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Verordnung über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals

Confederation · 172.220.111.4 · ordinance

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Contents: 66 provisions
  1. Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich
  2. Art. 2 Information der Angestellten
  3. Art. 3 Beratung der Angestellten
  4. Art. 4 Datensicherheit
  5. Art. 5 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht
  6. Art. 6 Veröffentlichung
  7. Art. 7 Weitergabe an Dritte
  8. Art. 7a Datenweitergabe im Rahmen von Reorganisationen und organisatorischen Betriebsübernahmen
  9. Art. 7b Datenweitergabe bei ungerechtfertigten finanziellen Leistungen
  10. Art. 8 Bewerbung
  11. Art. 9 Inhalt
  12. Art. 10 Datenbearbeitung
  13. Art. 11 Persönlichkeitstests
  14. Art. 12 Zweck
  15. Art. 13 Struktur
  16. Art. 14 Zugriffsrechte
  17. Art. 15 Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht
  18. Art. 16 Protokollierung
  19. Art. 17 Verantwortlichkeit
  20. Art. 18 Vernichtung
  21. Art. 19 Inhalt
  22. Art. 20 Datenbearbeitung
  23. Art. 21 Verantwortlichkeit
  24. Art. 22 Dossierübergabe bei internem Übertritt
  25. Art. 23 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
  26. Art. 24 Zweck
  27. Art. 25 Daten aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement
  28. Art. 26 Zugriffsrechte
  29. Art. 27 Auskunftsrecht
  30. Art. 28 Protokollierung
  31. Art. 29 Verantwortlichkeit
  32. Art. 30 Zweck
  33. Art. 31 Inhalt
  34. Art. 32 Struktur
  35. Art. 33 Datenbearbeitung
  36. Art. 34 Datenbekanntgabe
  37. Art. 35 Übertragung der Bearbeitungsrechte
  38. Art. 36 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
  39. Art. 37 Protokollierung
  40. Art. 38 Verantwortlichkeit
  41. Art. 39 Zweck
  42. Art. 40 Inhalt
  43. Art. 41 Struktur
  44. Art. 42 Datenbearbeitung
  45. Art. 42a Datenbekanntgabe
  46. Art. 43 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
  47. Art. 44 Protokollierung
  48. Art. 45 Verantwortlichkeiten
  49. Art. 46 Zweck
  50. Art. 47 Inhalt
  51. Art. 48 Datenbearbeitung
  52. Art. 49 Datenbeschaffung
  53. Art. 50 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
  54. Art. 51 Protokollierung
  55. Art. 52 Verantwortlichkeit
  56. Art. 53 Inhalt
  57. Art. 54 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung
  58. Art. 55 Zweck
  59. Art. 56 Zugriffsrechte
  60. Art. 57 Protokollierung
  61. Art. 58 Verantwortlichkeit
  62. Art. 59
  63. Art. 60–66
  64. Art. 67 Aufhebung und Änderung anderer Erlasse
  65. Art. 67a Übergangsbestimmung zur Änderung vom 19. Oktober 2022
  66. Art. 68 Inkrafttreten

66 provisions

Art. 39 Zweck

Das EPA betreibt ein Informationssystem für das Personalcontrolling.

Art. 40 Inhalt

1 Das Informationssystem Personalcontrolling enthält folgende Kategorien besonders schützenswerter Personendaten: a. Daten über die Gesundheit in Bezug auf das Arbeitsverhältnis, insbesondere Absenzen infolge von Krankheit und Unfall; b. Angaben zu Leistungen und Kompetenzen. 2 Die Daten für das Informationssystem Personalcontrolling werden aus dem IPDM übernommen. 3 Die Daten für die Personalzeitwirtschaft im Informationssystem Personalcontrolling werden zusätzlich übernommen aus: a. den Informationssystemen für die Abwicklung der Supportprozesse Finanzen und Logistik nach den Artikeln 42–47 der Finanzhaushaltverordnung vom 5. April 2006; b. dem Informationssystem integrierte Ressourcenbewirtschaftung nach den Artikeln 179a–179f MIG; c. … d. dem Informationssystem über das Personal der Verwaltungseinheiten des VBS ausserhalb der Gruppe Verteidigung nach den Artikeln 72j–72jsexies MIV; e. dem Informationssystem Perizoll nach Anhang 7 der Verordnung vom 23. August 2017 über die Bearbeitung von Personendaten im Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit. 4 Die im Informationssystem Personalcontrolling enthaltenen Daten sind in Anhang 4 aufgeführt. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). SR 611.01 Fassung gemäss Anhang Ziff. 3 der V vom 3. März 2023, in Kraft seit 1. April 2023 (AS 2023 133). Aufgehoben durch Anhang Ziff. 3 der V vom 3. März 2023, mit Wirkung seit 1. April 2023 (AS 2023 133). SR 631.061 Die Bezeichnung der Verwaltungseinheit wurde in Anwendung von Art. 20 Abs. 2 der Publikationsverordnung vom 7. Okt. 2015 (SR 170.512.1) auf den 1. Jan. 2022 angepasst (AS 2021 589).

Art. 41 Struktur

Das Informationssystem Personalcontrolling besteht aus folgenden Komponenten: a. Organisationsmanagement; b. Personaladministration; c. Personalabrechnung; d. Personalzeitwirtschaft; e. Personalkostenmanagement; f. Personalentwicklung; g. Reisekostenabrechnung.

Art. 42 Datenbearbeitung

1 Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal, die Finanzdienste, die Fachbereiche EPA sowie die für den Support verantwortlichen Dienststellen bearbeiten die Daten, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist. 1bis Die Angestellten können ihre eigenen Daten, namentlich Zeitdaten, einsehen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht. 1ter Die Vorgesetzten können die Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, namentlich Zeitdaten, einsehen, soweit ihnen ein Zugriffsrecht zusteht. 2 Der Umfang der Bearbeitungsrechte ist in Anhang 4 geregelt. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617).

Art. 42a Datenbekanntgabe

Daten, einschliesslich besonders schützenswerter Personendaten, aus dem Informationssystem Personalcontrolling können anderen Informationssystemen bekanntgegeben werden, sofern: a. für das andere Informationssystem eine gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der Daten und eine formell-gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe der besonders schützenswerten Personendaten besteht; b. das Informationssystem dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten nach Artikel 12 Absatz 4 DSG gemeldet wurde; c. für das Informationssystem ein Bearbeitungsreglement besteht; und d. keine erhöhten Sicherheitsanforderungen an die Daten der Angestellten vorliegen. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617). Fassung gemäss Ziff. II der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 617). SR 235.1

Art. 43 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

1 Die Daten werden zehn Jahre im Informationssystem Personalcontrolling geführt. 2 Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

Art. 44 Protokollierung

1 Die Zugriffe im Informationssystem Personalcontrolling werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt. 3 Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

Art. 45 Verantwortlichkeiten

1 Das EPA ist für das Informationssystem Personalcontrolling verantwortlich. 2 Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal.

Art. 46 Zweck

Das Informationssystem für die Lernplattform Bund (LMS Bund) dient der Erfüllung folgender Aufgaben in der Aus- und der Weiterbildung: a. Erfassung und Publikation der Ausbildungsvorhaben; b. Planung und Durchführung der Ausbildung; c. Steuerung der Ausbildungsprozesse; d. Ausbildungsüberprüfung; e. Kompetenzmanagement; f. Ablage von digitalen Kursunterlagen (wie Dokumente, Lernprogramme, Lernvideo, Online-Tests); g. Kommunikation zwischen der Kursleitung und den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern; h. Durchführung von Online-Befragungen für Evaluationen.

Art. 47 Inhalt

Die im LMS Bund enthaltenen Daten sind in Anhang 5 aufgeführt.

Art. 48 Datenbearbeitung

Die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer, die für die Ausbildung und die Führung verantwortlichen Personen, die Kursverantwortlichen, die Kursadministratorinnen und Kursadministratoren, die für den Support verantwortlichen Personen sowie die Kursleiterinnen und Kursleiter bearbeiten die Daten, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Art. 49 Datenbeschaffung

Die zuständigen Stellen beschaffen die Daten für das LMS Bund: a. bei den Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmern; b. aus dem IPDM. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617).

Art. 50 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

1 Die Daten von Angestellten, die die Bundesverwaltung verlassen haben oder verstorben sind, werden während zehn Jahren im LMS Bund aufbewahrt. 2 Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

Art. 51 Protokollierung

1 Die Zugriffe und die Änderungen im LMS Bund werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt. 3 Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

Art. 52 Verantwortlichkeit

Das EPA ist für das LMS Bund verantwortlich.

Art. 53 Inhalt

Die in den Dossiers der PSB enthaltenen Daten sind in Anhang 6 aufgeführt.

Art. 54 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung

1 Die Daten der Dossiers werden nach Fallabschluss bei der PSB aufbewahrt. 2 Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre: a. bei Beratungen und bei der Unterstützung in den Bereichen Arbeit, Soziales, Gesundheit und Finanzen; b. bei der Fallführung (Case Management). 3 Sie beträgt zehn Jahre: a. bei Beratungen und bei der Unterstützung im Bereich Einkommensverwaltung sowie bei Schuldenregulierungen; b. bei Entscheiden über Leistungsgesuche nach der Verordnung vom 18. Dezember 2002 über den Unterstützungsfonds für das Bundespersonal; c. bei Mittelzuteilungen für die berufliche Integration von Menschen mit Behinderungen in die Bundesverwaltung. 4 Die Anträge um Mittelzuteilung nach Absatz 3 Buchstabe c werden beim EPA nach Abschluss der Mittelzuteilung während zehn Jahren aufbewahrt. 5 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet. SR 172.222.023

Art. 55 Zweck

Das Informationssystem der PSB dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Daten der Personen, die an sie gelangen.

Art. 56 Zugriffsrechte

Die PSB erteilt im Einzelfall den Personen und den Stellen nach Artikel 27d Absatz 4 BPG ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht.

Art. 57 Protokollierung

1 Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem der PSB werden laufend protokolliert. 2 Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt. 3 Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden. Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 25 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

Art. 58 Verantwortlichkeit

Die PSB ist für das Informationssystem der PSB verantwortlich.

Art. 59

Ärztinnen und Ärzte, die mit medizinischen Expertisen beauftragt worden sind, dürfen Gesundheitsdaten nur an die Verwaltungseinheit oder Dritte weitergeben, wenn die Anforderungen nach Artikel 28 Absätze 2–4 BPG erfüllt sind.

Art. 60–66

Aufgehoben

Art. 67 Aufhebung und Änderung anderer Erlasse

Die Aufhebung und die Änderung anderer Erlasse werden in Anhang 8 geregelt.

Art. 67a Übergangsbestimmung zur Änderung vom 19. Oktober 2022

Das EPA bewahrt die vor dem 1. Januar 2021 entstandenen medizinischen Akten der Bewerberinnen, Bewerber und Angestellten ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung vom 19. Oktober 2022 noch zehn Jahre auf. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 (AS 2022 617).

Art. 68 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2018 in Kraft.

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