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Verordnung des ETH-Rates über den Schutz von Personendaten des Personals im ETH-Bereich

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Contents: 50 provisions
  1. Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich
  2. Art. 2 Information des Personals
  3. Art. 3 Ansprechperson in Datenschutzbelangen
  4. Art. 4 Verantwortlichkeiten
  5. Art. 5 Zuständigkeiten
  6. Art. 6 Datensicherheit
  7. Art. 7 Anmeldung der Bearbeitungstätigkeiten
  8. Art. 8 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht
  9. Art. 9 Protokollierung
  10. Art. 10
  11. Art. 11 Interne Veröffentlichung von Personendaten
  12. Art. 12 Adressverzeichnisse
  13. Art. 13 Weitergabe von Daten an Dritte
  14. Art. 14 Datenbekanntgabe für die Nutzung von Informatikdienstleistungen in externen Rechnernetzen (Cloud-Dienste)
  15. Art. 15 Berufungs- und Evaluationsverfahren für Professorinnen und Professoren
  16. Art. 16 Form der Bewerbung
  17. Art. 17 Inhalt
  18. Art. 18 Datenbearbeitung
  19. Art. 19 Persönlichkeitstests, Referenzauskünfte
  20. Art. 20 Zweck
  21. Art. 21 Struktur
  22. Art. 22 Zugriffsrechte
  23. Art. 23 Auskunfts-, Berechtigungs- und Löschungsrecht
  24. Art. 24 Nutzung externer Informatiksysteme für Bewerbungen (Plattformen)
  25. Art. 25 Inhalt
  26. Art. 26 Datenbearbeitung
  27. Art. 27 Verbleib des Personaldossiers bei Übertritt innerhalb des ETH-Bereichs
  28. Art. 28 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
  29. Art. 29 Zweck
  30. Art. 30 Daten aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement
  31. Art. 31 Zugriffsrechte
  32. Art. 32 Auskunftsrecht
  33. Art. 33 Zweck
  34. Art. 34 Inhalt
  35. Art. 35 Struktur
  36. Art. 36 Zugriffsrechte und Datenbearbeitung
  37. Art. 37 Datenbekanntgabe
  38. Art. 38 Zweck
  39. Art. 39 Inhalt
  40. Art. 40 Struktur
  41. Art. 41 Zugriffsrechte und Datenbearbeitung
  42. Art. 42 Datenbekanntgabe
  43. Art. 43 Zweck
  44. Art. 44 Inhalt
  45. Art. 45 Zugriffsrechte und Datenbearbeitung
  46. Art. 46 Datenbeschaffung
  47. Art. 47
  48. Art. 48
  49. Art. 49 Änderung anderer Erlasse
  50. Art. 50 Inkrafttreten

50 provisions

Art. 41 Zugriffsrechte und Datenbearbeitung

1 Die Personal- und Finanzabteilungen sowie die für den Support verantwortlichen Stellen haben Zugriff auf das Informationssystem für das Personalcontrolling und bearbeiten die Daten, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. 2 Der Umfang der Bearbeitungsrechte wird im Bearbeitungsreglement festgelegt (Art. 4 Abs. 2).

Art. 42 Datenbekanntgabe

Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem Informationssystem für das Personalcontrolling können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern: a. für das andere Informationssystem eine gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der Daten und eine formell-gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der besonders schützenswerten Personendaten besteht; b. das Informationssystem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten angemeldet ist; c. für das Informationssystem ein Bearbeitungsreglement besteht; und d. keine erhöhten Sicherheitsanforderungen an die Daten des Personals vorliegen.

Art. 43 Zweck

1 Die Forschungsanstalten, die beiden ETH und der ETH-Rat betreiben je ein Informationssystem für die Aus- und der Weiterbildung ihres Personals, das der Erfüllung folgender Aufgaben dient: a. Erfassung und Publikation der Ausbildungsvorhaben; b. Planung und Durchführung der Ausbildungen; c Steuerung der Ausbildungsprozesse; d. Ausbildungsüberprüfung; e. Kompetenzmanagement; f. Ablage von digitalen Kursunterlagen, wie Dokumenten, Lernprogrammen, Lernvideos und Online-Tests; g. Kommunikation zwischen der Kursleitung und den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern; h. Durchführung von Online-Befragungen für Evaluationen. 2 Die beiden ETH und die Forschungsanstalten können dieses Informationssystem auf Aus- und Weiterbildungen ausserhalb des eigenen Lehr- und Forschungsbetriebes beschränken.

Art. 44 Inhalt

Das Informationssystem für die Aus- und Weiterbildung enthält insbesondere Angaben zur Person und zu ihrer Funktion sowie zu ihrer Rolle in den Ausbildungsvorhaben, zu den besuchten Kursen und zu den erlangten Fähigkeiten.

Art. 45 Zugriffsrechte und Datenbearbeitung

Die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer, die für die Ausbildung und die Führung verantwortlichen Personen, die Kursverantwortlichen, die Kursadministratorinnen und Kursadministratoren, die für den Support verantwortlichen Personen sowie die Kursleiterinnen und Kursleiter haben Zugriff auf das Informationssystem für die Aus- und die Weiterbildung und bearbeiten die Daten, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Art. 46 Datenbeschaffung

Die zuständigen Stellen beschaffen die Daten für das Informationssystem für die Aus- und Weiterbildung bei den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern und aus dem IPDM.

Art. 47

1 Die beiden ETH, die Forschungsanstalten und der ETH-Rat können je ein Informationssystem für die Personalberatung und das Case-Management betreiben, das der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Daten der Personen, die an die Personalberatung gelangen oder die Leistungen des Case-Managements beziehen, dient. 2 Das Beratungs- oder Case-Management-Dossier kann besonders schützenswerte Personendaten enthalten, insbesondere zur persönlichen Situation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sich auf das Arbeitsverhältnis auswirken kann. 3 Die beiden ETH, die Forschungsanstalten und der ETH-Rat können in Papierform oder in elektronischer Form eingereichte Fallakten externer Case-Manager einlesen.

Art. 48

1 Den Personalabteilungen werden nur die Schlussfolgerungen der ärztlichen Berichte und Untersuchungen mitgeteilt. Der Inhalt der medizinischen Akten wird der zuständigen Personalabteilung oder Dritten nur dann zur Verfügung gestellt, wenn die Betroffenen ihre schriftliche Einwilligung erteilt haben. Liegt keine Einwilligung vor, so können nach Artikel 28 Absatz 3 BPG die Rechtsdienste der beiden ETH, der Forschungsanstalt oder des ETH-Rats oder, sofern diese über keinen Rechtsdienst verfügen, der Datenschutzberaterin oder der Datenschutzberater die Ermächtigung zur Weitergabe von Gesundheitsdaten erteilen. 2 Die medizinischen Akten, insbesondere die Untersuchungsbefunde und -ergebnisse sowie die vertrauensärztlichen Beurteilungen, die für die Eignungsbeurteilung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Anstellung und während des Arbeitsverhältnisses oder die im Zusammenhang mit der Lohnfortzahlungspflicht erforderlich sind, werden bei der Vertrauensärztin oder beim Vertrauensarzt nach Artikel 47 PVO-ETH aufbewahrt. SR 172.220.113

Art. 49 Änderung anderer Erlasse

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert: … Die Änderungen können unter AS 2023 124 konsultiert werden.

Art. 50 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. September 2023 in Kraft.

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