Verordnung über die Archive der Notariate

§ 1 Organisation

Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregisteramtes. II. Allgemeine Bestimmungen

§ 2 Zweck

Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.

§ 3 Aktenarten

§ 3des

Archivgesetzes5, die durch die in § 1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.

§ 4 Aufsicht

Die Aufsicht über das Archivwesen der Notariate obliegt dem Obergericht.

§ 5 Archivverzeichnis

1 Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzubewahren sind, ist ein nach Sachgebieten geordnetes Verzeichnis zu führen. Dieses wird elektronisch geführt. 2 Die Akten sind mit den dem Archivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu versehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.

§ 6 Notariatsbibliothek

Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst. 244 Verordnung über die Archive der Notariate Herausgabe und

§ 7 Einsichtnahme

1 Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafuntersuchungsbehörden ausgehändigt werden, aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglaubigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Einvernahme des Notariates nicht erlauben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Nach Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben. 2 Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Einsichtsberechtigung in den Amtsräumen vorzulegen. III. Elektronische Dokumentenverwaltung Elektronische

§ 8 Dokumentenverwaltung

1 In der elektronischen Dokumentenverwaltung werden mit der Einführung des informatisierten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenprotokolle erfasst. 2 Ab der Einführung des informatisierten Grundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronische Dokumentenverwaltung eingelesen. Die Original-Papierakten sind geordnet und sicher aufzubewahren. 3 Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforderungen an die digitale Langzeitsicherung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Lesbarkeit, erfüllt werden. 4 Das Obergericht kann die elektronische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen. 5 Akten, die für die elektronische Dokumentenverwaltung vorgesehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten. Erstellung authentischer

§ 9 Kopien

Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Erstellung von authentischen Kopien der Originalakten. IV. Anbietepflicht an das Staatsarchiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten

§ 10 Aufbewahrungsdauer

1 Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmungen im Anhang dieser Verordnung. 2 Für eingebundene Verzeichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eintrag oder Erledigungsvermerk. Anbietung der elektronischen

§ 11 Akten

Die elektronischen Akten werden dem Staatsarchiv periodisch durch das Notariatsinspektorat angeboten. Verordnung über die Archive der Notariate 244 Anbietung der

§ 12 übrigen Akten

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist bzw. spätestens nach 100 Jahren sind die Akten dem Staatsarchiv anzubieten. 2 Akten, welche in der elektronischen Dokumentenverwaltung erfasst wurden, können dem Staatsarchiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer angeboten werden. 3 Die Akten sind dem Staatsarchiv geordnet und mit einem Verzeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfügungsgewalt auf das Staatsarchiv über.

§ 13 Vernichtung

1 Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notariatsarchiv aufzubewahren sind. 2 Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausgeschlossen ist. V. Schluss- und Übergangsbestimmungen

§ 14 Archivverzeichnis

Das in Buchform oder auf losen Blättern geführte Archivbuch ist innert fünf Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverzeichnis zu übertragen.

§ 15 Aufhebung bisherigen Rechts

Die Verordnung über die Archive der Notariate vom 14. Dezember 1988 wird aufgehoben.

§ 16 Inkrafttreten

Diese Verordnung bedarf der Genehmigung3 des Bundes. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeitpunkt des Inkrafttretens. 1 OS 67, 123; Begründung siehe ABl 2012, 273. 2 Inkrafttreten: 1. Mai 2012. 3 Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012. 4 LS 242. 5 LS 432.11; heute: LS 170.6. 244 Verordnung über die Archive der Notariate Anhang Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist 1 Grundbuchbereich und Notariatsbereich A 1.1 Grundbuch 1.1.1 Grundbuchprotokolle, Grundregister, Grundbücher Grundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen zeitlich 1.1.2 Hauptbelege A Grundbuchbelege, Planakten zeitlich 1.1.3 Tagebücher zeitlich 1.1.4 Vermessungspläne Grundbuchpläne, Mutationen zeitlich 1.2 Hilfsregister 1.2.1 Eidgenössische Hilfsregister 1.2.1.1 Eigentümerverzeichnis zeitlich 1.2.1.2 Gäubigerregister zeitlich 1.2.2 Kantonale Hilfsregister 1.2.2.1 Servitutenprotokoll zeitlich 1.2.2.2 Grundkataster Lose Grundkataster können vernichtet werden, wenn sie unter Beibehaltung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. zeitlich 1.2.2.3 Verzeichnis der Korporationsteilsrechte zeitlich 1.2.2.4 Strassenverzeichnis zeitlich 1.2.2.5 Verzeichnis der öffentlichen Gewässer zeitlich Verordnung über die Archive der Notariate 244 Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist 1.2.2.6 Flurwegverzeichnis zeitlich 1.2.2.7 Schuldbriefregister Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis 30 Jahre 1.1.2.8 Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis 1.2.3 Aufgehobene Hilfsregister Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A zeitlich 1.3 Diverses 1.3.1 Auszugskontrolle 10 Jahre 1.3.2 Empfangsscheine zum Schuldbriefregister 1.3.3 Gelöschte Grundpfandtitel Die Vernichtung gelöschter Grundpfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung. 1.3.4 Nebenbelege A Pläne und wichtige Aktenstücke sind dauernd aufzubewahren. 30 Jahre 1.3.5 Akten zur Grundbucheinführung, Verzeichnis der Streitfälle, Akten von Güterzusammenlegungen, Akten von Waldzusammenlegungen 80 Jahre nach Einführung des jeweiligen Grundbuchs 1.3.6 Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen 1.3.7 Verzeichnis der noch nicht angemeldeten beurkundeten Grundbuchgeschäfte Beurkundungsverzeichnis 30 Jahre 1.4 Schiffsregister 1.4.1 Hauptbuch zeitlich 1.4.2 Tagebuch zeitlich 1.4.3 Hilfsregister Eigentümerverzeichnis, Gläubigerregister, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch zeitlich 244 Verordnung über die Archive der Notariate Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist 2 Notariatsbereich B 2.1 Hauptbelege B Protokollbücher und Belege (Urkundenbuch B) 80 Jahre 2.2 Nebenbelege B 30 Jahre 2.3 Testamentskontrolle 80 Jahre 2.4 Testatorenkartei 80 Jahre 2.5 Akten Testamentskontrolle 30 Jahre 2.6 Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte 80 Jahre 2.7 Protokolle zu Verwaltungsgeschäften (Erbschaftssachen und dergleichen) 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren 2.8 Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften seit Beendigung der Verfahren 2.9 Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten 30 Jahre 2.10 Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazugehörende Akten 30 Jahre 2.11 Wechselkontrolle 30 Jahre 2.12 Sammlung der Wechselprotestkopien und dazugehörende Akten 3 Konkursbereich 3.1 Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse 40 Jahre seit Beendigung der Verfahren 3.2 Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen seit Beendigung der Verfahren 3.3 Wertschriftenverzeichnis in Konkursen 30 Jahre Verordnung über die Archive der Notariate 244 Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist 3.4 Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen 4 Diverses 4.1 Rechnungsführung 4.1.1 Journalhauptbücher und Kontokorrente 30 Jahre 4.1.2 Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung 4.1.3 Rechnungsdoppel 10 Jahre 4.2 Personalakten Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz (LS 177.111). 4.3 Archivverzeichnis Archivbuch zeitlich 4.4 Akten zum Archivverzeichnis 30 Jahre 4.5 Aktenausgangskontrolle 30 Jahre