Art. 2
Die Finanzverwaltung bereinigt zuhanden der Vorsteherin bzw. des Vorstehers des Finanzdepartements, der Finanzdelegation und des Stadtrats die Eingaben zu den in Art. 1 Abs. 1 erwähnten Grundlagen.3 Art. 3 1Die Differenzbegründungen zu den Konten von Budget und Rechnung geben klar und unmissverständlich über die Ursachen der Veränderung Aufschluss. 2Die Differenzbegründungen werden in Koordination mit dem Departement durch die Dienstabteilungen gemäss der Terminvorgabe der Finanzverwaltung für Budget und Rechnung erstellt. 1 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. 2 AS 611.120. 3 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. Grundlagen und Prozesse Bereinigung der Grundlagen Differenzbegründung Art. 4 1Die Dienstabteilungen erfassen die von den Departementsvorstehenden angeordneten Gesuche um Nachträge zum Budget des folgenden Jahres bis zum 1. November. Die Finanzverwaltung erstellt die Sammelvorlage für die Vorsteherin bzw. den Vorsteher des Finanzdepartementes zuhanden des Stadtrates. 2Nachträge zum Budget beschliesst der Stadtrat. Er stellt diese mit Sammelbeschluss dem Gemeinderat zu. Controlling Art. 5 1Die Departemente und Dienstabteilungen besorgen das Controlling für den eigenen Bereich. Sie machen der Finanzverwaltung die Grundlagen für das Konzerncontrolling zugänglich. 2Die Departemente und Dienstabteilungen geben in allen Anträgen mit finanziellen Folgen an: a) die Folgekosten, soweit es sich um neue Ausgaben in der Zuständigkeit der Gemeinde, des Gemeinderates oder des Stadtrates handelt; b) ob die Ausgabe durch einen Budget- oder Zusatzkredit gedeckt und im Aufgaben- und Finanzplan vorgemerkt ist;4 c) ob rechtskräftige Beschlüsse vorliegen, wenn Beiträge Dritter, insbesondere des Kantons oder des Bundes, zu erwarten sind; d) die wesentlichen Eigenleistungen gemäss Art. 29bis.5 Art. 6 1Die Finanzverwaltung besorgt das Konzerncontrolling für die Bedürfnisse der Finanzdelegation und des Stadtrates. Ausgenommen sind das Personal-, IT- und Baucontrolling, das von Human Resources, vom IT-Delegierten des Finanzdepartements bzw. von der Immobilien-Bewirtschaftung und vom Tiefbauamt besorgt wird. 2Für die Kreditantragskontrolle sind der Finanzverwaltung die Anträge ohne Kreditdeckung und auf Leistung von Beiträgen an Dritte sowie alle Kreditanträge über neue wiederkehrende und neue einmalige Ausgaben in der Zuständigkeit des Stadt-und Gemeinderates zur vorgängigen Prüfung und zum Mitbericht vorzulegen. Bei Einwendungen unterrichtet sie die Vorsteherin 4 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 5 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. Nachträge zum Budget der Departemente und Dienstabteilungen der Finanzverwaltung bzw. den Vorsteher des Finanzdepartements sowie die zuständigen Departementsvorstehenden. Antragsprüfung Art. 7 1Die Stadtkanzlei prüft alle Weisungen auf Vollständigkeit bezüglich: a) Ausführungen über die Kreditdeckung und die Folgekosten; b) Mitbericht der Finanzverwaltung gemäss Art. 6 Abs. 2. 2Sie weist unvollständige Anträge zurück. Kreditüberwachung Art. 8 Die Dienstabteilungen sind dafür verantwortlich, dass die ihnen zustehenden Kredite nicht überschritten werden. Zusatzkreditbegehren zum Budget Art. 9 1In den von der Departementsvorsteherin/dem Departementsvorsteher angeordneten Zusatzkreditbegehren auf Konten des Budgets wird begründet, weshalb ein Kreditbedarf notwendig ist. Sofern die Aufwendungen zusätzliche Beschlüsse erfordern, werden diese unter dem Vorbehalt gefasst, dass die Zusatzkreditbegehren durch den Gemeinderat genehmigt werden. 2Zusatzkredite werden dem Gemeinderat beantragt, sofern der bewilligte Budgetkredit nicht ausreicht. Art. 10 1Die Dienstabteilungen erfassen die Zusatzkreditbegehren bis 30. April und 31. August. 2Der Stadtrat unterbreitet dem Gemeinderat die Zusatzkreditbegehren in zwei Sammelvorlagen jeweils im Mai und im September. Kreditüberschreitung Art. 11 Überschreitungen des jährlichen Teilkredites eines sich über mehrere Jahre erstreckenden Verpflichtungskredites der Investitionsrechnung sind zulässig, sofern der jährliche Teilkredurch die Stadtkanzlei Grundsatz Allgemeines Fristen Gegenstand dit auf einem Einzeltitel des Budgets in der Investitionsrechnung geführt wird. Erwartungsrechnung Art. 126 1Die Dienstabteilungen erstellen am Ende des zweiten Trimesters eine Hochrechnung per Ende Jahr nach den Weisungen der Finanzverwaltung. 2Die Finanzverwaltung erstellt zur Hochrechnung einen Bericht zuhanden der Vorsteherin bzw. des Vorstehers des Finanzdepartements. II. Verwaltungsrechnung und Bestandesrechnung Konzernbuchhaltung Art. 13 1Die Buchhaltung wird auf dem zentralen Rechnungssystem der Finanzverwaltung geführt. Das Finanzdepartement koordiniert mit den Departementen und Fachstellen die Ausnahmen, die Pflege der Stammdaten und die Schnittstellen. Für Wartung und Entwicklung des Systems gilt Art. 15. 2Zur Führung der Finanzbuchhaltung bewilligt die Finanzverwaltung für jede Institution (= Dienstabteilung bzw. Fachstelle mit vierstelliger Institutions-Nummer) einen Buchungskreis und/ oder die vierstellige Profit-Center-Nummer. Eine Dienstabteilung kann bei Bedarf in Teileinheiten gegliedert werden (= Teileinheit mit sechsstelliger Institutions-Nummer). Solche Teileinheiten werden als Profit-Center definiert und bedürfen ebenfalls der Bewilligung der Finanzverwaltung. 3Neue Buchungskreise mit den zugehörigen Institutions-Nummern bewilligt die Finanzverwaltung gestützt auf den Beschluss des zuständigen Organs. Der Beschluss gibt Aufschluss über die Bezeichnung der neuen Institution (Dienstabteilung, Fachstelle oder Teileinheit). Art. 14 1Der Konzernkontenplan zeigt die Artengliederung gemäss dem harmonisierten Kontenrahmen des Kantons und ist mit dem operativen Kontenplan der Dienstabteilungen verknüpft. Die Dienstabteilungen und Betriebe können anerkannte Branchenkontenpläne als operative Kontenpläne einsetzen. Änderungen des 6 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Hochrechnung Zentrales Rechnungssystem, Struktur Gliederung Konzernkontenplanes und die Verknüpfung zwischen operativen Kontenplänen der Dienstabteilung und dem Konzernkontenplan bedürfen der Zustimmung der Finanzverwaltung. Der vorgegebene Prozess, der auch für neue Aktiv- und Passivkonten der Bestandesrechnung gilt, ist einzuhalten. 2Die Finanzverwaltung ist in Koordination mit den Dienstabteilungen für die Auswertung nach der funktionalen Gliederung gemäss kantonaler Vorgabe zuständig (Finanzstatistik für Kanton und Bund). 3Dienstabteilungen mit Anlagen richten eine Anlagebuchhaltung ein, die auch zur Ermittlung der Abschreibungen dient. 4Die Stammdaten der Kreditoren (einschliesslich interne Debitoren) werden im SAP-Mandanten der Stadt durch Prozessvorgabe zentral von der Finanzverwaltung gepflegt. Die Finanzverwaltung kann Ausnahmen bewilligen, soweit die Dienstabteilung den persönlichen Schutz der Kreditoren oder systembedingte Erfordernisse nachweist. Die Finanzkontrolle wird über solche Ausnahmen orientiert. Die Stammdatenpflege der Debitoren erfolgt dezentral durch die Dienstabteilungen.7 Art. 15 Die Finanzverwaltung ist nach den Grundsätzen von Art. 13 Abs. 1 zuständig für die Wartung, Anpassung und Weiterentwicklung des zentralen Rechnungswesens an aktuelle und neue Bedürfnisse. Art. 16 Die Struktur der Kosten-Leistungsrechnung wird von den Departementen und Dienstabteilungen festgelegt. Sie definieren die Werteflüsse und legen im Rahmen der einschlägigen Richtlinien die für die betriebliche Steuerung nötigen Stammdaten an. Art. 17 1Die Dienstabteilungen mit Lizenzen oder eigenen Systemen stehen mit dem zentralen Rechnungssystem der Finanzverwaltung im Kontokorrentverkehr. Die Dienstabteilungen erhalten periodisch einen Auszug des Kontokorrentkontos und stimmen dieses laufend ab. Allfällige Differenzen sind im Einvernehmen mit der Finanzverwaltung umgehend – spätestens innert Monatsfrist – zu bereinigen. 2Die Umsätze von Dienstabteilungen und Betrieben mit eigenen Systemen sind nach der Vorgabe der Finanzverwaltung in der Konzernbuchhaltung aufzulösen und die Bestandeskonten 7 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Entwicklung des Rechnungswesens Betriebsorientierte Gliederung Kontokorrentverkehr und Mandantenbuchhaltung nachzuführen. 3Dienstabteilungen können mit der Finanzverwaltung eine Leistungsvereinbarung über die Führung der Buchhaltung im Mandatsverhältnis abschliessen. Die erbrachten Leistungen werden nach Aufwand oder pauschal verrechnet. 4Die Mandantenbuchhaltung der Finanzverwaltung regelt den Ablauf mit der Dienstabteilung. Sie erbringt die Dienste und Informationen gemäss der Leistungsvereinbarung.8 Art. 18 1Interne Leistungsbezüge von Gemeindebetrieben, Sonderrechnungen, Spezialfinanzierungen und Betriebsrechnungsstellen sind zu fakturieren. 2Zur Erhöhung der Transparenz kann der Stadtrat die Grundsätze und den Umfang der internen Leistungsbezüge definieren und für die Departemente und Dienstabteilungen verbindlich erklären. 3Die internen Leistungen werden in der Sachgruppe 39 (Aufwand) und 49 (Ertrag) verbucht. Die Benutzungsgebühren der Gemeindebetriebe gelten als externe Umsätze, weil sie für private und stadteigene Objekte einheitlich anzuwenden sind (Tarifordnung, Bewirtschaftung der Kunden- und Fakturierungsdaten). Sie werden deshalb auf den Sachgruppen 31 (Aufwand) und 43 (Ertrag) verbucht. Weitere Ausnahmen erfordern die Zustimmung der Finanzverwaltung, die sie im Accounting Manual zugänglich machen wird.9 Art. 19 Der Stadtrat bewilligt für Dienstabteilungen und einzelne Verwaltungszweige eine besondere Betriebsrechnung, wenn dies erforderlich ist: a) aus wirtschaftlichen Gründen; b) für eine nach anerkannten Grundsätzen wirtschaftliche Betriebsführung; c) zur Ermittlung der Leistungsentgelte. Art. 20 Für die öffentlich-rechtlichen Anstalten und Stiftungen wird eine selbständige Sonderrechnung geführt und im Anhang von Budget und Rechnung dargestellt. 8 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 9 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Grundsätze der internen Leistungsbezüge Betriebsrechnung Selbständige Sonderrechnungen Art. 21 1Der letzte Zahllauf der Dienstabteilungen zulasten der abzuschliessenden Jahresrechnung erfolgt vor Ende Jahr und richtet sich nach der Terminvorgabe der Finanzverwaltung. 2Buchungen der Dienstabteilungen zulasten der Rechnung des Vorjahres sind im folgenden Jahr innerhalb der Terminvorgabe im aktuellen Modul Jahresabschluss des Accounting Manuals der Finanzverwaltung zulässig.10 Art. 21bis11 1Die Verwaltungseinheiten der Jahresrechnung errichten und pflegen ein auf ihre Bedürfnisse angepasstes und auf eine angemessene Sicherheit im Rechnungswesen angelegtes internes Kontrollsystem (IKS) für die Finanzprozesse. 2Angepasst ist das IKS für die Finanzprozesse, wenn die wesentlichen Prozesse der Buchführung und der finanziellen Berichterstattung identifiziert, dokumentiert und kontrolliert sind und wenn das IKS überwacht wird. III. Zusammenarbeit mit der Finanzkontrolle12 Art. 2213 1Die Finanzkontrolle ist bei IT-Projekten zu informieren, welche das Rechnungswesen betreffen. 2Die Finanzkontrolle erhält alle Beschlüsse und Verfügungen zugestellt, welche die Haushaltführung betreffen. 3Die Finanzkontrolle stellt der Vorsteherin/dem Vorsteher des Finanzdepartements und der Finanzverwaltung ihre Prüfungsberichte zur Kenntnisnahme zu. Art. 23 - Art. 2814 10 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 11 Eingefügt durch STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 12 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 13 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. 14 Aufgehoben durch STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Rechnungsabschluss Internes Kontrollsystem Informationspflicht IV. Besondere Bestimmungen für Bauvorhaben, Beiträge, andere Verpflichtungskredite und projektbezogene gebundene Ausgaben Berechnung Art. 29 1Die für die Vorbereitung eines Bauvorhabens, eines Beitrages, eines anderen Verpflichtungskredites oder einer projektbezogenen gebundenen Ausgabe zuständige Dienstabteilung ist für eine sorgfältige, nach fachmännischen Regeln erstellte, Kostenabrechnung verantwortlich. 2Für Unsicherheiten wird eine ausreichende Reserve in die Kostenberechnung aufgenommen und offen ausgewiesen. 3Die Kostenabrechnungen für Beschlüsse in Zuständigkeit der Gemeinde, des Gemeinderates und des Stadtrates sind der Finanzkontrolle zur Prüfung vorzulegen. Die übrigen Kostenabrechnungen legen die Dienstabteilungen auf Verlangen und in geeigneter Form der Stelle vor, welche die Ausgabe bewilligt hat. Art. 29bis15 Wesentlich sind Eigenleistungen i. S. v. § 2 der kantonalen Verordnung über den Gemeindehaushalt vom 26. September 198416, wenn sie Ausgabencharakter haben und den Betrag von Fr. 100 000.– pro Einzelgeschäft übersteigen. Art. 30 1Als Grundlage für die Kostenberechnung bei den Verpflichtungskrediten und projektbezogenen gebundenen Ausgaben gilt der durch das Statistische Amt der Stadt Zürich veröffentlichte «Zürcher Index für Wohnbaupreise». Abweichungen sind mit der Finanzkontrolle zu vereinbaren. 2Die Verpflichtungskredite und die projektbezogenen gebundenen Ausgaben werden für den Zeitpunkt der Beschlussfassung des Stadtrates auf den letztbekannten Preisstand aufgerechnet oder herabgesetzt. 3Der massgebende Preisstand wird im Dispositiv angegeben. Art. 31 Die Berechnung von Preissteigerungen und Preisverminderungen richten sich nach § 31 Abs. 2 des Kreisschreibens über den 15 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. 16 LS 133.1. Verfahren Wesentliche Eigenleistungen Preisstand Preisveränderungen Gemeindehaushalt der Direktion der Justiz und des Innern des Kantons Zürich vom 10. Oktober 1984.17 Abrechnung Art. 32 1Die Dienstabteilung, die das Bauvorhaben oder ein anderes Verpflichtungskreditbegehren bearbeitet hat oder dafür federführend gewesen ist, ist für die sorgfältige Abrechnung verantwortlich. In gleicher Weise ist mit projektbezogenen gebundenen Ausgaben zu verfahren, die keines Verpflichtungskredites bedürfen. 2Soweit es sich um Vorhaben handelt, an welche die Stadt Beiträge ausgerichtet hat, ist ein Gutachten der zuständigen Dienstabteilung erforderlich. Art. 33 Form und Inhalt der Abrechnungen sowie weitere Einzelheiten betreffend den Vollzug von Abrechnungen werden im Accounting Manual, Modul Kreditrecht, geregelt.18 Art. 34 Mit Ausnahme der Beschaffungen genehmigt der Stadtrat die Abrechnungen, soweit es sich um Verpflichtungskredite bzw. projektbezogene gebundene Ausgaben in der Zuständigkeit der Gemeinde, des Gemeinderates oder des Stadtrates handelt. In den übrigen Fällen kann die Abrechnung in anderer geeigneter Form zuhanden der Finanzkontrolle erbracht werden. Art. 35 1Sofern Rückstellungen bei Investitionsvorhaben unumgänglich sind, nimmt sie die Departementsvorsteherin/der Departementsvorsteher durch Verfügung vor. 2Die Rückstellungen werden nach Betrag und Art aufgeteilt. 3Die Rückstellungen betragen höchstens 4 Prozent des bewilligten Verpflichtungskredites bzw. der projektbezogenen gebundenen Ausgabe, in der Regel aber höchstens Fr. 1 000 000.–. 4Die Rückstellungen werden zwei Jahre nach Erlass der Verfügung der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers abgerechnet und aufgelöst. 17 Fassung gemäss STRB vom 6. Februar 2013; Inkraftsetzung 1. April 2013. 18 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Erstellen Form und Inhalt Genehmigung Rückstellungen Art. 36 1Die Abrechnungen sind innert 6 Monaten, vom Beginn der Nutzung des Bauvorhabens bzw. der projektbezogenen gebundenen Ausgabe oder von der letzten Zahlung an gerechnet, der Finanzkontrolle im Doppel zur Prüfung zuzustellen. 2Die Finanzkontrolle kann bei grossen Bauvorhaben bzw. hohen projektbezogenen gebundenen Ausgaben die Frist um höchstens drei Monate erstrecken. 3Der Revisionsbericht oder ein anderer Prüfungsvermerk der Finanzkontrolle wird dem Antrag für die Genehmigung der Abrechnung beigelegt. V. Anweisungsverfahren Art. 37 1Das Anweisungsverfahren regelt die Zuständigkeit und den Ablauf der Zahlung von Ausgabenbelegen (Lieferantenrechnungen und Barzahlungen). Es regelt Ablauf und Zuständigkeit unabhängig von der Anwendung der finanziellen Kompetenzen gemäss der allgemeinen Kompetenzordnung (Gemeindeordnung sowie Geschäftsordnung des Stadtrates). 2Das verkürzte Anweisungsverfahren ist zulässig, wenn das elektronische Bestellwesen die detaillierte Belegbearbeitung unterstützt und die fortgeschrittene elektronische Signatur eingerichtet ist. Die Ausführungsbestimmungen des verkürzten und des vollständigen Anweisungsverfahrens sind im Accounting Manual, Modul Beschaffung, geregelt.19 Art. 38 1Es sind anweisungsberechtigt: Die Departementsvorstehenden, die Direktorinnen und Direktoren und die Departementssekretärinnen und -sekretäre für die ihnen unterstellten Dienstabteilungen. 2Im Weiteren sind für ihren Arbeitsbereich die folgenden Funktionen einzeln anweisungsberechtigt: a) Stadtschreiber/-in und Stellvertreter/-in b) Rechtskonsulent/-in und Stellvertreter/-in c) Ombudsfrau/-mann und Stellvertreter/-in d) 2 Mitglieder der Fürsorgebehörde 19 Eingefügt durch STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Fristen Geltungsbereich Anweisungsberechtigung e) 2 Mitglieder der Vormundschaftsbehörde oder ein Mitglied der Vormundschaftsbehörde und ein/e Fachmann/-frau f) Stadtamtsfrau/-mann und eine Stellverteter/-in g) Friedensrichter/-in und der/die ordentliche Stellvertreter/-in 3Die Departementsvorstehenden bezeichnen weitere Personen, welche anweisungsberechtigt sind. Der Finanzkontrolle und der Finanzverwaltung ist eine Kopie der entsprechenden Verfügung zuzustellen. 4Die Dienstabteilung dokumentiert den Prozess des abteilungsspezifischen Anweisungsverfahrens. Sie überprüft die Ausgabenbelege vor dem Vollzug. Art. 39 1Die in Art. 38 genannten Anweisungsberechtigten bezeichnen die für die materielle sowie für die formelle und rechnerische Prüfung zuständigen Personen oder die damit betrauten Funktionen. 2Die bzw. der Anweisungsberechtigte gibt die Zahlung frei.20 3Die bzw. der Anweisungsberechtigte darf keine Buchungen oder Mutationen zahlungsrelevanter Daten der Buchhaltung vornehmen. Ausnahmen sind im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle und der Finanzverwaltung zulässig, wenn die personellen Verhältnisse eine Trennung nicht gestatten. Art. 40 1Die Person, welche die materielle Richtigkeit eines Belegs bestätigt, prüft, ob die auf dem Beleg verrechneten Leistungen dem Auftrag entsprechen und richtig ausgeführt worden sind. 2Bei Zahlungen, denen keine Gegenleistung gegenübersteht, insbesondere bei Beiträgen, erfolgt die materielle Prüfung anhand der Rechtsgrundlagen. Art. 41 1Die Person, welche die formelle Richtigkeit bestätigt, prüft, ob die Belege ordnungsgemäss erstellt sind. 2Die Person, welche die rechnerische Richtigkeit (Menge mal Preis) bestätigt, führt die rechnerische Kontrolle der Belege stichprobenweise durch. 20 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Prüfungsberechtigte Personen Materielle Prüfung Formelle und rechnerische Prüfung Art. 42 1Die prüfungsberechtigten Personen bestätigen mit ihrem Visum auf dem Beleg die materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit der Belege. 2Die Zahllaufliste trägt auf dem Original die Unterschrift und auf der letzten Seite das Visum der anweisungsberechtigten Personen gemäss Art. 38. Art. 43 1Der zentrale Zahlungsverkehr in der Stadtverwaltung wird über die von der Finanzverwaltung vorgegebene IT-Applikation abgewickelt. 2Ausnahmen vom zentralen Zahlungsverkehr bedürfen der Zustimmung der Finanzverwaltung im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle. Art. 44 Für Zahlungsaufträge, die nicht elektronisch abgewickelt werden können, wird nach den Vorgaben der Finanzverwaltung verfahren. Art. 45 1Die Dienstabteilungen sind insbesondere verantwortlich für: a) Kontierung der Ausgabenbelege; b) Prüfung der Vollständigkeit der Belegvisa für materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit; c) Erfassung der Ausgabenbelege; d) Vergleich der Belege nach Betrag und Empfänger mit dem Zahlungslauf oder der Kassenabrechnung; e) Prüfung, ob die für die Zahlungen notwendigen Kredite und Vergaben vorhanden sind und ob die Leistungen zweckgebunden ausgeführt worden sind; f) Freigabe des Zahlungslaufs und Erstellung des Vergütungsauftrags für die Finanzverwaltung; g) Abrechnung der Hauptkasse mit der Stadtkasse; h) Belegarchivierung. 2Besondere Regelungen des Anweisungsverfahrens bedürfen der Zustimmung der Finanzkontrolle und der Finanzverwaltung. Visa Anweisungsverfahren elektronisch Anweisungsverfahren manuell Aufgaben der Dienstabteilungen Art. 46 Übersteigt ein im Zahllauf erfasster Anweisungsbetrag den bewilligten Vergabebetrag um mehr als 10 %, ist eine Erhöhung der Vergabe einzuholen. VI. Zahlungsverkehr und Vermögensverwaltung Post- und Bankkonten Art. 47 1Die Finanzverwaltung ist dafür verantwortlich, dass der Zahlungsverkehr kostengünstig, fristgerecht und wenn immer möglich bargeldlos erfolgt. 2Die Zahl der Post- und Bankkonten und deren Bestände sind möglichst klein zu halten. Die Eröffnung neuer Post- und Bankkonten bedarf der Zustimmung der Finanzverwaltung im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle. Art. 48 1Über Postkonten und Bankguthaben darf nur mit Doppelunterschrift verfügt werden. 2Sofern eine Dienstabteilung im Einzelfall verfügungsberechtigt ist, werden die unterschriftsberechtigten Personen im Einvernehmen mit der Finanzverwaltung bestimmt. Ausnahmen sind mit Bewillligung der Finanzkontrolle zulässig, sofern die personellen Verhältnisse eine Trennung nicht erlauben. Bargeld, Kassen Art. 49 1Die Zahl der Kassen, deren Bestände und der Bargeldverkehr sind möglichst klein zu halten. Die Eröffnung neuer Kassen bedarf der Zustimmung der Finanzverwaltung im Einvernehmen mit der Finanzkontrolle. 2Entbehrliche Mittel werden unverzüglich der Stadtkasse überwiesen. Art. 50 1Die Dienstchefin/der Dienstchef bezeichnet durch Verfügung für jede Kasse eine verantwortliche Kassenführerin/ einen verantwortlichen Kassenführer sowie die Stellvertretung. 2Die Kassenführerin/der Kassenführer nimmt den Bestand der Kasse jede Woche wenigstens einmal auf. Die Finanzkontrolle, die Dienstchefin/der Dienstchef und die Departementsvorstehe- Vergabekontrolle Kontenführung Unterschriftsberechtigung Kassenführung Kassenführerin/ Kassenführer rin/der Departementsvorsteher werden über Kassendifferenzen unverzüglich unterrichtet. Art. 51 Die Finanzverwaltung ist zuständig für die Verwaltung der Wertschriften, Beteiligungen, Darlehen, Hypotheken sowie anderer Guthaben und Schuldtitel. Ausgenommen sind Beteiligungen der Gemeindebetriebe und Klientengelder der Vormundschaftsbehörde. Mittelbewirtschaftung Art. 52 1Die Vorsteherin bzw. der Vorsteher des Finanzdepartements legt aufgrund des Budgets die Grundsätze für die Mittelbewirtschaftung im kommenden Jahr fest. 2Die Finanzverwaltung sorgt für die stete Zahlungsbereitschaft und legt die verfügbaren Mittel sicher und zu vorteilhaften Konditionen an. Sie orientiert die Vorsteherin bzw. den Vorsteher des Finanzdepartements mit einem wöchentlichen Reporting über die getätigten Geldanlagen. Art. 53 1Dem Gemeinderat wird zusammen mit dem Budgetentwurf beantragt, den Stadtrat zu ermächtigen, die zur Deckung des Geldbedarfes erforderlichen Mittel aufzunehmen. 2Die Finanzverwaltung sorgt für die Gewährung ausreichender Kreditlimiten bei den Banken. Sie kann die Kreditlimiten bei Bedarf beanspruchen. Art. 54 1Teilzahlungen für Beiträge werden auf Gesuch hin nach Massgabe der erbrachten Leistungen und der vorhandenen Mittel sowie gestützt auf rechtskräftige Beitragszusicherungen ausgerichtet. 2Teilzahlungen unter Fr. 10 000.-- werden in der Regel nicht ausgerichtet. Pro Beitrag werden in der Regel höchstens zehn Teilzahlungen pro Jahr ausgerichtet. 3Teilzahlungen sollen zwei Drittel des beitragsberechtigten Anspruchs nicht übersteigen. Sofern Kanton oder Bund ebenfalls Teilzahlungen ausrichten, können die städtischen Beiträge gleichzeitig und mit derselben Teilzahlungsquote geleistet werden. Verwaltung der Wertschriften Allgemeines Geldaufnahmen Teilzahlungen bei Beiträgen 4Verfügt die Beitragsempfängerin/der Beitragsempfänger über keine Eigenmittel, kann auf Gesuch der ganze Beitragsanspruch ausgerichtet werden. Art. 55 Bei grossen Bauvorhaben können auf Gesuch hin frühestens jeweils nach dreijähriger Baudauer Teilabrechnungen vorgenommen werden. Mit ihnen werden die aufgelaufenen Kosten auf 100 % des Beitragsanspruchs abgerechnet. Zuwendungen Dritter Art. 56 1Die Dienstabteilungen führen die zweckgebundenen Zuwendungen (Legate gemäss Paragraph 129 des Gemeindegesetzes), die in ihren Aufgabenbereich fallen. 2Die Guthaben der Legate werden durch die Finanzverwaltung zum Zinssatz gemäss der geltenden Zinssatzweisung des Stadtrates verzinst. 3Die Verwaltungskosten betragen in der Regel 1 Promille, berechnet auf dem Bestand am Jahresende des Vorjahres. Art. 57 1Vermögen und Ertrag zweckgebundener Zuwendungen sollen innert 20 Jahren verwendet werden. 2Die Vorsteherin bzw. der Vorsteher des Finanzdepartements stellt jeweils nach 20 Jahren Antrag auf Änderung oder Aufhebung der Zweckbindung. Art. 58 1Bargeld, Wertschriften und andere Wertgegenstände werden möglichst feuer- und diebstahlsicher verwahrt. 2Private Werte dürfen nicht unter gemeinsamem Verschluss mit städtischen Beständen aufbewahrt werden. 3Das Doppel des Kassenschlüssels wird nach Weisungen der Finanzverwaltung aufbewahrt. Die Finanzvorsteherin/der Finanzvorsteher kann weitere Sicherungsmassnahmen anordnen. Teilabrechnungen grosser Bauvorhaben Verwaltung Verwendung Aufbewahrung; Sicherung VII. Inventarführung Art. 59 1Die Inventare werden laufend nachgeführt und mindestens einmal jährlich geprüft; Art. 60 bleibt vorbehalten. 2Die Dienstabteilungen melden Zugänge, Verschiebungen, Abgänge und Zweckänderungen bei Grundstücken und beweglichen Sachen, für welche Investitionsbeiträge geleistet worden sind, unverzüglich den inventarführenden Dienstabteilungen. Art. 60 Das Inventar der Vorräte (einschliesslich der Viehhabe) wird jährlich nach Weisungen der Finanzkontrolle erstellt. Art. 61 Die Finanzverwaltung führt das Inventar der Wertschriften, Darlehen, Beteiligungen, Hypotheken, Investitionsbeiträge, Zuwendungen und weiterer Vermögensteile gemäss §§ 108 und 109 des Kreisschreibens. Sie überwacht den Eingang der Erträge und der Aus- und Rückzahlungen. Art. 62 Die Liegenschaftenverwaltung führt die Inventare für die Liegenschaften gemäss §§ 101 - 103 und 105 des Kreisschreibens. Art. 63 Die Schul- und Büromaterialverwaltung führt das Inventar für Büromaschinen, die Immobilienbewirtschaftung das Inventar für Kunstgegenstände. Art. 64 Die Organisation und Informatik (OIZ) führt das Inventar der IT- Geräte und -Anwendungsprogramme einschliesslich Büroautomation sowie der Telekommunikation. Art. 65 Für die Inventarführung und -kontrolle der übrigen Inventare (ohne Werkstatt-, Büro-, Schul- und Labormöbel) sind die Dienstabteilungen gemäss dem Accounting Manual, Modul Inventarführung, zuständig.21 21 Fassung gemäss STRB vom 15. Dezember 2010; Inkraftsetzung 1. Januar 2011. Grundsatz Vorräte Wertschriften Liegenschaften Büromaschinen; Kunstgegenstände IT-Geräte und -Anwendungsprogramme Übrige Inventare Art. 66 Die Finanzkontrolle regelt in Verbindung mit den Dienstabteilungen die Inventaraufnahme von Anschaffungen zulasten anderer Geldgeber. Art. 67 Die Dienstabteilungen sind verantwortlich für sachgemässe Aufbewahrung, Inventarisierung und Verwaltung der ihnen treuhänderisch übergebenen Wertschriften, Depositen und anderer Wertsachen. VIII. Schlussbestimmungen und Inkrafttreten Art. 68 Das Reglement über den städtischen Finanzhaushalt (Finanzreglement) vom 5. Februar 1986 wird aufgehoben. Art. 69 Der Jahresabschluss 2007 wird nach den bisherigen Grundlagen und nach den Instruktionen der Finanzverwaltung erstellt und geprüft. Art. 70 Das geänderte Finanzreglement wird auf den 1. Januar 2008 in Kraft gesetzt. Eigentum Dritter Treuhänderisch verwaltete Mittel Aufhebung bisherigen Rechts Jahresabschluss 2007 Inkrafttreten