§ 1
Gegenstand 1 Die Aktenführung umfasst die flächendeckende, ordnungsgemässe und systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen. 2 Sie erstreckt sich auf papiergebundene, elektronische und andere Unterlagen.
Law
Verordnung über die Aktenführung
Zug · 152.42 · ordinance
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15 provisions
§ 2
Geltungsbereich 1 Die Verordnung gilt für die Aktenführung in Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen und Datenbanken sowie für entsprechende papiergebundene Systeme. 2 Die Verordnung gilt für die Amtsstellen der kantonalen Verwaltung sowie Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes; sie gilt nicht für die Gerichte, die Staatsanwaltschaft und das polizeiliche Ermittlungsverfahren.
§ 3
Zweck 1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung, sichert die Nachvollziehbarkeit und garantiert die Transparenz staatlichen Handelns. 2 Sie a) ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Geschäfte; b) dient der Koordination mit anderen Geschäften; c) zeigt den Stand eines einzelnen Geschäftes; 1) BGS 152.4 GS 31, 427 1 152.42 d) ermöglicht, den übergeordneten Stellen Rechenschaft über die Geschäfte abzulegen; e) unterstützt Auskunft und Einsicht betroffener Personen und von berechtigten Dritten; f) ist Grundlage für die Langzeitarchivierung.
§ 4
Anforderungen an die Aktenführung 1 Die Aktenführung erfüllt hinsichtlich Verfahren, Systeme und Prozesse die Anforderungen der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit. 2 Die bei der Aktenführung anfallenden Unterlagen müssen a) authentisch die Urheberschaft und den Zeitpunkt der Erstellung belegen (Authentizität); b) den Inhalt glaubwürdig, vollständig und genau wiedergeben (Zuverlässigkeit); c) langfristig unversehrt bleiben und gegen unbefugte Änderungen geschützt sein (Integrität); d) wieder aufgefunden, dargestellt und im Kontext verstanden werden können (Benutzbarkeit).
§ 5
Grundsätze der Aktenführung 1 Geschäfte werden schriftlich geführt und mit den dafür bestimmten Mitteln aufgezeichnet. 2 Die Aktenführung erfolgt nach den Grundsätzen von § 2 Abs. 1 des Finanzhaushaltgesetzes2) und berücksichtigt den Grundsatz der Geschäftsrelevanz. 3 Unterlagen sind in ihrem Geschäftszusammenhang während des ganzen Lebenszyklus des Geschäftes in dessen Kontext zu erhalten und aufzubewahren. 4 Die Akten sind elektronisch oder physisch zu führen.
§ 6
Ordnungssysteme 1 Die Aufgaben der Amtsstellen, der Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes werden in einem Ordnungssystem abgebildet. 2 Für die Erstellung und Pflege der Ordnungssysteme bietet das Staatsarchiv seine Unterstützung an. 2) BGS 611.1 152.42
§ 7
Dossierbildung 1 Die relevanten Unterlagen zu dokumentengestützten Geschäften werden in zeitlich abgegrenzten physischen oder digitalen Dossiers abgelegt. 2 Alle Dossiers müssen dem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein. 3 Die Dossiers tragen einen eindeutigen Titel, das Datum der Eröffnung und des Abschlusses sowie die Bezeichnung der für das Dossier verantwortlichen Person. 4 Die für die Organisation der Aktenführung gemäss § 8 Abs. 1 zuständigen Personen können weitere beschreibende Elemente (Metadaten) festlegen. 5 Grössere oder über einen längeren Zeitraum dauernde Geschäfte können in Subdossiers unterteilt werden; kleinere Geschäfte können zu einem einzigen Dossier zusammengefasst werden.
§ 8
Verantwortung für die Aktenführung 1 Generalsekretärinnen und Generalsekretäre, Amtsleitende und Verantwortliche von Organen im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes regeln die Zuständigkeit, den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung. Sie sind für den rechtskonformen Umgang der Mitarbeitenden mit den Unterlagen verantwortlich. 2 Sie a) legen für alle Unterlagen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte fest; b) erlassen wo nötig ergänzende Organisationsvorschriften. 3 Alle mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Kantons betrauten Personen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.
§ 9
Unterstützung bei der Aktenführung 1 Kompetenzzentrum der kantonalen Verwaltung für Fragen der Aktenführung ist das Staatsarchiv. 2 Es a) erstellt Leitfäden zur Aktenführung; b) berät die Verantwortlichen bei der Aktenführung; c) bietet Schulungen zur Aktenführung an.
§ 10
Informationsträger und technische Mittel 1 Die aktenführenden Personen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher Dateiformate und Aufzeichnungsmedien ab. 152.42 2 Für die papiergebundene Ablage von Unterlagen ist archivfähiges, säurefreies Papier zu verwenden. 3 Die technischen Mittel müssen a) den Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes; b) die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sicherstellen sowie c) die Übertragung in ein System zur Langzeitarchivierung gewährleisten. 4 Elektronische Daten dürfen bei der Übergabe ins Staatsarchiv nicht verschlüsselt sein.
§ 11
Archivtaugliche Dateiformate 1 Das Staatsarchiv legt die archivtauglichen Standards für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen fest und überträgt gebräuchliche Dateiformate in archivtaugliche Formate.
§ 12
Ablieferungsform der archivwürdigen Unterlagen 1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die archivwürdigen Unterlagen physisch (in Papierform) oder in elektronischer Form abzuliefern. 2 Beschreibende Elemente (Metadaten), die in elektronischer oder physischer Form vorhanden sind, sind dem Archiv gleichzeitig anzubieten.
§ 13
Vollzug 1 Die Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen bei den Direktionen und Ämtern erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv. 2 Werden in bestehenden Datenbanken und Fachanwendungen Ergänzungen für den Vollzug der Verordnung nötig, sind diese zu planen und zu realisieren. 3 Für die Ablieferung von Daten in elektronischer Form erlässt das Staatsarchiv Weisungen.
§ 14
Aufhebung bisherigen Rechts 1 Das Reglement des Regierungsrates über die Registrierung und Archivierung von Verwaltungsakten vom 19. März 19513) samt dem dazugehörenden Archivplan werden per 31. Mai 2012 aufgehoben. 3) nicht in GS 152.42
§ 15
Inkrafttreten 1 Die Verordnung tritt am 1. Juni 2012 in Kraft. 152.42 Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle 20.03.2012 01.06.2012 Erlass Erstfassung GS 31, 427 152.42 Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle Erlass 20.03.2012 01.06.2012 Erstfassung GS 31, 427