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16 provisions
Art. 1
Geltungsbereich
1 Diese Verordnung regelt:
a. die Archivierung von Unterlagen:
1. des Kantonsrates,
2. des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung,
3. der Gerichte, unter Vorbehalt abweichender Vorschriften der
Gesetzgebung über die Gerichtsorganisation, und
4. weiterer natürlicher und juristischer Personen des öffentlichen
und privaten Rechts, soweit sie kantonale Aufgaben erfüllen;
b. die Benutzung von Archivgut durch die Organe des Kantons sowie
durch die Bevölkerung und Dritte.
2 Das Staatsarchiv archiviert ferner Unterlagen, die ihm gemäss gesetzlicher Vorschrift oder besonderer Vereinbarung von Gemeinden, Korporationen oder Privaten als Deposita übergeben werden.
Art. 2
Grundsatz und Begriffe
1 Die Archivierung dient der sichernden Aufbewahrung und sachgemässen Erschliessung der rechtlich, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial
und kulturell wertvollen Unterlagen für Verwaltung, Rechtssicherung und
Forschung.
1) GDB 101.0
OGS 1997, 33
2 Unterlagen im Sinne dieser Verordnung sind alle aufgezeichneten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung öffentlicher Aufgaben vom Kanton empfangen oder erstellt worden
sind, sowie alle Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis
dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
3 Als Archivgut gelten Unterlagen, die vom Staatsarchiv zur Aufbewahrung übernommen worden sind. Sie sind archivwürdig, wenn sie von dauernder administrativer oder rechtlicher Bedeutung sind oder einen
grossen Informationswert haben.
2. Organisation
Art. 3
Staatsarchiv
1 Das Staatsarchiv ist für die Archivierung der Unterlagen im Sinne dieser
Verordnung zuständig, soweit in der Gesetzgebung oder durch den Regierungsrat nicht ausdrücklich eine andere Stelle bezeichnet wird.
2 Dem Staatsarchiv obliegen im besonderen:
a. Übernehmen, Sichten, Ausscheiden, Ordnen, Erschliessen, sicherndes Aufbewahren, eingeschlossen Mikroverfilmen und Restaurieren,
und Vermitteln des Archivgutes nach fachlichen Grundsätzen;
b. Beraten der anbietepflichtigen Stellen bei der Organisation und Verwaltung ihrer Registraturen und Zwischenarchive sowie den Erlass
entsprechender Richtlinien;
c. Sammeln von Quellen zur Kantonsgeschichte und von Amtsdruckschriften in Absprache mit der Kantonsbibliothek;
d. archivische Information und Dokumentation für Kantonsrat, Regierungsrat und Staatskanzlei;
e. Archivführungen und Archivausstellungen;
f. wissenschaftliche Veröffentlichungen;
g. Vorbereiten von Massnahmen zur Sicherung des Archivgutes im Katastrophenfall;
h. Beraten der Gemeinden und Korporationen bei der Organisation und
Verwaltung von Archiven;
i. Einsatz für die Sicherung von Archiven und Nachlässen von Personen des privaten und öffentlichen Rechts.
Art. 4
Registraturen und Zwischenarchive
1 Die Unterlagen sind von den anbietepflichtigen Stellen in geordneten
Registraturen oder Zwischenarchiven aufzubewahren. Der Registraturplan der einzelnen anbietepflichtigen Stellen ist in Absprache mit dem
Staatsarchiv zu erstellen und periodisch zu überprüfen.
3. Sicherung der Unterlagen
Art. 5
Anbietepflicht
1 Anbietepflichtig sind Stellen oder Personen gemäss Art. 1 Abs. 1 dieser
Verordnung. Sie haben alle Unterlagen, die sie nicht mehr auf Dauer benötigen, dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten.
2 Die Registraturen und Zwischenarchive der anbietepflichtigen Stellen
sind in der Regel alle zehn Jahre hinsichtlich der Anbietepflicht zu überprüfen.
Art. 6
Ermittlung der Archivwürdigkeit
1 Das Staatsarchiv legt in Zusammenarbeit mit den anbietepflichtigen
Stellen oder Personen fest, welche Unterlagen archivwürdig und abzuliefern sind.
Art. 7
Ablieferung von Unterlagen
1 Die Unterlagen sind dem Staatsarchiv in geordnetem und sauberem Zustand abzuliefern. Zu jeder Ablieferung ist ein Ablieferungsbericht und ein
Verzeichnis zu erstellen und beizulegen.
2 Die Unterlagen zu Beschlüssen des Regierungsrates oder des Kantonsrates sind von den Departementen mit den Anträgen der Staatskanzlei zu
übergeben und dürfen nicht mehr zurückgezogen werden. Ausnahmeregelungen sind mit der Staatskanzlei zu vereinbaren und in einem Verzeichnis festzuhalten.
3 Amtsdruckschriften sind sofort nach Erscheinen, in der Regel in drei Exemplaren, an das Staatsarchiv abzuliefern.
Art. 8
Vernichtung von Unterlagen
1 Unterlagen, die unter die Anbietepflicht fallen, dürfen ohne Zustimmung
des Staatsarchivs nicht vernichtet werden.
2 Das Staatsarchiv vernichtet grundsätzlich keine Unterlagen ohne Zustimmung der abliefernden Stelle.
3 Nach Ablauf von gesetzlichen oder mit der abliefernden Stelle vereinbarten Aufbewahrungsfristen entscheidet das Staatsarchiv, was mit diesen
Unterlagen zu geschehen hat.
4. Zugänglichkeit und Benützung der Archivgutes
Art. 9
Freie Einsichtnahme und Schutzfrist
1 Unterlagen, welche bereits vor ihrer Ablieferung in das Staatsarchiv öffentlich zugänglich waren, bleiben öffentlich und können über ein Archivportal im Internet zugänglich gemacht werden. *
2 Im übrigen steht das Archivgut der Öffentlichkeit, unter Vorbehalt besonderer gesetzlicher Bestimmungen und von Art. 10 dieser Verordnung,
nach Ablauf einer Schutzfrist von 30 Jahren zur Einsichtnahme zur Verfügung.
3 Die Schutzfrist wird ab dem Datum des jüngsten Dokuments eines Geschäftes oder Dossiers berechnet.
4 Die Einsichtnahme in Nachlässe oder Deposita von natürlichen oder juristischen Personen richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge. Fehlen solche Bestimmungen, so gelten diejenigen für das Archivgut des Kantons.
Art. 10
Beschränkungen der Einsichtnahme
1 Archivgut, das nach Personennamen erschlossen ist und besonders
schützenswerte Personendaten enthält, unterliegt einer Schutzfrist von 50
Jahren, ausser wenn die betroffene Person einer Einsichtnahme zugestimmt hat. *
2 Besteht bei bestimmten Kategorien von Archivgut oder im Einzelfall ein
überwiegendes schützenswertes öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme von Dritten, so kann der Regierungsrat, bzw. bei
Gerichtsakten das Obergericht, auf Antrag der abliefernden Stelle oder
des Staatsarchivs eine Einsichtnahme nach Ablauf der Schutzfrist zeitlich
befristet beschränken oder untersagen.
Art. 11
Einsichtnahme während der Schutzfrist
1 Abliefernde Stellen können auf Antrag des Staatsarchivs Archivgut bereits vor Ablauf der in Art. 9 und 10 dieser Verordnung festgelegten
Schutzfristen für die Öffentlichkeit freigeben oder einzelnen Personen die
Einsichtnahme gestatten, wenn:
a. keine gesetzlichen Vorschriften und
b. keine überwiegenden schutzwürdigen öffentlichen oder privaten Interessen entgegenstehen.
2 Die Einsichtnahme kann mit Bedingungen und Auflagen verknüpft werden; insbesondere kann die Anonymisierung von Personendaten verlangt
werden.
3 Die abliefernden Stellen können jederzeit in die von ihnen abgelieferten
Unterlagen Einsicht nehmen. Das Archivgut darf jedoch nicht mehr verändert werden.
4 Vorbehalten bleibt gestützt auf eine Verfügung der abliefernden Stelle:
a. die Einsichtgewährung für die Aktenedition in Rechtsstreitigkeiten;
b. die Auskunftserteilung und Einsichtgewährung an betroffene Personen nach den Datenschutzvorschriften. Die betroffenen Personen
können keine Vernichtung oder Berichtigung der Daten verlangen,
sondern lediglich deren strittigen oder unrichtigen Charakter vermerken lassen.
Art. 12
Gewerbliche Nutzung
1 Die Nutzung von Archivgut zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung des Regierungsrates. Diese kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfanges und allfälligen Gewinnbeteiligung des
Kantons abhängig gemacht werden.
Art. 13
Benützungsordnung
1 Archivgut darf nur ausnahmsweise und nur für öffentliche Zwecke, die
Forschung oder zur Benützung durch Amtsstellen ausgeliehen werden.
Dabei sind die notwendigen Sicherheitsvorkehren zu treffen.
2 Die Benützung von Archivgut hat in den Räumen und während den ordentlichen Öffnungszeiten des Staatsarchivs zu erfolgen. Die Depoträume
sind für die Benutzenden gesperrt. Abschriften, Kopien, Fotos oder andere Reproduktionen dürfen nur mit Bewilligung des Staatsarchivs erstellt
werden.
Art. 14
Belegexemplar
1 Von allen Arbeiten und Publikationen, die ganz oder teilweise auf Archivgut des Staatsarchivs beruhen, ist diesem ein Belegexemplar unentgeltlich abzugeben.
Art. 15 * …
5. Schlussbestimmungen
Art. 16
Aufhebung bisherigen Rechts
1 Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung werden die Weisungen über
das Staatsarchiv vom 17. Februar 19812) aufgehoben.
Art. 17
Inkrafttreten
1 Der Regierungsrat bestimmt, wann diese Verordnung in Kraft tritt.3) Sie
unterliegt dem fakultativen Referendum.
Informationen zum Erlass
Ursprüngliche Fundstelle: OGS 1997, 33
geändert durch
- das Allgemeine Gebührengesetz vom 21. April 2005, in Kraft seit 1. Juli
2005 (OGS 2005, 29),
- Nachtrag zum Gesetz über den Datenschutz vom 30. Juni 2023 (OGS
2023, 21), Botschaft und Vorlage des Regierungsrats vom 27. März 2023,
Kantonsratssitzungen vom 25. Mai und 30. Juni 2023 (22.23.01), in Kraft
seit 1. September 2023 (OGS 2023, 26),
- das Gesetz über das Amtsblatt und die Gesetzessammlungen vom 23.
Oktober 2025 (OGS 2025, 18), Botschaft und Vorlage des Regierungsrats vom 3. Juni 2005, Kantonsratssitzungen vom 11. September und 23.
Oktober 2025 (22.25.04), in Kraft seit 1. Januar 2026 (OGS 2025, 23)
2) OGS 1983, 4
3) Vom Regierungsrat auf 1. Januar 1997 in Kraft gesetzt
Änderungstabelle - Nach Beschluss
Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle
18.10.1996 01.01.1997 Erlass Erstfassung OGS 1997, 33
21.04.2005 01.07.2005 Art. 15 aufgehoben OGS 2005, 29
30.06.2023 01.09.2023 Art. 10 Abs. 1 geändert OGS 2023, 21
23.10.2025 01.01.2026 Art. 9 Abs. 1 geändert OGS 2025, 18
Änderungstabelle - Nach Artikel
Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle
Erlass 18.10.1996 01.01.1997 Erstfassung OGS 1997, 33
Art. 9 Abs. 1 23.10.2025 01.01.2026 geändert OGS 2025, 18
Art. 10 Abs. 1 30.06.2023 01.09.2023 geändert OGS 2023, 21
Art. 15 21.04.2005 01.07.2005 aufgehoben OGS 2005, 29