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27 provisions
§ 1
Gegenstand und Geltungsbereich
1 Die Verordnung regelt den Umgang mit Unterlagen von deren Entstehung bis zur
Archivierung oder bis zur Vernichtung. Sie definiert die Anforderungen an die Führung des Archivs zum Zwecke der dauernden Überlieferung der Tätigkeit der Kirchgemeinden und der Landeskirche.
Diese Verordnung gilt für die Kirchgemeinden und die Landeskirche und deren Behörden, Kommissionen, Pfarrämter und Mitarbeiterschaft.
2 Öffentlich-rechtliche Körperschaften und privatrechtlich organisierte Vereine und
Körperschaften, die Aufgaben der Kirchgemeinde oder der Landeskirche erfüllen,
sorgen nach den Grundsätzen dieser Verordnung selbständig für die Aktenführung
und Archivierung oder beauftragen die Kirchgemeinde oder die Landeskirche damit.
§ 2
Zweck der Aktenführung und Archivierung
1 Die Aktenführung und Archivierung dienen insbesondere:
1. der Rechtssicherheit
2. der Nachvollziehbarkeit des Handelns der kirchlichen Behörden und Verwaltungen
3. der effizienten, verlässlichen und kontinuierlichen Verwaltungsführung
4. der dauerhaften, zuverlässigen und authentischen Überlieferung von Unterlagen
5. der wissenschaftlichen und privaten Forschung
§ 3
Begriffe
1 Begriffe:
1. Aktenführung: Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und
sachgerechte Verwaltung und Aufbewahrung der dabei entstehenden Unterlagen, unabhängig vom Datenträger (auch Schriftgutverwaltung oder Records
Management genannt).
* Änderungstabelle am Schluss des Erlasses
187.261 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung
2. Archiv: Archive sind öffentliche Einrichtungen, die den überlieferungswürdigen Teil der von Kirchgemeinden beziehungsweise der Landeskirche produzierten Unterlagen übernehmen und der interessierten Öffentlichkeit zugänglich machen.
3. Unterlagen: Alle geschäftsrelevanten Dokumente, die bei der Erfüllung einer
öffentlichen Aufgabe erstellt oder empfangen und aufbewahrt werden, samt
dazugehörigen Verzeichnisse und ergänzenden Daten, die für das Verständnis
dieser Unterlagen und deren Nutzung notwendig sind. Unterlagen können auf
Papier, elektronisch oder auf einem anderen Informationsträger vorliegen.
4. Geschäft: Die Bearbeitung der kirchlichen Aufgaben erfolgt in Form von Geschäften. Das einzelne Geschäft umfasst die dazugehörigen geschäftsrelevanten Unterlagen.
5. Dossier: Gesamtheit der geschäftsrelevanten Unterlagen zu einem Geschäft
(auch Akte genannt).
2. Aktenführung
§ 4
Aktenführung
1 Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche führt ihre Unterlagen so,
dass das Handeln der Behörden, Kommissionen und Mitarbeitenden nachvollziehbar
und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist.
2 Unterlagen müssen vollständig, verlässlich und verständlich sein. Sie müssen den
Geschäftsvorgang glaubwürdig und zuverlässig wiedergeben.
§ 5
Archivtaugliche Informationsträger
1 Die Informationsträger sind so zu wählen, dass mit organisatorischen und technischen Massnahmen die Unterlagen vor unbefugten Veränderungen und Zugriffen
geschützt werden können. Bei der Wahl des Informationsträgers werden die Anforderungen an die Archivierung berücksichtigt
§ 6
Schutz der Unterlagen
1 Unterlagen müssen vor Verlust und Beschädigung geschützt werden.
§ 7
Übernahme ins Archiv
1 Nicht mehr benötigte Unterlagen müssen nach Dossierabschluss in der Regel innerhalb von 10 Jahren dem Archiv zur Übernahme angeboten werden.
2 Die aktenführende Stelle vernichtet die vom Archiv als nicht überlieferungswürdig
bewerteten Unterlagen.
§ 8 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung 187.261
Vernichtung von Unterlagen
1 Ohne Zustimmung der mit der Archivführung beauftragten Person dürfen keine
Unterlagen vernichtet werden.
§ 9
Verantwortlichkeit
1 Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat bestimmt eine für die
Aktenführung verantwortliche Person und legt deren Pflichten fest.
3. Führung der pfarramtlichen Register
§ 10
Verantwortlichkeit
1 In jeder Kirchgemeinde ist eine der Pfarrpersonen verantwortlich für die pfarramtlichen Register.
§ 11
Formerfordernis
1 Die pfarramtlichen Register müssen in Buchform handschriftlich geführt oder periodisch ausgedruckt und archivtauglich gebunden werden.
§ 12
Arten der pfarramtlichen Register
1 Es werden folgende pfarramtliche Register geführt:
1. Taufregister: In diesem Register werden in der Reihenfolge des Vollzugs der
Taufe die Namen aller in der Kirchgemeinde Getauften eingetragen. Kinder
aus konfessionell gemischter Ehe sind mit einem entsprechenden Vermerk
einzutragen.
2. Konfirmationsregister: Die Namen aller in der Kirchgemeinde Konfirmierten
werden jährlich eingetragen.
3. Eheregister: Alle in der Kirchgemeinde vollzogenen Trauungen sind chronologisch einzutragen, unabhängig vom Wohnsitz der Brautleute.
4. Abdankungsregister (bisher Totenregister): In diesem Register werden alle in
der Kirchgemeinde gehaltenen kirchlichen Abdankungen chronologisch eingetragen.
2 Der Kirchenrat definiert die in den Registern zu erfassenden Angaben.
4. Archivierung
§ 13
Archiv
1 Die Landeskirche und jede Kirchgemeinde führen je ein eigenes Archiv.
187.261 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung
§ 14
Archivumfang
1 Das Archiv umfasst sämtliche überlieferungswürdigen Unterlagen der Behörden,
Kommissionen, Pfarrämter und Mitarbeitenden.
§ 15
Übernahme
1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist übernimmt das Archiv die überlieferungswürdigen Unterlagen zur dauernden Archivierung.
§ 16
Zu archivierende Unterlagen
1 Insbesondere werden nachfolgende Unterlagen archiviert:
1. Leitung
1.1. Abstimmungsbotschaften
1.2. Wahlprotokolle
1.3. Protokolle der Kirchgemeindeversammlung, der Kirchenvorsteherschaft, der Aufsichtskommission und der weiteren Kommissionen und
Leitungsgremien
1.4. Sitzungsbeilagen zu Kirchenvorsteherschafts-, Aufsichtskommissions-
und weiteren Kommissions- und Leitungsgremiensitzungen
1.5. Jahresberichte der Kirchenvorsteherschaft, der Aufsichtskommission
und weiterer Kommissionen und der Leitungsgremien
1.6. Rechtliche Grundlagen der Kirchgemeinde (Interne Weisungen und
Reglemente)
1.7. Ressortpapiere, Unterlagen zur Organisation der Kirchgemeinde
1.8. Unterlagen zu Amtsübergaben und Visitationen
1.9. Unterlagen zu Aufnahmen und Austritten
1.10. Streit- und Rekursfälle
1.11. Publikationen und Druckschriften der Kirchgemeinde
2. Finanzen, Personal, Liegenschaften
2.1. Originaljahresrechnung der Kirchgemeinde inklusive Revisorenberichte und kirchenrätliche Genehmigung; Mitarbeiterdossiers (Personaldossiers)
2.2. Bauakten
2.3. Liegenschaftendossiers
3. Kirchliches Feiern, Seelsorge, Unterricht, Gemeindeleben (Kernaufgaben der
Kirchgemeinde)
3.1. Pfarramtliche Register inklusive Segnungsurkunden
3.2. Auswahl an Predigten
3.3. Auswahl an Unterlagen zu Veranstaltungen und Angeboten
3.4. Auswahl an Fotografien und Bildern
4. Übrige Unterlagen, die für die dauernde Nachvollziehbarkeit des kirchgemeindlichen Handelns wichtig sind.
V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung 187.261
2 Für die Landeskirche gelten sinngemäss dieselben Grundsätze.
§ 17
Archivverzeichnis
1 Die archivierten Unterlagen werden in einem Archivverzeichnis verzeichnet.
§ 18
Übernahme privater Unterlagen
1 Die Archive können als Ergänzung Überlieferungsgut privater Herkunft übernehmen, sofern es für die Geschichte der Kirchgemeinde beziehungsweise der Landeskirche von Bedeutung ist.
§ 19
Öffentliche Zugänglichkeit
1 Archivierte Unterlagen sind nach Ablauf der Schutzfristen im Rahmen der Benutzerordnung öffentlich und unentgeltlich zugänglich.
§ 20
Schutzfristen
1 Die allgemeine Schutzfrist für Unterlagen beträgt 20 Jahre ab Dossierschluss.
2 Die Schutzfrist für Unterlagen mit besonders schützenswerten Personendaten beträgt 100 Jahre ab Dossierschluss.
3 Unterlagen, die vor der Archivierung frei zugänglich waren, bleiben es auch danach.
4 Betroffene Personen haben Zugang zu ihren eigenen Daten oder können in die Be -
kanntgabe ihrer eigenen Daten einwilligen.
5 Auf Gesuch kann die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat während laufender Schutzfrist Einsicht in die Unterlagen gewähren, sofern die angeführten Gründe die öffentlichen oder schützenswerten privaten Interessen überwiegen.
§ 21
Schutz des Archivs
1 Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche sorgt für die dauerhafte Erhaltung und Lesbarkeit des Archivguts.
2 Sie gewährleistet die Authentizität und Integrität des Archivguts.
§ 22
Verantwortlichkeit
1 Die Verantwortung für das Archiv trägt die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat.
§ 23
Beauftragung für Archivführung
1 Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat beauftragt eine Person
mit der Archivführung.
187.261 V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung
2 Die Kirchenvorsteherschaft beziehungsweise der Kirchenrat kann einzelne Aufgaben Dritten übertragen.
§ 24
Archivdepot bei Dritten
1 Die Kirchgemeinde beziehungsweise die Landeskirche kann ihre Archivalien bei
Dritten deponieren und diese mit der Führung des Archivs beauftragen. Die Einzelheiten sind in einem Dienstleistungsvertrag zu regeln. Das Archivdepot bleibt
Eigentum der Kirchgemeinde.
2 Die Einrichtung eines Archivdepots einer Kirchgemeinde erfordert die Zustimmung des Kirchenrats.
5. Aufgaben des Kirchenrates
§ 25
Beratung
1 Der Kirchenrat oder ein von ihm bezeichneter Dritter berät die Kirchgemeinden bei
Fragen der Aktenführung und Archivierung.
§ 26
Visitation
1 Der Kirchenrat oder ein von ihm bezeichneter Dritter visitiert periodisch die Ak -
ten- und Registerführung sowie die Archive der Kirchgemeinden.
6. Schlussbestimmungen
§ 27
Inkraftsetzung
1 Die Verordnung tritt am 1. Januar 2019 in Kraft und ersetzt die Verordnung über
die Führung der pfarramtlichen Register und die Einrichtung und Verwaltung der
Pfarrarchive in den Kirchgemeinden vom 6. Februar 1980.
V des Evang. Kirchenrates - Aktenführung und Archivierung 187.261
Änderungstabelle - Nach Paragraph
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Amtsblatt
Erlass 07.12.2018 01.01.2019 Erstfassung 51/52 2018