Vaud · 172.57.1 · regulation
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Buts 1 Le présent règlement fixe les dispositions générales, détermine les autorités compétentes et établit les principes de fonctionnement des achats de l'Administration cantonale vaudoise (ci-après l'Administration).
Champ d'application 1 Le présent règlement s'applique à l'ensemble des services de l'Administration, ainsi qu'à l'Ordre judiciaire vaudois, à l'exception des achats du CHUV.
Définitions a. Fonction achat : Transverse aux services de l'Administration, la fonction achat comprend, entre autres : l'analyse du besoin, l'étude des marchés (biens, services et fournisseurs), la gestion des appels d'offres, la sélection des fournisseurs selon les critères définis, la négociation, la stipulation et l'implémentation des contrats. b. Politique d'achat : La Politique d‘achat a pour objectif de donner la direction en matière d'acquisition de biens et de services nécessaires au bon fonctionnement de l'Etat de Vaud. c. Stratégie d'achat : Plans d'action développés et mis en œuvre par l'acheteur en collaboration avec les services concernés afin d'atteindre les objectifs fixés. d. Achats "massifiables et transverses" : Biens et services achetés en grande quantité ou de manière répétitive et communs à plusieurs services de l'Administration. e. Achats spécifiques : Biens et services achetés dont l'utilisation est propre à un service ou à un domaine particulier. f. Famille de produits : Biens et services de même catégorie répondant au même type de besoin ou d'utilisation. g. Acheteur : Collaborateur de l'Administration qui répond aux demandes d'acquisition, en respectant le meilleur rapport qualité-prix, selon les normes et lois en vigueur. h. Approvisionneur : Collaborateur de l'Administration qui contribue à la gestion des demandes en matière d'achat et de stock.
Conseil d'Etat 1 Le Conseil d'Etat détermine la politique d'achat et valide les directives relatives à la fonction achat.
Services de l'Administration et Ordre judiciaire 1 Les acheteurs et approvisionneurs des services de l'Administration et de l'Ordre judiciaire sont compétents dans l'acquisition des biens et des services, sous réserve des articles 9 et 10. 2 L'acheteur a pour activités principales : l'analyse du besoin, la définition de la stratégie d'achat de sa famille de biens et de services, l'étude des marchés, la gestion des appels d'offres, la sélection des fournisseurs, la négociation, l'implémentation des contrats et le contrôle des engagements. 3 L'acheteur est responsable de la relation avec les fournisseurs et représente la fonction achat de l'Administration à l'externe. 4 L'approvisionneur participe à l'application de la stratégie d'achat. 5 L'approvisionneur assure le rôle d'interface entre les partenaires internes et externes. 6 Les acheteurs et approvisionneurs des services de l'Administration et de l'Ordre judiciaire sont soumis à la politique d'achat et aux directives en la matière édictée par la Direction des achats et de la logistique (DAL). 7 La responsabilité budgétaire relève des services. 8 Les services et l'Ordre judiciaire désignent leurs représentants dans les commissions d'achats selon les besoins.
Direction des achats et de la logistique 1 La DAL est garante de l'application de la politique d'achat de l'Administration selon le cadre fixé par le Conseil d'Etat. 2 La DAL regroupe des acheteurs et approvisionneurs formés aux métiers. Elle achète des biens et des services et conseille les entités notamment dans leurs acquisitions et leurs relations avec les fournisseurs. 3 La DAL est compétente pour rédiger des directives propres à la fonction achat. 4 La DAL décide de la constitution et de la composition des commissions d'achat, le cas échéant sur proposition des services.
Commissions d'achat 1 Les commissions d'achat sont composées d'un représentant de la DAL et des services concernés. 2 Elles assument un rôle d'expertise et de décision dans l'acquisition de biens et services. 3 Les représentants des services choisissent le président de la commission. Ensemble, ils s'accordent sur les articles à proposer dans l'assortiment de l'Administration.
Mission 1 La mission de la DAL est d'atteindre les objectifs fixés dans la politique d'achat. La DAL promeut les bonnes pratiques et assure le pilotage de la fonction achat à l'aide d'indicateurs de performance.
Processus achat 1 La DAL définit le processus de conduite et de déroulement des achats et en assure l'amélioration continue.
Achats « massifiables et transverses » 1 Pour les achats « massifiables et transverses », les services de l'Administration doivent s'adresser à la DAL. 2 Des stratégies d'achats sont développées et mises en place par la DAL en collaboration avec les services.
Achats spécifiques 1 Pour les achats de biens et services spécifiques, les acheteurs et approvisionneurs décentralisés privilégient le recours à l'expertise de la DAL pour développer leurs stratégies, conseiller sur les bonnes pratiques et le respect du cadre légal.
1 La DAL peut conclure des conventions de prestations, avec des collectivités publiques et des entités de droit public. L'étendue de l'offre et les modalités financières sont réglées de manière distincte dans chaque convention. 2 Les entités de formation de droit privé reconnues par le département en charge de l‘enseignement[B] peuvent recourir aux prestations de la DAL au sujet des moyens d'enseignement officiels. [B] Voir l'organigramme de l'Etat de Vaud
Entrée en vigueur 1 Le Département des finances et des relations extérieures est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er octobre 2020.