Stadtarchivverordnung

Art. 11 IV. Schlussbestimmung

1 Diese Verordnung tritt am 1. August 2011 in Kraft. 2 Die Ständige Weisung SW 32, Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung in der Gemeinde, wird aufgehoben. Thun, 7. Juli 2011 Namens des Gemeinderates Der Stadtpräsident: Lanz Der Ratssekretär: Mauron Mehrwertsteuer Inkrafttreten, Aufhebung bisherigen Rechts 5 152.030 Anhang Weisungen des Stadtarchivs1 I. Nutzungsbedingungen Bildmaterial - Ausser dem Recht zum vereinbarten Gebrauch bleiben sämtliche Rechte (Eigentum, Urheberrecht) des Stadtarchivs bzw. des Autors an den Bildern bestehen. - Für die Publikation von Bilddokumenten in jeglicher Form wird eine Nutzungsgebühr gemäss Stadtarchivverordnung erhoben. Wird ein Bild für ein Layout verwendet oder dient das Bild als Vorlage für eine Illustration, kommt ebenfalls ein entsprechendes Honorar zur Verrechnung. Die Nutzungsgebühren gelten ohne anderweitige Abmachung für die einmalige Veröffentlichung und den angegebenen Zweck. Bei Neuauflagen, anderen Ausgaben oder erneuter Ausstrahlung sind die Nutzungsgebühren neu zu vereinbaren. Dies gilt auch für alle auf Datenbanken oder andern numerischen Datenträgern gespeicherte und/oder veränderte Bilder. - Bei einer Publikation ist für jedes Bild der Herkunftsnachweis «Stadtarchiv Thun» sowie der Name der Fotografin oder des Fotografen (sofern bekannt) anzugeben. Es ist dem Stadtarchiv ein Belegexemplar der Publikation gratis zuzustellen. - Eine Weitergabe der Bilder an Dritte − auch auf elektronischem Weg − ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Stadtarchivs ist nicht gestattet, auch nicht für Lizenzausgaben. Eine Duplizierung der Bilder ohne Einwilligung des Stadtarchivs ist nicht gestattet. - Eine sinnentstellende oder diskriminierende Verwendung des Bildmaterials ist nicht gestattet. II. Unterlagen aufbereiten für das Stadtarchiv 1. Verpackungsmaterial Im historischen Archiv wird säurefreies, alkaligepuffertes Material verwendet (Dossierumschläge und Schachteln). Umschläge und Schachteln sind in verschiedenen Formaten erhältlich. 2. Materialien, die für die Langzeitarchivierung nicht verwendet werden dürfen - Gummibänder («Gummeli»): zerfallen und beschädigen die Unterlagen. - Selbstklebeetiketten oder Post-it: fallen ab und der zurückbleibende Klebstoff schädigt die Unterlagen. - Sichtmäppchen aus PVC: der Weichmacher entweicht, das Mäppchen zerbröselt und kann die Unterlagen und deren Nachbarunterlagen schwer schädigen. Dasselbe gilt für Folien. 1 Gestützt auf Art. 3 und 8 der Stadtarchivverordnung vom 7.7.2011 6 152.030 - Selbstklebebänder (Klebstreifen): hinterlassen ihre Spuren auf Papierschriftträgern. Der Träger des Klebebandes wird spröde und fällt ab. Der zurückbleibende Klebstoff dringt immer tiefer in die Struktur des Papiers ein und löst den Zerfall aus. - Ordner: Metallbügel aus nicht rostfreiem Material beschädigen die Unterlagen. Die Unterlagen reissen an den gelochten Stellen. - Büroklammern: aus nicht rostfreiem Material zerfressen bei steigender Oxidation die Unterlagen immer mehr und rufen bei späteren Handhabungen Beschädigung hervor. - Thermo- und Zinkoxydkopien (alte Fotokopien): verblassen mit der Zeit, deshalb sollten sie umkopiert werden bzw. sollte das Original verlangt werden. 3. Dossierbeschriftung Die Dossiers werden in einen säurefreien, alkaligepufferten Aktenumschlag gesteckt. Dieser wird mit Bleistift beschriftet und enthält folgende Daten: - Titel (möglichst treffender Dossiertitel, je detaillierter der Titel, desto besser die spätere Auffindbarkeit), - Entstehungszeitraum (von bis). Ist ein Dossier so umfangreich, dass es nicht in eine Schachtel passt, kann es auf zwei Teile aufgeteilt werden. Der Dossiertitel erhält dann den Zusatz «Teil 1» bzw. «Teil 2» oder «A−D», «F−Z». 4. Dossierverzeichnis Nach folgendem Muster ist ein Verzeichnis aller Dossiers, die eingepackt werden, zu erstellen: Dossiertitel Von Bis Schachtel-Nr. Beispiel: Stadtratsprotokolle Januar 2011 2011 1 Stadtratsprotokolle Februar 2011 2011 2 Stadtratsprotokolle März 2011 2011 3 5. Archivschachteln Die Dossiers sind in Archivschachteln zu verpacken. Die Schachteln müssen voll sein, sonst wellen sich die Unterlagen. Auf die Schachtel ist mit Bleistift eine fortlaufende Nummer zu schreiben, also auf die erste Schachtel eine 1 usw. 6. CD, DVD CDs und DVDs sind nicht langzeitarchivfähig und gehören deshalb nicht in Papierdossiers. Die Daten müssen anders gesichert werden. Vorgehensweise: CD/DVD aus den Dossiers entfernen, im Computer laden und den Inhalt mit dem Papierdossier vergleichen. Stimmt der Inhalt der CD/DVD mit demjenigen im Papierdossier überein, ist die CD/DVD zu vernichten. 7 152.030 Enthält die CD/DVD Unterlagen, welche nicht im Papierdossier enthalten sind und soll der Inhalt der CD/DVD gesichert werden, ist dieser ausgedruckt im Dossier abzulegen. Ist es nicht möglich, die Daten auf Papier auszudrucken, weil es sich z.B. um eine Datenbank handelt, werden die Daten digital gesichert. Die CD ist diesfalls dem Archiv abzugeben.