Règlement sur l’état civil

Art. 13 partenaires (art. 75i, OEC).(3)

Obligations des officiers de l'état civil et du personnel de l'état civil 1 L’officier de l’état civil est tenu d’exercer ses fonctions d’une manière strictement conforme aux dispositions du code civil suisse, de l’ordonnance fédérale sur l’état civil, de la loi genevoise sur l’état civil et du présent règlement, ainsi qu’à toutes dispositions légales et instructions édictées en la matière par les autorités fédérales et cantonales. 2 Il a en particulier l’obligation : a) de participer aux cours organisés par le groupe de formation des cantons latins et par le service état civil et légalisations(19), afin d'acquérir la formation lui permettant d'assurer une exacte exécution de ses tâches (art. 1, al. 1, OEC); les magistrats désignés comme officiers de l'état civil extraordinaires sont astreints à un cours relatif à la célébration des mariages (art. 96, al. 1, lettre b, OEC);(6) b) de conserver dans un dossier spécial, muni d’un répertoire, les textes législatifs (ordonnance, loi, règlement), et les circulaires fédérales et cantonales relatives à l’état civil; c) d’être abonné à la revue de l’état civil, le coût de l’abonnement étant à la charge du budget communal; d) de classer les pièces justificatives qui ont servi à l'enregistrement de données de l'état civil ou ont été produites en vue du mariage ou du partenariat enregistré selon les mêmes prescriptions que pour les anciens registres;(3) e)(3) f) d’avoir un sceau spécial portant les armoiries genevoises avec la légende « Canton de Genève – Arrondissement de l’état civil de …. ». Ce sceau doit être apposé sur toutes les pièces ayant un caractère officiel et ne peut être utilisé pour les pièces étrangères à l’état civil; g) d'utiliser un sceau sec pour l'établissement de documents élaborés au moyen d'un support électronique;(3) h) de conserver les pièces justificatives pendant 50 ans; si ces pièces sont microfilmées ou enregistrées sur un support électronique, elles peuvent être supprimées au bout de 10 ans avec l’autorisation du service état civil et légalisations(19) (art. 32, OEC); i) de signaler au service état civil et légalisations(19) les inexactitudes contenues dans les inscriptions closes (art. 29, al. 3, OEC); j) d’utiliser, pour les documents d’état civil, la qualité de papier définie dans les directives de l'Office fédéral de l'état civil (art. 6, al. 2, OEC); k) d'établir l'identité et l'état civil des candidats à la naturalisation et de saisir la séquence de leurs données