Law

Verordnung über die Datenbearbeitung im Asyl-, Flüchtlings- und Ausländerbereich

Bern · 861.112 · ordinance

Ask the law about thisMore laws of BernFor machines: Markdown

Open at the publisher →

The publisher does not state since when this version applies. Read on 2026-10-23.

Copy read on 2026-10-23. The page it was read from

sha256 c654762f042d5151736d8dc5a0d96f915656378001a6e20b423a99839f1a6d60

Contents: 4 provisions
  1. Art. 1
  2. Art. 1a
  3. Artikel 3 Nichtintegration nach
  4. Artikel 4 Erwerbstätigkeit oder Ausbildung nach

4 provisions

Art. 1

Gegenstand 1 Diese Verordnung regelt die Organisation und den Betrieb des Systems zur Bearbeitung von Personendaten im Asyl-, Flüchtlings- und Ausländerbereich (AFA-System). Art. 2 Geltungsbereich 1 Diese Verordnung gilt für a die für den Vollzug des SAFG zuständigen Stellen, b die für den Vollzug des EG AIG und AsylG zuständigen Stellen des Kantons und der Gemeinden sowie die mit Aufgaben nach dem EG AIG und AsylG beauftragten Trägerschaften. 1) BSG 861.1 2) BSG 122.20 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 20-056 861.112 2 2 AFA-System 2.1 Allgemeines Art. 3 Zweck 1 Das AFA-System dient den folgenden Direktionen und Stellen zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 8 und 9 SAFG sowie nach Artikel 3, 4 und 8 EG AIG und AsylG: a Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion sowie Sicherheitsdirektion, b den weiteren für den Vollzug des SAFG sowie des EG AIG und AsylG zuständigen Stellen. Art. 4 Betrieb und Verantwortung 1 Das Amt für Integration und Soziales (AIS) betreibt das AFA-System gemeinsam mit dem Amt für Bevölkerungsdienste (ABEV). 2 Verantwortliche Behörde nach Artikel 11 Absatz 2 des Kantonalen Datenschutzgesetzes vom 3. Dezember 2025 (KDSG)3) ist das AIS. * 2.2 Struktur und Inhalt Art. 5 Struktur 1 Das AFA-System umfasst die folgenden Subsysteme: a ein System zur Verwaltung von Personendaten, b ein Fallführungssystem, c ein Dokumenten-Managementsystem, d ein Finanzierungs- und Abrechnungssystem. Art. 6 Inhalt 1 Das AFA-System führt Daten zu den Personen nach Artikel 2 Absatz 1 SAFG sowie nach Artikel 2 EG AIG und AsylG. 3) BSG 152.04 3 861.112 2 Es führt über die Personen nach Absatz 1 die Daten zu den folgenden Merkmalen: a Merkmale nach Anhang 1 der eidgenössischen Verordnung vom 12. April 2006 über das Zentrale Migrationsinformationssystem (ZEMIS-Verordnung)4), soweit diese Daten nach der Bundesgesetzgebung bekanntgegeben werden, b die weiteren Merkmale nach Anhang 1. Art. 7 Örtlicher Datenumfang 1 Mit dem AFA-System können die Personendaten pro Einwohnergemeinde, als Kombination verschiedener Einwohnergemeinden oder über das ganze Kantonsgebiet bereitgestellt werden. Art. 8 Besonders schützenswerte Personendaten und Funktionalitäten * 1 Im AFA-System werden die folgenden besonders schützenswerten Personendaten bzw. Merkmale geführt: * a Konfession, b Massnahmen der Sozialhilfe, c Angaben über die Gesundheit, d Pflegeeltern, e Beistandschaft, f Angaben über Strafverfahren, Straftaten und die dafür verhängten Strafen oder Massnahmen, 2 Das AFA-System umfasst folgende Funktionalitäten, die ein Profiling ermöglichen oder die in anderer Form besonders schützenswerte Personendaten erzeugen: a Historisierung der Ereignisse, b Abbildung der Personen im gleichen Haushalt oder in der gleichen Unterstützungseinheit. 3 Die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten und der Einsatz der Funktionalitäten sind zulässig, soweit es die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben zwingend erfordert. 4) SR 142.513 861.112 4 3 Informationssicherheit und Datenschutz 3.1 Allgemeines Art. 9 1 Das AIS stellt die Informationssicherheit und den Datenschutz des AFA-Systems als Ganzes sicher. * 2 Im Übrigen sind das AIS und das ABEV in ihrem Zuständigkeitsbereich für die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) des AFA-Systems nach Massgabe der Datenschutz- und besonderen Gesetzgebung verantwortlich. 3 Sie erlassen die zur Umsetzung der ISDS-Massnahmen erforderlichen Weisungen oder Verfügungen. 4 Sie sorgen für eine angemessene Ausbildung der Benutzerinnen und Benutzer des AFA-Sytems. 3.2 Berechtigungsregeln und -verwaltung Art. 10 Berechtigungsregeln für Vollzugsstellen nach Artikel 2 1 Die Berechtigungen der Vollzugsstellen richten sich nach Anhang 1. 2 Jede Vollzugsstelle stellt in einer Weisung sicher, dass den Personen in ihrem Verantwortungsbereich jeweils lediglich jene Berechtigungen zugewiesen werden, die diese nach Massgabe ihrer Funktion und zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Art. 11 Erfassen von Daten durch den Krankenversicherer 1 Zur Ermittlung der Höhe der wirtschaftlichen Hilfe für die medizinische Grundversorgung nach Artikel 25 der Verordnung vom 20. Mai 2020 über die Sozialhilfe im Asyl- und Flüchtlingsbereich (SAFV)5) durch die zuständige Vollzugsstelle ist der nach Artikel 82a des eidgenössischen Asylgesetzes vom 26. Juni 1998 (AsylG)6) zuständige Krankenversicherer berechtigt, die folgenden Personendaten im AFA-System zu erfassen: a die Krankenversicherungsprämie, b die Kostenbeteiligung der versicherten Person, c die Rechnung der Leistungserbringer. 5) BSG 861.111 6) SR 142.31 5 861.112 3.3 Datenaufbewahrung, -archivierung und -vernichtung Art. 12 Aufbewahrung 1 Daten nach Anhang 1 werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des Zwecks des SAFG sowie des EG AIG und AsylG geeignet und notwendig ist. Die Aufbewahrungsdauer beträgt maximal a fünf Jahre ab dem Todestag der betroffenen Person, b zehn Jahre ab dem Datum der Einbürgerung der betroffenen Person, c 15 Jahre ab dem Datum der Beendigung der Anwesenheit der betroffenen Person in der Schweiz oder ab deren Wegzug aus dem Kanton Bern. Art. 13 Archivierung 1 Die Archivierung richtet sich der Archivierungsgesetzgebung. * Art. 14 Vernichtung 1 Nicht mehr benötigte Personendaten, die nicht archivwürdig sind, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer zu vernichten. 4 Inkrafttreten Art. 15 1 Diese Verordnung tritt am 1. Juli 2020 in Kraft. Bern, 20. Mai 2020 Im Namen des Regierungsrates Der Präsident: Ammann Der Staatsschreiber: Auer 861.112 6 Änderungstabelle - nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 20.05.2020 01.07.2020 Erlass Erstfassung 20-056 18.12.2024 01.02.2025 Art. 13 Abs. 1 geändert 25-002 24.06.2026 01.09.2026 Art. 4 Abs. 2 geändert 26-047 24.06.2026 01.09.2026 Art. 8 Titel geändert 26-047 24.06.2026 01.09.2026 Art. 8 Abs. 1 geändert 26-047 24.06.2026 01.09.2026 Art. 9 Abs. 1 geändert 26-047 7 861.112 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 20.05.2020 01.07.2020 Erstfassung 20-056 Art. 4 Abs. 2 24.06.2026 01.09.2026 geändert 26-047 Art. 8 24.06.2026 01.09.2026 Titel geändert 26-047 Art. 8 Abs. 1 24.06.2026 01.09.2026 geändert 26-047 Art. 9 Abs. 1 24.06.2026 01.09.2026 geändert 26-047 Art. 13 Abs. 1 18.12.2024 01.02.2025 geändert 25-002 1 861.112-A1 Anhang 1 zu Artikel 6 Absatz 2 Buchstabe b und Artikel 10 Absatz 1 (Stand 01.07.2020) Datenkatalog, Umfang des Zugriffs und Berechtigung zur Datenbearbeitung Abkürzungen: AIS Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für Integration und Soziales rP Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der regionalen Partner LE UM Leistungserbringer für unbegleitete Minderjährige UM Unbegleitete Minderjährige ABEV Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes für Bevölkerungsdienste NHS Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Nothilfestelle MBG Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Migrationsbehörden der Gemeinden, die Aufgaben nach Artikel 43 und 44 EG AIG und AsylG übertragen erhalten. 2 861.112-A1 KK Krankenversicherer nach Artikel 11 ZEMIS-Nr. Personenidentifikationsnummer nach Artikel 1 der ZEMIS-Verordnung AUPER-Nr. Nummer gemäss der ehemaligen automatisierten Personenregistratur AUPER, die im ZEMIS weiterhin für die Ausrichtung der Bundessubventionen ausschlaggebend ist. Finasi-Code Code nach der Datenbank Finanzierung Asyl1 Std. Stunden KU Kollektivunterkunft

Art. 1a

Bst. e der Asylverordnung 3 vom 11. August 1999 über die Bearbeitung von Personendaten (Asylverordnung 3, AsylV 3; SR 142.314) 3 861.112-A1 Zugriffsberechtigung L = Leseberechtigung S = Schreibberechtigung Primäre Daten (zwingend für Falleröffnung) Name, Vorname, Aliasnamen S L S L S ZEMIS-Nr. S L S L S Personennummer des Ausländer- oder Asylbereichs («N-Nummer») S L S L S AUPER-Nr. S L S L S Geschlecht S L S L S Geburtsdatum S L S L S Nationalität S L S L S Aufenthaltsstatus S L S L S Finasi-Code S S 4 861.112-A1 Sprache (Muttersprache) S L S L S Konfession S L S L S Ethnische Gruppe S L S L L Stand des Asylverfahrens (hängig, Rechtskraft, Beschwerde hängig, ausserordentliches Rechtsmittel hängig, Mehrfachgesuch, vorläufige Aufnahme, vorläufige Aufnahme als Flüchtling, Flüchtling mit Asyl, Bemerkungen) S L S L L Rechtliche Vertretung (bei UM) S L S L S Adresse (inkl. Historie und Zu- und Wegzugsdaten, Strasse und Nr., PLZ, Ort) S S S L S Wohn- oder Aufenthaltsort (Kollektivunterkunft, individuelle Unterkunft, besondere Unterbringung, Pflegefamilie, Justizvollzugseinrichtung) S S S S S Adressmutationen mit Datum (Wegzug innerhalb CH, untergetaucht, verstorben, ausgereist), Wechsel der Gemeinde S S S S S Familienstatus / Zivilstand S S S S S 5 861.112-A1 Asylverfahrensdaten (zwingend für Falleröffnung) Einreisedatum in CH S L L L Zuweisung an Kanton (Datum) S L L L Zuweisung an rP (Name rP, Datum) S L L L Datum Asylgesuch S L L L Datum (erstinstanzlicher) Asylentscheid S L L L Art des asylrechtlichen Wegweisungsentscheides (Dublin-Verfahren, beschleunigtes Verfahren, erweitertes Verfahren, altrechtliches Verfahren) S L S L Weitere für die Unterbringung relevante Besonderheiten (UM, besondere Verletzlichkeit) S L L L Berechnetes Datum Übergang in Gemeindezuständigkeit S L L L Zuständige Region / Stelle im Kanton Bern (Name rP, UM-Partner, Gemeinde, Nothilfestelle) inkl. Datum Wechsel S L L L Angaben Kantonswechselbewilligung (Datum und Behörde) S L L L 6 861.112-A1 Zuzug aus anderem Kanton > ja, welcher S L L L Datum Rechtskraft Asyl- und Wegweisungsentscheid S L L L Ausreisefrist (Datum) S L S L L Weitere Personendaten Familienangehörige (inkl. primäre Stammdaten) S S S S L Unterstützungseinheit S S S S Körperliche oder geistige Beeinträchtigung S S S S L Versichertennummer nach dem Bundesgesetz vom 20. Dezember 1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG)2 S L S L L Informationen über Straftaten und Anordnung von Massnahmen S S S S S 2 SR 831.10 7 861.112-A1 Angaben zur Fallführung und Betreuung Ankunftsmeldung im Dossier (Datum) = bei rP (Dossiereröffnung) L S Stand Erreichung Integrationsziele gemäss Integrationsplan / Evaluation (laufend; Bedingungen für Erhalt Motivationszulage und Auszahlung) Erstkontakt L S Standortgespräche, allgemeine Klientenkontakte/Gespräche (Datum/Aktennotiz) L S Pflichtverletzung – Grund inkl. Dokument L S Gemeinnütze Arbeit während Verfahren (Massnahme / in Std.) L S Dossierabschluss (Datum, Grund) L S Finanzielle Unabhängigkeit (Letzte Auszahlung Sozialhilfe /Datum und ja/nein) L S Förderung sprachliche Grundkenntnisse (in Std.) im erweiterten Verfahren (Asylsuchende) L S Tätigkeit während Verfahren (Arbeitseinsatz, Beschäftigungsangebot, gemeinnützige Arbeit / in L S 8 861.112-A1 Std.) Beteiligung an Gemeinschaftsarbeiten in der KU (in Std.) L S Zuständige Sozialarbeiterin, zuständiger Sozialarbeiter L S Bezieht Leistungen von Freiwilligen (ja/nein und Massnahme in Std.) L S Anschlusslösung UM (bei Volljährigkeit) L S Betreuungsaufgaben (ja/nein) L S Unterbringung Einzug / Auszug aus KU bzw. Wohnung, etc.( ja/nein, Datum) L S Grund für weiteren Verbleib in KU: rechtskräftiger Wegweisungsentscheid / offensichtliche

Artikel 3 Nichtintegration nach

SAFV / gemischtes Dossier nach Artikel 8 SAFV Genehmigung Verbleib in UM-Struktur über Volljährigkeit hinaus (Datum bis) S L L 9 861.112-A1 Ausnahme für individuelle Unterbringung aufgrund branchen- oder saisonbedingter

Artikel 4 Erwerbstätigkeit oder Ausbildung nach

SAFV; S L besondere Verletzlichkeit nach Artikel 45 SAFV L S L Familie mit Kindern nach Artikel 46 SAFV L S L Integration Sprachstand am Wohnort gesprochene Sprache (Datum Erreichung, zertifiziertes Sprachniveau (A1, A2, B1, B2+), Art (Zertifizierung, Muttersprache, obligatorische Schulzeit, Ausbildung) Bildung / Ausbildung in CH (Datum Eintritt / Datum Ausbildungsabschluss / Art (Sekundarstufe II) L S Bildung / Ausbildung in Heimatland (Bildungsstand / Anzahl Jahre Schulbesuch) L S Beruf in Heimatland L S 10 861.112-A1 Dauer Arbeitserfahrung (in Jahren/Art) L S Erwerb: Arbeitgeber, Pensum, Datum Erwerbsaufnahme / Datum Ende, Monatseinkommen brutto > CHF 400.00 / 1. Arbeitsmarkt: ja / nein Angaben zu individuellen Integrationszielen, inkl. Massnahmen: Ziel erster Arbeitsmarkt oder Ausbildung (ja/nein), Sprachförderung bis (A1 [Standard] A2, B1, B2, C1) Soziale Integration (z.B. Freiwilligenarbeit, Vereinszugehörigkeit) L S Einsatznachweise (Erwerb und Ausbildung) L S Datum Erstinformationstag 1 und 2 L S Potentialabklärung (Datum und Dokumentation) L S Situationsanalyse (Datum und Dokumentation) L S Ressourcenabschätzung (Datum und Dokumentation) L S Alphabetisiert bei Einreise (ja/nein) L S Potential Arbeitsmarktintegration (körperliche Beeinträchtigung) (ja/nein) L S 11 861.112-A1 Besuch Förderangebote Arbeitsmarkfähigkeit oder Ausbildungsfähigkeit (ja/nein, Datum) L S Besuch Förderangebote Sprache (ja/nein, Datum) L S Besuch Förderangebote frühkindliche Förderung (ja/nein, Datum) L S Eintritt obligatorische Schule (Datum) L S Besuch postobligatorische Ausbildung (Zeugnisse / Datum) L S Nachweis RAV-Anmeldung (ja/nein, Datum) L S Schulpflicht (ja/nein) L S Besuch Schlüsselkompetenzkurs (Datum) L S Integrationsplan (Datum und Dokumentation) L S Arbeitsmarkt- und Ausbildungsfähigkeit (ja/nein) L S Kinder: Beim Eintritt in obligatorische Schule zusätzlicher Sprachförderbedarf ja/nein L S Kinder: Besuch Frühförderungsangebot (ja/nein und Massnahme) L S Mentor-Mentee Verhältnis (ja/nein) L S Job Coach (ja/nein, Datum Start / Ende, Name / L S 12 861.112-A1 Adresse) Integrationsstand bei Übertritt in Gemeindezuständigkeit L S L L Gesundheit und KVG Asylbereich (Asylsuchende, vorläufig Aufgenommene, abgewiesene Asylsuchende) Versichertennummer S L L L S Krankenkasse S L L L S Prämien, Franchise, Selbstbehalte S L L L S Arztrechnungen S L L L S Zahnarztrechnungen S L L L Kostengutsprache andere nicht-kassenpflichtige Leistungen, Dauer und Umfang S L S L Rechnungen andere nicht-kassenpflichtige Leistungen S S S S 13 861.112-A1 Sozialhilfe Kontrolle Subsidiarität L S Grundbedarf L S Einkommen (Lohn, Ersatzeinkommen, Unterhalt, etc.) netto L S Wohnkosten inkl. Nebenkosten (wenn im Budget Klient) L S Gesundheitskosten (nach dem eidgenössischen Versicherungsvertragsgesetz vom 2. April 1908 [VVG]3, Arztkosten, Franchise, etc.) für anerkannte und vorläufig aufgenommene Flüchtlinge Gesundheitskosten (nach dem VVG, Arztkosten, Franchise, etc.) für asylsuchende und vorläufig aufgenommene Personen Individuelle Prämienverbilligung L S L Nebenkosten von besonderen Massnahmen (behördlich zugewiesen [z.B. durch KESB, L S 3 SR 221.229.1 14 861.112-A1 Jugendanwaltschaft, Gericht]) Kosten von besonderen Massnahmen (einvernehmlich zugewiesen mittels fachlicher Indikation) Schulkosten bei sonderpädagogischen Massnahmen L S Nebenkosten von besonderen Massnahmen (einvernehmlich zugewiesen mittels fachlicher Indikation) AHV-Mindestbeiträge L S Situationsbedingte Leistungen L S Motivationszulagen (Art. 27, 28 SAFV) L S Einkommensfreibeträge (Art. 29, 30 SAFV) L S Arbeitslosentaggelder L S IV-Taggelder, IV-Renten L S Einkommen aus übrigen Sozialversicherungen L S Kinderalimente und Ehegattenalimente L S Familienzulagen L S 15 861.112-A1 Erträge Gesundheitskosten L S Persönliche Rückerstattung L S Elternbeiträge / Verwandtenunterstützung L S Kostenvergütungen nach dem eidgenössischen Zuständigkeitsgesetz vom 24. Juni 1977 (ZUG)4 L S Übrige Erträge L S Erstausstattung L S Kinderbetreuung L S Erwerbsunkosten (Reisekosten, Material, Kleidung, Essensentschädigung) L S Regelung ausländerrechtlicher Aufenthalt Einreise (Datum) S S Einreisegrund S S Zuzug Kanton Bern (Datum) S S 4 SR 851.1 16 861.112-A1 Gesuch um ausländerrechtliche Regelung (Datum) S S Aufenthaltsregelung L S S Aufenthaltszweck (nach ZEMIS-Code) L S S Gültigkeit der Aufenthaltsregelung (Datum) S S Ablehnung Gesuch (Grund, Datum) S S Heimatliche Identitätsdokumente Identitätsdokument (Identitätskarte/Reisepass/anderes und Nummer) L L S S S Gültigkeit des Identitätsdokuments (Datum) L L S S S Bemerkungsfeld zu heimatlichen Identitätsdokumenten L L S S S Ausländerrechtliches Wegweisungsverfahren Rechtliches Gehör zur Wegweisung (Datum) S S Datum Verfügung Wegweisung S S 17 861.112-A1 Grund der Wegweisung (Nichterteilung eines Aufenthaltsrechts nach Art. 33 AIG; Nichtverlängerung Aufenthaltsbewilligung nach Art. 33 AIG; Widerruf der Aufenthaltsbewilligung nach Art. 62 AIG; Widerruf der Niederlassungsbewilligung nach Art. 63 AIG; Wegweisung nach Art. 64 Abs. 1 Bst. a und b AIG) S S Rechtskraft des Wegweisungsentscheides S S Feststellung des Erlöschens einer Aufenthalts- oder Niederlassungsbewilligung nach Artikel 61 und 61a AIG S S Strafurteil mit Landesverweisung (Obligatorisch/fakultativ, Gericht, Datum) S S Rechtskraft der Landesverweisung S S Andere Entfernungsmassnahmen (Ausweisung des Bundesamtes für Polizei, Auslieferung) S S Rechtskraft der Entfernungsmassnahme S S Rechtliches Gehör zu Einreiseverbot (Datum) S S Verfügung Einreiseverbot (Datum, Gültigkeit bis Datum) S S 18 861.112-A1 Rechtskraft Einreiseverbot (Datum) S S Vollzug von Wegweisungen Ausreisefrist (Datum) L L S S Frist zum Verlassen der Unterkunft nach Artikel 47 und 48 SAFV L S L L Pflichtgemässe Ausreise (Datum, Beleg) S S Ausreisegespräch (Datum, Bemerkungen) S S Rückkehrberatung (Datum, Bemerkungen) L S L S Rückkehrhilfe zugesichert (Datum) L S L S Reiseersatzdokument (Laissez-Passer, Ausstellungsdatum, Gültigkeit bis Datum) S S Flugbuchung (Datum) S S Zwangsweise Ausreise (polizeiliche Begleitung an Flughafen oder Jail-Train, polizeiliche, medizinische und/oder soziale Begleitung auf dem Flug, S S 19 861.112-A1 Sonderflug, Datum, Beleg) Zwangsmassnahmen im Ausländerrecht Anordnung Haft (Datum, Behörde, Haftart: Vorbereitungs-, Ausschaffungs-, Durchsetzungshaft oder kurzfristige Festhaltung, Haftgrund) S S Gültigkeit bis Datum/Verlängerung bis Datum S S Datum Eintritt in Vollzugseinrichtung S S Vollzugseinrichtung S S Haftrichterliche Überprüfung (Zwangsmassnahmengericht oder Verwaltungsgericht, Datum, Resultat) S S Austritt (Datum, Grund) S S Anordnung Ein- oder Ausgrenzung (Datum) S S Rechtskraft Ein- oder Ausgrenzung (Datum) S S 20 861.112-A1 Nothilfe Datum Zuweisung ABEV an NHS S L Nothilfe für Personen mit besonderen Bedürfnissen nach Artikel 17 Absatz 1 EG AIG und AsylG S L Nothilfe für UM nach Artikel 17 Absatz 2 EG AIG und AsylG S L Auszahlungsstatus (Datum letzte Auszahlung der Nothilfe) L S Abgabe von Sachmitteln nach Artikel 16 Absatz 2 Buchstabe d EG AIG und AsylG L S Sicherheitsrelevante Massnahmen (Bsp. Verwarnung, Hausverbot) S S Volksschulpflichtige Kinder S S

← Find another law