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6 provisions
§ 2 Begriffe
In diesem Reglement bedeuten:
a. Bauliche Projekte: zeitlich und nach dem Zweck bestimmte bauliche
Massnahmen an den Immobilien, insbesondere Neu- und Umbauten, Instandsetzung sowie Instandhaltung;
b. Vorstudienkredit: Ermächtigung, zur Vorbereitung eines Projektauftrags oder zur Erarbeitung von Grundlagen für eine Gebietsplanung finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Vorstudienkredite sind
gebundene, nicht aktivierungspflichtige Ausgaben;
c. Projektierungskredit: Ermächtigung, in der Entwicklung eines Projekts zur Baureife finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Projektierungskredite sind gebundene, aktivierungspflichtige Ausgaben, wenn
sie für die vorgezogene Ausführungsplanung keine Mittel enthalten
oder diese Mittel 3 Mio. Franken nicht übersteigen;
d. Objektkredit: Ermächtigung, in der Projektierung und Realisierung
eines Projekts finanzielle Verpflichtungen einzugehen. Objektkredite
bestehen aus gebundenen und/oder neuen, aktivierungspflichtigen
Ausgaben;
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e. Rahmenkredit: Ermächtigung, bei einem Programm von verschiedensten Projekten in der Projektierung und Realisierung finanzielle
Verpflichtungen einzugehen. Der Rahmenkredit besteht aus Projekten mit aktivierungspflichtigen, gebundenen Ausgaben und/oder
neuen Ausgaben unter 3 Mio. Franken;
f.4 Zusatzkredit: Ermächtigung, ergänzend zu einem Vorstudien-, Projektierungs-, Objekt- oder Ausstattungskredit aufgrund von Projektänderungen bzw. unvorhersehbaren Umständen zusätzliche finanzielle Verpflichtungen einzugehen;
g. Vergabe: Ermächtigung zur Auftragserteilung an Anbietende von
Leistungen und Unterzeichnung der entsprechenden Verträge;
h.4 Ausstattungskredit: Mittel für mobile Einrichtungen wie Geräte,
Möbel, Textilien, Beleuchtungskörper, Kleininventar, künstlerischer
Schmuck.
2. Kreditbewilligung und Berichterstattung
Kreditbewilligung
§ 3 und -erhöhung
1 Die Universität plant und verwaltet die notwendigen Mittel
und stellt einen wirtschaftlichen Mitteleinsatz sicher.
2 Über die Bewilligung von einzelnen Vorstudienkrediten oder Pauschalen für mehrere kleine Vorstudienkredite entscheiden
a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanagement und die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb,
b. bis einschliesslich Fr. 1 000 000 kollektiv die Direktorin oder der
Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direktor Finanzen und Personal,
c. ab Fr. 1 000 000 der Universitätsrat.
3 Über die Bewilligung von einzelnen Projektierungs-, Objekt- und
Ausstattungskrediten im Rahmenkredit oder entsprechende Pauschalen entscheiden4
a. bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die Leitung Portfoliomanagement und die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb,
b. bis einschliesslich Fr. 1 000 000 kollektiv die Direktorin oder der
Direktor Immobilien und Betrieb und die Direktorin oder der Direktor Finanzen und Personal,
c. ab Fr. 1 000 000 der Universitätsrat.
4 Der Universitätsrat beantragt zuhanden der Bildungsdirektion den
Rahmenkredit sowie die Objektkredite in der Zuständigkeit des Kantonsrates.
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5 Zusatzkredite werden von der gemäss der neuen Gesamtsumme
des Kredits zuständigen Instanz bewilligt.
§ 4 Berichterstattung
Die Entwicklung der Kredite ist Gegenstand der Zwischenberichterstattung zuhanden von Universitätsleitung und Universitätsrat.
3. Kreditbewirtschaftung
§ 5 Projektsteuerung
1 Die Projektsteuerung ist für die strategische Steuerung des
Projekts verantwortlich. Sie stellt die Einhaltung der Kredite sicher.
Fehlt eine Projektsteuerung, obliegt diese Aufgabe den jeweiligen Linienverantwortlichen.
2 Die Projektsteuerung legt die Rahmenbedingungen für das Projekt
fest, namentlich bezüglich Qualität, Leistung, Kosten und Terminen,
und überwacht deren Einhaltung.
3 Die Gesamtprojektleitung unterstützt mit der Berichterstattung
die Projektsteuerung bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Berichterstattung umfasst insbesondere Informationen über wichtige Vergaben, den Umgang mit der Reserve sowie das Änderungsmanagement
bei allen zu einem Projekt gehörenden Teilkrediten.4
Gesamtprojektleitung
§ 6.4 1 Die Gesamtprojektleitung ist für die operative Leitung des
Projekts zuständig. Sie optimiert Aufwand und Nutzen und verantwortet das Gesamtresultat hinsichtlich Leistung, Kosten und Terminen.
2 Die Gesamtprojektleitung bewirtschaftet den Vorstudien-, Projektierungs- und Objektkredit sowie die Mittel für die Ausstattung zuhanden der Projektsteuerung.
3 Sie unterbreitet den universitären Gremien mit der Beantragung
des Objektkredits eine Schätzung der Mittel für den Ausstattungskredit.
Vergaben für an
der Universität
geführte
Projekte
§ 7.4 1 Über Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektierungs-, Objekt- und Ausstattungskrediten für an der Universität geführte
Projekte entscheiden
a. bis einschliesslich Fr. 50 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojektleitung mit einer weiteren Gesamtprojektleitung an der Universität,
b. über Fr. 50 000 bis einschliesslich Fr. 100 000 kollektiv die zuständige
Gesamtprojektleitung mit ihrer oder ihrem Vorgesetzten,
c. über Fr. 100 000 bis einschliesslich Fr. 250 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojektleitung mit der Leitung Bauprojekte,
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d. über Fr. 250 000 kollektiv die zuständige Gesamtprojektleitung mit
der Direktorin oder dem Direktor Immobilien und Betrieb und der
Direktorin oder dem Direktor Finanzen und Personal.
2 Die Aufteilung von Vergaben zur Umgehung der Schwellenwerte
ist unzulässig.
3 Die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen aus den Vergaben erfolgt gemäss den Einstellungen in den Systemen der Universität.
Vergaben für
beim Hochbauamt beauftragte
§ 8 Projekte
1 Für Vergaben im Rahmen von Vorstudien-, Projektierungs-,
Objekt- und Ausstattungskrediten für beim Hochbauamt beauftragte
Projekte gelten vorbehältlich Abs. 3 die Regelungen des Hochbauamts.4
2 Das Hochbauamt stellt prozessual kurze Durchlaufzeiten sicher.
3 Über folgende Vergaben des Hochbauamts entscheidet die Direktorin oder der Direktor Immobilien und Betrieb:
a. Vergaben betriebskritischer Gewerke mit hohen Auswirkungen auf
die Höhe der Kosten im Lebenszyklus des Gebäudes. Die Projektleitung Nutzer und Betrieb legt gemeinsam mit der Gesamtprojektleitung die entsprechenden Gewerke im Rahmen der Submissionsplanung fest,
b. Vergaben über 1,5 Mio. Franken.
4 Die Anweisungsberechtigung für Kreditorenrechnungen aus den
Vergaben unterliegt den Regelungen des Hochbauamts.
§ 9 Bewirtschaftung Reserve
1 Die Reserve für alle baulichen Projekte der Universität wird
pro Reserveposition geplant und durch die jeweilige Gesamtprojektleitung bewirtschaftet.
2 Die zuständige Projektsteuerung beschliesst über die Nutzung der
Reservepositionen für Unvorhergesehenes, für Zusatzbestellungen sowie
für Umbuchungen ausserhalb der Reserveposition für Vergabeeffekte.
Planung der
Ausstattung
§ 10.4 1 Die Gesamtprojektleitung legt den Prozess und die Eckwerte für die Planung der Ausstattung zuhanden der Projektleitung
Nutzer und Betrieb fest.
2 Die Projektleitung Nutzer und Betrieb erarbeitet eine Schätzung
der benötigten Mittel für die Ausstattung. Sie stellt sicher, dass die
Nutzervertretungen mit der für die Beschaffung Mobilien zuständigen
Stellen eine geeignete Ausstattung festlegen. Sie definiert die baulich
relevanten Ausstattungsmerkmale wie Anforderungen an Statik oder
Anschlüsse.
3 Die Nutzervertretungen und die für die Beschaffung Mobilien zuständige Stelle legen eine qualitativ und wirtschaftlich optimale Ausstattung fest. Sie können bei Bedarf weitere Stellen wie die Fakultätsleitung oder die Technologiekommission beiziehen.
Zuständigkeiten im Immobilienwesen der Universität Zürich 415.117.1
4 Erhöhungen der Mittel für den Ausstattungskredit erfordern einen
gemeinsamen Antrag der Direktionen Immobilien und Betrieb sowie
Finanzen und Personal.
1 OS 74, 106; Begründung siehe ABl 2019-01-11.
2 Inkrafttreten: 1. Januar 2019.
3 LS 415.117.
4 Fassung gemäss URB vom 7. Dezember 2020 (OS 76, 42; ABl 2020-12-18). In
Kraft seit 1. März 2021.