1
Alle Personenbezeichnungen in diesem Konzept beziehen sich sowohl auf die männliche als auch auf die weibliche Form.
2
Das Kommunikationskonzept gilt für alle Standorte der Schule Glarus Süd.
3
Die Gemeindestrukturreform ist ein historisches Ereignis in der Geschichte des Glarnerlandes und hat auch grössere Auswirkungen auf die Führung der Schule Glarus Süd. Deshalb kann zum heutigen Zeitpunkt kein definitives Kommunikationskonzept vorgelegt werden. Die neuen Strukturen müssen wachsen und wo nötig ist das Konzept anzupassen. Bis dahin ist das vorliegende Papier verbindlich.
4
Bei fehlender Information ist es Pflicht aller Beteiligten, sich diese im Sinne einer Holschuld selber zu beschaffen.
5
Der Dienstweg ist einzuhalten.
Art. 2 Ziel
1
Das vorliegende Konzept legt die interne und externe Kommunikation fest, definiert die Informationswege und bestimmt die Zuständigkeiten sowie die Kompetenzen. Es ist in drei Teile gegliedert: interne Kommunikation, externe Kommunikation und Kommunikation in Krisensituationen.
Art. 3 Grundregeln der Kommunikation
1
Gezielt formulieren: Informationen, die konkret, unmittelbar, zielorientiert sowie interessen- und sachbezogen sind, haben die besten Chancen beim Empfänger als wichtig und nutzbar erkannt zu werden.
2
Dosieren und strukturieren: Die Kunst des Informierens besteht darin, mit wenig Worten alles Wesentliche zu sagen. Informationen inhaltlich nicht zu überladen und durch strukturieren und hervorheben lesefreundlich zu gestalten.
3
Auf den Empfänger ausrichten: Beim Informieren steht der Empfänger im Vordergrund. Er soll die Mitteilung verstehen können.
4
Rasch und direkt weitergeben: Der Zeitpunkt des Übermittelns ist wichtig. Kurze, direkte Informationswege sind anzustreben. Je mehr Stationen ein Informationsprozess durchläuft, desto grösser ist die Gefahr der Verfälschung von Aussagen.
5
Kontinuierlich vermitteln: Regelmässige Informationen in gewohnter Struktur und bekannter Form optimieren die Wirksamkeit.
6
Wirkung prüfen: Informationen nützen nur, wenn diese ankommen. Mit gezielten Rückfragen überprüfen, wie weit die Botschaft verstanden wurde. Neues stösst oft auf Widerstand, deshalb ist es wichtig, Zeit zum Verarbeiten zu lassen.
Art. 4
1
Zielgruppe:
a)
Schulkommission
b)
Hauptabteilungsleitung Schule und Familie
c)
Schulleiter
d)
Sekretariate
e)
Schulhausvorstände
f)
Lehrervertretung
g)
Lehrpersonen (inkl. Sonderpädagogik, Logopädie und Psychomotorik)
h)
Schulsozialarbeit
i)
Lernende
j)
Angestellte (z.B. Hauspersonal)
k)
Verantwortliche der Tagesstrukturen
Art. 5 Schulkommission
1
Aktive Information ausserhalb der Schulkommissionssitzungen ist Voraussetzung. Über wichtige und ausserordentliche Ereignisse und Vorkommnisse sollen die Schulkommissionsmitglieder sofort informiert werden.
Art. 6 Hauptabteilungsleitung Schule und Familie
1
Ist erste Anlaufstelle für alle Informationen, welche die Schule betreffen. Ist Auskunfts- und Redaktionsstelle für die Presse und die Medien in allen Angelegenheiten, welche den operativen Bereich der Schule betreffen.
Art. 7 Schulleiter
1
Sind erste Anlaufstelle für die Schulhausvorstände und die Lehrpersonen.
Art. 8 Sekretariate
1
Hauptabteilungssekretariat: Der Informationsfluss zwischen der Hauptabteilungsleitung, den Schulleitern und den Schulsekretariaten muss beidseitig gewährleistet sein. Medienarbeiten können an das Sekretariat delegiert werden, müssen vor der Veröffentlichung jedoch von der Hauptabteilungsleitung genehmigt werden.
2
Schulsekretariate: Der Informationsfluss zwischen den Schulleitern und dem Hauptabteilungssekretariat muss beidseitig gewährleistet sein.
Art. 9 Schulhausvorstände
1
Bei internen Angelegenheiten des Schulstandortes erste Anlaufstelle für die Lehrpersonen. Der Informationsfluss zur Schulleitung muss gewährleistet sein.
Art. 10 Lehrervertretung
1
Informationskanäle sind aus dem Merkblatt betreffend LehrerInnenvertretung ersichtlich.
Art. 11 Lehrpersonen
1
Die Klassenlehrperson ist die Kontaktstelle zwischen Lernenden und Erziehungsberechtigten. Sie informiert Erziehungsberechtigte in regelmässigen Abständen über das Klassengeschehen. Beim Informationsaustausch zwischen den Schulischen HeilpädagogInnen, LogopädInnen, Psychomotorik-TherapeutInnen und den Schulleitern und Lehrpersonen ist der Schweigepflicht und dem Datenschutz genügend Beachtung zu schenken.
Art. 12 Schulsozialarbeit
1
Beim Informationsaustausch zwischen den SchulsozialarbeiterInnen und der Schule ist der Schweigepflicht und dem Datenschutz genügend Beachtung zu schenken.
Art. 13 Lernende
1
Direkte Ansprechpersonen sind ihre Lehrpersonen.
Art. 14 Angestellte (z.B. Hauspersonal)
1
Die Angestellten sind über Schulaktivitäten, welche ihren Arbeitsbereich tangieren, rechtzeitig zu informieren (so informiert der Schulleiter z.B. den Abwart über schulhausinterne Veranstaltungen).
Art. 15 Verantwortliche der Tagesstrukturen
1
Die Kommunikation zwischen Schule und Tagesstrukturen muss noch definiert werden. Für den Tagesstrukturenbereich wird ebenfalls ein Kommunikationskonzept – mit gleichem Aufbau – nötig sein, Schnittstellen müssen in beiden Dokumenten aufgeführt werden.
Art. 16
1
Informations- und Kommunikationsmittel:
Mittel
was?
wann?
wer? (Verantwortung)
wen?
persönliche Gespräche
Mitarbeitergespräche
mind. 1 jährlich
Schulleiter
Lehrpersonen
persönliche Gespräche
Feedbackgespräche (nach Schulbesuchen)
mind. 1 jährlich
Schulleiter
Lehrpersonen
persönliche Gespräche
Gespräche während des Schuljahres: Für die Besprechung von laufenden Themen mit Lehrpersonen und Lernende
nach Bedarf
Schulleiter
Lehrpersonen, Lernende
persönliche Gespräche
Sprechstunden (in Nidfurn)
nach Absprache
Schulleitungen
Lehrpersonen
persönliche Gespräche
Lehrer-Treff in Nidfurn
monatlich
Schulleitungskonferenz
Lehrpersonen
persönliche Gespräche
Zeugnisgespräche
2 × jährlich
Lehrperson
Lernende
Konferenzen
Schulleitungskonferenz
wöchentlich
Hauptabteilungsleitung
Schulleitungen
Konferenzen
Gesamtkonvente
mind. 2 × jährlich
Schulleitungskonferenz
Lehrpersonen
Konferenzen
Stufenkonvente
nach Bedarf
Schulleitungskonferenz
Lehrpersonen
Konferenzen
Teamsitzung
mind. jede zweite Woche
Schulleitungen
Lehrpersonen
Konferenzen
Klassenrat: Weitergabe von Informationen. Diskussionen, Behandlung von anstehenden Themen
wöchentlich
Klassenlehrperson, Lernende
Lernende, Klassenlehrperson
schriftliche Mitteilungen
standardisierte Informationsblätter, immer in Verbindung mit mündlicher Information
nach Bedarf
Hauptabteilungsleitung, Schulleitungen
Lehrpersonen, (Fächli im LZ)
schriftliche Mitteilungen
private Post: z.B. Glückwunschkarten: Wertschätzung, Pflege des Schulklimas, Honorierung von besonderen Leistungen
regelmässig
Hauptabteilungsleitung, Schulleitungen
Lehrpersonen, Angestellte
Telefon
Erreichbarkeit sicherstellen. Bei Abwesenheit Telefonbeantworter / Combox einrichten
Hauptabteilungsleitung, Schulleitungen, Sekretariate, Schulstandorte
Inter- und Intranet
Educanet
Sämtliche Lehrpersonen haben eine Educanet-Mailadresse: vorname.name@glarus.educanet2.ch
Alle Besitzer einer solchen Adresse sind verpflichtet, diese regelmässig (mind. jeden 2. Tag) auf Eingänge zu kontrollieren oder eine Umleitung auf eine bestehende persönliche E-Mail-Adresse einzurichten. Dabei ist zu beachten, dass der Zugang zu den eingehenden Meldungen geschützt ist (Vertraulichkeit)
Inter- und Intranet
Glarus hoch3
Sämtliches Verwaltungspersonal (und die Behördemitglieder) haben eine einheitliche Mailadresse: vorname.name@glarus-sued.ch
Alle Besitzer einer solchen Adresse sind verpflichte, diese regelmässig (an Arbeitstagen regelmässig) auf Eingänge zu kontrollieren
Schulprogramm
Festlegung von Zielen und Massnahmen in verschiedenen Qualitätsbereichen
laufender Prozess
Schulleitungskonferenz
Lehrpersonen
Art. 17
1
Die Schule zeigt sich gegen innen und aussen einheitlich. Deshalb erscheint das Logo auf Schriftstücken, allen Dokumenten, auf Briefumschlägen, in Verträgen, etc.
Art. 18
1
Zielgruppe:
a)
Erziehungsberechtigte
b)
Bevölkerung
c)
Behörden
d)
Medien
e)
Sozialbehörden, externe Dienste
f)
Berufsberatung, Abnehmerschulen, Lehrmeister
g)
andere kommunale Departements (z.B. Liegenschaftsverwaltung)
Art. 19 Erziehungsberechtigte
1
Die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten wird durch die Lehrperson oder den Schulleiter koordiniert. In ausserordentlichen Situationen werden die Erziehungsberechtigten direkt vom Schulleiter oder dem Hauptabteilungsleiter informiert.
Art. 20 Bevölkerung
1
Die Bevölkerung wird über die Medien orientiert.
Art. 21 Behörden
1
Die Behörden (z.B. Gemeinderat, Bildungsdepartment, Regierungsrat) werden bei Bedarf von der Hauptabteilungsleitung oder von der Schulkommission informiert. Durch die Schulkommissionsmitglieder, welche gleichzeitig auch Gemeinderatsmitglieder sind, ist der Grundaustausch von Informationen gewährleistet.
Art. 22 Medien
1
Mit einer regelmässigen Berichterstattung kann sich die Schule der Öffentlichkeit präsentieren, dabei sind die Kommunikationswege zu befolgen.
Art. 23 Sozialbehörden, externe Dienste
1
Mit den Sozialbehörden arbeiten grundsätzlich die Schulleitungen zusammen. Mit den externen Diensten können Lehrpersonen, je nach Situation, direkt kommunizieren. Dazu zählen z.B. Schulpsychologischer Dienst, Schularzt, Schulzahnarzt, etc.
1
Eine regelmässige Kontaktpflege zwischen Schule und Berufsberatung, Abnehmerschulen, Lehrmeister ist eine wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit.
Art. 25 Andere kommunale Departements (z.B. Liegenschaftsverwaltung)
1
Sobald ein anderes kommunales Departement durch Aktivitäten o.ä. des Departements Schule und Familie tangiert wird, ist darauf zu achten, dass die entsprechenden Stellen umgehend informiert werden.
Art. 26
1
Informations- und Kommunikationsmittel:
Mittel
was?
wann?
wer? (Verantwortung)
wen?
Homepage
Auf der Homepage www…….ch präsentiert sich die Schule der Öffentlichkeit. Die Schule orientiert über ihr Leistungsangebot
laufend aktualisieren
Hauptabteilungsleitung / Sekretariat, weitere Stellen liefern Informationsmaterial
Öffentlichkeit
Leitbild
Das Leitbild bringt die Werte, Normen und langfristigen Schulziele in eine verständliche Form
Schule unter der Leitung der Schulleitungskonferenz
alle Schulbeteiligten, Öffentlichkeit
Jahresprogramm
Festlegung von wichtigen Terminen (schulfreie Tage, besondere Anlässe, SchilW, etc.)
Schulleitung / Lehrpersonen
Erziehungsberechtigte
Schulbrief
Orientierungshilfe für die Erziehungsberechtigten (wiederkehrende Informationen): Personelles, Zuständigkeiten, Kontaktdaten, Organisatorisches, Regeln, Ferienplan, gemeinsame Themen, etc.; Ev. mit Ergänzungen pro Schulstandort: Stundenplan (Beilage), Schulbus-Themen, Bibliotheken, Tagesstrukturen, etc.
jeweils im Juni
Hauptabteilungsleitung, resp. Redaktionsteam
Erziehungsberechtigte, Schulstandorte, Schulkommission, Öffentlichkeit.
Mitteilungsblatt
Quartalinfo = Blick auf Schule, aktuelle Infos einzelner Schulstandorte, etc., Beilage: Quartals-Programm der Schulleitung und Lehrperson
vierteljährlich, jeweils am Anfang des Schulquartals
Hauptabteilungsleitung, resp. Redaktionsteam, Schulleitung / Lehrperson
Erziehungsberechtigte, Lehrpersonen, Schulkommission, Öffentlichkeit
Briefe
gezielte Information von ausgewählten Zielgruppen
Hauptabteilungsleitung, Schulleitungen, Lehrpersonen
Erziehungsberechtigte
Anlässe
Elternanlässe, Informationsaustausch und Kommunikation zwischen Lehrperson und Erziehungsberechtigten
mind. 1 × jährlich
Lehrperson
Erziehungsberechtigte
Anlässe
Informationsveranstaltung der Schule oder einzelner Schulstandorte, Informationen, welche die ganze Schule oder einzelne Schulstandorte betreffen
bei Bedarf
je nach Veranstaltung: Hauptabteilungsleitung, Schulleitung, Lehrpersonen, externe Referent-Innen
je nach Veranstaltung: Lernende, Erziehungsberechtigte, Öffentlichkeit
Gespräche
Elterngespräche
mind. 1 × jährlich
Lehrperson(en)
Erziehungsberechtigte
Medien
Medienmitteilung, Medienkonferenz, Mediengespräch
Zur Presse ist eine stabile Beziehung aufzubauen. Diese Beziehung muss von Vertrauen geprägt sein. Die Presse ist regelmässig mit Informationen zu bedienen
Hauptabteilungsleitung, (zu berücksichtigen ist das Kommunikationskonzept der Schulkommission)
Öffentlichkeit
Medien
Berichte von Klassenaktivitäten
bei Bedarf
Lehrperson
Öffentlichkeit
Art. 27
1
In Krisensituationen erhält die Kommunikation einen sehr hohen Stellenwert. Gerade in schwierigen und heiklen Situationen gerät die Schule ins Blickfeld der Öffentlichkeit. Deshalb muss allen zum Voraus bekannt sein, wer in welcher Situation wie zu handeln hat.
Art. 28
1
Die folgenden Punkte müssen zu Beginn jedes Schuljahres geklärt sein und allen an der Schule Beteiligten kommuniziert werden. Der genaue Ablauf in Krisensituationen kann den aufgeführten Ablaufschemen entnommen werden.
Art. 29 Krisenteam
1
Das Krisenteam besteht aus der Hauptabteilungsleitung, der Schulleitung und des Schulhausvorstandes des entsprechenden Schulstandortes. Je nach Vorfall müssen Fachpersonen in das Krisenteam aufgenommen werden, gegebenenfalls wird die Leitung des Krisenteams an die Polizei abgegeben.
2
Die Aufgaben innerhalb des Teams sind klar definiert. Die Hauptabteilungsleitung übernimmt die Medienarbeit und ist für die Kommunikation gegen «aussen» zuständig. Die Schulleitung übernimmt die Führung der Gruppen und organisiert die innerschulischen Abläufe. Der Schulhausvorstand ist für zusätzliche Arbeiten innerhalb der Schule zuständig.
Art. 30 Info-Stopp
1
Es ist allen an der Schule Glarus Süd tätigen Mitarbeitenden untersagt, Informationen zu heiklen Themen an die Presse und an Dritte weiterzugeben. Diese Personen sollen an die Schulleitung, in Krisensituationen an die Hauptabteilungsleitung, verwiesen werden. Unterschiedliche, sich widersprechende Informationen schaden.
Art. 31 Krisenkompass
1
In jedem Lehrerzimmer befindet sich ein Krisenkompass-Ordner, damit die entsprechenden Massnahmen sofort richtig eingeleitet werden können. Er enthält zusätzlich die wichtigsten Telefonnummern und die Ablaufschemen für das weitere Vorgehen in Krisensituationen.
Art. 32
1
Grundsätze zu den Ablaufschemen:
a)
Dem Gesetz der Verhältnismässigkeit ist in jedem Fall Rechnung zu tragen
b)
konkrete Vorfälle sind bei Bedarf im Unterricht aufzuarbeiten
c)
wenn ein Krisenteam eingesetzt wird, findet nach Abschluss des Verfahrens eine Evaluation statt
2
Ist bei einem Gespräch eine Aktennotiz erforderlich, ist der Schulleiter für das Aufbieten einer Sekretärin verantwortlich.
3
Verwendete Abkürzungen:
a)
SK: Schulkommission
b)
HAL: Hauptabteilungsleitung
c)
SL: Schulleiter
d)
SLK: Schulleitungskonferenz
e)
SHV: Schulhausvorstand
f)
LP: Lehrperson
g)
EB: Erziehungsberechtigte
h)
SV: Schulverwaltung
Art. 33 Beschädigung
1
Mögliche Situation: Eine Fensterscheibe geht in die Brüche. / Ein Hauswart oder eine Lehrperson stellt mutwillige Sachbeschädigung fest, Täter sind nicht bekannt. / Gegenstand eines Kindes wird mutwillig beschädigt.
2
Ablaufschema «Beschädigter Gegenstand gehört der Schule oder einer Lehrperson»:
3
Ablaufschema «Beschädigter Gegenstand gehört einem Lernenden.»:
Art. 34 Drogen
1
Ablaufschema «Drogen»:
Art. 35 Diebstahl
1
Ablaufschema «Diebstahl»:
2
Wichtige Grundsätze:
a)
Je schneller die Polizei eingeschaltet wird, desto besser sind die Ermittlungserfolge
Art. 36 Bedrohung von Lernenden / Lehrpersonen
1
Ablaufschema: «Bedrohung von Lernenden / Lehrpersonen»:
2
Wichtige Grundsätze:
a)
Hinschauen, nicht wegschauen!
b)
Nicht den Helden spielen!
c)
Erste Priorität haben der Selbstschutz und der Schutz der Klasse!
Art. 37 Vermisst, Entführt
1
Ablaufschema «Vermisst, Entführt»:
2
Wichtige Grundsätze:
a)
Zu Beginn des Schuljahres werden die Erziehungsberechtigten informiert, dass sie die eigenen Kinder bei Krankheit unbedingt abmelden müssen
b)
Die Informationskanäle werden den Erziehungsberechtigten aufgezeigt
c)
Die Erziehungsberechtigten müssen wissen, dass die SL im Zweifelsfalle die Polizei einschaltet
d)
Beim Ablauf ist gemäss Schulalter zu reagieren
Art. 38 Feuer, Evakuation
1
Ablaufschema «Feuer, Evakuation»:
2
Wichtige Grundsätze:
a)
Die Lernenden kennen den Evakuierungsplatz
b)
Der Evakuierungsplatz muss für Rettungsfahrzeuge zugänglich sein
c)
Immer nach den Sommerferien wird an jedem Schulstandort das Evakuierungsprozedere durchgesprochen und geübt
Art. 39 Todesfall eines Lernenden oder eines Mitarbeiters (ausserhalb des Unterrichtes)
1
Ablaufschema «Todesfall eines Lernenden oder eines Mitarbeiters (ausserhalb des Unterrichtes)»:
2
Wichtige Grundsätze:
a)
Lernende oder Mitarbeiter, die an lebensgefährlichen Krankheiten leiden oder Lernende, deren Erziehungsberechtigte gestorben sind, sollen nicht alleine gelassen werden (siehe Krisenkompass)
b)
Fachstellen bieten Lehrpersonen und Lernenden direkte Unterstützung
c)
Es gilt überall, jeweils in Absprache mit den direkt Betroffenen, dass Todesfälle im Unterricht thematisiert werden
Art. 40 Unfall / Todesfall (während der Schulzeit)
1
Ablaufschema «Unfall / Todesfall (während der Schulzeit)»:
2
Wichtige Grundsätze:
a)
Bei Klassenlagern, auf Exkursionen, Schulreisen, etc. besitzen sowohl die Lehrperson als auch die Begleitperson(en) die Telefonnummern unter denen der Schulleiter erreichbar ist
b)
Bei schweren Unfällen oder Todesfällen, die sich während dem Schulbetrieb ereignen, wird kein Kind alleine gelassen oder ohne einen Elternkontakt nach Hause geschickt
c)
Bei schwerwiegenden Vorfällen (Mord, Amoklauf, Unglück mit mehreren Opfern) bespricht ein Krisenstab mit dem Schulleiter und der Hauptabteilungsleitung das weitere Vorgehen
d)
Die Lehrpersonen informieren die Lernende so weit, wie dies möglich ist und helfen ihnen, das Geschehene richtig einzuordnen und darüber zu sprechen. So wird die Verbreitung von Fehlinformationen eingeschränkt