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Verordnung über das Informationssystem E-VERA

Confederation · 235.22 · ordinance

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Contents: 19 provisions

19 provisions

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck des Informationssystems

Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend: a. die Führung des Auslandschweizerregisters; b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern; c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen; d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken; e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen; f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961 über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung. SR 831.10 SR 831.111

Art. 3 Verantwortung

Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Art. 4 Struktur

Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen

1 Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet: a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer; b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a; c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b; d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern; e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt. 2 Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten

1 Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu. 1bis Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen. 1ter Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs) erfassten Daten übereinstimmen. Im E-VERA falsch erfasste Daten werden im E-VERA berichtigt und fehlende Daten ergänzt. 2 Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu. 3 Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636). SR 210 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636). SR 831.101 Fassung gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 (AS 2021 800).

Art. 7 Bearbeitungsrechte

1 Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte. 2 Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln. 3 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen: a. die Abteilung Datenschutz, Informationssicherheit und Informationszugang des EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich; b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen; c. … d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland; e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung; f. die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer. 4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind. 5 Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636). Fassung gemäss Ziff. II 1 der V vom 11. Febr. 2026, in Kraft seit 1. April 2026 (AS 2026 93). Aufgehoben durch Ziff. II 1 der V vom 11. Febr. 2026, mit Wirkung seit 1. April 2026 (AS 2026 93). Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 (AS 2021 800). Diese Änd. wurde in den in der AS genannten Bestimmungen vorgenommen. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).

Art. 8 Bekanntgabe von Daten

1 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist. 2 Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt: a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025 und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007; b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden; c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer. 3 Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. 4 Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt. Fassung gemäss Anhang 3 Ziff. 4 der Bundesstatistikverordnung vom 30. April 2025, in Kraft seit 1. Juni 2025 (AS 2025 318). SR 431.011 SR 431.021 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).

Art. 8a Bearbeitung von Dokumenten

Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636).

Art. 9 Vernichtung von Daten

1 Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet: a. abgemeldet; b. gestorben; c. tot geboren; d. Tod ohne Todesurkunde; e. verschollen. 2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568). Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte. 2 Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich. 2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen. 3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

Art. 12 Schnittstellen

1 Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+. 2 Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest. 3 Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021 über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten erforderlich ist. 4 Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Okt. 2023, in Kraft seit 1. Dez. 2023 (AS 2023 636). SR 852.12

Art. 13 Sorgfaltspflichten

1 Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden. 2 Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 14 Datensicherheit

1 Die Informationssicherheit richtet sich nach: a. der Datenschutzverordnung vom 31. August 2022; b. der Informationssicherheitsverordnung vom 8. November 2023; c. … 2 Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 12 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 (AS 2023 735). Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568). SR 235.11 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 12 der Informationssicherheitsverordnung vom 8. Nov. 2023, in Kraft seit 1. Jan. 2024 (AS 2023 735). SR 128.1 Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 (AS 2021 132).

Art. 15 Protokollierung

1 Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 31 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004 wird aufgehoben. [AS 2004 2997; 2007 6719 Anhang Ziff. 4; 2012 337 Art. 19]

Art. 17 Änderung anderer Erlasse

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert: … Die Änderungen können unter AS 2016 2933 konsultiert werden.

Art. 18 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.

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