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11 provisions
Article 1
1Le système de contrôle interne (ci-après: le SCI) est défini
comme l'ensemble des activités, méthodes et mesures qui servent à garantir un
déroulement conforme et efficace de l'activité de l'administration cantonale. Les
mesures organisationnelles du contrôle interne sont intégrées dans le
fonctionnement des départements, services et offices en ce sens qu'elles ont
lieu parallèlement à l'activité, ou sont situées en amont ou en aval de l'exécution
de l'activité.
2Les contrôles internes ne sont pas regroupés dans une fonction indépendante
du SCI mais sont intégrés dans les processus. Le SCI est mis en œuvre à tous
les niveaux de l'administration cantonale et requiert un sens aigu des
responsabilités de la part des collaborateurs.
Art. 2
Le SCI doit permettre d'atteindre les objectifs suivants:
– respect des lois, règlements et directives applicables (légalité);
– réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels (efficacité, efficience);
– fiabilité des rapports financiers (comptes, budgets, etc.) (reporting);
– prévention, réduction et détection des erreurs et irrégularités (erreurs,
fraude).
Art. 3
Le SCI doit permettre d'atteindre les objectifs mentionnés à l'article 2 en
garantissant les principes suivants correspondant à un niveau de SCI
standardisé:
– documentation convenable des processus, risques et contrôles;
– traçabilité des contrôles effectués;
– évaluation annuelle succincte du SCI et mise en œuvre des ajustements
nécessaires;
FO 2007 No 39
1) RSN 601
2) RSN 601.50
Définition et objet
Objectifs
principaux
Niveau de SCI
601.51
– connaissance suffisante par les collaborateurs des principes du SCI pour être
en mesure de les appliquer à leur niveau.
Art. 4
Le SCI se base sur la méthodologie du modèle COSO II (COSO
Enterprise Risk Management Framework) et privilégie une approche axée sur le
risque. Outre cet accent mis sur les risques et les contrôles essentiels, le SCI
met en œuvre en premier lieu des contrôles préventifs automatisés, en tenant
compte de considérations de type coût/utilité. Lorsqu’il n’existe pas de
séparation des fonctions, et qu'il n'est pas possible de l'instaurer, des contrôles
compensatoires doivent être mis au point.
Art. 5
Le SCI est introduit et optimisé dans les processus essentiels ou pour
les postes significatifs des comptes de l'entité concernée. Ces derniers sont
sélectionnés par les responsables des entités concernées (département,
service, office, école, etc.). Par processus essentiels, on entend ceux dont des
dysfonctionnements pourraient empêcher ou limiter de manière significative la
réalisation des objectifs mentionnés à l'article 2 au niveau de l'entité concernée
ou de l'Etat.
Art. 6
L’environnement de contrôle constitue un pilier du SCI et doit satisfaire
à des exigences qualitatives dans les domaines suivants:
– intégrité et valeurs éthiques;
– philosophie et style de management;
– structure organisationnelle;
– politique du personnel;
– gestion des risques.
Art. 7
Les descriptions des processus essentiels doivent être constamment
mises à jour et facilement accessibles aux collaborateurs. Les contrôles sont
définis dans les descriptions des processus et décrits de manière détaillée dans
l’inventaire des risques et des contrôles de chaque processus essentiel.
Art. 8
1Afin de garantir l’efficacité de l’environnement de contrôle, une autoévaluation doit être effectuée chaque année par chaque entité, au 2e trimestre
de l’exercice. Les éventuelles mesures qui en résultent doivent être mises en
œuvre au 3e trimestre de l’exercice.
2L'inventaire des risques et des contrôles doit également être vérifié à chaque
2e trimestre de l’exercice, et des adaptations doivent être effectuées si
nécessaire. L'évaluation des contrôles a lieu en parallèle. Les éventuelles
mesures nécessaires à l’optimisation des contrôles sont également mises en
œuvre au 3e trimestre de l’exercice. Les documents d'évaluation annuelle sont
conservés.
3Conformément à l'article 6, alinéa 3, du règlement sur le contrôle des finances,
le contrôle cantonal des finances vérifie l’existence du SCI dans le cadre de son
programme de travail pluriannuel.
Art. 9
Le responsable de chaque entité veille à l'existence d'un SCI efficace
dans son entité. Il définit les exigences en matière de SCI dans le cadre fixé par
le présent arrêté et prend les mesures organisationnelles permettant son
exploitation et son évaluation efficaces. En outre, il s’assure que l’évaluation du
SCI est effectuée dans les délais prescrits.
Méthode
Etendue
Environnement de
contrôle
Processus, risques
et contrôles
Evaluation
Responsabilité
601.51
Art. 10
Le présent arrêté entre en vigueur immédiatement, sous réserve de
l'alinéa 2.
2La mise en application complète du SCI des entités de l'administration
cantonale devra être achevée au plus tard le 31 mars 2009.
Art. 11
Le Département de la formation et des finances est chargé de
l'exécution du présent règlement, qui sera publié dans la Feuille officielle et
inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.
3) La désignation du département a été adaptée en application de l'article 12 de l'A fixant les
attributions et l'organisation des départements et de la chancellerie d'État, du 26 juillet 2013
(FO 2013 N° 31) et de l’A portant modification de l’A fixant les attributions et l'organisation des
départements et de la chancellerie d'État, du 27 mai 2025 (FO 2025 N° 23), avec effet
immédiat.
Entrée en vigueur
et disposition
transitoire
Exécution