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title: "Ordonnance concernant l’administration des archives communales"
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provisions: 13
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# Ordonnance concernant l’administration des archives communales

## Article 1 {#art_1}

1 Chaque commune aménage pour ses archives un
local sec, clair, facile à aérer et à l'épreuve du feu, qui doit en outre être
d'un accès facile et pouvoir se fermer à clef.
2 Toutes ouvertures servant à l'aération sont pourvues d'un treillis
métallique.

## Art. 2 {#art_2}

1 L'agencement intérieur des archives doit être conçu de manière
à présenter la plus grande garantie possible quant à la conservation bien
ordonnée des pièces déposées et à leur préservation de tout dommage
ou détérioration.
2 Pour autant que cela se puisse, il y aura une armoire en fer, à l'épreuve
du vol et du feu, destinée principalement à la garde des titres et autres
pièces et documents importants.

## Art. 3 {#art_3}

Les archives communales servent à conserver les registres et
autres livres de la commune qui ne sont pas d'un emploi courant, ainsi
que ses procès-verbaux, ses titres (en tant qu'ils ne sont pas déposés
dans une banque), la correspondance, etc.

## Art. 4 {#art_4}

On y verse et garde dès lors en particulier :
1. les titres et autres pièces et documents importants;
2. les anciens registres des bourgeois ou des ressortissants;
3. les anciens registres des domiciles;
4. les anciens procès-verbaux de délibérations;
5. les anciens recueils de comptes;
6. les anciens registres de l'impôt et rôles de perception;
7. les anciens comptes communaux, avec les recueils de pièces
justificatives;
8. toutes les anciennes pièces en matière tutélaire et les anciens
recueils des comptes de tutelle;
9. les anciens règlements communaux, s'il y en a;
10. toutes autres pièces présentant pour la commune une valeur ou un
intérêt quelconque.

## Art. 5 {#art_5}

1 Les pièces des archives sont classées clairement d'après la
matière qu'elles concernent, de façon que même les personnes
étrangères à l'administration puissent en tout temps s'y reconnaître
promptement.
2 Les divers casiers, tablettes, les dos de registres, cartons, etc., sont
pourvus d'une suscription appropriée ou de numéros correspondant au
répertoire des archives.

## Art. 6 {#art_6}

1 Il est établi et tenu à jour, pour l'ensemble du contenu des
archives, un répertoire exact, indiquant d'une manière claire,
compréhensible à chacun et avec classement selon la matière, toutes les
pièces conservées aux archives. On mentionne l'entrée et le cas échéant
la sortie de toute pièce, de telle sorte que l'endroit où elle se trouve
puisse être déterminé en tout temps, même si elle n'est momentanément
pas dans les archives.
2 Ledit répertoire demeure toujours aux archives.

## Art. 7 {#art_7}

Le préposé aux archives communales tient également un état
spécial des titres et autres pièces ou documents de valeur conservés aux
archives. Cet état, établi conformément au répertoire, ne doit jamais être
déposé aux archives, le préposé devant pouvoir le présenter en tout
temps.

## Art. 8 {#art_8}

1 Le conseil communal détermine au moins une fois chaque
année ce qui doit être versé aux archives.
2 La correspondance des autorités, des commissions et des divers
services (notamment du secrétariat) de la commune est déposée aux
archives tous les ans sans décision spéciale, classée par ordre
chronologique et séparément pour chacun de ces organes.

## Art. 9 {#art_9}

Les pièces conservées dans les archives communales ne peuvent
être mises au rebut qu'avec le consentement de l'Office du patrimoine
historique, en collaboration avec le Service des communes. Ce dernier,
dans les cas douteux, demande des instructions au Département de la
Justice et de l'Intérieur.

## Art. 10 {#art_10}

1 Le règlement communal désigne l'organe de la commune qui
administre les archives.
2 Le préposé répond personnellement en première ligne du bon
agencement et de la tenue correcte des archives.

## Art. 11 {#art_11}

1 L'Office du patrimoine historique a en tout temps la faculté
d'inspecter les archives de communes et de corporations, en vertu de la
loi du 9 novembre 1978 sur la conservation des objets d'art et
monuments historiques3), aux fins de constater si les documents
historiques qu'elles renferment sont dûment conservés.
2 Pareils documents peuvent d'ailleurs être remis en garde à l'Office du
patrimoine historique.

## Art. 12 {#art_12}

1 Le Service des communes est tenu de veiller à la stricte
observation des dispositions qui précèdent.
2 Dans le cas où des autorités communales enfreignent les dispositions
de la présente ordonnance, il est fait application des articles 53 et
suivants de la loi sur les communes.

## Art. 13 {#art_13}

Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur4) de la
présente ordonnance.
Delémont, le 6 décembre 1978
AU NOM DE L'ASSEMBLEE CONSTITUANTE
DE LA REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA
Le président : François Lachat
Le secrétaire général : Joseph Boinay
ANNEXE
Délais pour la conservation des pièces
Objet Délai
I. Généralités
Règlements, cahiers des charges, etc.,
abrogés
1 pièce en permanence le
reste libre
Anciens recueils de lois libre
Feuilles officielles 10 ans
Feuilles d'avis libre
Procès-verbaux de délibérations en permanence
Registres des autorités et
fonctionnaires
Actes de classification, pièces y
relatives et autres contrats importants
Vieux documents et autres pièces ayant
une valeur historique locale
Polices d'assurance, titres de créances
et de dettes
libre, dès que les droits
garantis sont éteints
Rapports d'inspection des préfets libre, dès que les
observations sont
liquidées
Correspondance, pétitions, requêtes,
actes de procédure et autres
selon le contenu et
l'importance, en tenant
compte des délais de
conservation des objets
auxquels ces pièces se
rapportent
II. Domicile, indigénat, droit de vote
Anciens registres des domiciles,
contrôles des certificats de domicile et
contrôles des étrangers
Avis d'inscription 10 ans
Dossiers de radiation 10 ans
Anciens registres des ressortissants et
rôles des bourgeois
Anciens contrôles des actes d'origine
délivrés
Anciens registres des votants en permanence
III. Affaires de tutelle et de succession
Anciens registres des tutelles et
curatelles
Inventaires et registres des partages en permanence
Comptes et rapports de tutelle 30 ans après la levée de
la tutelle
Correspondance, dossiers de procès et
autres pièces en matière de tutelles, de
curatelles et de conseils légaux
30 ans après la levée de
la tutelle, de la curatelle
ou du conseil légal
Dispositions testamentaires en permanence
Documents concernant des
successions en déshérence
IV. Assistance
Etats des assistés 30 ans
Comptes d'assistance 30 ans
Comptes concernant d'autres
institutions d'aide sociale (par exemple :
pour chômeurs âgés, aide à la vieillesse
et aux personnes dans la détresse,
caisse d'assurance-chômage
communale)
30 ans
Doubles de la commune des cartes de
contrôle de l'assurance-chômage
Cartes d'indemnités des communes
ayant leur propre caisse d'assurancechômage
5 ans selon l'art. 9 de la
décision du DFEP du 8
janvier 1943
Pièces de l'assurance fédérale
vieillesse et survivants
Selon prescriptions
fédérales
Dossiers des offices communaux de la
caisse de compensation
10 ans après liquidation
du cas
Service de placement 10 ans
Création de possibilités de travail 30 ans
Encouragement à la construction de
logements
30 ans
V. Travaux publics, routes et affaires cadastrales
Plans concernant les constructions de
la commune
Autres pièces concernant les travaux
publics de la commune
Plans d'alignement abrogés en permanence
Documents cadastraux en permanence
Avis de mutation 10 ans
VI. Instruction publique
Registres d'école 10 ans
Feuille officielle scolaire 10 ans
VII. Police locale
Anciens registres disciplinaires 10 ans après la dernière
inscription
Anciens registres des mandats de
répression
10 ans après la dernière
inscription
Contrôles des industries, des maisons
de commerce, des foires et marchés,
des visas de colportage
en permanence s'ils
présentent un intérêt
historique local
Anciens contrôles concernant la police
des auberges
Contrôles concernant la police de santé
(logements)5)
10 ans; cependant le
dernier certificat doit être
conservé
Contrôle des décès en permanence
Contrôle des permis de bâtir et pièces y
relatives
Documents concernant la protection
des ouvriers (protection des ouvriers
adolescents et des ouvrières, repos
hebdomadaire, travail en fabrique,
travail à domicile)
Anciens contrôles de l'inspecteur du feu 10 ans
Dossiers concernant la défense contre
le feu
Selon l'importance, de 10
ans jusqu'en permanence
Doubles de la commune des
autorisations pour l'acquisition ou la
conservation d'explosifs
Anciens contrôles de l'assurance du
mobilier
Assurance immobilière contre l'incendie
Rôles de perception des contributions 10 ans
Registres matricules libre, dès que la commune
possède pour chaque
bâtiment un double du
procès-verbal de la
nouvelle estimation
Contrôles des changements
Registres des assurances
VIII. Militaire et protection aérienne
Logement de la troupe et autres
dossiers concernant les affaires
militaires
ceux du service actif en
permanence, les autres 10
ans
Documents concernant les places de tir en permanence
Documents concernant la protection
aérienne
selon l'importance, de 10
ans jusqu'en permanence
IX. Impôts
Registres des impôts sur le revenu et la
fortune
Rôles de l'impôt foncier en permanence
Rôles de l'impôt des capitaux en permanence
Registres des défalcations de dettes en permanence
Registres d'impôts spéciaux et rôles de
perception des impôts
Rapports et communications de
l'Intendance des impôts qui ne
contiennent pas d'instructions durables
X. Comptabilité communale
Comptes communaux en permanence, sous
réserve des dispositions
spéciales au chapitre IV.
Assistance
Registres des comptes communaux en permanence
Livres de caisse et livres de rubriques,
rentiers, contrôles du compte de
chèques, et autres livres auxiliaires
30 ans
Etats des titres et valeurs 30 ans
Procès-verbaux de revision 30 ans
Pièces justificatives comptables celles concernant des
évènements importants
pour l'histoire locale en
permanence; les autres
Correspondance concernant la
comptabilité
XI. Statistique
Recensement de la population en permanence
Recensement des exploitations en permanence
Recensement des logements en permanence
Recensement du bétail en permanence
XII. Services communaux
Service des eaux
Service du gaz
Service de l'électricité, éclairage public
Canalisations d'égouts
Service des balayures
Abattoirs
Service des transports
Documents importants
pour l'histoire locale, par
exemple ceux ayant trait
à la création et à
l'organisation de ces
services et exploitations,
en permanence; les
autres documents selon
leur importance, de 10 à
30 ans
XIII. Economie de guerre
Rationnement 10 ans pour les
documents qui peuvent
servir de moyens de
preuve dans des
enquêtes administratives
ou pénales; les autres,
libre
Extension des cultures
Approvisionnement en foin et paille
Réserve obligatoire de bois
en permanence pour les
pièces qui peuvent être
utiles pour des
recherches ultérieures; le
reste, libre
L'expression "libre" utilisée dans les instructions ci-dessus signifie
qu'aucun délai de garde n'est prescrit, par conséquent l'objet peut être
détruit dès que l'affaire est liquidée.
Les présentes instructions ne contiennent que des exigences minimales.
Chaque commune est libre de conserver les documents plus longtemps.
Ceci est même recommandable, lorsque la place est suffisante, pour
différents documents, comme par exemple pour les contrôles des actes
d'origine, lorsqu'ils renferment des indications ne figurant pas dans le
registre des ressortissants ou dans le rôle des bourgeois, ainsi que pour
les avis d'inscription et les dossiers de radiation.
1) Ordonnance du 26 novembre 1918 concernant l'administration des archives
communales
2) RSJU 190.11
3) RSJU 445.1
4) 1er janvier 1979
5) Nouvelle teneur selon le ch. I de l'ordonnance du 28 février 2012, en vigueur depuis
le 1er avril 2012