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title: "Reglement über das Records Management und die Archivierung"
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# Reglement über das Records Management und die Archivierung

## Art. 1 A. Allgemeine Bestimmungen {#art_1}

Dieses Reglement regelt:
a. die Verwaltung und Aufbewahrung von geschäftsrelevan
ten Unterlagen (Records Management) durch öffentliche
Organe;
b. die Archivierung von Unterlagen durch das Stadtarchiv.

## Art. 2 {#art_2}

1 Öffentliche Organe sind die städtischen Behörden und
Verwaltungseinheiten sowie Organisationen und Personen des
öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie mit der Erfüllung
städtischer öffentlicher Aufgaben betraut sind.
2 Records Management bezeichnet die ordnungsgemässe Ver
waltung und Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen.
3 Geschäftsrelevante Unterlagen sind Informationen, unabhän
gig von ihrem Informationsträger, die für die Durchführung und
die Nachvollziehbarkeit einer Geschäftshandlung von Bedeu
tung sind.
4 Archivierung beinhaltet die Bewertung, Übernahme, Sicherung,
Erschliessung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen.

## Art. 3 B. Records Management {#art_3}

1 Die öffentlichen Organe sind zum Records Management
verpflichtet.
1 LS 131.1
2 AS 101.100
3 Begründung siehe STRB Nr. 485 vom 26. Mai 2021.
Gegenstand
Begriffe
Pflicht
2Reglement über das Records Management
und die Archivierung170.600
2 Sie ergreifen die strategischen, organisatorischen und techni
schen Massnahmen, die für ein rechtskonformes und wirtschaft
liches Records Management notwendig sind.

## Art. 4 {#art_4}

1 Die öffentlichen Organe sind verantwortlich für das Re
cords Management bis zum Zeitpunkt der Ablieferung der Unter
lagen an das Stadtarchiv.
2 Sie verwalten alle Unterlagen, die noch in Gebrauch sind oder
deren Aufbewahrungsfrist gemäss Art. 19 noch nicht abgelaufen
ist.
3 Die öffentlichen Organe bleiben für jene Unterlagen verant
wortlich, die nicht ans Stadtarchiv abgeliefert werden.

## Art. 5 {#art_5}

Die öffentlichen Organe wenden beim Records Manage
ment die Regeln an, die in der Records Management Policy4 und
den Richtlinien des Stadtarchivs zum Records Management5
festgelegt sind.

## Art. 6 {#art_6}

1 Die öffentlichen Organe dürfen Unterlagen nur mit Zu
stimmung des Stadtarchivs zur Verwaltung und Aufbewahrung
an Private auslagern.
2 Die Bestimmungen dieses Reglements gelten auch bei einer
Auslagerung an Private.

## Art. 7 {#art_7}

Die öffentlichen Organe dürfen ohne Zustimmung des
Stadtarchivs keine geschäftsrelevanten Unterlagen vernichten
oder ausscheiden.

## Art. 8 {#art_8}

1 Jedes öffentliche Organ bezeichnet eine qualifizierte
Person als Beauftragte für Records Management.
2 Die Beauftragten sorgen in Zusammenarbeit mit dem Stadt
archiv für die Umsetzung und den Betrieb von Records Manage
ment in den öffentlichen Organen.
3 Sie sind Ansprechpersonen des Stadtarchivs.

## Art. 9 {#art_9}

1 Das Stadtarchiv berät die öffentlichen Organe bei der
Umsetzung und beim Betrieb von Records Management.
2 Es wirkt bei Projekten der öffentlichen Organe im Zusammen
hang mit Records Management mit.
4 Beilage zu STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015.
5 Einsehbar beim Stadtarchiv, Neumarkt 4, 8001 Zürich.
Verantwort
lichkeit
Anwendbare
Regeln
Auslagerung
Vernichtung und
Ausscheidung
Beauftragte
für Records
Management
Mitwirkung und
Beratung durch
Stadtarchiv
3Reglement über das Records Management

## Art. 10 und die Archivierung 170.600 {#art_10}

Das Stadtarchiv hat gegenüber den öffentlichen Organen
der Stadtverwaltung für die korrekte Umsetzung der Records Ma
nagement Policy6 fachliche Weisungsbefugnis.

## Art. 11 {#art_11}

Die öffentlichen Organe gewähren dem Stadtarchiv Zu
gang zu ihren Unterlagen und den Ablagesystemen, soweit es
für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendig ist.

## Art. 12 C. Sicherung von Unterlagen {#art_12}

Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen bis
zum Zeitpunkt der Ablieferung an das Stadtarchiv sachgerecht
und sicher auf; sie schützen sie insbesondere vor Missbrauch,
Beschädigung und Verlust.

## Art. 13 {#art_13}

1 Das Stadtarchiv kann die Hinterlegung gefährdeter Un
terlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen an
ordnen.
2 Das öffentliche Organ ist in diesem Fall verpflichtet, die Unter
lagen beim Stadtarchiv oder in geeigneten Speichergefässen zu
hinterlegen.

## Art. 14 {#art_14}

Die öffentlichen Organe hinterlegen jede Publikation
(Amtsdruckschrift) zu Sicherungszwecken beim Stadtarchiv
unmittelbar nach dem Erscheinen oder gemäss Absprache mit
dem Stadtarchiv.

## Art. 15 {#art_15}

Der Gemeinderat, der Stadtrat, die weiteren städtischen
Behörden und Kommissionen hinterlegen ihre Protokolle zu Si
cherungszwecken zeitnah nach ihrer Erstellung beim Stadtarchiv.

## Art. 16 {#art_16}

Die öffentlichen Organe hinterlegen Verträge von beson
derer Bedeutung nach Vertragsabschluss in einer rechtsgültigen
Ausfertigung zu Sicherungszwecken beim Stadtarchiv; dies gilt
insbesondere für solche, die einen Grundbucheintrag zur Folge
haben.

## Art. 17 {#art_17}

1 Das Stadtarchiv übernimmt für die öffentlichen Organe
die Aufbewahrung der hinterlegten Unterlagen.
2 Die öffentlichen Organe bleiben während der gesetzlichen Auf
bewahrungsfristen für die Unterlagen verantwortlich.
3 Anderslautende Absprachen mit dem Stadtarchiv bleiben vor
behalten.
6 Beilage zu STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015.
Weisungsbefug
nis Stadtarchiv
Zugang zu den
Unterlagen
Schutz der
Unterlagen
Vorzeitige
Hinterlegung
Amtsdruck
schriften
Protokolle
Verträge
Zuständigkeit
4Reglement über das Records Management
und die Archivierung170.600

## Art. 18 D. Anbietung und Ablieferung zur Archivierung {#art_18}

1 Die Archivierung von Unterlagen von öffentlichen Orga
nen erfolgt einzig durch das Stadtarchiv.
2 Die Bildung von Parallelarchiven ist unzulässig.

## Art. 19 {#art_19}

1 Die öffentlichen Organe bieten dem Stadtarchiv sämtli
che Unterlagen mit ihren Metadaten innerhalb von zehn Jahren
nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Über
nahme an.
2 Das Stadtarchiv kann mit den öffentlichen Organen eine Anbie
tung vor oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfris
ten vereinbaren.

## Art. 20 {#art_20}

1 Die öffentlichen Organe bieten dem Stadtarchiv auch
Unterlagen an, die besondere Personendaten enthalten und die
gesetzlichen Geheimhaltungs oder Löschvorschriften unterste
hen.
2 Das öffentliche Organ hat keinen Zugang zu Unterlagen, die
einer Löschvorschrift unterstehen.
3 Im Übrigen richtet sich der Zugang nach Art. 30.

## Art. 21 {#art_21}

Die öffentlichen Organe bereiten die Unterlagen für die
Anbietung so auf, dass das Stadtarchiv ihre Archivwürdigkeit be
werten und sie übernehmen kann.

## Art. 22 {#art_22}

1 Das Stadtarchiv bewertet die Archivwürdigkeit der an
gebotenen Unterlagen in Zusammenarbeit mit den öffentlichen
Organen.
2 Es berücksichtigt die Einschätzung des öffentlichen Organs.
3 Das Stadtarchiv kann Unterlagen bereits vor der Anbietung be
werten.
4 Das Stadtarchiv entscheidet abschliessend über die Archiv
würdigkeit.

## Art. 23 {#art_23}

Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich
von grossem und dauerndem Informationswert sind, namentlich
für:
a. den Nachweis der Organisation und der Tätigkeit der öffent
lichen Organe;
b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen
oder Dritter;
Stadtarchiv
Anbietungs
pflicht und
Aufbewah
rungsfristen
Archivvorbehalt
Aufbereitung
der Unterlagen
Bewertung
Archiv
würdigkeit
5Reglement über das Records Management
und die Archivierung 170.600
c. die Gesetzgebung, Verwaltungstätigkeit oder Rechtspre
chung;
d. das Verständnis von Geschichte und Gegenwart;
e. das kulturelle Erbe der Stadt Zürich;
f. die Wissenschaft und Forschung.

## Art. 24 {#art_24}

Das Stadtarchiv schliesst mit den öffentlichen Organen
Vereinbarungen über die abzuliefernden Unterlagen.

## Art. 25 {#art_25}

1 Das Stadtarchiv kann die Übernahme von Unterlagen
aufschieben und die weitere Aufbewahrung anordnen.
2 Das öffentliche Organ ist in diesem Fall verpflichtet, die Unter
lagen weiter aufzubewahren und dem Stadtarchiv auf Verlangen
abzuliefern.

## Art. 26 {#art_26}

1 Die Anbietung und Ablieferung von Unterlagen erfolgt
gemäss den Richtlinien des Stadtarchivs7.
2 Das Stadtarchiv hat gegenüber den öffentlichen Organen fach
liche Weisungsbefugnis für die Anbietung und Ablieferung von
Unterlagen.

## Art. 27 {#art_27}

Die öffentlichen Organe tragen die Kosten für die Auf
bereitung, Anbietung und Ablieferung ihrer Unterlagen an das
Stadtarchiv.

## Art. 28 {#art_28}

Die öffentlichen Organe vernichten:
a. sämtliche Unterlagen, die vom Stadtarchiv nicht übernom
men werden;
b. die Doppel von Unterlagen, die vom Stadtarchiv übernom
men wurden.

## Art. 29 E. Zugang zu archivierten Unterlagen {#art_29}

Das Stadtarchiv gewährleistet den Zugang zu archivier
ten Unterlagen, indem es insbesondere:
a. die Benutzbarkeit und Reproduzierbarkeit der Unterlagen
sicherstellt;
b. Bestände in ihren Zusammenhängen erhält (Provenienz
prinzip);
7 Einsehbar beim Stadtarchiv, Neumarkt 4, 8001 Zürich.
Ablieferungs
vereinbarung
Aufschub
und weitere
Aufbewahrung
Regeln für
Anbietung und
Ablieferung
Kosten
Vernichtung
Gewährleistung
durch Stadt
archiv
6Reglement über das Records Management
und die Archivierung170.600
c. Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt macht;
d. Auskünfte über die archivierten Unterlagen und deren In
halt erteilt.

## Art. 30 {#art_30}

Die Schutzfristen und der Zugang zu den Unterlagen
richten sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes8 und
des Gesetzes über die Information und den Datenschutz9.

## Art. 31 {#art_31}

1 Die Unterlagen sind nach Ablauf der Schutzfrist im
Rahmen der Benutzungsordnung10 des Stadtarchivs zugänglich.
2 Sie sind im Lesesaal des Stadtarchivs unter Aufsicht einseh
bar, soweit sie nicht digital öffentlich verfügbar sind.
3 Das Stadtarchiv kann verlangen, dass sich die Benutzerinnen
und Benutzer ausweisen.
4 Bei Verstössen gegen die Benutzungsordnung kann das Stadt
archiv das Benutzungsrecht einschränken, entziehen oder ein
Hausverbot aussprechen.

## Art. 32 {#art_32}

1 Das Stadtarchiv betreibt eine öffentlich zugängliche
Präsenzbibliothek mit Lesesaal.
2 Die Bibliothek sammelt insbesondere:
a. Literatur und Quellen insbesondere zur Geschichte von
Stadt und Kanton Zürich sowie zur Schweizer Geschichte;
b. lexikalische, enzyklopädische und kartografische Hilfsmittel;
c. Zeitschriften und Zeitungen;
d. Gesetze und Verordnungen von Stadt und Kanton Zürich;
e. Literatur über Archiv und Informationswissenschaften so
wie historische Grundwissenschaften;
f. Jahresberichte von öffentlichen Organen und politischen,
wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Institutionen der
Stadt Zürich.
3 Das Stadtarchiv führt Dokumentationen und Sammlungen von
Informationen zu städtischen und kantonalen Zürcher Themen.
8 vom 24. September 1995, LS 170.6.
9 vom 12. Februar 2007, IDG, LS 170.4.
10 https://www.stadt zuerich.ch/prd/de/index/stadtarchiv/RechercheBenutzung/
benutzung.html
Schutzfristen
und Zugang
Benutzungs
ordnung
Bibliothek
und Dokumen
tationen
7Reglement über das Records Management

## Art. 33 und die Archivierung 170.600 {#art_33}

1 Die Unterlagen sind grundsätzlich nicht ausleihbar.
2 In begründeten Ausnahmefällen ist die Ausleihe von Unterla
gen zulässig, insbesondere für Ausstellungen und bei Rücklei
hen von Unterlagen privater Herkunft an die Donatorin oder den
Donator.
3 Der Schutz der Unterlagen ist zu gewährleisten.
4 Das Stadtarchiv kann für die Ausleihe die Hinterlegung einer
Kaution, den Abschluss einer Versicherung oder andere geeig
nete Massnahmen zur Sicherung der Unterlagen verlangen.

## Art. 34 {#art_34}

Archivierte Unterlagen sind unveräusserlich und können
auch durch Ersitzung nicht erworben werden.

## Art. 35 {#art_35}

1 Die Einsicht in die Unterlagen des Stadtarchivs ist
grundsätzlich unentgeltlich.
2 Das Stadtarchiv kann für seine Leistungen und Tätigkeiten ge
stützt auf das Reglement über allgemeine Gebühren der Stadt
verwaltung11 Gebühren erheben.

## Art. 36 F. Schlussbestimmungen {#art_36}

Das Reglement der Stadt Zürich über die Aktenablage
und Archivierung (Archivreglement) vom 24. Januar 200112 wird
aufgehoben.

## Art. 37 {#art_37}

Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2021 in Kraft.
11 vom 28. Juni 2017, GebR, AS 681.100.
12 AS 432.100
Ausleihe
und Erwerb
a. Ausleih
barkeit
b. Unveräusser
lichkeit
Unentgeltlich
keit und
Gebühren
Aufhebung bis
herigen Rechts
Inkrafttreten