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title: "Handlungsanweisungen zur Arbeit mit Informatik-Hilfsmitteln"
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# Handlungsanweisungen zur Arbeit mit Informatik-Hilfsmitteln

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Datum
Reg. Nr.
Person
Funktion
Kontakt
15. Juli 2010
16.12.05
Roman Stüssi
Leiter Einwohneramt
roman.stuessi@glarus.ch
Thema Handlungsanweisungen zur Arbeit mit Informatik-Hilfsmitteln
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Versionen
Version Bearbeiter Datum Änderungen
V 1.00 Christian Marti 26. Mai 2010 Erstrelease
V 1.01 Claudia Wild 15. Juli 2010 Diverse Präzisierungen und Ergänzungen
V 1.02 Claudia Wild 4. August 2010 Weitere Präzisierungen und Ergänzungen
V 2.00 Christian Marti 15. Dezember 2010
V 2.01 Roman Stüssi/ Claudia Wild 23. März 2012 Überarbeitung und Präzisierungen
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Inhalt
1 Einleitung und Grundsätze............................................................................................ 4
2 Kalender ....................................................................................................................... 4
3 E-Mail ........................................................................................................................... 5
3.1 Allgemeine E-Mailadressen................................................................................... 5
3.2 Betreff ................................................................................................................... 5
3.3 Kopien................................................................................................................... 5
3.4 Mail-Signatur......................................................................................................... 5
3.5 Abwesenheitsmeldung .......................................................................................... 6
3.6 Weiterleitungsverbot ............................................................................................. 7
3.7 Gemeinsames Arbeiten an Dateien....................................................................... 7
4 Dateiablage Gemeinde Glarus...................................................................................... 7
5 Vorlagen ....................................................................................................................... 8
6 Drucken ........................................................................................................................ 8
7 Adressbücher ............................................................................................................... 9
8 Handy ........................................................................................................................... 9
9 Telefon ......................................................................................................................... 9
10 Hotlineprozess .........................................................................................................10
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1 Einleitung und Grundsätze
Dieses Dokument legt die Handlungsanweisungen fest, welche in der Gemeinde Glarus bei
der Arbeit mit Informatik-Hilfsmitteln gelten. Diese Anweisungen gelten für alle Personen,
welche IT-Hilfsmittel nutzen, die durch die Gemeinde Glarus oder ihre Betriebe zur
Verfügung gestellt werden.
Es ist wichtig, dass alle Benutzer des IT-Systems der Gemeinde Glarus alle elektronischen
Daten zentral auf dem Rechenzentrum ablegen.
Bei der Wahl der Passwörter ist darauf zu achten, dass diese mindestens 6 Zeichen lang
sind und Zahlen und Sonderzeichen enthalten. Für die Gewährleistung der Sicherheit sollen
die Passwörter nicht schriftlich festgehalten werden.
Für die Arbeit mit Informatikhilfsmitteln, Internet und E-Mail werden separate Bestimmungen
erlassen, welche von jedem User unterzeichnet werden müssen.
2 Kalender
Alle Mitglieder des Gemeinderats, alle Mitarbeitenden der Gemeinde, welche über einen
PC-Arbeitsplatz verfügen und die Kadermitarbeitenden der Technischen Betriebe Glarus
und der Alters- und Pflegeheime Glarus führen einen Kalender, worin alle Termine (private
Termine sind auch für die Berechtigten nicht im Detail ersichtlich, die entsprechende
Zeitspanne wird aber als besetzt dargestellt) eingetragen werden. Die individuellen Kalender
werden geteilt. Voraussetzung ist, dass die entsprechenden Berechtigungen festgelegt und
erteilt werden. Dabei gelten folgende Regeln:

 Standardfreigabe des Kalenders für jeden Benutzer = Stufe 2

 Grundsätzlich werden Termine mittels Besprechungsanfrage (Befehl:
Neu/Besprechungsanfrage) vereinbart.

 Die GL-Mitglieder geben einzelnen direkten (Sekretariats-) Mitarbeitenden die
Berechtigung, direkt ohne Rückfrage Termine einzutragen.

 Termine sind ohne Standard-Reminder (Erinnerung) einzutragen.

 Für jede Ressource (z.B. Sitzungszimmer GLM GH GL Schilt, GLM GH Eda Äugsten
oder TBG Sitzungszimmer klein) wird ein eigener Kalender geführt. Bei
Besprechungsanfragen müssen auch die entsprechenden Ressourcen gebucht und
damit definitiv reserviert werden. Alle internen Besprechungen, bei denen eine interne
Ressource gebucht wird, sind auch in den Gemeindekalender einzutragen. Damit kann
die Koordination aller Sitzungen von Räten, Kommissionen, Verwaltungsräten, etc.
sichergestellt werden. Anweisungen zum Umgang mit der Reservation von
Sitzungszimmern können der Handlungsanweisung Sitzungsplanung Outlook
entnommen werden.

 Bei der Buchung einer Ressource müssen folgende Angaben gemacht werden:
Sitzungsgremium, erwartete Dauer und sofern möglich erwartete Anzahl Teilnehmende.

 Zur Koordination der Ferien wird ein Kalender "Ferienplanung" geführt. Zusätzlich zum
persönlichen Kalender tragen alle Mitarbeitenden ihre Ferien selbständig nach folgendem
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Muster in den Kalender "Ferienplanung" ein: Vorname Nachname / Mo, 06.06. - Mi,
30.06.2010.
Die Anleitung zum Umgang mit dem Outlook-Kalender entnehmen Sie bitte der gl3-
Benutzer-Dokumentation MS-Outlook, Kapitel 6.
3 E-Mail
3.1 Allgemeine E-Mailadressen
Es exisitieren rund 25 allgemeine E-Mailadressen (z.B. bau@glarus.ch, info@glarus.ch,
schulleitung.ennenda@glarus.ch), welche auf bestimmte Benutzer weitergeleitet werden.
Um auch die Erreichbarkeit über diese E-Mailadressen gewährleisten zu können, ist es
wichtig, dass diese allgemeinen Adressen auf mindestens zwei User weitergeleitet werden.
Eine doppelte Bearbeitung der eingehenden E-Mails ist unbedingt zu verhindern, was eine
Absprache zwischen den Empfängern erfordert.
3.2 Betreff
Alle ausgehenden E-Mails müssen mit einem Betreff versehen werden, damit der
Empfänger bereits beim Empfang sieht, um was es sich bei der Nachricht handelt. Der
Betreff muss möglichst kurz und aussagekräftig sein.
3.3 Kopien
Von jedem ausgehenden E-Mail wird bei Bedarf dem Vorgesetzten mittels Cc eine Kopie
zugestellt. Diese E-Mails dienen der Sicherstellung des Informationsflusses bei
Abwesenheiten und besetzten Zeiten. Cc-Empfänger müssen nicht direkt auf die E-Mail
reagieren oder eine Aktion auslösen.
3.4 Mail-Signatur
Alle ausgehenden Mails werden mit einer einheitlichen Signatur versandt. Dafür steht Ihnen
im Ordner Vorlagen (siehe unter 5 Vorlagen) das Beispiel der automatischen Mail-Signatur
zur Verfügung:
Beispiel:
Freundliche Grüsse
Gemeinde Glarus
Christian Marti
Gemeindepräsident
Mail: christian.marti@glarus.ch
Direkt: +41 58 611 81 22
Mobile: +41 79 111 22 33
----------------------------------
Gemeinde Glarus
Seite 6/10
Gemeindehausplatz 5
CH-8750 Glarus
Tel: +41 58 611 81 11
Fax: +41 58 611 81 10
Web: www.gemeinde.glarus.ch
Glarus - einzigartig vielseitig.
⇒ Mails an interne Empfänger können auch ohne Signatur versandt werden, in
jedem Fall ist aber die Zeile "Glarus - einzigartig vielseitig." als Fusszeile in der
Mailnachricht zu belassen.
Die Anleitung für das Hinterlegen der Mail-Signatur entnehmen Sie bitte der gl3-Benutzer-
Dokumentation MS-Outlook, Kapitel 5.2.
3.5 Abwesenheitsmeldung
Für Ferien oder längere Absenzen soll im Outlook eine automatische Abwesenheitsmeldung
eingerichtet werden, damit der Absender informiert ist, ob und wann die E-Mails bearbeitet
werden. Wählen Sie im Outlook im Fenster Posteingang Extras und dann Abwesenheits-
Assistent an. Es öffnet sich folgendes Fenster, wo Sie "Ich bin zurzeit nicht im Hause"
anwählen und den entsprechenden Text hinterlegen.
Im Ordner Vorlagen (siehe unter 5 Vorlagen) stehen Ihnen zwei Abwesenheitsmeldungen
zur Verfügung.
Beispiel 1:
Besten Dank für Ihre Mail-Nachricht.
Ich bin vom 2. - 11. April 2011 nicht direkt erreichbar, Ihre E-Mail wird jedoch weitergeleitet.
Ihr Anliegen wird so rasch wie möglich bearbeitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich
bitte telefonisch an meine/n StellvertreterIn, Frau/Herrn ......, unter der Nummer 058/111 22
33 oder via E-Mail xx@glarus.ch. Besten Dank für Ihr Verständnis.
Beispiel 2:
Besten Dank für Ihre Mailnachricht.
Ich bin vom 2. - 11. April 2010 nicht direkt erreichbar, Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In
dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine/n StellvertreterIn, Frau/Herrn ......, unter
der Nummer 058/111 22 33 oder via E-Mail xx@glarus.ch. Besten Dank für Ihr Verständnis.
Um die automatische Abwesenheitsmeldung mit einer allenfalls benötigten Weiterleitung an
den Stellvertreter einzurichten, nehmen Sie die gl3-Benutzer-Dokumentation, Kapitel 5.5 zur
Hand.
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3.6 Weiterleitungsverbot
Aus Sicherheitsgründen dürfen keine Weiterleitungen an eine private Mail-Adresse hinterlegt
werden.
3.7 Gemeinsames Arbeiten an Dateien
Bei Dokumenten, die von mehreren Personen bearbeitet werden, soll der Link zum
Dokument anstelle der Datei selber hin und her geschickt werden. So kann einerseits
verhindert werden, dass mehrere Versionen derselben Datei existieren. Andererseits sind
die Outlook- Postfächer weniger schnell gefüllt.
Vorgehensweise: 1. Neue E-Mail Nachricht öffnen;
2. Nachrichtenformat oberhalb Empfänger-Adress-Zeile von "nur Text"
auf "HTML" ändern;
3. Empfänger-Adresse und Betreff eingeben;
4. Mit Cursor im Textfeld auf das Menü "Einfügen" klicken und
"Hyperlink einfügen" wählen;
5. Über "Suchen in" Ordner aussuchen und gewünschtes Dokument
einfügen.
Bei endgültigen Dokumenten, die nicht mehr zu verändern sind, wird entweder der Link zur
PDF-Datei oder die PDF-Datei selber weiterverschickt.
4 Dateiablage Gemeinde Glarus
Alle Dokumente, welche im Zusammenhang mit der Tätigkeit für die Gemeinde erstellt
werden, müssen auf dem Netzwerk der Gemeinde in der dafür vorgesehenen
Ordnerstruktur (Registraturplan) respektive im Geschäftsverwaltungsprogramm
Axioma abgelegt werden. Insbesondere ist das Speichern von geschäftlichen
Dokumenten auf privaten Computern oder Speichermedien verboten. Zur Abgrenzung
was im Axioma und was in der normalen Ordnerstruktur geführt wird, konsultieren
Sie bitte die hierfür vorgesehenen Handlungsanweisungen "Was ist ein Geschäft".
Zur Abspeicherung der Dateien steht ausschliesslich der Registraturplan der Gemeinde zur
Verfügung. Im privaten Ordner der Benutzer dürfen keine geschäftlichen Dokumente
abgespeichert werden. Weitere Angaben zum Arbeiten mit dem Registraturplan respektive
mit dem Axioma entnehmen Sie bitte den entsprechenden Handlungsanweisungen
Registraturplan respektive Axioma.
Zur Benennung der Dateien gelten folgende Regeln:

 Datum

 Kennzeichnung Dokument (an = Aktennotiz, a= Antrag, b = Brief, be = Bewilligung, e =
Erlass, eb = Eingangsbestätigung, o = Offerte, p = Protokoll, pr = Präsentation, r =
Rechnung, u = allgemeine Unterlage)

 Kurztitel

 Bsp. 1: 2010_05_31_b_GRGLS.doc
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 Bsp. 2: 2010_09_02_p_GR_20_2010.doc

 Bsp. 3: 2011_02_25_an_Besprechung_Forst.doc
Weitere Angaben zum Arbeiten mit dem Datei-Explorer entnehmen Sie bitte der gl3-
Benutzer-Dokumentation, Kapitel 5.3.2.
5 Vorlagen
Um das Bild gegenüber der Öffentlichkeit einheitlich zu gestalten, sind folgende
Dokumentvorlagen im Ordner Vorlagen hinterlegt:

 Briefvorlagen: Folgende Briefvorlagen sind zur Benutzung elektronisch im IT-System
hinterlegt:
- alle Hauptabteilungen
- alle Abteilungen der HA Bildung
- Technische Betriebe Glarus
- 3 Heime der Alters- und Pflegeheime Glarus

 Kurzbrief.dot

 Protokoll Gemeinde Glarus.dot

 Allgemeines Dokument Gemeinde Glarus.dot

 Aktennotiz Gemeinde Glarus.dot

 Mail-Signatur.txt

 Abwesenheitsmeldung 1.txt

 Abwesenheitsmeldung 2.txt

 Vorlage_Erlasse_Gemeinde_Glarus.dot

 Vorlage Redekarten.dot

 Vorlage Powerpointpräsentation

 Zentrale Adressen.xlt
Somit kann lediglich der Inhalt entsprechend angepasst werden und die meist aufwendige
Formatierung von Kopf- und Fusszeilen, Adresse, Titel, Text und Unterschrift entfällt. Die
Vorlagen sind deshalb unverändert einzusetzen.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Vorlagen entnehmen Sie der gl3-Benutzer-
Dokumentation MS-Word unter Kapitel 5.1.2.
6 Drucken
Von jedem PC-Arbeitsplatz können verschiedene Netzwerkdrucker angesteuert werden. Je
nach Bedürfnis und Zielpublikum soll der richtige Drucker gewählt werden. Dabei gelten
folgende Regeln:

 Grundsatz: Dokumente werden schwarz/weiss gedruckt.

 Interne Dokumente und Entwürfe werden immer (ohne Ausnahme) s/w gedruckt. Grosse
Auflagen werden s/w ausgedruckt. Hierfür können die s/w-Logo verwendet werden.
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 S/w-Ausdrucke haben nach Möglichkeit auf den Copy Center gross (Etagendrucker) zu
erfolgen.

 Dokumente, welche sich an Kunden und externe Partner richten, werden erst in der
definitiven Version farbig gedruckt. Die Farbausdrucke haben nach Möglichkeit auf den
Copy Center klein (Abteilungsdrucker) zu erfolgen.

 Bei besonderen Dokumenten wie Pläne, grafische Darstellungen, etc. soll abgewogen
werden, ob ein Farbausdruck zwingend ist oder ob s/w reicht. Im Zweifel ist s/w
auszudrucken.

 Dokumente mit mehr als 10 Seiten sind wenn immer möglich im Modus 2 Seiten auf 1
Seite oder doppelseitig auszudrucken.
7 Adressbücher

 Alle für die Gemeinde wichtigen Adressen werden zentral im Excel-Dokument Zentrale
Adressen.xls (je nach Bedarf mittels weiterer Tabellenblätter pro Adressbereich) im
Ordner Allgemein geführt. So sind die Adressen für alle Mitarbeiter verfügbar und zum
Beispiel auch für Serienbriefe einsetzbar.

 Persönliche Kontakte können im Outlook hinterlegt werden. Auch die Outlook-Kontakte
können - wie die Kalender und bei Bedarf auch die Mails - mit anderen Benutzern geteilt
werden. Das Verfahren zur Freigabe der eigenen Kontakte für andere Benutzer ist
identisch mit dem Freigabe-Verfahren für den Kalender (siehe dazu 2 Kalender).
8 Handy
Mit dem gl3-Handy werden in der Regel folgende Daten abgeglichen:

 Kalender

 E-Mails

 Kontakte

 Aufgaben
9 Telefon
Während den Öffnungszeiten der Gemeinde ist zu gewährleisten, dass die Telefonleitungen
besetzt sind. Bei Abwesenheit soll das Telefon auf den Stellvertreter oder das Geschäfts-
Handy umgeleitet werden. Ist der Stellvertreter ebenfalls abwesend oder vorübergehend
nicht am Platz, soll das Telefon auf die jeweilige Zentrale (Gemeindehaus Glarus 058 611
81 11 und Gemeindehaus Ennenda 058 611 81 31) umgeleitet werden. Im Rahmen der
Einführung der neuen Telefonielösung wird dieser Ablauf präzisiert und voraussichtlich
teilweise automatisiert.
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10 Hotlineprozess
Der Hotlineprozess ist wie folgt definiert worden:
Wird ein Hotlinefall kostenpflichtig, wird der IT-Verantwortliche in den Prozess
miteinbezogen. Er klärt das Bedürfnis mit dem zuständigen HAL ab, welcher die Ausführung
genehmigt (Budget vorhanden) oder Antrag an den Gemeinderat stellt (kein Budget
vorhanden). Der IT-Verantwortliche teilt den Entscheid an die Hotline mit.