Weisungen des Stadtrates über die Aktenführung in der Verwaltung der Stadt Schaffhausen

Art. 10

1 Das Stadtarchiv berät die Verwaltungseinheiten bei der Aktenführung. 2 Das Stadtarchiv koordiniert und kontrolliert die Umsetzung dieser Weisungen im gesamten Geltungsbereich und ist befugt, den aktenführenden Stellen Auflagen zu machen, wenn diese zur Erfüllung der Aktenführungspflicht notwendig sind. 3 Diese Weisungen treten am 1. Juni 2012 in Kraft. Fussnote: 1) Änderung gemäss Stadtratsbeschluss vom 14. August 2018, in Kraft seit 1. September 2018. Archivierung Schlussbestimmungen Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 6 Anhang Mindestanforderungen an die Aktenführung in Bezug auf den Registraturplan, die Dossiers und die einzelnen Unterlagen Nachstehend werden die wesentlichen Merkmale (auch Metadaten genannt) aufgeführt, welche für eine systematische Aktenführung notwendig sind. Sie beziehen sich auf den Registraturplan, die Dossiers und die Unterlagen. Die genannten Merkmale müssen zwingend vorhanden sein, es können weitere hinzugefügt werden, wenn es die Geschäftsabwicklung der jeweiligen Amtsstelle erfordert. Insbesondere die Vollständigkeit der Merkmale der Unterlagen ist bei Einführung elektronischer Aktenführung zu beachten, da die für den Kontext unverzichtbaren Metadaten teilweise nicht aus den Unterlagen selbst zu ermitteln sind. 1 Registraturplan Der Registraturplan ist die Grundlage der Dossierbildung. Er bildet sämtliche Aufgaben und Prozesse innerhalb einer Amtsstelle ab. Die einzelnen Positionen gliedern sich nach Gruppentiteln und Rubriken. Die Gruppentitel dienen der sachlichen Gliederung der Rubriken, unter den Gruppentiteln werden keine Dossiers gebildet. Das Stadtarchiv unterstützt die Amtsstellen beim Aufstellen des Registraturplans. Merkmale des Registraturplans: 1.1 Positionsnummer Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur Identifikation der Position innerhalb des Registraturplans. 1.2 Positionstitel Bezeichnung des unter der Position geführten Aufgabenbereichs bzw. der Aufgabe. 1.3 Administrative Aufbewahrungsfrist Diese Fristen bezeichnen die Zeitspanne, bis zu deren Ablauf die Unterlagen aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden müssen. Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 7 1.4 Archivierungsvermerk Bezeichnung der Positionen als archiv- bzw. nicht archivwürdig 1.5 Anbiete- bzw. Kassationsdatum Zeitpunkt zu dem die Unterlagen dem Stadtarchiv abgeliefert werden müssen, bzw. Datum der Vernichtung der nicht archivwürdigen Unterlagen. 1.6 Ablagestandort Eindeutig identifizierbarer Standort der konventionellen oder elektronischen Dossiers. 1.7 Zugriffsrechte Organisationseinheiten oder Personen, die auf die Unterlagen zugreifen dürfen. 1.8 Federführende Amtsstelle Organisationseinheit, die für die Geschäfte oder Teilgeschäfte federführend ist und die Dossiers verwaltet. Die unter den Nummern 1.3 bis 1.8 aufgeführten Merkmale können je nach betrieblichen Bedürfnissen entweder dem Registraturplan oder den Dossiers zugewiesen werden. 2 Dossiers Die Gesamtheit der bei der Bearbeitung eines Geschäfts anfallenden Unterlagen bildet ein Dossier. Derzeit gibt es weder technisch noch organisatorisch befriedigende Lösungen für die Langzeitarchivierung elektronischer Dossiers und Unterlagen. Insofern sind bis auf weiteres alle geschäftlich relevanten Unterlagen auszudrucken und in einem physischen Dossier abzulegen um sicherzustellen, dass die Akten vollständig sind. Aufgrund der eindeutigen Registrierung eines jeden Geschäfts und zur Vermeidung von Paralleldossiers werden die physischen Dossiers von der jeweils federführenden Amtsstelle geführt. Merkmale des Dossiers: 2.1 Aktenzeichen Numerisches oder alphanumerisches Zeichen zur eindeutigen Identifikation eines Dossiers oder einer Unterlage. Das Aktenzeichen enthält die Positionsnummer des Registraturplans und kann Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 8 noch eine Zusatzkomponente enthalten (z.B. Laufnummer, Jahreszahl, Abkürzungen von Namen oder geographischen Bezeichnungen). 2.2 Titel Konkreter Titel des Geschäfts oder Teilgeschäfts. 2.3 Datum der Eröffnung Datum, an welchem das Geschäft oder Teilgeschäft initiiert oder an welchem die erste Unterlage registriert wurde. 2.4 Datum des Abschlusses Datum, an welchem das Geschäft oder Teilgeschäft abgeschlossen oder an welchem die letzte Unterlage registriert wurde. 3 Unterlagen Insbesondere bei elektronisch erzeugten oder empfangenen Unterlagen sind nicht immer alle wesentlichen Merkmale aus dem Dokument selbst ersichtlich und müssen deshalb hinzugefügt werden. Merkmale der Unterlagen: 3.1 Aktenzeichen Erläuterungen siehe Merkmale Dossier (2.1). 3.2 Registraturdatum Datum, an welchem die Unterlage registriert wurde. 3.3 Betreff Beschreibung des sachlichen Gegenstandes der Unterlage. 3.4 Dokumentennummer Eindeutige Identifikation des Dokuments im Dossier. 3.5 Dokumentendatum Datum, an welchem die Unterlage erstellt wurde. 3.6 Übermittlungsdatum Datum, an welchem die Unterlage weitergeleitet wurde. 3.7 Unterlagentyp Einteilung der Unterlagen in eingehende, ausgehende oder interne. Rechtssammlung der Stadt Schaffhausen (Stand: 1. September 2018) 9 3.8 Empfänger/in Empfänger/in der Unterlage (intern/extern). 3.9 Absender/in Absender/in der Unterlage (intern/extern). 3.10 Autor/in Ersteller/in der Unterlage. 3.11 Verteiler Organisationseinheiten/Personen, die mit einer Kopie der Unterlage bedient wurden. 3.12 Beilagen Anzahl oder Liste der Beilagen, die der Unterlage beigefügt sind. 3.13 Datei-Format Spezifizierung des Dateiformats (*.doc, *.pdf, *.xtm, etc.).