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23 provisions
Art. 1 I. Allgemeine Bestimmungen
Ziel und Zweck der Organisationsvorschriften
Die Organisationsvorschriften (OV) dienen als Grundlage für die tägliche
Arbeit mit dem Records-Management-System ELO sowie den Schnittstellen
zur Protokollverwaltung ISYS und zur Gemeindesoftware GeSoL. Sie beschreiben gestützt auf die Richtlinien vom 10. Juni 2020 und auf rechtliche und technische Normen und Standards die organisatorische Gestaltung der elektronischen Geschäftsverwaltung sowie die Umsetzung der Anforderungen an eine
systematische Aktenführung in der Gemeinde Eschen-Nendeln. Die Aktenführung steht im Dienste der Transparenz, ermöglicht den Nachvollzug der Geschäftstätigkeit und unterstützt die effiziente Geschäftsabwicklung.
Art. 2
Grundsätze
1) Die vorliegenden Organisationsvorschriften sind für alle Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung Eschen-Nendeln verbindlich. Sie gelten für die
Erfassung und Ablage aller Unterlagen, die im Rahmen der Verwaltungstätigkeit empfangen oder erstellt werden. Sinngemäss haben sie auch Gültigkeit für
die Bearbeitung von elektronischen Daten ausserhalb von ELO (z.B. GeSoL).
2) Das elektronische Dossier gilt als das massgebliche und vollständige
Dossier. Alle geschäftsrelevanten Unterlagen müssen vollständig in ELO erfasst
werden. Eine Liste von nicht geschäftsrelevanten Unterlagen findet sich in Anhang 3.
Art. 3
Anpassungen der Organisationsvorschriften
Die Organisationsvorschriften werden periodisch (mindestens alle 12 Monate) durch den Records Manager überprüft. Änderungs- oder Ergänzungsvorschläge der Mitarbeitenden sind erwünscht und können dem Records Manager
vorgelegt werden.
Art. 4 Organisationsvorschriften GEVER 3/13
Ordnungssystem (OS)
1) Das Ordnungssystem ist die massgebende Struktur für die Ablage aller
geschäftsrelevanten Unterlagen. Es ist aufgabenorientiert aufgebaut und umfasst alle Aufgaben der Gemeindeverwaltung. Unter den 12 Hauptgruppen liegen als weitere Strukturpositionen die Untergruppen, darunter die Rubriken.
Alle Strukturpositionen sind nummeriert. Sie dürfen durch die Mitarbeitenden
nicht abgeändert werden.
2) Gewünschte und/oder erforderliche Anpassungen (z.B. Integration
neuer und Streichung abgetretener oder veralteter Aufgaben) können dem Records Manager vorgelegt werden. Das Ordnungssystem wird periodisch (mindestens alle 12 Monate) durch den Records Manager überprüft und in der ERFA
der GEVER-Gemeinden besprochen. Änderungen am Ordnungssystem können
nur vorgenommen werden, wenn diese von der ERFA der GEVER-Gemeinden
vorgängig beschlossen worden sind.
Art. 5
Schulungsunterlagen (Handbuch)
Für die Bedienung des Records-Management-System ELO sowie den
Schnittstellen (ISYS, GeSoL) sind die Schulungsunterlagen in der jeweils gültigen Fassung verbindlich und anzuwenden.
Art. 6
Metadaten
1) Metadaten werden in ELO in die Verschlagwortungsmasken eingegeben. Die Wahl der Verschlagwortungsmaske geschieht automatisch (z.B. Fotos
oder E-Mails) oder ist in den Schulungsunterlagen beschrieben (z.B. Vertrag).
Die meisten Metadaten vererbt ELO aus den Rubriken und Dossiers. Die auszufüllenden Felder teilen sich in Pflichtfelder (in ELO rot markiert) und optionale
Felder.
2) Die Verschlagwortungsmasken wurden bei ELO-Einführung verbindlich festgelegt. Sie sind für alle Gemeinden einheitlich und dürfen nur durch
ERFA-Beschluss abgeändert werden.
4/13 Organisationsvorschriften GEVER
Art. 7 II. Ablauforganisation der Dossierverwaltung
Posteingang
1) Im Normalfall erfolgt der Anstoss zur Eröffnung eines Dossiers durch
ein elektronisches Dokument. Das Dokument wird entweder einem bestehenden Dossier zugeordnet oder es wird ein neues Dossier eröffnet.
2) Ein Dokument, das aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen physisch
aufbewahrt werden muss, wird zusätzlich zur Ablage in ELO in einem physischen Dossier abgelegt.
Art. 8
Dossiereröffnung
1) Dokumente müssen in Dossiers (oder Subdossiers) abgelegt werden. Die
Erstellung eines Dossiers kann entweder auf der untersten Stufe des Ordnungssystems (Positionsstufe «Rubrik») oder in einem bestehenden Dossier erfolgen.
2) Beim Erstellen des Dossiers wird zum einen der treffende Dossier-Titel
vergeben sowie der Dossier-Typ ausgewählt. Es wird zwischen zwei Dossiertypen unterschieden.
3) Der Dossiertyp Aufgaben-Dossier (A) findet seine Anwendung bei der
Dokumentation von den Aufgaben der Gemeindeverwaltung die einen festgelegten Anfangszeitpunkt und einen definierbaren Abschlusszeitpunkt aufweisen, wie z.B. Bauprojekt Gemeindehaus.
4) Der Dossiertyp Geschäftsdossier (G) findet seine Anwendung bei der
Antragstellung und Protokollierung des Gemeinderats und bei den Kommissionen. Darin werden alle relevanten Akten zusammengestellt, die in den erwähnten Gremien zu diskutieren und zu genehmigen sind.
5) Die Rechtevergabe auf Dossierebene wird mit grösster Sorgfalt durch
den Records Manager und in den Bereichen Steuern und Personal mit den Verantwortlichen dieser Bereiche im Vieraugenprinzip vorgenommen. Wenn eine
Rubrik für viele Mitarbeitende offen ist, muss bei der Dossiereröffnung darauf
geachtet werden, dass allen Nicht-Berechtigten die Rechte auf das neu eröffnete Dossier entzogen werden. Für die Genehmigung von Rechtevergaben auf
Dossierebene ist die federführende Person zuständig.
Organisationsvorschriften GEVER 5/13
6) In ELO können folgende Rechte vergeben werden:
a) Listen bearbeiten (L): Berechtigte dürfen ein Inhaltsverzeichnis des Dossiers ansehen und ausdrucken, aber keine Dokumente öffnen, ablegen oder bearbeiten.
b) Lesen (R): Berechtigte dürfen Dokumente in diesem Dossier öffnen und
lesen.
c) Schreiben (W): Berechtigte dürfen Dokumente in dieses Dossier ablegen,
aber diese Dokumente später nicht mehr bearbeiten.
d) Dokument bearbeiten (E): Berechtigte dürfen Dokumente in diesem
Dossier bearbeiten.
Art. 9
Mit GeSoL verbundene ELO-Dossiers
1) Wird ein Dossier eröffnet bzw. ein Dokument abgelegt, zu dem schon
ein GeSoL-Datensatz existiert, muss die ID zwingend in die ELO-Maske eingefügt werden.
2) Sollen zu einem GeSoL-Datensatz Einwohner-Dokumente abgelegt
werden, müssen diese zwingend die ID im Kurztitel haben. ELO generiert daraufhin selbständig ein Dossier.
3) Soll zu einem Dossier ein GeSoL-Datensatz erstellt werden, wird dieser
in GeSoL eröffnet. Anschliessend muss im Dossier und in den Dokumenten die
ID ergänzt werden.
Art. 10
Titelkonvention
Titel (Kurzbezeichnung) sind aussagekräftig zu formulieren (kurze Angaben zum Geschäft) und im Dossier einheitlich zu verwenden. Es werden folgende Empfehlungen für die Formulierung der Titel abgegeben:
a) Kann das Geschäft einem Projekt zugeordnet werden, beginnt der Titel
mit dem Namen des Projekts. Danach steht ein Doppelpunkt. Nach dem
Doppelpunkt folgt die Bezeichnung des Geschäfts (Beispiele: Kindergarten Schönbühl: Offertöffnung; Aufstellung Robidog: Reklamation Muster Hans).
6/13 Organisationsvorschriften GEVER
b) Kann das Geschäft einer Person zugeordnet werden, beginnt der Titel
mit dem Namen, gefolgt vom Vornamen der Person. Danach steht ein
Doppelpunkt. Nach dem Doppelpunkt folgt die Bezeichnung des Geschäfts (Beispiel: Muster Hans: Verweigerung der Wohnsitznahme).
c) Allfällige Datumsangaben sind im amerikanischen Format (JJJmmtt) einzufügen.
d) Titel dürfen keine Abkürzungen enthalten. Falls diese gewünscht sind,
müssen sie aufgeschlüsselt sein und die Abkürzung in runder Klammer
angefügt werden (z.B. Geschäftsverwaltung (GEVER)).
Art. 11 III. Dossierverwaltung
Zusammenarbeit
Der aufgabenorientierte Aufbau des Ordnungssystems ermöglicht ein abteilungsübergreifendes gemeinsames Bearbeiten und Bewirtschaften eines
Dossiers. Dadurch wird gewährleistet, dass alle Personen Zugriff auf Dokumente und Daten haben, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit in einem gemeinsamen Projekt benötigen.
Art. 12
Umgang mit physischen Dokumenten
Es gilt der Grundsatz des elektronischen Dossiers. Unterlagen, die aus
rechtlichen Gründen in Papierform aufbewahrt werden müssen, werden zusätzlich in ELO abgelegt.
Art. 13
Verlinkung von Dokumenten
1) Grundsätzlich dürfen Dokument in ELO nur 1x abgelegt werden. Ist der Inhalt eines Dokuments für mehrere Dossiers relevant, dürfen dort nur Referenzen
des Dokuments abgelegt werden. In Geschäftsdossiers (G) dürfen keine referenzierten Dokumente abgelegt werden, da der aktuelle Stand der Dokumente zum
Zeitpunkt der Behandlung des Geschäfts im Gremium dokumentiert werden muss.
Dies kann sichergestellt werden, indem entweder bei der Geschäftseröffnung das
Dokument angekreuzt wird oder eine erneute Ablage im Geschäftsdossier erfolgt.
Organisationsvorschriften GEVER 7/13
2) Intern sind Dokumente als Links zu versenden, nicht als Mail. Das ist
aber nur möglich, wenn derjenige, der den Link erhält, auch Leserechte auf dem
Ursprungsdossier hat. Andernfalls muss das Dokument als Mail versandt werden.
Art. 14
Vertragsverwaltung
Verträge werden im Aufgaben-Dossier, in dem sie erstellt worden sind,
abgelegt. Eine Zusammenstellung aller Verträge findet sich unter der «Vertragsverwaltung».
Art. 15
Protokollverwaltung
Die Anträge und Protokolle des Gemeinderates, der Ortsplanungskommission, der Gestaltungs- und Planungskommission, der Kommission für die
öffentliche Sicherheit, der Personalkommission, der Wirtschaftskommission,
der Forst- und Landwirtschaftskommission, der Natur- und Umweltschutzkommission, der Senioren- und Gesundheitskommission, der Sport- und Freizeitkommission sowie der Finanzkommission werden in ISYS, dem Protokollverwaltungsmodul von ELO, verwaltet. Dies ermöglicht eine flexible Erstellung
und Verwaltung der Anträge, Protokolle und der daraus entstehenden Pendenzen respektive Protokollversionen.
Art. 16
Dossierabschluss
1) Sobald ein Geschäft fertig bearbeitet ist, wird das Dossier durch den
Sachbearbeiter bereinigt und geschlossen. In ELO muss das Geschäft auf den
Status «abgeschlossen» gesetzt werden.
2) Für physische Dokumente gilt der normale, standardisierte Archivierungsablauf.
8/13 Organisationsvorschriften GEVER
Art. 17 VI. Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Rollen- und Rechtevergabe
1) Die Rollen- und Rechtevergabe sieht in ELO folgendermassen aus:
a) ELO_2.1_NormalUser: alle Mitarbeitenden
b) ELO_2.2_PowerUser: Records-Manager und Technischer Administrator
c) ELO_2.3_SuperUser: Records-Manager
d) ELO_2.4_ Administrator: technischer und organisatorischer Super-
Administrator
e) ELO_1.0_Read_opt: für Recherche-User (Lizenzrelevanz)
f) ELO_2.0_Write_opt: für Voll-User (Lizenzrelevanz) = in FL sind alle
Anwender Voll-User
g) ELO_Singlerights: für Recherche-User mit wenigen schreibenden
Art. 18 Zugriffen (Lizenzrelevanz)
Sachbearbeitende
1) Die Sachbearbeitenden können gemäss ihren Berechtigungen neue
Dossiers eröffnen, Dokumente erstellen, erfassen, bearbeiten und ablegen.
2) Sie sind verantwortlich für die vollständige Dokumentation der geschäftsrelevanten Aufgaben in den entsprechenden Projektdossiers. Bei Abwesenheit eines Mitarbeitenden ist zu gewährleisten, dass sein Stellvertreter die
Dokumentation fortführt.
Art. 19
Abteilungsleitende und Stellvertretung
Abteilungsleiter und ihre Stellvertretung sind federführend verantwortlich für die korrekte Aktenführung in ihrem Zuständigkeitsbereich.
Art. 20
Technischer Administrator
Der technische Administrator erbringt die technische Administration von
ELO und ist zuständig für die Kommunikation mit dem Systemanbieter bezüglich technischer Fragen und Themengebiete.
Art. 21 Organisationsvorschriften GEVER 9/13
Records Manager
1) Der Records Manager kontrolliert in regelmässigen Abständen die Aktenführung in ELO. Er ist verantwortlich für die Umsetzung und Weiterentwicklung der Organisationsvorschriften.
2) Die fachliche Betreuung und Weiterentwicklung des Ordnungssystems
und von ELO gehören ebenso zu den Aufgaben des Records Managers wie auch
die Koordination mit dem Softwarelieferanten (bei technischen Belangen in
Kooperation mit dem technischen Administrator).
3) Der Records Manager führt Aus- und Weiterbildungen zu den Organisationsvorschriften, dem Ordnungssystem und der Verwendung von ELO
durch.
4) Er ist verantwortlich für die Planung, die Beantragung und die Überwachung aller Aktivitäten, welche notwendig sind, um ELO zu nutzen und den ändernden Bedürfnissen und Rahmenbedingungen anzupassen.
5) Die Wiedereröffnung von sensiblen Dossiers (wie z.B. Personaldossiers)
wird ausschliesslich gemeinsam mit dem zuständigen Abteilungsleiter vorgenommen und protokolliert (Vieraugenprinzip).
6) Der Records Manager leert in regelmässigen Abständen zusammen mit
dem technischen Administrator den ELO-Papierkorb «@Gelöschte Objekte
normal».
7) Der Records Manager hat Einsitz in der ERFA der GEVER-Gemeinden.
Art. 22
Federführung
Die federführende Person ist verantwortlich für den fach- und fristgerechten Dossierabschluss und (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) für die Archivablieferung. Die Ausführung dieser Arbeiten kann an einen Mitarbeiter delegiert werden, die Verantwortung jedoch nicht.
10/13 Organisationsvorschriften GEVER
Art. 23 V. IT-Support
Support-Mail
Muss ein Support-Mail zuhanden der Firma VIS-Consulting AG oder ISYS
Informatik GmbH erstellt und dieses mit Screenshots oder Datei-Attachments
(z.B. Excel-Tabelle) illustriert werden, sind folgende Massnahmen zwingend zu
treffen: Schützenswerte Personendaten sind im Screenshot zu schwärzen und
/ oder im Datei-Attachment zu löschen.
Art. 22
Fernwartungssoftware
Eine Fernwartungs-Sitzung darf nur in dringenden Fällen und in Absprache mit dem Records Manager oder dem Technischen Administrator anberaumt werden. Falls Zweifel über die Identität des / der SupporterIn bestehen,
ist diese/r vor dem Start der Fernwartungs-Sitzung mittels Ticket-Nummer oder Angaben aus dem Supportmail (z.B. Datum und Zeit, Betreff) zu identifizieren. Weitere zwingende Sicherheitselemente sind die Telefonnummer des
Anbieters, die den Mitarbeitern der Gemeindeverwaltung bekannt sein muss,
sowie eine Liste von Namen der Supporter und der von ihnen gesprochenen
Mundart.
Eschen, 10 Juni 2020
Gemeindevorstehung
Tino Quaderer
Gemeindevorsteher
Organisationsvorschriften GEVER 11/13
Anhang 1
Glossar
Dossier
Ein Dossier enthält alle geschäftsrelevanten Akten die im Rahmen der Bearbeitung eines Geschäfts (Aufgabe) anfallen.
Geschäftsrelevante Information
Akten und Daten, welche die Aufgabenerledigung rechtlich nachweisen
und einer Drittperson (und/oder Kontrollinstanz) ermöglichen, den Ablauf
und die dabei gefällten Entscheidungen einer Aufgabe nachvollziehen zu
können.
Hybrid
Information, die sowohl physisch als auch elektronisch vorhanden ist bzw.
aufbewahrt wird
Metadaten
Metadaten bedeutet «Daten über Daten». Auf digitale Objekte angewandt
beschreiben Metadaten Dateien und erleichtern ihre Auffindbarkeit und
Zugänglichkeit. In ELO werden alle Maskenfelder als Metadaten bezeichnet.
12/13 Organisationsvorschriften GEVER
Anhang 2
Organigramm Gemeindeverwaltung Eschen
Organisationsvorschriften GEVER 13/13
Anhang 3
Negativliste alphabetisch
Folgende Unterlagenkategorien gelten als nicht geschäftsrelevant und müssen
nicht in der GEVER-Anwendung abgelegt werden:
Nr. Was
1 Abwesenheitslisten / -meldungen
2 Adressanfragen
3 Aktenbestellungen von Dienststellen
4 Akten- und Kopienbestellungen von Privaten
5 Amtsdrucksachen/-schriften wie u.a.
Staatskalender, Telefonverzeichnis
Systematische Rechtssammlung
6 Arbeitszeitkontrollen/Arbeitszeitmutationen
7 Bibliotheksgut
8 Ehrungen, Glückwunschkarten
9 Einladungen
10 Generell nicht geschäftsrelevante Unterlagen, die im Rahmen der täglichen Postverarbeitung abschliessend erledigt werden können
11 Grundstückanfragen
12 Informations- und Rundschreiben
13 Jahres- und Geschäftsberichte (ausgenommen die der eigenen Verwaltung)
14 Private Korrespondenz
15 Reservationen und Reservationsbestätigungen
16 Todesanzeigen
17 Unverbindliche Offerten, Lieferscheine
18 Verdankungen
19 Werbematerial
21 Zeitungen und Zeitschriften
Gemeinde Eschen
Gemeindeverwaltung
St. Martins-Ring 2
FL-9492 Eschen
T +423 377 50 10
verwaltung@eschen.li
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