
zu verpacken, wie es in den Lesesaal geliefert worden ist.
6 Für Beschädigungen am Archivgut haftet die Verursacherin oder der
Verursacher.
§ A1-4 Einsichtnahme in Archivgut vor Ablauf der Schutzfrist
1 Das Staatsarchiv kann für die Verwendung von Daten aus dem Archivgut Beschränkungen verfügen, insbesondere die Anonymisierung von
Personendaten.
2 Benutzerinnen und Benutzer haben eine Erklärung zu unterschreiben,
die Auflagen des Datenschutzes zu respektieren und die Daten nicht
rechtswidrig zu verwenden oder weiterzugeben.
§ A1-5 Ausschluss von der Benutzung
1 Das Staatsarchiv kann Personen, die grob gegen die Benutzungsordnung verstossen, von der Benutzung ausschliessen.
2 Grob gegen die Benutzungsordnung verstösst insbesondere, wer:
1. Archivgut entwendet oder versucht zu entwenden;
2. vorsätzlich oder grobfahrlässig Archivgut beschädigt;
3. wiederholt Archivgut in Unordnung bringt;
4. konservatorische Auflagen oder Auflagen des Datenschutzes
missachtet.
§ A1-6 Belegexemplare
1 Benutzerinnen und Benutzer haben dem Staatsarchiv von ihren Werken, die ganz oder teilweise auf der Benutzung der Archivbestände
beruhen, ein kostenloses Belegexemplar zur Verfügung zu stellen.
Änderungstabelle - Nach Beschluss
Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle
07.04.2009 01.05.2009 Erlass Erstfassung A 2009, 563
12.12.2017 01.03.2018 Erlasstitel geändert A 2018, 16
12.12.2017 01.03.2018 § 27 Abs. 1 geändert A 2018, 16
Änderungstabelle - Nach Artikel
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle
Erlass 07.04.2009 01.05.2009 Erstfassung A 2009, 563
Erlasstitel 12.12.2017 01.03.2018 geändert A 2018, 16
§ 27 Abs. 1 12.12.2017 01.03.2018 geändert A 2018, 16