Konzept zur Wahrnehmung der Aufsicht des Gemeinderats Glarus über die Gemeindebetriebe cura unita glarus und Technische Betriebe Glarus

Seite 1/8 Datum Reg.Nr. Person Funktion E-Mail Direkt 27.12.2022 16.00 / 2017-281 Markus Rhyner Gemeindeschreiber kanzlei@glarus.ch +41 58 611 82 36 Konzept zur Wahrnehmung der Aufsicht des Gemeinderats Glarus über die Gemeindebetriebe cura unita glarus und Technische Betriebe Glarus Stand: 1. Januar 2023 Seite 2/8 Versionen Version Bearbeiter Datum Änderungen V 1.0 Gemeinderat 21. Juni 2018 (GRB 109/2018) Erste schriftliche Fassung der bisher praktizierten Aufsichtspraxis V 1.1 Gemeinderat 9. Januar 2020 (GRB 2/2020) Präzisierungen, Anpassungen Fristen und Ergänzung hinsichtlich Kenntnisnahme der VR-Protokolle durch den Gemeinderat V 1.2 Gemeinderat 15. Dez. 2022 (GRB 214/2022) Formale Anpassungen insbesondere aufgrund der Schaffung von cura unita glarus per 1. Januar 2023 und der Anpassung der Behörden- und Verwaltungsorganisation per 1. Juli 2022 Seite 3/8 Inhalt 1 Rechtsgrundlagen ................................................................................................................. 4 2 Ausgangslage ........................................................................................................................ 4 2.1 Auslagerung von kommunalen Aufgaben an Gemeindebetriebe ....................... 4 2.2 Wahrung der Zuständigkeiten und Grundsätze der Aufsicht ............................... 4 3 Public Corporate Governance ............................................................................................... 4 4 Aufsicht des Gemeinderates ................................................................................................. 6 4.1 Ziele der gemeinderätlichen Aufsicht ...................................................................... 6 4.2 Visualisierung Aufsichtskonzept ............................................................................... 6 4.3 Unterlagen und Termine ............................................................................................ 7 5 Verteiler ................................................................................................................................. 8 Seite 4/8 1 Rechtsgrundlagen  Art. 36 Abs. 1 Bst. c Gemeindeordnung Glarus

Art. 8 

Werkordnung Glarus  Art. 8 Anstaltsordnung «cura unita glarus» 2 Ausgangslage 2.1 Auslagerung von kommunalen Aufgaben an Gemeindebetriebe Die Gemeinde Glarus hat Aufgaben ausgelagert an: a) cura unita glarus (cug): Dienstleistungen der Hilfe, Betreuung und Pflege b) Technische Betriebe Glarus (tb.glarus): Energie, Wasser, Kommunikationsnetz cug und tb.glarus stehen im Eigentum der Gemeinde Glarus. Gemäss den Art. 54 und 55 der Gemeindeordnung führt die Gemeinde diese beiden Gesellschaften als selbständige öffentlichrechtliche Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit. Die Oberleitung – namentlich die strategische Führung – obliegt dem Verwaltungsrat. Weiteres regeln die Anstaltsordnung (cug) bzw. die Werkordnung (tb.glarus). Die Anstalten setzen die Zielvorgaben und Leistungsvereinbarungen des Gemeinderats um. 2.2 Wahrung der Zuständigkeiten und Grundsätze der Aufsicht Mit der Auslagerung von Aufgaben an cug und die tb.glarus delegiert die Politik die Führung dieser Unternehmen an die jeweilige strategische Führungsebene (Verwaltungsrat) und die jeweilige operative Führungsebene (Geschäftsleitung). Die Aufgabe des Gemeinderats ist es, die politische Kontrolle über diese beiden Unternehmen auszuüben. Zur Ausübung dieser Kontrolle stützt er sich auf zwei Elemente: seine eigene Aufsicht sowie das Controlling des Unternehmens. Aufsicht und Controlling überschneiden sich dort, wo die strategische Führungsebene (Verwaltungsrat) und die Exekutive (Gemeinderat) zusammenwirken. Die Aufsicht stützt sich in ihrer Tätigkeit massgeblich (allerdings nicht nur) auf die Informationen, die aus dem Controlling der Unternehmung bereitgestellt werden. Der Gemeinderat will eine klare und definitive Trennung zwischen Aufsicht einerseits und strategischer bzw. operativer Führung von cug und tb.glarus andererseits. Der Gemeinderat führt die Aufsicht (inkl. Antrag zur Rechnungsgenehmigung zu Handen der Gemeindeversammlung) aus. Hingegen liegt die alleinige strategische und operative Führung von cug bzw. tb.glarus bei den zuständigen Gremien dieser Unternehmen (Verwaltungsrat und Geschäftsleitung). 3 Public Corporate Governance Folgende Zuständigkeiten und Grundlagen strukturieren die Corporate Governance von öffentlichen Unternehmen der Gemeinde Glarus (Grafik angelehnt an Schedler/Müller/ Sonderegger): Seite 5/8 Public Corporate Governance wie hier dargestellt ist für alle Anstalten relevant, mit denen sich die Gemeinde Glarus für eine Leistungserfüllung durch verselbständigte Organisationen im (Mehrheits-)Eigentum der Gemeinde entscheidet und bei denen die Gemeinde einen Stimmen- oder Kapitalanteil gleich oder grösser 50% besitzt. Themenbereiche hinsichtlich Aufsicht und Controlling in diesem Zusammenhang: a) Eignerstrategie (Festlegung durch den Gemeinderat = politische Exekutive) 1. definiert eine Absicht, welche der Eigner mit der Beteiligung verfolgt 2. schafft Rahmenbedingungen bezüglich der Ziele und Art ihrer Erreichung 3. gibt Zusammensetzung des Verwaltungsrats vor (Anforderungen) 4. wird durch die Exekutive zusammen mit dem Verwaltungsrat entwickelt  für cug vgl. Anstaltsordnung, Eigentümerstrategie und Leistungsvereinbarung  für tb.glarus vgl. Konzessionsvertrag Ziff. II b) Gewährleistung (Verantwortung durch Gemeinderat = politische Exekutive) Die Gemeinde stellt sicher, dass bestimmte Produkte und Dienstleistungen erbracht werden. Als Gewährleister hat die Gemeinde die nicht delegierbare Verantwortung, dass eine bestimmte Aufgabe in einer definierten Qualität erfüllt wird. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass bei der Festlegung wichtiger Rahmenbedingungen oder des Auftrags die demokratischen Verfahren eingehalten und die Rechte der Betroffenen geschützt werden. c) Beteiligungscontrolling Aufgaben, Werkzeuge und Massnahmen zur Führung, Aufsicht und Kontrolle bezüglich der durch das öffentliche Unternehmen einzuhaltenden Vorgaben (Gesetz, Eignerstrategie und Leistungsvereinbarung). * Aufsicht (= Aufgabenerfüllung)  Die Aufsichtsfunktion wird von verschiedenen Ebenen wahrgenommen. Die direkte Aufsicht über die Entwicklung des Unternehmens geschieht in der strategischen Führungsebene (Verwaltungsrat). Der Gemeinderat ist bezüglich Seite 6/8 Aufsicht in der Pflicht, dafür zu sorgen, dass die Eignerziele umgesetzt und die Rahmenbedingungen und Leitplanken eingehalten werden. Die Gemeindeversammlung hat die Oberaufsicht, d.h., sie bzw. die von ihr beauftragte Geschäftsprüfungskommission (GPK) beaufsichtigt den Gemeinderat in der Ausübung seiner Aufgaben. * Controlling (= Eignerziele)  Controlling ist eine direkte Führungsaufgabe und unterscheidet sich damit fundamental von der Aufsicht. Die strategische Führungsebene (Verwaltungsrat) ist zuständig für das innerbetriebliche Controlling, in dem die Unternehmensziele festgelegt werden und deren Einhaltung überwacht wird. Der Gemeinderat ist ebenfalls mit Controlling-Aufgaben betraut: Es handelt sich dabei um die sorgfältige Evaluation, ob die Eignerziele korrekt umgesetzt worden sind, und um Aktivitäten, falls die Eignerziele nicht adäquat realisiert worden sind. 4 Aufsicht des Gemeinderates 4.1 Ziele der gemeinderätlichen Aufsicht Der Gemeinderat definiert für die Führung und Kontrolle der Mehrheitsbeteiligungen der Gemeinde Glarus folgende Ziele seiner Aufsichtstätigkeit:  Sicherstellen der Wahrnehmung der gemäss Rechtsgrundlagen zugeordneten Aufsichtsaufgaben;  Koordination zwischen politischen Zielen, Eigentümerinteressen und Unternehmenszielen;  Systematisches Abschätzen und Minimieren von finanziellen und politischen Risiken zulasten der Gemeinde;  Wahrung der Subsidiarität (= Selbstbestimmung) und Stufengerechtigkeit. 4.2 Visualisierung Aufsichtskonzept Das Konzept zur Beaufsichtigung der Gemeindebetriebe durch den Gemeinderat erfolgt nach folgendem Schema: Seite 7/8 4.3 Unterlagen und Termine Folgende Unterlagen sind durch die Gemeindebetriebe periodisch und termingerecht einzureichen (wo nicht anders benannt Einreichung an die Departementsleitung Finanzen und Controlling): Unterlage Einzureichen bis spätestens Budget des folgenden Geschäftsjahres umgehend nach dessen Verabschiedung, spätestens bis Mitte Dezember Einreichung der Protokolle der VR-Sitzungen an die Gemeindekanzlei Glarus zuhanden des Gemeinderats Zeitnah und regelmässig Halbjahres-Reporting per 30.06. mit Ampelsystem 1. cug a. Mengenangaben  Entwicklung Kunden, Besa- Stufen, Belegungstage/Auslastung usw. b. Beanstandungen c. Informationen zu Kunden, Markt, interne Herausforderungen usw. d. Entwicklung der Risiken e. Hochrechnung (Analyse des erwarteten Jahresergebnisses) f. Erläuterungen  Die genaue Definition des Ampelsystems wird in Zusammenarbeit mit dem Departement Finanzen und Controlling der Gemeinde Glarus vorgenommen. 2. tb.glarus a. Mengenangaben  Absatz von Elektrizität (kWh), Gas (GWh), Wasser (m3) usw. b. Betriebsertrag c. Material und Dienstleistungen d. Personalaufwand e. Sonstiger Betriebsaufwand f. Betriebsergebnis g. Investitionen h. Personalbestand (Stellenprozente) i. Erläuterungen  Die genaue Definition des Ampelsystems wird in Zusammenarbeit mit dem Departement Finanzen und Controlling der Gemeinde Glarus vorgenommen. 30. September Management-Letter zur Zwischenrevision der JR (falls Zwischenrevision durch die Revisionsstelle vorgenommen wird) 31. Dezember Provisorischer Geschäftsbericht bzw. Erläuterungen zur Jahresrechnung mitsamt vom Verwaltungsrat genehmigter Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung, Anhang, Investitionsrechnung, Übersicht stille Reserven, Budgetvergleiche Erfolgs- und Investitionsrechnung) inkl. Saldenbilanz Mindestens zwei Tage vor Beginn der Schlussrevision beim Gemeindebetrieb Seite 8/8 Teilnahme des Departementsvorstehers und des Departementsleiters Finanzen und Controlling der Gemeinde Glarus an der Revisionsschlussbesprechung der Gemeindebetriebe Genaue Terminierung anlässlich Planung Jahresabschluss durch Departement Finanzen und Controlling (in Absprache mit den Gemeindebetrieben) Definitiver Geschäftsbericht mitsamt Jahresrechnung inkl. definitiver Saldenbilanz, Investitionsrechnung, Übersicht stille Reserven, Budgetvergleiche Erfolgs- und Investitionsrechnung; Bericht der Revisionsstelle Genaue Terminierung anl. Planung Jahresabschluss durch Departement Finanzen und Controlling (in Absprache mit den Gemeindebetrieben) Management-Letter zur Revision der Jahresrechnung der Gemeindebetriebe (inkl. Stellungnahme der Verwaltung) 31. Mai Informelle/mündliche Berichterstattung Anlässlich Präsentation Jahresrechnung/Halbjahres-Reporting Das Departement Finanzen und Controlling erstattet dem Gemeinderat regelmässig, die Fachstelle Rechtsdienst oder die Abteilung Gemeindekanzlei bei Bedarf Bericht und Antrag, so dass dieser seine Aufsichtsfunktion wahrnehmen kann. 5 Verteiler  Verwaltungsrat cura unita glarus  Verwaltungsrat Technische Betriebe Glarus  Geschäftsprüfungskommission der Gemeinde Glarus  Gemeinderat Glarus  Departement Präsidiales und Wirtschaft der Gemeinde Glarus (Fachstelle Rechtsdienst und Abteilung Gemeindekanzlei)  Departement Finanzen und Controlling der Gemeinde Glarus