Eschen-Nendeln · 2022/10/Richtlinien-fuer-das-Records-Management.pdf · communal act
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7 provisions
Art. 1
Rechtliche und fachliche Grundlagen
1) Die Gemeindeverwaltung Eschen-Nendeln erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an die Aktenführung und Archivierung von Unterlagen gemäss:
a) Gemeindegesetz (bes. Art. 57, Abs. 2 und Art. 65, Abs. 2) in der jeweils
gültigen Fassung
b) Informationsgesetz in der jeweils gültigen Fassung
c) E-Government-Gesetz (bes. Art. 24, 25 und 26) in der jeweils gültigen
Fassung
d) Archivgesetz (sinngemäss bes. Art. 8 Aktenplan und Art. 9 Registraturen)
in der jeweils gültigen Fassung
e) Personen- und Gesellschaftsrecht (Pflicht zur Führung und
Aufbewahrung der Geschäftsbücher) in der jeweils gültigen Fassung
f) Verordnung über die Abänderung der Verordnung zum Personen- und
Gesellschaftsrecht LGBl. 2009/298 Abschnitt IV (Führung und
Aufbewahrung der Geschäftsbücher, bes. Änderungen betr. elektronische
Archivierung) in der jeweils gültigen Fassung
g) Datenschutzgrundverordnung in der jeweils gültigen Fassung
h) Datenschutzgesetz in der jeweils gültigen Fassung
i) Datenschutzverordnung in der jeweils gültigen Fassung
j) Dienstreglement der Gemeinde Eschen-Nendeln in der jeweils gültigen
Fassung
2) Die Gemeindeverwaltung Eschen-Nendeln setzt die Ausführungsbestimmungen zu den gesetzlichen Vorgaben sowie ergänzende Informatikvorgaben und -Standards um.
3) Weiter orientiert sich das betriebliche Records Management der Gemeindeverwaltung Eschen-Nendeln an international anerkannten Standards,
z.B. ISO 15489 Records Management.
Art. 2
Geltungsbereich
Die Richtlinien sind für die Gemeindeverwaltung Eschen-Nendeln verbindlich.
Art. 3 Richtlinie für das Records Management 3/6
Zweck
Records Management ermöglicht der Gemeindeverwaltung Eschen-
Nendeln
a) die Dienstleistungen für Einwohnerinnen und Einwohner zu verbessern,
b) die für die Geschäftsführung notwendige Informationsqualität zu
erzielen,
c) die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern,
d) einen rechtskonformen Umgang mit Unterlagen,
e) die Nachvollziehbarkeit des Geschäftshandelns, die Revisionsfestigkeit
und Auskunftsbereitschaft gegenüber Aufsichtsorganen, Behörden,
Gerichten sowie Einwohnerinnen und Einwohnern,
f) wichtigen Informationsressourcen zu sichern, zu schützen sowie zu
erhalten,
g) die Umsetzung der Massnahmen zur Informationssicherheit
(Datenschutz, Informationsschutz etc.),
h) die Sicherung des historischen Erbes (im Rahmen der gesetzlichen
Archivierungspflicht).
Art. 4
Grundsätze
1) Die Verantwortlichkeiten und Verfahren im Umgang mit Unterlagen
sind festgelegt, kommuniziert und eingeführt. Die Umsetzung wird regelmässig überprüft.
2) Die Verwaltungstätigkeit ist im Rahmen der Verhältnismässigkeit systematisch, vollständig und mit den dafür bestimmten Mitteln aufzuzeichnen.
Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht sind zu regeln und zu dokumentieren und von autorisierter Stelle zu genehmigen.
3) Die Unterlagen in Papierform und in digitaler Form zu den geschäftlichen Vorfällen sind über deren gesamten Lebenszyklus und im Rahmen einer
systematischen Aufbewahrungsplanung zu bewirtschaften.
4) Die Unterlagen sind durch geeignete organisatorische sowie infrastrukturelle Massnahmen vor Verlust sowie vor unerlaubter Veränderung und Einsichtnahme zu schützen.
4/6 Richtlinie für das Records Management
5) Unterlagen, welche für die rasche Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit nach einem Not- oder Katastrophenfall unentbehrlich sind, sind zu identifizieren und adäquat zu sichern. Die rasche Verfügbarkeit im Ernstfall ist zu gewährleisten.
6) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungseinheit sind ausreichend für den verantwortungsvollen Umgang mit den Unterlagen zu schulen.
Art. 5
Verantwortlichkeiten
1) Der Gemeindevorsteher ist verantwortlich für die Durchsetzung eines
rechtskonformen Records Management in der Gemeindeverwaltung Eschen-
Nendeln und lässt die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen periodisch
überprüfen
2) Der Gemeinderat erlässt bei Bedarf weitere Ausführungsbestimmungen.
3) Der Records Manager ist verantwortlich für die korrekte Umsetzung des
Records Management in der Gemeindeverwaltung Eschen-Nendeln und vertritt die Gemeinde in der ERFA. Er wird vom Gemeindevorsteher ernannt.
4) Die Abteilungsleiter sind verantwortlich für die korrekte Umsetzung
des Records Managements in deren Zuständigkeitsbereich.
5) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verantwortlich für die betriebskonforme Umsetzung des Records Managements in deren Zuständigkeitsbereich.
6) Die rechtskonforme Bewirtschaftung der Ablage sowie das Anbieten
und die Abgabe nicht mehr benötigter Unterlagen an das Archiv werden dem
jeweiligen Abteilungsleiter übertragen. Der Archivverantwortliche unterstützt
den Abteilungsleiter bei diesem Prozess in fachlicher Hinsicht.
Art. 6 Richtlinie für das Records Management 5/6
Instrumente
Die Einführung von Records Management umfasst die folgenden Instrumente:
a) Gesetzliche Vorgaben
b) Verbindliche Richtlinien für das Records Management(Aktenführung)
der Gemeinde Eschen-Nendeln
c) Organisationsvorschriften (OV)
d) Ordnungssystem (OS)
e) Metadatenstandard und Terminologien
Art. 7 f) Records-Management-System (ELO, ISYS)
Schlussbestimmungen
Diese Richtlinie tritt am 1. Juli 2020 in Kraft.
Eschen, 1. Juni 2020
Gemeindevorstehung
Tino Quaderer
Gemeindevorsteher
6/6 Richtlinie für das Records Management
Anhang I
Begriffe
Records Management
Records Management (dt. Aktenführung) ist Bestandteil der Steuerung, Ausführung und Rechenschaftslegung der Geschäftstätigkeit und umfasst die geordnete Erstellung, Ablage, Verwendung und Aufbewahrung von Unterlagen.
Records Management beinhaltet sämtliche organisatorischen und technischen Vorgaben, Massnahmen, Verfahren und Mittel, die für den rechtskonformen sowie den wirtschaftlichen Umgang mit Unterlagen erforderlich sind.
Records Management unterstützt die Geschäftsbearbeitung und garantiert den Nachweis der Geschäftstätigkeit.
Archivierung
Die Archivierung umfasst die Bewertung, Übergabe, Sicherung, Aufbewahrung, Erschliessung archivwürdiger Unterlagen an die mit der Langzeitarchivierung gesetzlich beauftragte Stelle (Gemeindearchiv). Als «archivwürdig» gelten alle Informationen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit nicht
mehr benötigt werden, jedoch aufgrund ihrer rechtlichen und/oder kulturellen Bedeutung von dauerhaftem Wert sind.
Dossier (Akte)
Ein Dossier vereinigt die Gesamtheit der während der Laufzeit eines Geschäfts aufgezeichneten und registrierten geschäftsrelevanten Unterlagen
samt den dazugehörenden Prozessinformationen. Die Dossierbildung erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems (OS, Aktenplan, Registraturplan).
Unterlagen
Unterlagen (dt. Synonym für Akten; engl. Records) sind Informationen, die
unabhängig von der Art des Informationsträgers bei der Geschäftstätigkeit
erstellt, empfangen oder verwendet werden. Dazu gehören auch alle weiteren Informationen, die für das Verständnis ihres Entstehungskontextes
resp. deren Funktion im Geschäftsablauf notwendig sind. Unterlagen gelten dann als glaubwürdige Belege von Geschäftsvorfällen, wenn deren Zuverlässigkeit, Vollständigkeit, Authentizität, Integrität und Verfügbarkeit
gewährleistet und überprüfbar sind.
Gemeinde Eschen
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