Zug · 6.1-1 · communal act
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1 Die Finanzverordnung regelt die Organisation des Finanz- und Rechnungswesens der Stadt Zug sowie die Zeichnungsberechtigung in der Stadtverwaltung Zug. 2 Die Finanzverordnung enthält die für die Stadt Zug anwendbaren Ausführungsbestimmungen zum Finanzhaushaltgesetz.
1 Die Rechnungslegung im Finanzhaushalt der Stadt Zug erfolgt nach den folgenden Grundlagen: a) Harmonisiertes Rechnungslegungsmodell für die Kantone und Gemeinden (HRM2) der Konferenz der kantonalen Finanzdirektorinnen und Finanzdirektoren; b) Auslegungen des Schweizerischen Rechnungslegungsgremiums für den öffentlichen Sektor (SRS-CSPCP).
1 Bei der Erstellung des Budgets erstreckt sich der Betrachtungszeitraum über die letzten drei verfügbaren Rechnungsjahre, das Vorjahresbudget, das aktuelle Budget sowie die drei folgenden Finanzplanjahre. 2 Das Budget ist so auszugestalten, dass das kumulierte Rechnungsergebnis aus dem Betrachtungszeitraum mindestens ausgeglichen ist.
1 Die Jahresrechnung wird unter der Federführung des Finanzdepartementes erstellt. 2 Auf Antrag des Finanzdepartementes beschliesst der Stadtrat jährlich über die Organisation und den Ablauf des Jahresabschlusses mit entsprechenden Aufträgen und Terminen. 3 Der Stadtrat verabschiedet die Jahresrechnung zuhanden des Grossen Gemeinderates. 4 Die Geschäftsprüfungskommission des Grossen Gemeinderates prüft die Jahresrechnung. Sie erstattet dem Rat Bericht und stellt Antrag. 5 Der Grosse Gemeinderat genehmigt die Jahresrechnung. 6 Die Stadtbuchhaltung reicht die genehmigte Jahresrechnung jeweils jährlich der Finanzdirektion des Kantons Zug ein.
1 Die Aufwände zur Werterhaltung dienen der Bewahrung einer Anlage, damit diese ihre Aufgaben sicher und mit optimalem Mitteleinsatz während ihrer betriebswirtschaftlichen oder technischen Nutzungsdauer erfüllen kann. 2 Als Aufwände zur Werterhaltung gelten insbesondere Ausgaben für den Unterhalt einer Anlage, namentlich Wartung, Reparatur oder Instandhaltung.
1 Das Finanzdepartement führt eine Anlagebuchhaltung, welche die detaillierten Angaben über die Entwicklung der Vermögenswerte aufzeigt und die korrekten Abschreibungen nach Anlagekategorie sicherstellt. 2 Ausschliesslich in der Investitionsrechnung werden verbucht: a) Grundstücke des Verwaltungsvermögens (inkl. Waldparzellen); b) Investitionsbeiträge; c) Beteiligungen des Verwaltungsvermögens; d) Darlehen des Verwaltungsvermögens. 3 Die übrigen Investitionen werden ab einem Wert von CHF 100'000.00 in der Investitionsrechnung geführt. Unterhalb dieser Grenze werden sie in der Erfolgsrechnung verbucht. 4 Für Investitionen über CHF 1'000'000.00 (nicht gebundene Ausgaben) ist eine Folgekostenberechnung zu erstellen und der GGR-Vorlage beizulegen.
1 Der Eigenkapitalnachweis zeigt die Ursachen der Veränderung des Eigenkapitals. 2 Der Rückstellungsspiegel zeigt auf, welche kurz- und langfristigen Rückstellungen gebildet wurden und wie sich diese seit dem letzten Abschluss verändert haben. 3 Der Beteiligungsspiegel gibt Auskunft über die Beteiligungen im Finanz- und im Verwaltungsvermögen, insbesondere: a) Name und Rechtsform der Organisation; b) Gesellschaftskapital; c) Beteiligungsquote in Prozenten; d) Buchwert der Beteiligung; e) Höhe der Ausschüttung im Rechnungsjahr. 4 Im Gewährleistungsspiegel werden Tatbestände aufgeführt, aus denen sich in Zukunft eine wesentliche Verpflichtung für das Gemeinwesen ergeben kann, insbesondere: a) Bürgschaften; b) Garantieverpflichtungen; c) weitere Eventualverpflichtungen; d) Verbindlichkeiten gegenüber Vorsorgeeinrichtungen. 5 Der Anlagenspiegel enthält die Summe aller aktivierten Anlagen des Verwaltungsvermögens und die kumulierten Abschreibungen, insbesondere: a) Anschaffungswerte; b) Zugänge, Umgliederungen und Abgänge; c) Abschreibungen; d) Wertverluste oder Wertaufholungen (z.B. aus Neubewertungen); e) Hinweis auf Abschreibungsmethoden, Abschreibungssätze und Aktivierungsgrenzen. 6 Zu den zusätzlichen Angaben, die für die Beurteilung der Vermögens-, der Finanz- und der Ertragslage sowie der finanziellen Risiken von Bedeutung sind, gehören insbesondere: a) Leasingverbindlichkeiten; b) Gesamtbetrag der zur Sicherung eigener Verpflichtungen verpfändeten oder abgetretenen Aktiven unter Eigentumsvorbehalt; c) Informationen zu Bilanzbereinigungen; d) Änderungen von Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen und deren Auswirkungen; e) Eventualforderungen; f) wesentliche Ereignisse nach dem Bilanzstichtag.
1 Im Budget und im Finanzplan werden folgende Finanzkennzahlen ausgewiesen: a) Selbstfinanzierungsgrad; b) Selbstfinanzierungsanteil; c) Investitionsanteil; d) Zinsbelastungsanteil; e) Kapitaldienstanteil. 2 In der Jahresrechnung werden folgende Finanzkennzahlen ausgewiesen: a) Nettoschuld pro Einwohnerin / Einwohner; b) Bruttoverschuldungsanteil; c) Nettoverschuldungsquotient; d) Selbstfinanzierungsgrad; e) Selbstfinanzierungsanteil; f) Investitionsanteil; g) Zinsbelastungsanteil; h) Kapitaldienstanteil.
1 Auf Antrag des Finanzdepartements legt der Stadtrat jährlich die Budgetrichtlinien sowie den Ablaufplan für das Budget fest. 2 Der Stadtrat verabschiedet das Budget zuhanden des Grossen Gemeinderates. 3 Die Geschäftsprüfungskommission des Grossen Gemeinderates prüft das Budget. Sie erstattet dem Rat Bericht und stellt Antrag. 4 Der Grosse Gemeinderat genehmigt das Budget. 5 Die Stadtbuchhaltung reicht das genehmigte Budget jeweils jährlich der Finanzdirektion des Kantons Zug ein.
1 Die Abschreibungssätze für Vermögenswerte im Verwaltungsvermögen werden mit der Kreditvorlage beschlossen. 2 Die gesetzlichen Abschreibungen erfolgen linear vom Anschaffungswert nach Massgabe der jeweiligen Nutzungsdauer der Anlagekategorie. 3 Im Bau befindliche Anlagen werden solange unter der Kategorie «Anlagen im Bau» aktiviert, bis sie in Betrieb gehen. Anlagen im Bau werden nicht abgeschrieben.
1 Ist bei einer Position des Finanz- oder des Verwaltungsvermögens eine dauerhafte Wertminderung (Impairment) absehbar, wird deren Buchwert im Jahr der Feststellung wertberichtigt.
1 Das Finanzdepartement prüft, ob für die zu bewilligende Ausgabe eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht. 2 Die Finanzkontrolle überprüft stichprobenweise, ob das Erfordernis der gesetzlichen Grundlage erfüllt ist.
1 Beim Jahresabschluss fehlende Rechnungen für Aufwand und Ertrag werden mittels periodengerechter Abgrenzung berücksichtigt. Diese Vorgabe gilt sowohl für die Jahresrechnung als auch für die Investitionsrechnung. 2 Aktive Rechnungsabgrenzungen werden wie folgt bilanziert: a) Im Rechnungsjahr bezahlte Rechnungen, die Ausgaben des Folgejahres betreffen, werden beim Jahresabschluss durch aktive Rechnungsabgrenzungen ins Folgejahr übertragen; b) Einnahmen des Rechnungsjahres, die Ende Jahr noch nicht in Rechnung gestellt worden sind, werden beim Jahresabschluss als aktive Rechnungsabgrenzung berücksichtigt; c) Steuererträge werden nach dem Soll-Prinzip abgegrenzt. 3 Passive Rechnungsabgrenzungen werden wie folgt bilanziert: a) Im Rechnungsjahr verbuchte Einnahmen, die das Folgejahr betreffen, werden beim Jahresabschluss als passive Rechnungsabgrenzung ins Folgejahr übertragen; b) Im Rechnungsjahr bezogene Leistungen oder angefallene Aufwendungen, die der Stadt noch nicht in Rechnung gestellt worden sind, werden beim Jahresabschluss als passive Rechnungsabgrenzung eingebucht. 4 Die Rechnungsabgrenzung erfolgt durch das Finanzdepartement gestützt auf die Angaben der Kostenstellen- oder der Projektleitung.
1 Im Finanzhaushalt der Stadt Zug gelten folgende Finanzkompetenzen: Art der Ausgaben Stadtrat Grosser Gemeinderat (abschliessend) Fakultatives Referendum Oblig. Referendum Gebundene Ausgaben Keine Begrenzung Neue einmalige Ausgaben bis CHF 200'000.00 CHF 200'000.00–CHF 1'000'000.00 CHF 1'000'000.00–CHF 5'000'000.00 über CHF 5'000'000.00 Nachtragskredit Einzelfall bis CHF 50'000.00 über CHF 50'000.00 nein nein Neue jährlich wiederkehrende Ausgaben bis CHF 50'000.00 CHF 50'000.00–CHF 100'000.00 CHF 100'000.00–CHF 500'000.00 über CHF 500'000.00 Ankauf und Tausch von Liegenschaften bis CHF 5'000'000.00 CHF 5'000'000.00–CHF 7'000'000.00 über CHF 7'000'000.00 nein Verkauf Liegenschaften bis CHF 1'000'000.00 CHF 1'000'000.00–CHF 3'000'000.00 über CHF 3'000'000.00 nein Gewährung von Darlehen im Rahmen der Erfüllung öffentlicher Aufgaben bis CHF 200'000.00 über CHF 200'000.00 nein nein Bürgschaften und Kautionen bis CHF 200'000.00 über CHF 200'000.00 nein nein Kreditbewilligung über Budget neue einmalige Ausgaben bis CHF 300'000.00 Kreditbewilligung über Budget neue wiederkehrende Ausgaben bis CHF 100'000.00 Errichtung von öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten sowie Gründung von und Beteiligungen an privaten Unternehmungen und Organisationen Kompetenz GGR ja nein 2 Wiederkehrende Ausgaben mit im Voraus bestimmter Laufzeit werden zusammengerechnet und die so ermittelte Summe als einmalige Ausgabe behandelt.
1 Im Zuständigkeitsbereich des Stadtrates gelten folgende Finanzkompetenzen: 1.1 Einmalige Ausgaben: Betrag Zuständigkeit bis CHF 50'000.00 Budgetverantwortlicher (Projektleiter/in) CHF 50'000.00–CHF 100'000.00 Departementsvorsteher/in kollektiv zu zweien mit Budgetverantwortliche/r über CHF 100'000.00 Stadtratsbeschluss über CHF 200'000.00 (neue Ausgabe) GGR-Beschluss 1.2 Einmalige Beiträge an Vereine und Institutionen: Betrag Zuständigkeit bis CHF 20'000.00 Departementsvorsteher/in über CHF 20'000.00 Stadtrat 1.3 Jährlich wiederkehrende Ausgaben und Beiträge: Betrag Zuständigkeit bis CHF 5'000.00 Budgetverantwortliche/r über CHF 5'000.00 Departementsvorsteher/in über CHF 20'000.00 Stadtrat über CHF 50'000.00 (neue Ausgabe) Grosser Gemeinderat 1.4 Sozialhilfe: Betrag Zuständigkeit bis CHF 5'000.00 Sozialarbeiter/in oder Sachbearbeiter/in Sekretariat oder Leitung/Stv. Leitung Sozialamt über CHF 5'000.00 Sozialarbeiter/in oder Sachbearbeiter/in Sekretariat kollektiv zu zweien mit Leitung/Stv. Leitung Sozialamt oder Departementssekretär/in oder Departementsvorsteher/in 1.5 Feste Anstellungen Verwaltungspersonal: Betrag Zuständigkeit bis Lohnklasse 15 Departementsvorsteher/in kollektiv zu zweien mit Leiter/in Personaldienst ab Lohnklasse 16 Stadtrat 1.6 Erlass von Forderungen (Wertberichtigungen): Betrag Zuständigkeit bis CHF 5'000.00 Departementsvorsteher/in über CHF 5'000.00 Stadtrat 2 Bei Wiederbesetzungen von Verwaltungsstellen muss jede vakante Stelle vor der Ausschreibung vom Stadtrat zur Neubesetzung bewilligt werden.
1 Bei der Erfolgsrechnung ist die/der Budgetverantwortliche für das betreffende Konto zuständig. 2 Bei den Verpflichtungskrediten (Investitionsrechnung) ist die/der zuständige Projektleiter/in verantwortlich. 3 Jedes Departement bestimmt pro Konto oder ganze Kostenstelle die Budgetverantwortlichen und deren Stellvertretung mit: a) Name und Vorname, b) Funktion, c) Unterschrift, d) Visumskürzel. 4 Die Stadtbuchhaltung führt die Liste der Budgetverantwortlichen.
1 Reicht ein Budgetkredit nicht aus, um die geplanten Vorhaben zu finanzieren, kann der Stadtrat das betreffende Departement zu einer Kreditüberschreitung bis CHF 50'000.00 ermächtigen. 2 Für neue Ausgaben muss bei Kreditüberschreitungen von mehr als CHF 50'000.00 dem Grossen Gemeinderat ein Nachtragskredit beantragt werden. 3 Bei gebundenen Ausgaben sind Kreditüberschreitungen von mehr als CHF 50'000.00 der Geschäftsprüfungskommission des Grossen Gemeinderates spätestens an deren nächstfolgenden Sitzung mitzuteilen. 4 Der Stadtrat begründet anlässlich der Genehmigung der Jahresrechnung die Kreditüberschreitungen und ersucht den Grossen Gemeinderat um Entlastung.
1 Die Zeichnungsberechtigungen werden wie folgt festgelegt: a) Barauszahlungen: 1. bis CHF 1'000.00: Budgetverantwortliche/r; 2. über CHF 1'000.00: Budgetverantwortliche/r kollektiv zu zweien mit Departementsvorsteher/in; 3. Der Bezug bis CHF 2'000.00 erfolgt bei der Einwohnerkontrolle; 4. Beträge grösser als CHF 2'000.00 sind bei der Stadtbuchhaltung zu beziehen. Dies erfordert eine Bestellung mit Stückelungsliste am Vortag. b) Grundstücksgeschäfte: Bei Verträgen über dingliche Rechte an Grundstücken bis zu CHF 100'000.00 liegt die Unterschriftsberechtigung bei der bzw. beim Departementsvorsteher/in kollektiv zu zweien mit der oder dem Budgetverantwortlichen. c) Kreditorenrechnungen: Jedes Departement legt je Kostenstelle und Konto die Budgetverantwortung fest. Die verantwortlichen Personen prüfen die eingehenden Rechnungen. Dabei wird sichergestellt, dass sowohl eine gesetzliche Grundlage sowie genügend Budget vorhanden sind. Trifft dies zu, wird die Kontierung erstellt und die materielle und rechnerische Kontrolle mit einem Visum bestätigt. Das zweite Visum legitimiert zur Zahlungsfreigabe und muss durch die Budgetverantwortliche/den Budgetverantwortlichen ausgeführt werden. d) Spesenauszahlungen (Kostenart 3170): Sämtliche Anträge auf Spesenvergütung sind mit den Spesenbelegen zu versehen und von der Antragstellerin/vom Antragsteller und der Abteilungsleiterin/dem Abteilungsleiter zu unterzeichnen. Für Spesenvergütungen über CHF 750.00 ist zusätzlich die Unterschrift der Departementsvorsteherin/des Departementsvorstehers erforderlich.
1 Aufträge im Wert von mehr als CHF 10'000.00 sind schriftlich zu erteilen oder es ist eine schriftliche Auftragsbestätigung einzuholen. 2 Wird die Auftragssumme um mehr als CHF 10'000.00 überschritten, ist eine zusätzliche schriftliche Auftragsbestätigung (Nachtrag) einzuholen und die Abweichung ist klar zu begründen. 3 In den Verträgen sind die Zahlungsbedingungen und das Zahlungskonto festzuhalten. Bei Arbeitsgemeinschaften (ARGE) ist ein ARGE-Konto zu bestimmen.
1 Finanzaufsichtsorgane der Stadt Zug sind die Rechnungsprüfungskommission (RPK) und die Finanzkontrolle. 2 Die Controllerin/der Controller übt die Finanzkontrolle aus. Sie/er ist der Rechnungsprüfungskommission (RPK) fachlich und dem Stadtpräsidium administrativ unterstellt. Die Finanzkontrolle prüft die Finanzen der Stadt Zug und ihrer Anstalten. Sie stützt sich bei ihrer Prüfungstätigkeit auf das Gesetz über die Organisation und die Verwaltung der Gemeinden (Gemeindegesetz) und das Gesetz über den Finanzhaushalt des Kantons und der Gemeinden. 3 Bei Organisationen und Leistungserbringerinnen bzw. ‑erbringern, die Beiträge der Stadt Zug empfangen, steht der Finanzkontrolle ein Einsichtsrecht bezüglich der Zweckverwendung der finanziellen Mittel zu. 4 Die Mitarbeitenden der Stadt Zug unterstützen die Finanzkontrolle bei der Prüfungstätigkeit, indem sie finanzielle Unregelmässigkeiten melden und Auskunft erteilen. 5 Das Ergebnis der Revision von Jahresrechnung mit Hilfsbüchern und das Ergebnis anderer Prüfungstätigkeiten werden in Berichten festgehalten, welche die Beanstandungen und die Ergebnisse des Bereinigungsverfahrens enthalten. Im Rahmen der Berichterstattung können Weisungen erteilt werden, die den Finanzhaushalt betreffen. 6 Das Qualitätsmanagement-Handbuch der Stadtverwaltung Zug regelt die Prozesse und Formalitäten.
1 Das Finanzdepartement kann Weisungen über die Führung des Finanzhaushalts und die Berichterstattung (Reporting) erlassen.
1 Abweichungen Rechnung – Budget und Budget – Budget sind wie folgt zu begründen: 2 Aufwands- und Ertragskonti: In Jahresrechnung und Budget sind Abweichungen in der Erfolgsrechnung nach institutioneller Gliederung von 10% oder mehr als CHF 20'000.00 empfängerorientiert zu begründen. Bei Kreditüberschreitung ist die entsprechende Rechtsgrundlage anzugeben. 3 Beispiele: a) StRB Nr. 372.17 vom 13. Juni 2017, Kreditüberschreitung «Bezeichnung»; b) GRB Nr. 1650 vom 21. Februar 2017, Nachtragskredit; c) Unterhalt für Projekt ABC zeitlich verzögert; d) Ertragssteuern JP markant über dem 5-Jahresdurchschnitt; e) Stellenpensum infolge Einführung 45 Tage doppelt belegt; f) Preisanstieg Energie höher als erwartet. 4 Bemerkungen: a) Die ausführlichen Begründungen sind für die Rechnungsprüfungskommission und für die Geschäftsprüfungskommission bestimmt; b) das Finanzdepartement prüft die Begründungen und entscheidet in Absprache mit dem jeweiligen Departement über die zu veröffentlichenden Begründungen; c) beim Personalaufwand sind Zu- oder Abnahme des Bestandes durch die Departemente zu begründen.
1 Für folgende bewegliche Gegenstände mit einem Anschaffungswert von mehr als CHF 5'000.00 sind Inventare zu führen: Bezeichnung Verantwortlich Büromaschinen Präsidialdepartement Kunstwerke Präsidialdepartement Hard- und Software Finanzdepartement Mobiliar Verwaltung Finanzdepartement Mobiliar Schule Bildungsdepartement Musikinstrumente Bildungsdepartement Apparate, Geräte, Maschinen, Werkzeuge alle Departemente Fahrzeuge Werkhof, Feuerwehr 2 Zu erfassen sind: a) Gegenstand; b) Anschaffungswert; c) Anschaffungsjahr; d) Standort. 3 Es ist periodisch zu überprüfen, ob die beweglichen Objekte vorhanden sind. Die Inventarliste ist entsprechend aktuell zu halten.
1 Beispiel für einen einmaligen Beitrag: a) Der Glückskette wird zugunsten der Opfer des Seebebens in Südostasien ein einmaliger Beitrag von CHF 50'000.00 bewilligt; b) der Beitrag wird der Erfolgrechnung 2012, Konto 3638.95/2870, Beiträge aus Vorfinanzierung, belastet. 2 Beispiel für einen wiederkehrenden Beitrag: a) Zug Tourismus wird für die Organisation der 1.-August-Feier ein wiederkehrender Beitrag von CHF 25'000.00 bewilligt; b) der Beitrag wird der Erfolgsrechnung, Konto 3636.73/1800, Bundesfeier, belastet; c) für die Auszahlung des Beitrages ist dem Präsidialdepartement jeweils eine Abrechnung der 1.-August-Feier zuzustellen; d) dieser Beschluss ist im Amtsblatt des Kantons Zug bekannt zu geben und in die Amtliche Sammlung der Ratsbeschlüsse aufzunehmen. 3 Beispiel bei einer allfälligen Kreditüberschreitung: a) Für externe Beratungen ermächtigt der Stadtrat eine Kreditüberschreitung von CHF 50'000.00 zulasten Konto 3132.10/1100, Beratungen und Expertisen; b) die Kreditüberschreitung ist in der Jahresrechnung zu begründen.