Zug · 1.2-1 · communal act
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1 Diese Verordnung regelt die Aktenführung der Stadtverwaltung und die Organisation des Stadtarchivs. 2 Die Aktenführung umfasst die flächendeckende, ordnungsgemässe und systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen. 3 Die Aktenführung erstreckt sich auf papiergebundene, elektronische und andere Unterlagen.
1 Diese Verordnung gilt für die Aktenführung in Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen und Datenbanken sowie für entsprechende papiergebundene Systeme. 2 Diese Verordnung gilt für die Departemente, Abteilungen, Fach- und Stabstellen der Stadtverwaltung sowie für Personen und Organe im Sinne von § 3 Absatz 2 und 3 des Archivgesetzes.
1 Die ordnungsgemässe und rationelle Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung, gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und garantiert die Transparenz staatlichen Handelns. 2 Sie a) ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Geschäfte, b) dient der Koordination mit anderen Geschäften, c) zeigt den Stand eines einzelnen Geschäftes, d) ermöglicht, den übergeordneten Stellen Rechenschaft über die Geschäfte abzulegen, e) unterstützt Auskunft und Einsicht betroffener Personen und berechtigter Dritter, f) ist Grundlage für die Langzeitarchivierung.
1 Die Aktenführung erfüllt hinsichtlich Verfahren, Systemen und Prozessen die Anforderungen der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit. 2 Die bei der Aktenführung anfallenden Unterlagen müssen a) authentisch die Urheberschaft und den Zeitpunkt der Erstellung belegen (Authentizität), b) den Inhalt glaubwürdig, vollständig und genau wiedergeben (Zuverlässigkeit), c) langfristig unversehrt bleiben und gegen unbefugte Änderungen geschützt sein (Integrität), d) wieder aufgefunden, dargestellt und im Kontext verstanden werden können (Benutzbarkeit).
1 Geschäfte werden schriftlich geführt und mit den dafür bestimmten Mitteln aufgezeichnet. 2 Die Aktenführung erfolgt nach den Grundsätzen von § 2 Absatz 1 des Gesetzes über den Finanzhaushalt des Kantons und der Gemeinden vom 31. August 2006[3] und berücksichtigt den Grundsatz der Geschäftsrelevanz. 3 Unterlagen sind in ihrem Geschäftszusammenhang während des ganzen Lebenszyklus des Geschäftes in dessen Kontext zu erhalten und aufzubewahren. 4 Die Akten sind elektronisch oder physisch zu führen.
1 Die Aufgaben der Amtsstellen der Stadtverwaltung sowie der Personen und Organe im Sinne von § 3 Absatz 2 und 3 des Archivgesetzes werden in einem Ordnungssystem abgebildet. 2 Für die Erstellung und Pflege der Ordnungssysteme bietet das Stadtarchiv seine Unterstützung an.
1 Die relevanten Unterlagen zu dokumentengestützten Geschäften werden in zeitlich abgegrenzten physischen oder digitalen Dossiers abgelegt. 2 Alle Dossiers müssen dem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein. 3 Die Dossiers tragen einen eindeutigen Titel, das Datum der Eröffnung und des Abschlusses sowie die Bezeichnung der für das Dossier verantwortlichen Person. 4 Die für die Organisation der Aktenführung gemäss § 8 Absatz 1 zuständigen Personen können weitere beschreibende Elemente (Metadaten) festlegen. 5 Grössere oder über einen längeren Zeitraum dauernde Geschäfte können in Subdossiers unterteilt werden; kleinere Geschäfte können zu einem einzigen Dossier zusammengefasst werden.
1 Departementsekretärinnen und Departementsekretäre, Leitende von Abteilungen, Fach- und Stabstellen sowie Verantwortliche von Organen im Sinne von § 3 Absatz 2 und 3 des Archivgesetzes regeln die Zuständigkeit, den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung. Sie sind für den rechtskonformen Umgang der Mitarbeitenden mit den Unterlagen verantwortlich. 2 Sie a) legen für alle Unterlagen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte fest, b) erlassen wo nötig ergänzende Organisationsvorschriften. 3 Alle mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben der Stadt Zug betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.
1 Die aktenführenden Personen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher Dateiformate und Aufzeichnungsmedien ab. 2 Für die papiergebundene Ablage von Unterlagen ist archivtaugliches, säurefreies Papier zu verwenden. 3 Die technischen Mittel müssen a) den Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes, b) die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sicherstellen sowie c) die Übertragung in ein System zur Langzeitarchivierung gewährleisten. 4 Die Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen erfolgt in Absprache mit dem Stadtarchiv.
1 Das Stadtarchiv legt die archivtauglichen Standards für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen fest und überträgt gebräuchliche Dateiformate in archivtaugliche Formate.
1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die archivwürdigen Unterlagen physisch (in Papierform) oder in elektronischer Form dem Stadtarchiv abzuliefern. 2 Beschreibende Elemente (Metadaten), die in elektronischer oder physischer Form vorhanden sind, sind dem Stadtarchiv gleichzeitig anzubieten. 3 Elektronische Daten dürfen bei der Übergabe an das Stadtarchiv nicht verschlüsselt sein.
1 Das Stadtarchiv ist das gemeindliche Archiv der Stadt Zug im Sinne von § 20 des Archivgesetzes. 2 Das Stadtarchiv ist eine Dienststelle des Präsidialdepartements. Es wird von der Stadtarchivarin oder vom Stadtarchivar geleitet.
1 Das Stadtarchiv vollzieht die Archivgesetzgebung. Es ist das Kompetenzzentrum der Stadtverwaltung für Fragen der Aktenführung. 2 Das Stadtarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben und Befugnisse: a) Gewährleistung der dauerhaften dokumentarischen Überlieferung der Stadt Zug, die insbesondere rechtlichen, administrativen, kulturellen, wissenschaftlichen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Zwecken dient; b) Erlass einer Benützungsordnung für das Stadtarchiv ; c) Erstellen von Leitfäden zur Aktenführung; d) Beratung der Verantwortlichen bei der Aktenführung; e) Durchführen oder Anbieten von Schulungen zur Aktenführung; f) Übernahme von archivwürdigen Unterlagen, die ihm von nichtstädtischen Institutionen oder Privatpersonen als Depositum oder als Schenkung angeboten werden; g) Pflege und Förderung der Erforschung der Stadtgeschichte. 3 Das Stadtarchiv kann den zur Aktenführung verpflichteten Organen im Rahmen des Vollzugs der Archivgesetzgebung Auflagen machen und Weisungen erteilen.