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title: "Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten"
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provisions: 18
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# Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten

## Art. 1 {#art_1}

Gegenstand und Geltungsbereich
1 Diese Direktionsverordnung regelt die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Artikel 2 Absatz 1 des
Gemeindegesetzes vom 16. März 1998 (GG)3) und deren Anstalten nach Artikel 65 GG (im Folgenden als Gemeinden bezeichnet).
2 Sie gilt für Unterlagen auf Papier und für Unterlagen aus elektronischen Systemen (im Folgenden als elektronische Unterlagen bezeichnet). Die Regelungen werden getrennt nach Medium beschrieben.
3 Die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der privatrechtlichen Organisationen und Personen, die für eine Gemeinde eine öffentlich-rechtliche Aufgabe erfüllen, richten sich nach Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe c ArchG.

## Art. 2 {#art_2}

Gemeindearchiv
1 Das Gemeindearchiv ist eine Einrichtung zur dauernden Aufbewahrung der
aus den Aufgaben, der Tätigkeit, den Beschlüssen von Organen und der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangenen archivwürdigen Unterlagen.
1) BSG 108.1
2) BSG 108.111
3) BSG 170.11
* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses
14-94
170.711 2

## Art. 3 {#art_3}

Unterlagen
1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger,
sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind.
2 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind
a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer
Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger
Form vorliegen können,
b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).
3 Geschäftsrelevant sind Unterlagen mit Informationen, die für das Verstehen,
Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind (primäre Daten),
sowie die für deren Verständnis notwendigen beschreibenden und technischen
Hilfsinformationen (Metadaten).
4 Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie von dauerndem Wert sind
a für die Sicherung der Interessen der Gemeinde,
b für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter,
c für die Verwaltungstätigkeit,
d für die Rechtsetzung und Rechtsanwendung,
e für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden,
f für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder
g für die Wissenschaft und Forschung.

## Art. 4 {#art_4}

Lebenszyklus

## Artikel 5 {#art_5}

2 Die Unterlagen durchlaufen die Phasen des Lebenszyklus wie folgt:
a Ablage: Unterlagen hängiger Geschäfte,
b Zwischenarchiv: Unterlagen mit laufender Aufbewahrungsfrist zur Beweissicherung, zur allfälligen Überprüfung und Wiederaufnahme von Geschäften und
c Langzeitarchiv: bewertete Unterlagen für die Sicherung der Interessen der
Gemeinde und der Öffentlichkeit, die langfristige Nachvollziehbarkeit der
Tätigkeit der Gemeinde oder für die wissenschaftliche Forschung (Archivgut).
3 170.711
3 Die Unterlagen sind für Berechtigte während des gesamten Lebenszyklus zugänglich und verfügbar zu halten.
Art. 5 Ordnungssystem
1 Die Gemeinde erstellt ein Ordnungssystem als systematische Grundlage für
die Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung der Unterlagen.
2 Sie legt die Unterlagen nach dieser Ordnung ab.
3 Das Ordnungssystem enthält
a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen,
b die Aufbewahrungsfristen und
c die Bewertung.
4 Das Ordnungssystem gilt für Unterlagen auf Papier und für elektronische Unterlagen.
5 Die Gemeinde passt es an neue Gegebenheiten an.

## Art. 6 {#art_6}

Mindestaufbewahrungsfristen und Bewertung
1 Die Mindestaufbewahrungsfristen und eine weiterführende Bewertungsempfehlung für einzelne Unterlagenkategorien sind in den Anhängen 1 bis 4 festgelegt. *
2 Die Gemeinde kann nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss Absatz 1 die Unterlagen bewerten und längere Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Diese sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b in das Ordnungssystem aufzunehmen.
3 Die Gemeinde bewertet im entsprechenden Anhang nicht aufgeführte Unterlagen auf ihre Archivwürdigkeit gemäss Artikel 3 Absatz 4. Die Aufbewahrungsfristen und die Bewertung sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b
und c in das Ordnungssystem aufzunehmen. *
4 Für Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 30 ist eine Aufbewahrung gemäss Absatz 2 und 3 nur unter dem Vorbehalt von Artikel 21 Absatz 2 zulässig.
5 Unterlagen, die nicht als archivwürdig bewertet werden, sind nach Ablauf der
Aufbewahrungsfrist zu vernichten. *
6 Abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen des Bundesrechts oder des
kantonalen Rechts bleiben vorbehalten.
170.711 4

## Art. 7 {#art_7}

Form
1 Unterlagen werden auf Papier oder in elektronischer Form abgelegt, aufbewahrt und archiviert.
2 … *
2 Verantwortlichkeiten

## Art. 8 {#art_8}

Pflicht zur Verwaltung der Unterlagen und zur Archivführung
1 Jede Gemeinde sorgt für eine ordnungsgemässe Verwaltung ihrer Unterlagen
und führt ein Archiv.
2 Die Verantwortlichkeiten nach Artikel 9 und 10 können der gleichen Stelle
(Behörde oder Person) zugewiesen werden.

## Art. 9 {#art_9}

Zuständigkeit und Aufsicht für die Verwaltung der Unterlagen
1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die ordnungsgemässe
Verwaltung der Unterlagen verantwortliche Organ und die für die Verwaltung
von Unterlagen zuständigen Stellen.
2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die
geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Verwaltung der Unterlagen.
3 Sie sind verantwortlich für die Erfassung der geschäftsrelevanten Unterlagen
in einem Verzeichnis auf Papier oder in elektronischer Form.
4 Sie sorgen für die Umsetzung der Vorschriften über die Verwaltung der Unterlagen durch alle mit der Erfüllung von Aufgaben betrauten Personen.

## Art. 10 {#art_10}

Zuständigkeit und Aufsicht für die Archivführung
1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die Archivführung verantwortliche Organ und die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen.
2 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die
geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Archivierung der Unterlagen.
3 Sie sind verantwortlich für die vollständige Erfassung des Archivguts in einem
Findmittel.
4 Sie sind zuständig für die Benützung des Archivguts.
5 Sie sorgen für die Umsetzung der Archivgesetzgebung.
5 170.711

## Art. 11 {#art_11}

Archivierung bei Dritten
1 Die Gemeinde kann Dritte mit der Archivierung von Unterlagen und der Bewirtschaftung von Archivgut im Langzeitarchiv beauftragen.
2 Die Dritte oder der Dritte leistet Gewähr für die sichere Archivierung der Unterlagen und Bewirtschaftung des Archivguts im Sinne der Archivgesetzgebung. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Archivführung bleibt bei der
Gemeinde.
3 Die bei Dritten gelagerten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung der
Gemeinde an einen anderen Standort verschoben werden.
4 Die Gemeinde regelt den Zugriff auf die bei Dritten aufbewahrten Unterlagen.
3 Bearbeitung und Aufbewahrung (Ablage und Zwischenarchiv)
3.1 Gemeinsame Bestimmungen

## Art. 12 {#art_12}

Verwaltung der Unterlagen (Ablage)
1 Aufgaben der Gemeinde werden in Form von Geschäften bearbeitet.
2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen bearbeiten und
verwalten die Geschäfte.

## Art. 13 {#art_13}

Dossierbildung
1 Für jedes Geschäft wird ein Dossier eröffnet. Für Unterlagen auf Papier kann
die Gemeinde Ausnahmen festlegen.
2 Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen gemäss Artikel 3
Absatz 3.
3 Es wird nach dem Ordnungssystem gemäss Artikel 5 abgelegt und in einem
Verzeichnis erfasst.

## Art. 14 {#art_14}

Dossierabschluss
1 Nach Erledigung oder Abbruch eines Geschäfts bereinigt die bearbeitende
Person das Dossier, indem sie es auf seine Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Unterlagen daraus entfernt.
2 Die bearbeitende Person übergibt das Dossier zur Aufbewahrung den für die
Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen.
170.711 6
3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen kontrollieren die
Bereinigung des Dossiers und überführen das Dossier in eine archivfähige
Form. Sie sind für die Zugänglichkeit für Berechtigte und für die Verfügbarkeit
des Dossiers verantwortlich. *
4 Nach Abschluss des Dossiers sind die Unterlagen bzw. das Dossier während
der Aufbewahrungsfrist unveränderbar. Vorbehalten bleiben die Berichtigung
oder Vernichtung von unrichtigen oder nicht notwendigen Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 23 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986
(KDSG)4).

## Art. 15 {#art_15}

Aufbewahrung (Zwischenarchiv)
1 Mit Abschluss des Dossiers beginnt die im entsprechenden Anhang festgelegte oder von der Gemeinde bestimmte Aufbewahrungsfrist zu laufen. *
2 Das abgeschlossene Dossier wird in das Zwischenarchiv verschoben.
3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen sind verantwortlich
für die Aufbewahrung im Zwischenarchiv.
3.2 Bearbeitung und Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier

## Art. 16 {#art_16}

Physische Dossierbildung
1 Sämtliche Unterlagen eines Geschäfts auf Papier werden in einem Dossier in
Papierform abgelegt.
2 Bei einer Verwaltung der Unterlagen ohne Dossierbildung gelten zumindest
die folgenden Anforderungen:
a Strukturierung der Ablage der Unterlagen nach einem Ordnungssystem,
b chronologische Ordnung der Unterlagen,
c Beschriftung der Unterlagen und
d Erfassung der Unterlagen in einem Verzeichnis.
Art. 17 Aufbewahrung von physischen Protokollen
1 Werden Protokolle der Gemeindeversammlung, des Gemeinderates und des
Gemeindeparlaments auf Papier aufbewahrt und archiviert, sind sie zu binden
oder zu heften. *
4) BSG 152.04
7 170.711
3.3 Bearbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
Art. 18 Elektronische Verwaltung der Unterlagen
1 Das für jedes neue Geschäft gebildete Dossier kann in Unterdossiers gegliedert werden.
2 Das Dossier wird im Geschäftsverwaltungssystem mit Metadaten verzeichnet
und einer Position des Ordnungssystems gemäss Artikel 13 Absatz 3 zugewiesen.
Art. 19 Dossierabschluss bei elektronischen Unterlagen
1 Die Überprüfung des elektronischen Dossiers auf seine Vollständigkeit und
Nachvollziehbarkeit gemäss Artikel 14 Absatz 1 beinhaltet auch die Überprüfung der zum Geschäft gehörenden Metadaten.
2 Für die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Unterlagen bzw. des Dossiers gemäss Artikel 14 Absatz 4 werden die im elektronischen Dossier enthaltenen Unterlagen beim Dossierabschluss schreibgeschützt.
3 Zeitgleich werden die elektronischen Unterlagen in ein archivtaugliches Format überführt (Konvertierung).
4 Für die Bestimmung der archivtauglichen Formate gelten die Anforderungen
der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST).
4 Aussonderung
Art. 20 Bewertung
1 Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss entsprechendem Anhang erfolgt die Umsetzung des Bewertungsentscheids nach Artikel 6 Absatz 2
bis 6. *
2 Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren.
3 Falls keine Bewertung vorliegt, entscheiden die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen zusammen mit den für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen über die Vernichtung oder Archivierung der Unterlagen.
Art. 21 Vernichtung
1 Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet. *
170.711 8
2 Nicht archivwürdige Unterlagen mit Personendaten sind zu vernichten, wenn
sie nicht mehr benötigt werden (Artikel 19 KDSG). Dies gilt auch bei Beständen
mit einem hohen Anteil an Personendaten, wenn nur einzelne davon archivwürdig sind. Die Pflicht, diese Unterlagen zu vernichten, ist im entsprechenden
Anhang ausdrücklich aufgeführt. *
3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen erstellen ein Protokoll über alle vernichteten Unterlagen.
4 Dieses enthält Angaben über
a den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum),
b den Umfang der vernichteten Unterlagen (Mengenangabe Seiten,
Schachteln oder Gewicht etc.) und
c den Inhalt der vernichteten Unterlagen (Bezeichnung Sachgebiet, bearbeitende Stellen der Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Unterlagen).
5 Das Protokoll darf keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben.
5 Archivierung (Langzeitarchiv)
5.1 Gemeinsame Bestimmungen
Art. 22 Archivgut
1 Der Archivplan bildet die Ordnung des Archivguts nach Aufgabengebieten der
Gemeinde und innerhalb dieser chronologisch ab. *
2 Das Archivgut kann chronologisch wie folgt in mehrere Bereiche gegliedert
werden:
a erster Bereich (historischer Bereich): Archivgut aus früheren Jahrhunderten und Epochen und
b weitere Bereiche im Archivplan: jeweils bei Einführung eines neuen Ordnungssystems für die Unterlagen der laufenden Ablage.
3 Archivgut, das nicht aus den Aufgaben, der Tätigkeit oder der Verwaltung der
Gemeinde hervorgegangen ist, wird einem gesonderten Bereich zugeteilt.
Art. 23 Findmittel
1 Über das Archivgut der Gemeinde ist ein Findmittel anzulegen und ständig
nachzuführen.
2 Das Findmittel enthält mindestens
a die Position der Unterlagen im Archivplan,
9 170.711
b die Identifikation der Unterlagen (federführende Stelle und inhaltliche Angaben) und
c den Entstehungszeitraum der Unterlagen.
5.2 Archivierung von Unterlagen auf Papier
Art. 24 Archivgut auf Papier
1 Das Archivgut auf Papier wird in Archivräumen aufbewahrt.
2 Es wird gut zugänglich, übersichtlich und nach den verschiedenen Bereichen
abgegrenzt angeordnet.
3 Das Archivgut ist nach der Systematik des Archivplans geordnet und auffindbar.
Art. 25 Archivraum
1 Der Archivraum ist so beschaffen, dass das Archivgut vor unerlaubter Entfernung, vor unberechtigter Einsichtnahme, vor schädlichen Einwirkungen und vor
Schädlingen geschützt ist.
2 Die Gemeinden können gemeinsame Archivräume verwenden.
3 Das Archivgut wird nach Gemeinden getrennt aufbewahrt.
5.3 Archivierung von elektronischen Unterlagen
Art. 26 Übernahme von elektronischen Unterlagen
1 Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen können dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme zur elektronischen Geschäftsverwaltung und zur elektronischen Archivführung als Mindeststandard die fachlichen Anforderungen gemäss KOST erfüllen. *
2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen halten die archivwürdigen elektronischen Unterlagen so lange im System der Geschäftsverwaltung bereit (Zwischenarchiv gemäss Artikel 15), bis die erfolgreiche Übernahme durch das elektronische Archiv durchgeführt und bestätigt ist.
3 Nach Eingang der Übernahmebestätigung werden die abgelieferten Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem gelöscht oder als archiviert gekennzeichnet. Unterlagen mit Personendaten sind zusätzlich als solche zu kennzeichnen,
und der Zugriff darauf ist gemäss Artikel 31 einzuschränken.
170.711 10
4 Hat die Gemeinde eine Dritte oder einen Dritten mit der elektronischen Archivierung beauftragt, bestätigt diese oder dieser vor der Löschung der Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem die erfolgreiche Übernahme schriftlich.
Art. 27 Erschliessung
1 Die Erschliessung des elektronischen Archivguts im Findmittel gemäss Artikel
23 hat bis auf die Stufe Dossier zu erfolgen.
2 Ausnahmen infolge technischer Unmöglichkeit bleiben vorbehalten.
6 Archivierung bei Gemeindezusammenschlüssen und -
aufhebungen
Art. 28 Archivierung von Unterlagen erweiterter oder neu entstandener
Gemeinden
1 Die durch einen Gemeindezusammenschluss erweiterte oder neu entstandene Gemeinde
a schliesst das Archivgut der durch den Zusammenschluss aufgehobenen
Gemeinden ab,
b verzeichnet es in einem Findmittel,
c gewährleistet, dass im Findmittel der erweiterten oder neu entstandenen
Gemeinde an richtiger Stelle auf das gesondert bewirtschaftete Findmittel
des Archivguts der aufgehobenen Gemeinde verwiesen wird und
d bezeichnet den Archivraum, in dem die Unterlagen der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden dauernd aufbewahrt werden.
2 Der Archivraum hat die Anforderungen gemäss Artikel 25 Absatz 1 zu erfüllen.
Art. 29 Archivierung von Unterlagen aufgehobener Gemeinden
1 Die Gemeinde, deren Aufhebung ohne Rechtsnachfolge bevorsteht, sorgt vor
ihrer Aufhebung für die dauernde und sichere Archivierung ihrer Unterlagen im
Sinn der Archivgesetzgebung.
2 Sie schliesst ihr Archivgut ab und verzeichnet es in einem Findmittel.
3 Sie übergibt ihr Archivgut einer anderen Gemeinde oder Organisation in das
Langzeitarchiv. Erklärt sich keine Gemeinde oder Organisation dazu bereit,
übernimmt das Staatsarchiv das Archivgut.
11 170.711
7 Archivierung von Unterlagen mit Personendaten
Art. 30 Archivierung
1 Die Archivierung von Unterlagen mit Personendaten richtet sich nach Artikel
14 ArchG.
Art. 31 Zugriff
1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können auf archivierte Personendaten zugreifen.
2 Die für die Verwaltung der Unterlagen zuständigen Stellen dürfen auf archivierte Personendaten nur dann zugreifen, wenn diese zu Sicherungs- und
Beweiszwecken gemäss Artikel 19 Absatz 2 KDSG aufbewahrt werden.
3 Artikel 14 Absatz 3 ArchG bestimmt, ob ein Zugriff auf die übrigen Unterlagen
mit Personendaten zulässig ist.
Art. 32 Veränderung
1 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von archivierten Personendaten, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beilegen lassen (Bestreitungsvermerk).
2 Der Bestreitungsvermerk wird schriftlich bei den für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen eingereicht, als Bestreitung gekennzeichnet und
mit dem Namen der betroffenen Person versehen.
3 Er wird den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert beigefügt. Das
Archivgut darf nicht verändert werden.
8 Benützung des Archivs
Art. 33 Einsichtnahme
1 Das Archivgut steht der Öffentlichkeit zur Verfügung.

## Artikel 16 bis {#art_16bis}

25 ArchG.
3 Gesuche um Einsichtnahme in Unterlagen mit Personendaten zu einem nicht

## Artikel 20 personenbezogenen Zweck gemäss {#art_20}

ArchG sind schriftlich und mit einer Begründung einzureichen.
4 Über diese Gesuche entscheiden die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen.
170.711 12
Art. 34 Beschränkung der Einsichtnahme
1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können die Einsicht in bestimmte Teile des Archivguts oder in einzelne Unterlagen beschränken oder verweigern, wenn
a die Gefahr einer Beschädigung besteht oder
b die Einsichtnahme zu einem unverhältnismässigen Aufwand für die
Gemeinde führt.
Art. 35 Ausleihe
1 Die Gemeinde kann das Archivgut zum Zweck wissenschaftlicher Forschung
an den Kanton, an andere Gemeinden oder an andere Archive ausleihen,
wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist.
2 Sie kann das Archivgut für Ausstellungen auf Gesuch hin zur Verfügung stellen, wenn
a keine konservatorischen Bedenken bestehen,
b am Ausstellungsort die erforderliche Sicherheit garantiert wird und
c der angestrebte Zweck nicht mit anderen Mitteln erfüllt werden kann.
3 Historisch besonders wertvolle Unterlagen leiht die Gemeinde nicht aus. Ausnahmen können für Ausstellungen von erheblicher Bedeutung gewährt werden,
sofern die Voraussetzungen nach Absatz 2 erfüllt sind.
4 Die gewerbliche Nutzung und die Unveräusserlichkeit des Archivguts richten
sich nach Artikel 23 und 24 ArchG.
9 Aufsicht
Art. 36
1 Für die kantonale Aufsicht über die Gemeindearchive gelten die Bestimmungen gemäss Artikel 87 ff. GG.
2 Das Staatsarchiv ist die kantonale Aufsichtsstelle für den historischen Bereich
der Gemeindearchive und kann diesbezügliche Weisungen erlassen.
3 Es steht als kantonales Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen
beratend zur Verfügung.
10 Inkrafttreten
Art. 37
1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.
13 170.711
Bern, 20. Oktober 2014 Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor:
Neuhaus
170.711 14
Änderungstabelle - nach Beschluss
Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle
20.10.2014 01.01.2015 Erlass Erstfassung 14-94
08.06.2016 01.07.2016 Ingress geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 3 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 5 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 7 Abs. 2 aufgehoben 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 14 Abs. 3 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 15 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 17 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 20 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 Abs. 2 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 22 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Art. 26 Abs. 1 geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 1 Inhalt geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 2 eingefügt 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 3 eingefügt 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 4 eingefügt 16-040
22.12.2017 01.02.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-006
22.12.2017 01.02.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-006
06.03.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-033
09.05.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-037
09.05.2018 01.08.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-037
15 170.711
Änderungstabelle - nach Artikel
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle
Erlass 20.10.2014 01.01.2015 Erstfassung 14-94
Ingress 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 6 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 6 Abs. 3 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 6 Abs. 5 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 7 Abs. 2 08.06.2016 01.07.2016 aufgehoben 16-040
Art. 14 Abs. 3 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 15 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 17 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 20 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 21 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 21 Abs. 2 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 22 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 26 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Anhang 1 08.06.2016 01.07.2016 Inhalt geändert 16-040
Anhang 1 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006
Anhang 1 06.03.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-033
Anhang 1 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037
Anhang 2 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040
Anhang 2 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006
Anhang 2 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037
Anhang 3 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040
Anhang 4 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040
1 170.711-A1
Anhang 1 zu Artikel 6 Absatz 1
(Stand 01.08.2018)
Mindestaufbewahrungsfristen für die Einwohnergemeinden,
gemischten Gemeinden, Gemeindeverbände, Unterabteilungen,
Schwellenkorporationen und Anstalten
1. Allgemeines
1.1 Ablagesystematik, Archivpläne und Vernichtungsprotokolle gemäss
Art. 21 Abs. 3
1.2 Aufgehobene Reglemente
1.3 Ausscheidungsverträge
und zugehörige Akten
1.4 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige
Verträge
1.5 Amtsübergaben (Protokolle)
10 Jahre ab Ausscheiden
des Übergebers
1.6 Prozess- und Beschwerdeakten
solange Rechtswirkung belegbar sein
muss und Verjährungsfrist läuft
ab Rechtskraft
des Entscheids
teilweise Vernichtung nach Art. 21
Abs. 2 - 5
1.7 Protokolle der Gemeindeversammlung, des
Gemeindeparlaments,
des Gemeinderats sowie
der Kommissionen
Protokolle der Organe
sämtlicher öffentlichrechtlicher Körperschaften nach Art. 2 GG und
der Anstalten nach Art.
65 GG
(Art. 2 und 65 des
Gemeindegesetzes,
GG)1
Berichtigung auf
Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch
eine Ergänzung
mit Zusatz oder
Anonymisierung
auf Gesuch hin)
1.8 Organverzeichnis dauernd
(Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2
laufendes
Register
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.
2 170.711-A1
2. Abstimmungen und Wahlen
2.1 Abstimmungs- und
Wahlprotokolle von
kommunalen Abstimmungen und Wahlen
2.2 Übriges Stimmmaterial
von kommunalen Abstimmungen und Wahlen
bis zur amtlichen
Feststellung des
Ergebnisses
(Art. 18 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV)1
2.3 Stimmmaterial von
eidgenössischen und
kantonalen Abstimmungen und Wahlen (Wahl-
und Stimmzettel sowie
Stimmrechtsausweise)
Das gilt auch für Stimmzettel der Nationalratswahlen
bis zur Information
der Staatskanzlei
(nach der amtlichen
Feststellung der
Ergebnisse gemäss
Art. 18 Abs. 3 PRV)
2.4 Ergebnisprotokolle Nr. 1
und Nr. 2 (telefonische
Meldung und Gemeindeprotokoll) für eidgenössische und kantonale
Abstimmungen und
Wahlen
bis zur Information
der Staatskanzlei
(nach der amtlichen
Feststellung der
Ergebnisse)
Ergebnisprotokolle müssen nach
der amtlichen
Feststellung der
Ergebnisse
vernichtet werden, wenn sie
Teilergebnisse
(ohne E-Voting)
beinhalten.
Soweit die Protokolle Gesamtergebnisse enthalten, kann sie die
Gemeinde weiter
aufbewahren.
2.5 Schriftstück über die
genaue Zahl der Stimmberechtigten bei eidgenössischen und kantonalen Abstimmungen und
Wahlen (Stimmregisterabschluss)
bis zur Information
der Staatskanzlei
(nach der amtlichen
Feststellung der
Ergebnisse)
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.
3 170.711-A1
2.6 Unterschriftenbogen von
kommunalen Initiativen
und Referenden
bis zur Rechtskraft
des Entscheids über
das Zustandekommen
2.7 Unterschriftenkontrollen
von kantonalen und
eidgenössischen Initiativen und Referenden
bis zur Rechtskraft
des Entscheids über
das Zustandekommen
3. Einwohnerkontrolle/Bürgerregister
3.1 Bürgerregister, die Daten
ab 31. Dezember 1928
enthalten
(Ablieferung an das
Zivilstandsamt ist möglich; für diesen Fall:
Aufbewahrung des
Übergabeprotokolls)
WICHTIG:
Bürgerregister,
die Daten vor
dem 1. Januar
1929 enthalten
und von der
Gemeinde nicht
mehr nachgeführt
werden, sind dem
Zivilstandsamt
abzuliefern.
3.2 Einbürgerungsakten von
Gesuchen, die vor dem
1. Januar 2018 eingereicht wurden
50 Jahre
(Art. 19 Abs. 2 der
Verordnung über das
Einbürgerungsverfahren, EbüV)1
3.3 Einwohnerregister und
Fremdenkontrollen (z. B.
Kartenregister oder
Ausdruck aus der elektronischen Einwohnerkontrolle)
dauernd Berichtigung oder
Anonymisierung
auf Gesuch hin
nach Art. 14 Abs.
Mitteilung bei
Wegzug
4. Vormundschafts-, Kindes- und Erwachsenenschutz- sowie Erbschaftssachen
1 Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung,
EbüV); BSG 121.111.
4 170.711-A1
4.1 Unterlagen aus bis am
31. Dezember 2012
abgeschlossenen vormundschaftlichen Massnahmen wie Vormundschafts-, Beistandschafts-, Beiratschaftsrechnungen, Berichte,
Korrespondenzen, Prozess- und andere Akten
betr. Vormund-, Beistand-
und Beiratschaften
(Vorbehalten bleiben
Rechnungsbelege;
Aufbewahrung nach Ziffer
12.2)
Vormundschaftsunterlagen: dauernd
Beistandschafts- und
Beiratschaftsunterlagen: 30 Jahre
ab Erlöschen
der Massnahme
ab Abschluss
Vormundschaft
nach altem Recht:
Beistandschaft und
Beiratschaft nach
altem Recht:
4.2 Unterlagen aus bis am
31. Dezember 2012
abgeschlossenen Vormundschaftskontrollen
Pflegekinderkontrollen,
vormundschaftliche
Wertschriftenkontrollen
30 Jahre ab Erlöschen
des Verhältnisses
Ausnahme: in
noch aktuellen
Rodeln: Vernichtung nur auf
Gesuch hin
4.3 Unterlagen aus bis am
31. Dezember 2012
abgeschlossenen Kindesschutzmassnahmen
4.4 Mandatsakten professionelle Mandatsträgerinnen
und Mandatsträger (ohne
Rechnungsbelege)
10 Jahre ab Erlöschen
der Massnahme
4.5 Rechnungsbelege professionelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger
10 Jahre ab Genehmigung KESB
4.6 Unterhaltsverträge,
Unterlagen betr. elterliche
Sorge
30 Jahre ab Abschluss
Vertrag resp.
Unterhaltsregelung
4.7 Adoptionsakten dauernd archivwürdig
4.8 Vaterschaftsakten, soweit
diese zum Beweis der
Rechtsstellung zwingend
sind
Vorbehalt: nicht mehr
benötigte Personendaten von Dritten
nicht mehr
benötigte Personendaten von
Dritten: vernichten nach Art. 21
Abs. 2 - 5
4.9 Akten betreffend Erbenfeststellung
30 Jahre ab Abschluss
des betreffenden
Akts
5 170.711-A1
4.10 Erbschaftsinventare 30 Jahre ab Abschluss
des betreffenden
Akts
4.11 Kopie der Erbenbescheinigung
30 Jahre Vernichtung nach
4.12 Testamente und Erbverträge
30 Jahre mit Tod des
Erblassers
4.13 Testamentsbescheinigung
10 Jahre mit Tod des
Erblassers
4.14 Übrige Erbschaftsakten 30 Jahre mit Tod des
Erblassers
4.15 Akten betreffend erblose
Verlassenschaften
30 Jahre Vernichtung nach
4.16 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der
Erklärung
5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)
5.1 Stiftungsurkunden und
Reglemente mit allfälligen
späteren Änderungen
10 Jahre ab Aufhebung
der Stiftung
gemäss Art. 88
f. des schweiz.
Zivilgesetzbuches, ZGB1
5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach
5.3 Unterlagen/Auflagen zu
verwalteten unselbständigen Stiftungen (Legaten) mit Zweckbestimmung
10 Jahre ab Zweckerfüllung
6. Soziales
6.1 Sozialhilfe: allgemeines
(nicht personenbezogene
Unterlagen zu Grundsatzentscheiden, Präzedenzfällen, Leitlinien der
Gemeinde usw.)
6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre
(Art. 45 Abs. 1 des
Sozialhilfegesetzes,
SHG)2
ab Einstellung
der Sozialhilfeleistungen oder
ab Wegzug des
Sozialhilfeempfangenden
1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.
2 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.
6 170.711-A1
6.3 Kontenblätter zu den
Unterstützungsfällen
10 Jahre ab Abschluss
6.4 Unterlagen zur Alimentenbevorschussung
10 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach
6.5 Unterlagen aus dem
Asylwesen (nicht personenbezogene Unterlagen
zu Grundsatzentscheiden, Präzedenzfällen,
Leitlinien, Konzepte,
Vermietungen Räumlichkeiten an Kanton, Verfahrensunterlagen, usw.)
6.6 Unterlagen zur Integration der ausländischen
Bevölkerung (z. B. Unterlagen aus dem obligatorischen Erstinformation
gemäss Art. 5 des Integrationsgesetzes [IntG]1,
Dokumentation betr.
Weiterleitung an die
Ansprechstellen für
Integration)
Bei den Ansprechstellen
für Integration: Unterlagen aus Integrationsbegleitungen gemäss Art. 7
ff. IntG)
10 Jahre
(Art. 34 Abs. 2 Bst. a
des Ausländergesetzes [AuG]2)
ab Erstinformation resp. Ende
der Integrationsbegleitung
1 Gesetz vom 25. März 2013 über die Integration der ausländischen Bevölkerung (Integrationsgesetz, IntG); BSG 124.1.
2 Bundesgesetz vom 16. Dezember 2005 über die Ausländerinnen und Ausländer (Ausländergesetz, AuG); SR 142.20.
7 170.711-A1
6.7 Unterlagen und Dokumente aus der offenen
Kinder- und Jugendarbeit
mit kantonaler Mitfinanzierung (dokumentierte
Vorfälle, Handlungen
usw., soweit diese keiner
andern Stelle weitergeleitet wurden, wie an z. B.
Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde,
Disziplinarbehörden der
Schule, Erziehungsberatung, Jugendgericht,
kantonale Sozialamt
Abteilung Familie)
(Art. 32 Abs. 2 und 3
des Gesetzes über
den Finanz- und
Lastenausgleich,
FILAG)1
ab Ende eines
Vorfalls resp.
einer Beratung
6.8 Unterlagen und Dokumente aus Frühförderprogrammen mit kantonaler Mitfinanzierung (z. B.
Programmunterlagen von
schritt:weise)
(Art. 32 Abs. 2 und 3
FILAG)
ab Programmabschluss
6.9 Unterlagen aus den
Kindertagesstätten
(Unterlagen für Tarifberechnungen für die
subventionierten Plätze,
Anmeldedossiers usw.)
(Art. 32 Abs. 2 und 3
FILAG)
ab Austritt Vernichtung nach
6.10 Unterlagen von Tageseltern (Unterlagen für
Tarifberechnungen für
subventionierte Plätze,
Anmeldedossiers usw.)
(Art. 32 Abs. 2 und 3
FILAG)
ab Ende Zusammenarbeit
7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen
7.1 Pläne von gemeindeeigenen Tiefbauten, namentlich von Gemeindestrassen, Gewässerverbauungen, gemeindeeigenen Werkleitungen
usw.
1 Gesetz vom 27. November 2000 über den Finanz- und Lastenausgleich (FILAG); BSG 631.1.
8 170.711-A1
7.2 Andere Akten betreffend
gemeindeeigene Hoch-
und Tiefbauten:
a) Akten von besonders
wichtigen Bauten (Gemeindehäuser, Schulhäuser, Strassen, Brücken, Wasserversorgungen, Kanalisation usw.)
b) Wasserbaupolizeiliche
Bewilligungen, Unterlagen von Prozess- und
Beschwerdeverfahren bei
Hoch- und Tiefbauten
und im Vermessungswesen, Wasserbaupläne,
Reglemente und dergleichen
c) Übrige Akten
10 bis 30 Jahre
7.3 Behördenverbindliche
und grundeigentümerverbindliche Richtpläne,
Zonenpläne, Überbauungspläne, Gestaltungspläne, Sonderbauvorschriften, technischer
Bericht zu den Ortsplanungen
7.4 Grundeigentümerbeitragskontrollen und -
pläne
7.5 Vermessungswerke dauernd archivwürdig
7.6 Kanalisationspläne und –
kataster, Wasserversorgungskataster
7.7 Kontrolle über einmalige
Kanalisationsanschlussgebühren und Wasserversorgungsanschlussgebühren
7.8 Genereller Entwässerungsplan sowie generelle Wasserversorgungsplanung
(Art. 9 des kantonalen
Gewässerschutzgesetzes, KGSchG)1
1 Kantonales Gewässerschutzgesetz vom 11. November 1996 (KGSchG); BSG 821.0.
9 170.711-A1
7.9 Baubewilligungsakten
inklusive Plangenehmigungsverfahren (Einsprachen) und weitere Verwaltungsverfahren
Baubewilligungskontrollen und zugehörige Akten
7.10 Submissionsunterlagen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens
(Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1
(Unterlagen der
Anbieter)
7.11 Geobasisdaten in der
Zuständigkeit der Gemeinden
gemäss Anhang 1
und 2 der kantonalen
Geoinformationsverordnung (KGeolV)2
gemäss Anhang
1 und 2 KGeolV
gemäss Anhang
1 und 2 KGeolV
gemäss Anhang 1
und 2 KGeolV
8. Bildungswesen
8.1 Schülerdaten 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
8.2 Auf jeder Stufe der
Volksschule:
Dokumentenmappe:
Beurteilungsberichte,
Schulein- und -austritte
15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
8.3 Unterlagen des Übertritts
in die Sekundarstufe I
bis zum Schulaustritt Vernichtung nach
8.4 Schulzahnpflegekarten
und ärztliche Schülerkarten (Gesundheitskarte)
15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
8.5 Unterlagen der Schulsozialarbeit (dokumentierte
Vorfälle, Handlungen
usw., soweit diese keiner
andern Stelle weitergeleitet wurden, wie an z. B.
Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde,
Disziplinarbehörden der
Schule, Erziehungsberatung, Jugendgericht)
bis zum Schulaustritt Vernichtung nach
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.
10 170.711-A1
8.6 Unterlagen aus den
Tagesschulen (Unterlagen für Gesuche, Elternbelege, Anmeldedossiers
usw.)
(Art. 32 Abs. 2 und 3
FILAG)
ab Austritt Vernichtung nach
9. Polizeiwesen
9.1 Berichte und Personendaten, soweit nicht
nachfolgend separat
geregelt
5 Jahre ab Eintrag Vernichtung nach
9.2 Aufträge polizeiliche
Vorführung
5 Jahre Vernichtung nach
9.3 Bussenverfügungen 5 Jahre ab Erlass Vernichtung nach
9.4 Gewerbekontrollen,
Geschäfts-, und Marktkontrollen:
a) sofern Ergebnis ohne
Mängel
b) sofern verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Massnahme aus
Ergebnis folgend
Aufbewahrung im
Rahmen des Verwaltungs- oder Strafverfahrens
9.5 Kontrollen über Gastgewerbe und Handel mit
alkoholischen Getränken:
a) Unterlagen über die
verantwortliche Person
b) Unterlagen über den
Betrieb
ab Ausscheiden
der verantwortlichen Person
ab Schliessung
des Betriebs
9.6 Trinkwasserkontrolle
a) Ergebnis der Kontrolluntersuchungen
b) Verzeichnisse und
andere Akten
10 Jahre
ab Gültigkeitsende
ab letztem
Eintrag
9.7 Bestattungskontrollen 50 Jahre ab letztem
Eintrag
9.8 Feuerschaukontrollen dauernd archivwürdig
10. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung
11 170.711-A1
10.1 Unterlagen betreffend
Schiess- und Übungsplätze
10.2 Schutzraumakten und -
pläne (Zivilschutz)
10.3 Vorsorgliche Massnahmen auf dem Gebiet des
Arbeitseinsatzes in der
Landwirtschaft
11. Steuerwesen
11.1 Protokoll der amtlichen
Bewertung der Grundstücke und Wasserkräfte
11.2 Bezugskontrollen für die
Liegenschaftssteuer
10 Jahre
(sofern die a.o.
Gemeindesteuern
über ein gemeindeeigenes Fakturierungssystem erhoben
werden)
11.3 Bezugskontrollen für
ausserordentliche Gemeindesteuern
10 Jahre
(sofern die a.o.
Gemeindesteuern
über ein gemeindeeigenes Fakturierungssystem erhoben
werden)
11.4 Persönliche Meldungen
und andere Mitteilungen
der Steuerverwaltung an
die Gemeinde, die nicht
Dauerweisungen darstellen
11.5 Siegelungskontrolle
(Siegelungsprotokoll wird
dem Regierungsstatthalteramt übergeben und
dort aufbewahrt)
10 Jahre ab letztem
Eintrag
12. Finanzverwaltung
12 170.711-A1
12.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen
mit allen Bestandteilen
gemäss Art. 30 der
Direktionsverordnung
über den Finanzhaushalt
der Gemeinden, FHDV1
12.2 Buchhaltungsunterlagen
Rechnungsbelege
Kontenblätter
Journal
Inventarverzeichnisse
Kassen-, Postcheck- und
Bankbücher sowie andere Hilfsbücher
Zahlungsanweisungen
Einnahmekontrollen
Bezugslisten
10 Jahre ab Abschluss
12.3 Rechnungsbelege von
mehrwertsteuerpflichtigen
Geschäften, die im
Zusammenhang mit der
Berechnung der Einlageentsteuerung und des
Eigenverbrauchs von
unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien], subventionierten
Geschäften oder der
Parkplatzbewirtschaftung)
20 Jahre
(Art. 70 Abs. 3 des
Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)2
12.4 Allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen
(Bestätigungsbericht des
Rechnungsprüfungsorgans)
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);
BSG 170.511.
2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);
SR 641.20.
13 170.711-A1
12.5 Korrespondenzen betr.
das Finanz- und Rechnungswesen (z. B.
Korrespondenz mit dem
AGR bei fehlendem
Budget, Mitberichte,
Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren,
Vernehmlassungen)
12.6 Budget mit Vorbericht
und Unterlagen
12.7 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen
12.8 Versicherungspolicen bis Untergang der
(bis 10 Jahre nach
Vertragsende)
12.9 Forderungs- und Schuldtitel
bis Untergang der
12.10 Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen
und Schuldbriefen
13. Personalakten
13.1 Personalunterlagen,
Personaldossiers usw.
(Ausnahme: Ziffer
13.2)
ab Ende des
13.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten
10 Jahre ab Ende des
14. AHV-Zweigstelle
AHV/IV/EO/EL/FL-Akten nach Weisungen der
Ausgleichskasse des
Kantons Bern, Kreisschreiben Nr. 74/14
vom 30.9.2014 mit
Anhang
15. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten)
14 170.711-A1
Rechtlich verselbständigte und mit eigener
Rechtspersönlichkeit
ausgestattete Gemeindeunternehmen nach Art.
65 GG sind selber archivpflichtig. Sie haben
ein zentrales Archiv zu
führen. Sie wenden
Anhang 1 an.
Mögliche Aufgabenbereiche in solcher Organisationsform sind z. B.:
Forstwesen
Wasserversorgung
Energieversorgung
Abwasseranlagen
Kehrichtverwertung
Schlachthäuser
Schwimmbäder
Kabelfernsehen
Kulturinstitutionen
Bibliotheken
Vgl. die übrigen
Ziffern dieses Anhanges
Vgl. die übrigen
Ziffern dieses
Anhanges
WICHTIG:
Bei Aufhebung
des Gemeindebetriebs oder bei
Abgabe der
übertragenen
Aufgabe muss
das Archiv der
Gemeinde zur
Übernahme
angeboten
werden.
archivwürdig oder
16. Gemeindeverbandsakten
Für die Archivierung ist
einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat
ein zentrales Archiv zu
führen.
17. Amtliche Anzeigerakten
Die Einwohnergemeinden
und gemischten Gemeinden bezeichnen die
Stellen, welche die
amtlichen Teile der von
ihnen bezeichneten
amtlichen Anzeiger
aufzubewahren haben.
(Art. 49g Abs. 3 GG)
1 170.711-A2
Anhang 2 zu Artikel 6 Absatz 1
(Stand 01.08.2018)
Mindestaufbewahrungsfristen für die Burgergemeinden und
burgerlichen Korporationen
1. Allgemeines
1.1 Ablagesystematik, Archivpläne und Vernichtungsprotokolle gemäss
Art. 21 Abs. 3
1.2 Aufgehobene Reglemente
1.3 Ausscheidungsverträge
und zugehörige Akten
1.4 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige
Verträge
1.5 Amtsübergaben (Protokolle)
10 Jahre ab Ausscheiden
des Übergebers
1.6 Prozess- und Beschwerdeakten
solange Rechtswirkung belegbar sein
muss und Verjährungsfrist läuft
ab Rechtskraft
des Entscheids
teilweise Vernichtung nach Art. 21
Abs. 2 - 5
1.7 Protokolle der Burgerversammlung, des Burgerparlaments resp. der
Legislativen der burgerlichen Korporationen, des
Burgerrats sowie der
Kommissionen
Protokolle der Organe
sämtlicher öffentlichrechtlicher Körperschaften nach Art. 2 GG und
der Anstalten nach Art.
65 GG
(Art. 2 und 65 des
Gemeindegesetzes,
GG)1
Berichtigung auf
Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch
eine Ergänzung
mit Zusatz oder
Anonymisierung
auf Gesuch hin)
1.8 Organverzeichnis dauernd
(Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2
laufendes
Register
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.
2 170.711-A2
2. Abstimmungen und Wahlen
2.1 Abstimmungs- und
Wahlprotokolle von
Abstimmungen und
Wahlen der Burgergemeinde resp. burgerlichen Korporation
2.2 Übriges Stimmmaterial
von Abstimmungen und
Wahlen
bis zur amtlichen
Feststellung des
Ergebnisses
(Art. 18 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV)1
2.3 Unterschriftenbogen von
Initiativen und Referenden der Burgergemeinde
resp. burgerlichen Korporation
bis zur Rechtskraft
des Entscheids über
das Zustandekommen
3. Burgerkontrolle/Burgerrodel
3.1 Burgerrodel, die Daten ab
31. Dezember 1928
enthalten
(Ablieferung an das
Zivilstandsamt ist möglich; für diesen Fall:
Aufbewahrung des
Übergabeprotokolls)
WICHTIG:
Bürgerregister,
die Daten vor
dem 1. Januar
1929 enthalten
und von der
Gemeinde nicht
mehr nachgeführt
werden, sind dem
Zivilstandsamt
abzuliefern.
3.2 Einburgerungsakten von
Gesuchen, die vor dem
1. Januar 2018 eingereicht wurden
50 Jahre
(Art. 19 Abs. 2 der
Verordnung über das
Einbürgerungsverfahren, EbüV)2
4. Vormundschafts-, Kindes- und Erwachsenenschutz- sowie Erbschaftssachen
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.
2 Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung,
EbüV); BSG 121.111.
3 170.711-A2
4.1 Unterlagen aus bis am
31. Dezember 2012
abgeschlossenen vormundschaftlichen Massnahmen wie Vormundschafts-, Beistandschafts-, Beiratschaftsrechnungen, Berichte,
Korrespondenzen, Prozess- und andere Akten
betr. Vormund-, Beistand-
und Beiratschaften
(Vorbehalten bleiben
Rechnungsbelege;
Aufbewahrung nach Ziffer
8.2)
Vormundschaftsunterlagen: dauernd
Beistandschafts- und
Beiratschaftsunterlagen:30 Jahre
ab Abschluss der
Jahresrechnung des
betreffenden Rechab Erlöschen
der Massnahme
Vormundschaft
nach altem Recht:
Beistandschaft und
Beiratschaft nach
altem Recht:
4.2 Unterlagen aus bis am
31. Dezember 2012
abgeschlossenen Vormundschaftskontrollen
Vogtsrodel, Pflegekinderkontrollen, vormundschaftliche Wertschriftenkontrollen
30 Jahre ab Erlöschen
des Verhältnisses
Ausnahme: in
noch aktuellen
Rodeln: Vernichtung nur auf
Gesuch hin
4.3 Unterlagen aus bis am
31. Dezember 2012
abgeschlossenen Kindesschutzmassnahmen
4.4 Mandatsakten professionelle Mandatsträgerinnen
und Mandatsträger (ohne
Rechnungsbelege)
10 Jahre ab Erlöschen
der Massnahme
4.5 Rechnungsbelege professionelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger
10 Jahre ab Genehmigung KESB
4.6 Unterhaltsverträge,
Unterlagen betr. elterliche
Sorge
30 Jahre ab Abschluss
Vertrag resp.
Unterhaltsregelung
4.7 Adoptionsakten dauernd archivwürdig
4.8 Vaterschaftsakten, soweit
diese zum Beweis der
Rechtsstellung zwingend
sind
Vorbehalt: nicht mehr
benötigte Personendaten von Dritten
nicht mehr
benötigte Personendaten von
Dritten: vernichten nach Art. 21
Abs. 2 - 5
4 170.711-A2
4.9 Erbschaftsinventare
(wenn Testamente
vorliegen, dann auch die
Inventare)
30 Jahre ab Abschluss
des betreffenden
Akts
4.10 Testamente und Erbverträge
30 Jahre mit Tod des
Erblassers
4.11 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der
Erklärung
5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)
5.1 Stiftungsurkunden und
Reglemente mit allfälligen
späteren Änderungen
10 Jahre ab Aufhebung
der Stiftung
gemäss Art. 88
f. des schweiz.
Zivilgesetzbuches, ZGB1
5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach
5.3 Unterlagen/Auflagen zu
verwalteten unselbständigen Stiftungen (Legaten) mit Zweckbestimmung
10 Jahre ab Zweckerfüllung
6. Soziales
6.1 Sozialhilfe, allgemeines
(nicht personenbezogene
Unterlagen zu Grundsatzentscheiden, Präzedenzfällen, Leitlinien
usw.)
6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre
(Art. 45 Abs. 1 des
Sozialhilfegesetzes,
SHG)2
ab Einstellung
der Sozialhilfeleistungen oder
ab Wegzug des
Sozialhilfeempfangenden
6.3 Kontenblätter zu den
Unterstützungsfällen
10 Jahre ab Abschluss
6.4 Unterlagen zur Alimentenbevorschussung
10 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach
7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen
1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.
2 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.
5 170.711-A2
7.1 Pläne von eigenen
Tiefbauten, z. B. von
Burgergemeinde- resp.
Korporationsstrassen,
Gewässerverbauungen,
eigenen Werkleitungen
usw.
7.2 andere Akten betreffend
eigene Hoch- und Tiefbauten:
a) Akten von besonders
wichtigen Bauten (Burgergemeinde- resp.
Korporationshäuser,
Schulhäuser, Strassen,
Brücken, Wasserversorgungen, Kanalisation
usw.)
b) Wasserbaupolizeiliche
Bewilligungen, Unterlagen von Prozess- und
Beschwerdeverfahren bei
Hoch- und Tiefbauten
und im Vermessungswesen, Wasserbaupläne,
Reglemente und dergleichen
c) Übrige Akten
10 bis 30 Jahre
7.3 Submissionsunterlagen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens
(Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1
(Unterlagen der
Anbieter)
7.4 Geobasisdaten in der
Zuständigkeit der Gemeinden
gemäss Anhang 1
und 2 der kantonalen
Geoinformationsverordnung (KGeolV)2
gemäss Anhang
1 und 2 KGeolV
gemäss Anhang
1 und 2 KGeolV
gemäss Anhang 1
und 2 KGeolV
8. Finanzverwaltung
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.
6 170.711-A2
8.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen
mit allen Bestandteilen
gemäss Art. 30 der
Direktionsverordnung
über den Finanzhaushalt
der Gemeinden, FHDV1
8.2 Buchhaltungsunterlagen
Rechnungsbelege
Kontenblätter
Journal
Inventarverzeichnisse
Kassen-, Postcheck- und
Bankbücher sowie andere Hilfsbücher
Zahlungsanweisungen
Einnahmekontrollen
Bezugslisten
10 Jahre ab Abschluss
8.3 Zinsrödel dauernd archivwürdig
8.4 Rechnungsbelege von
mehrwertsteuerpflichtigen
Geschäften, die im
Zusammenhang mit der
Berechnung der Einlageentsteuerung und des
Eigenverbrauchs von
unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien], subventionierten
Geschäften oder der
Parkplatzbewirtschaftung)
20 Jahre
(Art. 70 Abs. 3 des
Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)2
8.5 allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen
(Bestätigungsbericht des
Rechnungsprüfungsorgans)
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);
BSG 170.511.
2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);
SR 641.20.
7 170.711-A2
8.6 Korrespondenzen betr.
das Finanz- und Rechnungswesen (z. B.
Korrespondenz mit dem
AGR bei fehlendem
Budget, Mitberichte,
Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren,
Vernehmlassungen)
8.7 Budget mit Vorbericht
und Unterlagen
8.8 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen
8.9 Versicherungspolicen bis Untergang der
(bis 10 Jahre nach
Vertragsende)
8.10 Forderungs- und Schuldtitel
bis Untergang der
8.11 Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen
und Schuldbriefen
9. Personalakten
9.1 Personalunterlagen,
Personaldossiers usw.
(Ausnahme: Ziffer
9.2)
ab Ende des
9.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten
10 Jahre ab Ende des
10. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten)
8 170.711-A2
Rechtlich verselbständigte und mit eigener
Rechtspersönlichkeit
ausgestattete Burgergemeindeunternehmen
nach Art. 65 GG sind
selber archivpflichtig. Sie
haben ein zentrales
Archiv zu führen. Sie
wenden Anhang 1 an.
Mögliche Aufgabenbereiche in solcher Organisationsform sind z. B.:
Forstwesen
Wasserversorgung
Energieversorgung
Abwasseranlagen
Kehrichtverwertung
Schwimmbäder
Kulturinstitutionen
Bibliotheken
Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach
WICHTIG:
Bei Aufhebung
des Burgergemeindebetriebs
oder bei Abgabe
der übertragenen
Aufgabe muss
das Archiv der
Burgergemeinde
zur Übernahme
angeboten
werden.
archivwürdig oder
11. Gemeindeverbandsakten
Für die Archivierung ist
einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat
ein zentrales Archiv zu
führen.
1 170.711-A3
Anhang 3 zu Artikel 6 Absatz 1
(Stand 01.07.2016)
Mindestaufbewahrungsfristen für die Kirchgemeinden und
Gesamtkirchgemeinden der Landeskirchen
Grundsätzliches:
- Die Archivierung von pfarreilichen Dokumenten der römischkatholischen Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich
nach den Vorgaben des Bistums Basel, resp. nach den Vorgaben des
Bischöflichen Ordinariats.
- Die Archivierung von innerkirchlichen Dokumenten der evangelischreformierten Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich
nach den Vorgaben der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn,
resp. nach den Weisungen des Synodalrates.
1. Dokumente vor 1900 und Unterlagen zur Geschichte der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde
1.1 Handschriftliche Unterlagen und Dokumente,
entstanden vor 1900
(z. B. Chorgerichtsmanuale, Urkunden und Verträge, Urbare, Liturgien,
Messbücher) sowie
Unterlagen über Herkunft, Untersuchung,
Restauration der Handschriften und Faksimiles
Vgl. ergänzend
Weisungen der
Landeskirche
1.2 Gedruckte Dokumente
vor 1850 (z. B. Bibeln,
Liturgien, Gesangbücher)
sowie Unterlagen über
Herkunft, Untersuchung,
Restauration der Drucke
und Faksimiles
Vgl. ergänzend
Weisungen der
Landeskirche
1.3 Archäologische Unterlagen
2 170.711-A3
1.4 Andere historische
Unterlagen, Pläne zu
Anlagen wie Kirche,
Kapelle, Kirchgemeindehaus, Pfarrhaus, Gedenk-
und Kultstätten
1.5 Unterlagen zur Entstehung oder Veränderungen der Kirchgemeinde,
Gesamtkirchgemeinde
oder Pfarrei
1.6 Unterlagen zu und über
kirchliche Kulturgüter,
Kostbarkeiten und Kunstgegenstände
1.7 Unterlagen zum Patrozinium, zu Persönlichkeiten
überregionaler Bedeutung aus Geistlichkeit und
Gemeindeleitung der
Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde
1.8 Unterlagen zu wichtigen
Ereignissen, Jubiläen,
Stiftungen mit Anteil der
Kirchgemeide/Gesamtkirchgemeinde, Presseechos usw. Publikationen
über die Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde
2. Allgemeines
2.1 Ablagesystematik, Archivpläne aktuell und
Vernichtungsprotokolle
gemäss Art. 21 Abs. 3
2.2 Inventar über Kunstgegenstände (Fenster,
Wandbemalungen,
Glocken, Kirchturmuhr,
Orgel, Chorgestühl,
Reliquien, Kostbarkeiten
usw.) und andere Gegenstände
Vgl. ergänzend
Weisungen der
Landeskirche
2.3 Aufgehobene Reglemente
2.4 Ausscheidungsverträge
und zugehörige Akten
3 170.711-A3
2.5 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige
Verträge (z. B. über
technische, administrative Dienstleistungen über
Zusammenarbeit oder
Auslagerung, Leistungsvereinbarungen, soweit
sie nicht in ein Objektdossier gehören)
2.6 Amtsübergaben (Protokolle)
10 Jahre ab Ausscheiden
des Übergebers
2.7 Prozess- und Beschwerdeakten
solange Rechtswirkung belegbar sein
muss und Verjährungsfrist läuft
ab Rechtskraft
des Entscheids
2.8 Verwaltungsberichte
(soweit vorhanden)
2.9 Protokolle der Kirchgemeindeversammlung, der
Parlamente der Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden, der
Exekutiven der Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden sowie
der Kommissionen
Protokolle der Organe
sämtlicher öffentlichrechtlicher Körperschaften nach Art. 2 GG und
der Anstalten nach Art.
65 GG
(nur Protokolle von
„Organen“
Art. 2 und 65 des
Gemeindegesetzes,
GG )1
Berichtigung auf
Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch
eine Ergänzung
mit Zusatz oder
Anonymisierung
auf Gesuch hin)
2.10 Organverzeichnis (Namensliste und Amtszeit)
(Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2
laufendes
Register
2.11 Verzeichnis der leitenden
Funktionen und Kirchenämter (Namensliste und
Amtszeit)
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.
4 170.711-A3
2.12 Verzeichnis der Abgeordneten und Vertretungen in übergeordneten
oder assoziierten oder
unterstützten Gremien,
Stiftungen, Vereinigungen, Organisationen (z.
B. Synode, Kommission,
Bezirk)
10 Jahre Mit Beendigung
der Mandate
2.13 Unterlagen übergeordneter kirchlicher Instanzen
(z. B. auch regionale
Einheiten wie Bezirke):
Jahrzehntbericht, Tätigkeitsberichte, Protokolle,
Empfehlungen, Weisungen, Hirtenbriefe usw.
gemäss Weisungen
der Landeskirche
Vgl. ergänzend
Weisungen der
Landeskirche
2.14 Offizielle kirchliche
Publikationsorgane (z. B.
Kreisschreiben der
Reformierten Kirchen
Bern-Jura-Solothurn,
Pfarrblatt)
gemäss Weisungen
der Landeskirche
3. Abstimmungen und Wahlen
3.1 Abstimmungs- und
Wahlprotokolle in Angelegenheiten der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde
3.2 Abstimmungs- und
Wahlprotokolle in Angelegenheiten der Landeskirche
bis zur amtlichen
Feststellung der
Ergebnisse
gemäss Art. 18 Abs.
3 der Verordnung
über die politischen
Rechte, PRV1
ergänzend gemäss
Weisungen der
Landeskirche
3.3 Unterschriftenbogen von
Initiativen und Referenden in den Kirchgemeinden/Gesamtkirchgemeind
en
bis zur Rechtskraft
des Entscheids über
das Zustandekommen
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.
5 170.711-A3
4. Mitgliederkontrolle/Stimmregister/Kirchenrodel
4.1 Mitgliedschaftsverzeichnis (soweit dieses nicht
von der politischen
Gemeinde geführt wird,
vgl. Art. 4 der Verordnung
über die Entschädigung
der Gemeinen für die
Registerführung im
Kirchenwesen1), mit
Kriterien zur Ermittlung
der Stimm- und Wahlberechtigung und/oder
separates Stimmrechtsregister
4.2 Unterlagen zum Eintritt
und Austritt
4.3 Kirchenbücher ab 1.
Januar 1876, Rodel,
Register über Taufen,
Firmung, Konfirmation,
Trauungen, Bestattungen
usw.
Vgl. ergänzend
Weisungen der
Landeskirche
Kirchenbücher
bis 31. Dezember
1875 sind dem
Staatsarchiv zu
übergeben
(Motion Meinen
1979)
5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)
5.1 Stiftungsurkunden und
Reglemente mit allfälligen
späteren Änderungen zu
eigenen Stiftungen und
Stiftungen mit Beteiligung
der Kirchgemeinde,
Jahresberichte
10 Jahre ab Aufhebung
der Stiftung
gemäss Art. 88
f. des schweiz.
Zivilgesetzbuches, ZGB2
5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach
5.3 Unterlagen/Auflagen zu
verwalteten unselbständigen Stiftungen (Legaten) mit Zweckbestimmung
10 Jahre ab Zweckerfüllung
6. Soziales/Diakonie
1 Verordnung vom 19. Oktober 1994 über die Entschädigung der Gemeinden für die Registerführung im Kirchenwesen; BSG 415.11.
2 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.
6 170.711-A3
6.1 Sozialhilfe: Falldossiers
(Unterlagen zu Sozialberatungen und finanziellen
Unterstützungen, auch
wenn diese durch einen
Fonds oder ein gemeindeeigenes Hilfswerk
finanziert werden, sowie
Unterlagen über geleistete Sicherheiten für Rückzahlungen)
10 Jahre
(Art. 45 Abs. 1 des
Sozialhilfegesetzes,
SHG)1
ab Einstellung
der Sozialhilfeleistungen oder
ab Wegzug des
Sozialhilfeempfangenden
6.2 Kontenblätter zu den
Unterstützungsfällen
10 Jahre ab Abschluss
6.3 Diakonie
Betreuung, Begleitung,
Altersarbeit, gesellschaftliche Integration, Hilfswerke
gemäss Weisungen
der Landeskirche
Vorbehalten bleiben anderslautende Weisungen der
Landeskirche
7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen
7.1 Objektdossier der Immobilien: grundlegende
Unterlagen und Pläne
sowie Nachführungs-
/Revisionspläne nach
Umbauten und Sanierungen
7.2 Pläne und Unterlagen (z.
B. Werkverträge) zu
eigenen Hoch- und
Tiefbauten, Nachführungspläne, Unterlagen
über Sanierungen und
Investitionen in Bauten
Baubewilligungsakten zu
eigenen Anlagen inkl.
Verfahrenskosten und
Entscheide sind im
Baudossier abzulegen
Verträge: 25 Jahre
ab Bauende archivwürdig
1 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.
7 170.711-A3
7.3 Bedeutende Bauabrechnungen, Sanierungsabrechnungen, Abrechnungen über nachträgliche
Investitionen (dem Baudossier anfügen)
(Vorbehalt: Belege:
10 Jahre, vgl. Ziffer
10.2)
ab Rechnungsgenehmigung
7.4 Submissionsunterlagen
zu eigenen Anlagen und
Beschaffungen
(Ablage erfolgt im Dossier des betroffenen Objekts)
3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Art. 38 der
Verordnung über das
öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1
(Unterlagen der
Anbieter)
7.5 Geobasisdaten in der
Zuständigkeit der Gemeinden
gemäss Anhang 1
und 2 der kantonalen
Geoinformationsverordnung (KGeolV)2
gemäss Anhang
1 und 2 KGeolV
gemäss Anhang
1 und 2 KGeolV
gemäss Anhang 1
und 2 KGeolV
8. Bildungswesen
8.1 Schülerdaten zum Besuch des kirchlichen
Unterrichts
15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
8.2 Unterlagen und Dokumente aus der offenen
Kinder- und Jugendarbeit
(Kinder- und Elterndaten
usw.)
5 Jahre ab Ende der
Zusammenarbeit
8.3 Unterlagen zum Gemeindeleben, zu kulturellen
Veranstaltungen, Erwachsenenbildung
Zum aktuellen Gebrauch
9. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung
Vereinbarungen mit
Dritten und Unterlagen
über die Verwendung der
kirchlichen Infrastruktur
bei Katastrophen
Vereinbarung über die
Aufgabe der Kirchgemeinde bei Katastrophen
10 Jahre Ablauf der
Vereinbarung
Archivwürdig,
sofern besondere
Risikolage
10. Finanzverwaltung
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.
8 170.711-A3
10.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen
mit allen Bestandteilen
gemäss Art. 30 der
Direktionsverordnung
über den Finanzhaushalt
der Gemeinden, FHDV 1
10.2 Buchhaltungsunterlagen
Rechnungsbelege
Kontenblätter
Journal
Inventarverzeichnisse
Kassen-, Postcheck- und
Bankbücher sowie andere Hilfsbücher
Zahlungsanweisungen
Einnahmekontrollen
Bezugslisten
10 Jahre ab Abschluss
10.3 Rechnungsbelege von
mehrwertsteuerpflichtigen
Geschäften, die im
Zusammenhang mit der
Berechnung der Einlageentsteuerung und des
Eigenverbrauchs von
unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien], subventionierten
Geschäften oder der
Parkplatzbewirtschaftung)
20 Jahre
(Art. 70 Abs. 3 des
Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)2
10.4 allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen
(Bestätigungsbericht des
Rechnungsprüfungsorgans)
10.5 Korrespondenzen betr.
das Finanz- und Rechnungswesen (z. B.
Korrespondenz mit dem
AGR bei fehlendem
Budget, Mitberichte,
Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren,
Vernehmlassungen)
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);
BSG 170.511.
2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);
SR 641.20.
9 170.711-A3
10.6 Budget mit Vorbericht
und Unterlagen
10.7 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen
10.8 Versicherungspolicen bis Untergang der
(bis 10 Jahre nach
Vertragsende)
10.9 Forderungs- und Schuldtitel
bis Untergang der
10.10 Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen
und Schuldbriefen
11. Personalakten
11.1 Personalunterlagen,
Personaldossiers usw.
(Ausnahme: Ziffer
11.2)
ab Ende des
11.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten
10 Jahre ab Ende des
12. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen / Anstalten)
Rechtlich verselbständigte und mit eigener
Rechtspersönlichkeit
ausgestattete Kirchgemeindeunternehmen
nach Art. 65 GG sind
selber archivpflichtig. Sie
haben ein zentrales
Archiv zu führen. Sie
wenden Anhang 1 an.
Mögliche Aufgabenbereiche in solcher Organisationsform sind z. B.:
Kulturinstitutionen
Bibliotheken
Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach
WICHTIG:
Bei Aufhebung
des Kirchgemeindebetriebs
oder bei Abgabe
der übertragenen
Aufgabe muss
das Archiv der
Kirchgemeinde
zur Übernahme
angeboten
werden.
archivwürdig oder
13. Gemeindeverbandsakten
Für die Archivierung ist
einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat
ein zentrales Archiv zu
führen.
1 170.711-A4
Anhang 4 zu Artikel 6 Absatz 1
(Stand 01.07.2016)
Mindestaufbewahrungsfristen für die Regionalkonferenzen
1. Allgemeines
1.1 Ablagesystematik, Archivpläne und Vernichtungsprotokolle gemäss
Art. 21 Abs. 3
1.2 Aufgehobene Reglemente
1.3 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige
Verträge
1.4 Amtsübergaben (Protokolle)
10 Jahre ab Ausscheiden
des Übergebers
1.5 Prozess- und Beschwerdeakten
solange Rechtswirkung belegbar sein
muss und Verjährungsfrist läuft
ab Rechtskraft
des Entscheids
teilweise Vernichtung nach Art. 21
Abs. 2 - 5
1.6 Protokolle der Regionalversammlung, der Geschäftsleitung sowie der
Kommissionen
(Art. 2 und 65 des
Gemeindegesetzes,
GG )1
Berichtigung auf
Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch
eine Ergänzung
mit Zusatz oder
Anonymisierung
auf Gesuch hin)
1.7 Organverzeichnis dauernd
(Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2
laufendes
Register
2. Abstimmungen und Wahlen
2.1 Abstimmungs- und
Wahlprotokolle von
Abstimmungen und
Wahlen der Regionalkonferenz und von regionalen Volksabstimmungen
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111.
2 170.711-A4
2.2 Übriges Stimmmaterial
von regionalen Volksabstimmungen und Wahlen
und von Abstimmungen
und Wahlen der Organe
der Regionalkonferenz
bis zur amtlichen
Feststellung des
Ergebnisses
(Art. 139 Abs. 5 GG
i.V.m. Art. 18 der
Verordnung über die
politischen Rechte,
PRV)1
2.3 Unterschriftenbogen von
regionalen Volksinitiativen und Behördeninitiativen sowie Volksreferenden und Behördenreferenden
bis zur Rechtskraft
des Entscheids über
das Zustandekommen
3. Verkehr und Raumordnung
3.1 Regionale Richtpläne und
Sachpläne sowie Teilrichtpläne inkl. Plangenehmigungsverfahren,
Mitwirkungsverfahren und
weitere Verwaltungsverfahren
3.2 Regionales Gesamtverkehrs- und Siedlungskonzept
3.3 Agglomerationsprogramme Siedlung und
Verkehr
3.4 Regionale Richtplanung
Abbau, Deponie und
Transporte
3.5 Grundeigentümerverbindliche regionale Überbauungsordnung sowie
Unterlagen zu weiteren
regionalen Planungen
(Arbeitsschwerpunkte,
innere Verdichtung,
Wanderwegnetze usw.)
3.6 Konzepte für regionale
öV-Angebote, für die
regionale Langsamverkehrsplanung, für Umfahrungen usw.
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.
3 170.711-A4
3.7 Weitere Unterlagen aus
Verkehrsprojekten inkl.
öffentlicher Verkehr,
Motorisierter Individualverkehr, Langsamverkehr, wie z. B. Netzpläne
Velorouten, Parkplatzbewirtschaftung, Tempo-30-
Zonen, Schülertransporte, Korridorstudien
10 Jahre ab Ende eines
Projekts resp. ab
Ende der Projektarbeiten der
Regionalkonferenz (bei Vorprojekten ohne
Umsetzung
durch Regionalkonferenz)
(z. B. grössere
Projekte, Projekte
mit hohen Kosten
oder von grosser
Tragweiter oder
langer Dauer)
3.8 Submissionsunterlagen
zur Vergabe von Drittaufträgen
3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens
(Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1
(Unterlagen der
Anbieter)
4. Energie und Umwelt
4.1 Regionale Energierichtplanung und Energiekonzepte (Windenergie,
erneuerbare Energie,
Wärmeverbunde usw.)
Je 1 Exemplar
4.2 Unterlagen zu Projekten
aus dem Bereich Energie
unter der Trägerschaft
der Regionalkonferenz (z.
B. regionale Energieberatung und erneuerbare
Energien)
(soweit regional,
politisch oder
historisch bedeutende Projekte
betroffen sind)
5. Neue Regionalpolitik
5.1 Tourismusförderungsprojekte, Destinationsmarketingprojekte usw. unter
der Trägerschaft der
Regionalkonferenz
10 Jahre ab Ende eines
Projekts
(z. B. grössere
Projekte, Projekte
mit hohen Kosten
oder von grosser
Tragweiter oder
langer Dauer)
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
4 170.711-A4
5.2 Unterlagen zu weiteren
Projekten für die Wirtschaftsförderung in der
Region unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz (z. B. Organisation
von bedeutenden Wirtschaftsanlässen)
10 Jahre ab Ende eines
Projekts
(z. B. grössere
Projekte, Projekte
mit hohen Kosten
oder von grosser
Tragweiter oder
langer Dauer)
6. Regionale Kulturförderung
6.1 Leistungsverträge mit
Kulturinstitutionen von
regionaler Bedeutung
5 Jahre ab Vertragsende Vernichtung nach
(wenn Institution
von historischer
Bedeutung für die
Region)
6.2 Projekte im Bereich
regionale Kulturförderung
unter der Trägerschaft
der Regionalkonferenz (z.
B. Sanierungsprojekte
von regional bedeutsamen Kulturinstitutionen)
10 Jahre nach Abschluss
Sanierungsprojekt
(wenn Institution
von historischer
Bedeutung für die
Region)
7. Finanzverwaltung
7.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen
mit allen Bestandteilen
gemäss Art. 30 der
Direktionsverordnung
über den Finanzhaushalt
der Gemeinden, FHDV 1
7.2 Buchhaltungsunterlagen
Rechnungsbelege
Kontenblätter
Journal
Inventarverzeichnisse
Kassen-, Postcheck- und
Bankbücher sowie andere Hilfsbücher
Zahlungsanweisungen
Einnahmekontrollen
Bezugslisten
10 Jahre ab Abschluss
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV);
BSG 170.511.
5 170.711-A4
7.3 Rechnungsbelege von
mehrwertsteuerpflichtigen
Geschäften, die im
Zusammenhang mit der
Berechnung der Einlageentsteuerung und des
Eigenverbrauchs von
unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien]oder der Parkplatzbewirtschaftung)
20 Jahre
(Art. 70 Abs. 3 des
Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)1
7.4 allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen
(Bestätigungsbericht des
Rechnungsprüfungsorgans)
7.5 Korrespondenzen betr.
das Finanz- und Rechnungswesen (z. B.
Korrespondenz mit dem
AGR bei fehlendem
Budget, Mitberichte,
Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren,
Vernehmlassungen)
7.6 Budget mit Vorbericht
und Unterlagen
7.7 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen
7.8 Versicherungspolicen bis Untergang der
(bis 10 Jahre nach
Vertragsende)
7.9 Forderungs- und Schuldtitel
bis Untergang der
8. Personalakten
8.1 Personalunterlagen,
Personaldossiers usw.
(Ausnahme: Ziffer
8.2)
ab Ende des
8.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten
10 Jahre ab Ende des
9. Geschäftsberichte
1 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG);
SR 641.20.
6 170.711-A4
Geschäftsberichte gemäss Art. 153 GG
10. Unterlagen aus freiwilliger Aufgabenerfüllung
Übertragen die Gemeinden der Regionalkonferenz weitere Aufgaben
gemäss Art. 142 GG, so
richtet sich die Aufbewahrung der Unterlagen aus
dieser Aufgabenerfüllung
sinngemäss nach Anhang 1.