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title: "Kommunikationskonzept"
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# Kommunikationskonzept

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Datum
Reg.Nr.
Person
Funktion
E-Mail
Direkt
18. September 2012
16.08 / 2012-266
Christian Marti
Gemeindepräsident
christian.marti@glarus.ch
+41 58 611 80 05
Kommunikationskonzept der Gemeinde Glarus
verabschiedet vom Gemeinderat am 10. Januar 2013
revidiert durch den Gemeinderat am 15. Dezember 2022
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Versionen
Version Bearbeiter Datum Änderungen
V 1.00 Monika Spring Fassbind 25. August 2012 Erstrelease
V 1.01 Christian Marti 18. September 2012 Redaktionelle Überarbeitung , Layout
V 1.10 Christian Marti 27. Dezember 2012 Beratungen GL
V 2.00 Gemeinderat 10. Januar 2013 Beratungen GR
V 3.01 Markus Rhyner 1. Dezember 2022 Redaktionelle Überarbeitung
V 3.10 Gemeinderat 15. Dezember 2022 Beratungen GR
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Inhaltsübersicht:
1 Einleitung ..................................................................................................................... 4
1.1 Kommunikation im öffentlichen Dienstleistungsbetrieb ........................................ 4
1.2 Zielgruppen ......................................................................................................... 4
1.3 Grundsätze der Kommunikation .......................................................................... 4
1.4 Ziele der Kommunikation ..................................................................................... 5
1.5 Zuständigkeit und Verantwortung ........................................................................ 6
2 Interne Kommunikation ................................................................................................ 6
2.1 Gemeinderat ....................................................................................................... 6
2.2 Kommissionen..................................................................................................... 6
2.3 Leiterkonferenz / Departementsleitende .............................................................. 6
2.4 Mitarbeitende ...................................................................................................... 6
2.5 Technische Betriebe Glarus (tb.glarus) ............................................................... 7
2.6 cura unita glarus (cug)......................................................................................... 7
3 Externe Kommunikation ............................................................................................... 7
3.1 Gemeindeversammlung ...................................................................................... 7
3.2 Medienarbeit ....................................................................................................... 7
3.2.1 Medienanfragen ............................................................................................ 7
3.2.2 Medienmitteilungen ....................................................................................... 8
3.2.3 Medienkonferenzen ....................................................................................... 8
3.2.4 Persönliche Stellungnahmen und Interviews ................................................. 8
3.3 Internetseite ........................................................................................................ 8
3.4 Neue Medien ....................................................................................................... 8
3.5 Persönliche Kontakte .......................................................................................... 8
3.6 Technische Betriebe Glarus (tb.glarus) ............................................................... 9
3.7 cura unita glarus (cug)......................................................................................... 9
4 Krisenkommunikation................................................................................................... 9
4.1 Mögliche Krisen................................................................................................... 9
4.2 Zuständigkeit und Verantwortung ........................................................................ 9
4.3 Informationssperre .............................................................................................10
4.4 Interne vor externer Kommunikation ...................................................................10
4.5 Debriefing...........................................................................................................10
4.6 Ausnahme: Krisenkonzept Schule Glarus ..........................................................10
5 Anhang 1: Merkblatt Krisenkommunikation .................................................................11
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1 Einleitung
1.1 Kommunikation im öffentlichen Dienstleistungsbetrieb
Die Gemeinde Glarus ist sich bewusst, wie wichtig eine umfassende und regelmässige
Kommunikation und Information ist. Die Kommunikation der Gemeinde Glarus unterliegt
jedoch – wie diejenige aller Behörden und Verwaltungsorgane – einer besonderen
Sorgfaltspflicht. Sie muss einerseits verwaltungsrechtlichen Vorgaben wie dem
Öffentlichkeitsprinzip, dem Datenschutz und dem Vertrauensschutz genügen, andererseits
Prinzipien wie die Schweigepflicht oder das Amtsgeheimnis einhalten.
1.2 Zielgruppen
 Ansässige und potenziell sich ansiedelnde Einwohnerschaft
 Ansässige und potenziell sich ansiedelnde Unternehmen
 Politische Organe
 Kanton und andere Gemeinden
 Tourismusorganisationen, touristische Leistungsträger
 Vereine, Verbände und Institutionen
 Kirchen
 Medien
 Mitarbeitende der Gemeinde (inkl. ehemalige Mitarbeitende und ehemalige
Behördenmitglieder)
 (Potenzielle) Gäste
1.3 Grundsätze der Kommunikation
Informationen schaffen Transparenz und Vertrauen, sie wecken Interesse, beugen
Gerüchten vor und verhindern Unklarheiten und Spekulationen. Werden Zusammenhänge
verstanden, erhöht dies auch die Toleranz und Akzeptanz und – wo nötig – die Bereitschaft
zur Mitarbeit. Eine gute Information und Kommunikation der Gemeinde fördert deshalb
auch das demokratische Zusammenspiel.
Kommunikation besteht jedoch nicht allein aus der Wiedergabe von Informationen und
Öffentlichkeitsarbeit. Die Wahrnehmung der Gemeinde nach aussen wird insbesondere
über das Erscheinungsbild und die Qualität der Dienstleistungen bestimmt, aber auch über
das persönliche Verhalten von Behördenmitgliedern und Mitarbeitenden. Denn: Jedes
einzelne Behördenmitglied und jeder resp. jede Mitarbeitende prägt die Kommunikation der
Gemeinde mit.
Folgende Grundsätze sind deshalb von den Behörden und Mitarbeitenden der Gemeinde
Glarus stets zu beachten:
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Wir kommunizieren offen und umfassend
Die Gemeinde Glarus kommuniziert offen, denn eine offene Kommunikation bildet die
Basis der Interaktion der Gemeinde mit ihren Zielgruppen. Sie gibt Informationen nicht in
Tranchen preis, sondern informiert so umfassend wie bezüglich der Sache und Situation
möglich und berücksichtigt dabei sowohl positive als auch negative Aspekte.
Wir kommunizieren ehrlich und sachlich
Alles was intern oder extern kommuniziert wird, muss wahr sein, jedoch muss – sofern es
berechtigte Gründe dafür gibt – nicht immer alles sofort kommuniziert werden. Ereignisse,
Entscheide, Aktivitäten und Prozesse werden sachlich dargelegt.
Wir kommunizieren gezielt und adressatengerecht
Die Gemeinde kommuniziert gezielt und zielgruppengerecht. Sie wählt die geeigneten
Mittel und eine den Adressaten angepasste, leicht verständliche Sprache.
Wir kommunizieren proaktiv
Kommuniziert wird nicht nur auf Anfrage, sondern wo immer möglich aus eigenem Antrieb,
proaktiv und frühzeitig. All unserer Kommunikation liegt unsere hohe
Dienstleistungsbereitschaft zugrunde.
Wir kommunizieren persönlich
Die Kommunikationsmittel werden dem Inhalt angepasst. Heikle Themen werden
persönlich kommuniziert. Im persönlichen Umgang treten wir korrekt auf, im schriftlichen
Kontakt achten wir auf den richtigen Ton und die Grammatik.
Wir kommunizieren intern vor extern
Die Mitarbeitenden und Behörden erhalten Informationen zeitlich vor oder zumindest
gleichzeitig mit der Öffentlichkeit. Direkt Betroffene werden vorab informiert und wenn
möglich in die Kommunikation mit einbezogen.
Wir kommunizieren mit einheitlichem Erscheinungsbild
Das bestehende CI/CD der Gemeinde Glarus ist für sämtliche kommunikative
Massnahmen verbindlich.
1.4 Ziele der Kommunikation
Mit der Kommunikation der Gemeinde Glarus soll bei den definierten Zielgruppen
folgendes erreicht werden:
 Vermittlung der nötigen und relevanten Informationen bezüglich der Aufgaben und
Dienstleistungen der Gemeinde
 Transparent agieren und damit Vertrauen schaffen
 Fundierte Grundlagen für die Meinungsbildung vermitteln
 Bereitschaft zu einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit wecken
 Interesse für öffentliche Aktivitäten und Veranstaltungen sowie politische
Mitbestimmung steigern
 Identifikation und Arbeitszufriedenheit stärken
 Verhinderung von Gerüchten und Spekulationen aufgrund falscher oder
mangelnder Information.
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1.5 Zuständigkeit und Verantwortung
Die oberste Verantwortung für die Gesamtkommunikation der Gemeinde Glarus liegt beim
Gemeindepräsidenten.
Der Gemeindepräsident ist zusammen mit dem Gemeindeschreiber sowie der
Abteilungsleitung Gemeindeentwicklung und Kommunikation für die externe
Kommunikation zuständig. Medienanfragen – mit Ausnahme von fachlichen Detailfragen –
dürfen nur von diesen drei oder den von ihnen damit beauftragten Personen beantwortet
werden. Dieser Grundsatz gilt insbesondere auch für grössere oder besondere Ereignisse,
Notfall- und Krisensituationen.
Gemeindepräsident und Gemeindeschreiber können die Zuständigkeit – je nachdem ob es
sich um ein politisches oder rein fachliches Thema handelt – an das zuständige
Gemeinderatsmitglied oder den zuständigen Departementsleiter delegieren.
Die Departementsleitenden sind für die interne Kommunikation in ihren Bereichen und
Organisationseinheiten zuständig sowie dafür, Inputs und Informationen für die externe
Kommunikation bereit zu stellen.
Im Bereich der Schule findet das Informationskonzept der Schule Glarus, welches am 15.
Juni 2022 von der Schulkommission erlassen wurde, diesem Konzept jedoch grundsätzlich
unterstellt ist, Anwendung.
2 Interne Kommunikation
2.1 Gemeinderat
Im Rahmen der Gemeinderatssitzungen informieren sich die Mitglieder des Gemeinderats
gegenseitig frühzeitig und so umfassend wie nötig über die laufenden und geplanten
Geschäfte ihrer Departemente. Bei wichtigen und/oder aussergewöhnlichen Ereignissen
informiert der Departementsvorsteher den Gemeindepräsidenten und den
Gemeindeschreiber.
2.2 Kommissionen
Der Informationsfluss in den Kommissionen resp. zwischen deren Präsidien und dem
Gemeindepräsidenten, den zuständigen Gemeinderäten und Departementsleitenden muss
gewährleistet sein. Verantwortlich für den Informationsfluss ist das Kommissionspräsidium.
2.3 Leiterkonferenz / Departementsleitende
Die Departementsleitenden tauschen sich im Rahmen einer Regelkommunikation wie mit
ihrem Departementsvorsteher aus. Sie haben Zugriff auf die Protokolle des Gemeinderates
und stellen durch regelmässige Einsicht in die Protokolle den Vollzug der Entscheide des
Gemeinderates sicher.
Die Departementsleitenden informieren sich im Rahmen der regelmässig stattfindenden
Leiterkonferenz-Sitzungen über die laufenden und geplanten Geschäfte, klären wo nötig
Zuständigkeiten und besprechen für die Verwaltung bedeutende Anliegen.
Im Rahmen einer Regelkommunikation geben die Departementsleitenden Informationen an
die ihnen unterstellten Abteilungs- und Fachstellenleiter und Mitarbeitenden weiter.
2.4 Mitarbeitende
Die Information der Mitarbeitenden erfolgt im Rahmen einer Regelkommunikation durch
ihre Vorgesetzten (Departements-, Abteilungs- und Fachstellenleitungen) sowie bei Bedarf
durch persönliche Gespräche, Mitarbeiterbriefe oder Informationsveranstaltungen.
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Insbesondere bei heiklen Themen werden die Mitarbeitenden wenn möglich persönlich
informiert.
Sowohl innerhalb der einzelnen Teams als auch team- und stufenübergreifend ist das Ziel
eine offene und faire Kommunikation, welche den Zusammenhalt aller Mitarbeitenden
fördert. Wichtig ist deshalb nicht nur die persönliche Kommunikation, sondern auch
Kontakte an Teamsitzungen, die Möglichkeit von gemeinsamen Pausen sowie
Personalanlässe.
Ausgehende Medienmitteilungen werden zeitgleich wie an die Medien auch an alle
Mitarbeitenden versandt. Somit ist gewährleistet, dass die Mitarbeitenden Neuigkeiten nicht
aus der Zeitung erfahren und im Voraus wissen, worum es geht, falls sie am
Erscheinungstag auf ein Thema angesprochen werden.
Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihren Vorgesetzten konkrete Anliegen vorzutragen
und Anträge zu stellen. Sie halten sich dabei an das Muster PLAB für P(roblem),
L(ösungsmöglichkeit), A(ntrag), B(egründung).
2.5 Technische Betriebe Glarus (tb.glarus)
Die Technischen Betriebe Glarus (tb.glarus) sind ein juristisch eigenständiges
Unternehmen und nehmen ihre Kommunikation selbständig wahr. Die Verantwortung dafür
liegt beim Verwaltungsrat der tb.glarus. Für die Sicherstellung des Informationsflusses zur
Eigentümerin der tb.glarus, der Gemeinde Glarus, ist grundsätzlich das
Verwaltungsratspräsidium zuständig. Die Departementsleitungen der Gemeinde und die
Geschäftsleitung der tb.glarus pflegen den regelmässigen Kontakt zu operativen Fragen
des Tagesgeschäfts.
2.6 cura unita glarus (cug)
Cura unita glarus (cug) ist ein juristisch eigenständiges Unternehmen und nimmt seine
Kommunikation selbständig wahr. Die Verantwortung dafür liegt beim Verwaltungsrat von
cug. Für die Sicherstellung des Informationsflusses zur Eigentümerin von cug, der
Gemeinde Glarus, ist grundsätzlich das Verwaltungsratspräsidium zuständig. Die
Departementsleitungen der Gemeinde und die Geschäftsleitung von cug pflegen bei Bedarf
den Kontakt zu operativen Fragen des Tagesgeschäfts.
3 Externe Kommunikation
3.1 Gemeindeversammlung
Im Vorfeld zu einer Gemeindeversammlung verfasst der Gemeinderat zu den Vorlagen ein
Memorial an die Stimmberechtigten. Gemeindeversammlungen werden vorher und
nachher durch gezielte Medienarbeit begleitet.
3.2 Medienarbeit
Die Gemeinde Glarus informiert proaktiv oder auf Anfrage und ist in den Medien positiv
präsent.
3.2.1 Medienanfragen
Für Medienanfragen sind grundsätzlich der Gemeindepräsident und der
Gemeindeschreiber sowie die Abteilungsleitung Gemeindeentwicklung und Kommunikation
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zuständig. Medienanfragen dürfen nur von diesen drei oder den von ihnen damit
beauftragten Personen beantwortet werden. Gemeindepräsident und Gemeindeschreiber
können die Zuständigkeit – je nachdem ob es sich um ein politisches oder rein fachliches
Thema handelt – an das zuständige Gemeinderatsmitglied oder den zuständigen
Departementsleiter delegieren.
3.2.2 Medienmitteilungen
Den Medien werden regelmässig Medienmitteilungen zu den relevanten aktuellen
Entwicklungen und Aktivitäten zugestellt, beispielsweise zu wichtigen Entscheidungen des
Gemeinderats, bei einer bevorstehenden oder erfolgten Gemeindeversammlung, zu
Wahlen, aktuellen Projekten etc. Aber auch jährlich wiederkehrende Aktivitäten oder
Ereignisse werden medial begleitet und dazu genutzt, die Bevölkerung zu informieren und
wo nötig zu einem Thema zu sensibilisieren.
3.2.3 Medienkonferenzen
Bei wichtigen Ereignissen resp. Informationen, welche erklärt werden müssen und/oder auf
welche Fragen zu erwarten sind, wird eine Medienkonferenz abgehalten. In der Regel
werden Medienkonferenzen vom Gemeindepräsidenten geleitet. Anwesend sind zudem die
für das Thema relevanten Auskunftspersonen. Die Medien werden nach Möglichkeit mit
einer schriftlichen Dokumentation versorgt.
3.2.4 Persönliche Stellungnahmen und Interviews
Bei Stellungnahmen ist das Kollegialitätsprinzip einzuhalten. Demzufolge werden
Beschlüsse des Gemeinderates von allen entsprechend vertreten. Beinhaltet eine
Stellungnahme die persönliche Meinung der auskunftgebenden Person und nicht die
Haltung der Gesamtbehörde, muss dies klargestellt und diese als persönliche Meinung
bezeichnet sein.
Interviews und wörtliche Zitate sind vor der Publikation gegenzulesen und zu überprüfen.
3.3 Internetseite
Die Internetseite www.glarus.ch ist das virtuelle Portal zur Gemeinde Glarus. Die Seite gibt
einen umfassenden inhaltlichen Überblick über die Angebote, Dienstleistungen und
Aktivitäten der Gemeinde und enthält alle wichtigen Informationen für die unter Punkt 1.2.
identifizierten Zielgruppen. Mit Hilfe eines Newsletters werden ausgesuchte wichtige
Themen gezielt und schnell an interessierte Abonnenten versandt.
Die Internetseite der Gemeinde Glarus wird regelmässig aktualisiert und wenn nötig
ausgebaut und erweitert. Ihre Struktur ist benutzerfreundlich. Unter der Rubrik „Online-
Schalter“ werden so viele Dienstleistungen wie möglich auch auf elektronischem Weg
angeboten.
3.4 Neue Medien
Neue Medien werden laufend geprüft und im Rahmen der Kommunikation der Gemeinde
bei Bedarf zielgruppenspezifisch eingesetzt.
3.5 Persönliche Kontakte
Praktisch alle Mitarbeitenden stehen im regelmässigen Kontakt mit der Bevölkerung, sei
dies via Telefon, E-Mail oder im Rahmen eines persönlichen Zusammentreffens. Sie treten
dabei freundlich, zuvorkommend und professionell auf und begegnen der Bevölkerung als
Kunde und Partner.
Für die Klärung wichtiger Anliegen, z.B. der Beratung von Einwohnern, Anregungen,
Reklamationen, Auskünften etc., kann ein Besprechungstermin vereinbart werden.
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Der Gemeindepräsident steht der Bevölkerung bei wichtigen Anliegen im Rahmen einer
Sprechstunde zur Verfügung. Termine sind vorab zu vereinbaren.
Der Gemeinderat pflegt den Kontakt zu und die Zusammenarbeit mit der Politik, Wirtschaft,
kirchlichen Institutionen und den ansässigen Organisationen und vertritt die Gemeinde an
öffentlichen Veranstaltungen etc.
3.6 Technische Betriebe Glarus (tb.glarus)
Die Technischen Betriebe Glarus (tb.glarus) sind ein juristisch eigenständiges
Unternehmen und nehmen ihre Kommunikation selbständig wahr. Die Verantwortung dafür
liegt beim Verwaltungsrat der tb.glarus. Zuständig für die externe Kommunikation ist auf
strategischer Ebene der Verwaltungsrat resp. der Verwaltungsratspräsident und auf
operativer Ebene die Geschäftsleitung.
3.7 cura unita glarus (cug)
Cura unita glarus (cug) ist ein juristisch eigenständiges Unternehmen und nimmt ihre
Kommunikation selbständig wahr. Die Verantwortung dafür liegt beim Verwaltungsrat der
cug. Zuständig für die externe Kommunikation ist auf strategischer Ebene der
Verwaltungsrat resp. der Verwaltungsratspräsident und auf operativer Ebene die
Geschäftsleitung.
4 Krisenkommunikation
Gerade in Krisensituationen erhält die Kommunikation grosse Bedeutung. Umso wichtiger
ist, dass allen Behördenmitgliedern und Mitarbeitenden bekannt und bewusst ist, wie sie in
einer Krisensituation zu handeln haben. Dazu dient das Merkblatt Krisenkommunikation
(Anhang 1).
Die Grundsätze der Kommunikation gelten auch und insbesondere in Krisen. Die Situation
sollte niemals verleugnet, verdrängt oder bagatellisiert werden. Es gilt ruhig und sachlich
zu bleiben und von Überreaktionen sowie Spekulationen abzusehen. Informationen,
welche nicht gesichert sind, müssen klar als solche erkennbar sein.
4.1 Mögliche Krisen
Mögliche Auslöser einer Krise können sein:
 Kampagne, Verleumdung, etc.
 Unfall, Todesfall oder krankheitsbedingter Ausfall von Behördenmitgliedern oder
Mitarbeitenden
 Verfehlungen von Behördenmitgliedern oder Mitarbeitenden (z.B. sexueller
Übergriff, Gewalt, Alkohol am Steuer, rassistische Äusserungen etc.)
 Bedrohung (Waffen, Gewalt, Mobbing) von Behördenmitgliedern oder
Mitarbeitenden
 Diebstahl, Veruntreuung, Sabotage
 Bombendrohung, Evakuation der Gemeindeverwaltung oder einer Schule
 Katastrophen, Elementarereignisse, Feuer, Unwetter, Pandemie
 etc.
4.2 Zuständigkeit und Verantwortung
Für die Kommunikation in Krisensituationen ist der Gemeindepräsident verantwortlich.
Medienanfragen dürfen nur von ihm und dem Gemeindeschreiber oder von ihnen explizit
beauftragten Personen beantwortet werden.
Bei grösseren, aussergewöhnlichen Ereignissen sowie Katastrophen kommt automatisch
unmittelbar nach deren Alarmierung der Gemeindeführungsstab und – sofern der gesamte
Kanton von der Krise betroffen ist – der kantonale Krisenstab zum Einsatz und übernimmt
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auch alle bezüglich der Krise nötigen Entscheidungen und Aktivitäten im Bereich der
Kommunikation und Information. Für die Kommunikation des Gemeindeführungsstabes
verantwortlich ist der Gemeindeschreiber.
4.3 Informationssperre
Sowohl den Behördenmitgliedern als auch allen Mitarbeitenden der Gemeinde Glarus ist
untersagt, Informationen an die Medien weiterzugeben. Sollten sie Anfragen von Medien
erhalten, sind diese an das Gemeindepräsidium weiter zu leiten. Auch gegenüber Dritten
sowie im persönlichen Umfeld ist Stillschweigen zu wahren.
4.4 Interne vor externer Kommunikation
Es gilt das Prinzip interne vor externer Kommunikation. Betroffene Personen sowie
Behördenmitglieder und Mitarbeitende sind zu informieren, bevor extern kommuniziert wird.
Betroffene dürfen Informationen niemals über die Medien erhalten, sondern müssen
prioritär und wenn möglich persönlich informiert werden. Es ist sicherzustellen, dass alle
involvierten Personen über den gleichen Informationsstand verfügen.
4.5 Debriefing
Ist die Krise vorüber, wird das Krisenmanagement vom Leiter des Krisenstabs offiziell
durch ein Debriefing abgeschlossen. Teil des Debriefings ist es, den Ablauf des
Krisenmanagements zu besprechen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und die
entsprechenden Massnahmen für den Fall einer künftigen Krise zu erarbeiten.
4.6 Ausnahme: Krisenkonzept Schule Glarus
Im Bereich der Schule findet das Krisenkonzept der Schule Glarus, welches am 26. März
2012 von der Schulleitung erlassen wurde, diesem Konzept jedoch unterstellt ist,
Anwendung.
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5 Anhang 1: Merkblatt Krisenkommunikation
Informationen dürfen nur über den Krisensprecher weitergegeben werden! Für alle anderen
Personen, Behördenmitglieder, Mitarbeitende etc. gilt die Schweigepflicht.
Was ist passiert? Wann, wo, wie, warum?
Situation beurteilen
Alarm auslösen Rettungsdienste und Gemeindepräsident /
Gemeindeschreiber informieren
(Polizei 117, Feuerwehr 118, Sanität 144)
Krisenstab einberufen
Kommunikation intern
Kommunikation extern
Debriefing
Krisenstab übernimmt die Gesamtkoordination inkl.
der internen und externen Kommunikation!
Information von Betroffenen, Mitarbeitenden,
Behörden und Angehörigen durch den Sprecher
Information von übergeordneten Stellen,
Nachbargemeinden, Medien, Bevölkerung,
Wirtschaft und Gewerbe durch den Sprecher
Evaluation des Krisenmanagements und Ergreifen
allfälliger Massnahmen, offizielle Beendigung der
Krise
Schutz der Mitarbeitenden (sich selbst und andere
in Sicherheit bringen), lebensrettende
Sofortmassnahmen etc.
Ereignis
Sofortmassnahmen ergreifen