Zürich (city) · 172.170 · regulation
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In force since 2021-07-01, as the publisher states.
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1 Dieses Reglement regelt die Reduktion wesentlicher Prozessrisiken durch interne Kontrollen. 2 Es gilt für die gesamte Stadtverwaltung. 3 Für Organisationeinheiten, die dem Stadtrat nicht oder ledig lich administrativ unterstehen, aber in der städtischen Jahres rechnung enthalten sind, gilt das Reglement beschränkt auf die Finanzprozesse gemäss Art. 2 Abs. 2.
1 Ein Prozess ist eine standardmässig wiederholte Ab folge von Aufgaben zur Erbringung von Leistungen für interne oder externe Prozesskunden. 2 Ein Finanzprozess ist ein Prozess, welcher der finanziellen Pla nung, der ordnungsgemässen Buchführung oder der finanziel len Berichterstattung dient.
1 Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist ein organisations internes Führungsinstrument. 2 Es umfasst alle Methoden und Massnahmen, um im Hinblick
Fehler und Missbrauch zu vermei den, zu vermindern und aufzudecken. 1 LS 131.1 2 AS 101.100 3 Begründung siehe STRB Nr. 637 vom 23. Juni 2021. Gegenstand und Geltungs bereich Prozessbegriffe Definition 2IKSReglement (IKSR) 172.170 Art. 4 Das IKS bezweckt: a. den Erhalt der Leistungserbringung (Aufgaben); b. die Einhaltung von Rechtsvorschriften, Regeln und ethi schen Richtlinien (Compliance); c. den Schutz von Aktiven, Personal, Know how, Reputation und Umwelt (Vermögensschutz); d. die zuverlässige, ordnungsgemässe und vollständige Be richterstattung (Reporting).
1 Angestrebt wird keine absolute Sicherheit, sondern eine angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten Nutzen Abwägung und der Vertrauenskultur. 2 Abzudecken sind aber in jedem Fall wesentliche und beinfluss bare Prozessrisiken, bei denen Fehler oder Missbrauch die Ziel vorgaben gemäss Art. 4 erheblich beeinträchtigen.
1 Bei grossen Prozessrisiken in den wesentlichen Prozes sen sind insbesondere folgende Prinzipien zu beachten: a. die Funktionentrennung; b. das Vier Augen Prinzip; c. eine klare Zuständigkeit; d. ein beschränkter Zugriff; e. eine nachvollziehbare Dokumentation. 2 Ist dies aus organisatorischen Gründen nicht oder nur mit einem unverhältnismässigen Aufwand möglich, sind von der Dienst chefin oder vom Dienstchef Abweichungen zu begründen und kompensatorische Massnahmen festzulegen.
1 Die Organisationseinheiten tragen die Verantwortung für die Reduktion wesentlicher Prozessrisiken durch interne Kon trollen. 2 Zu diesem Zweck implementieren und pflegen sie ein auf ihren Bereich angepasstes und systematisches IKS, das sie pflegen, anwenden und überwachen. Ziele Standard Prinzipien Anforderungen a. Grundsatz 3IKSReglement (IKSR) 172.170
Bei der Implementierung und Pflege werden folgende An forderungen erfüllt: a. Der IKS Rahmen (Kontrollumfeld, Information/Kommunika tion, Überwachung) ist dokumentiert. b. Die namentlich aufgrund ihrer Häufigkeit, Bedeutung oder Risikoexponiertheit für das IKS wesentlichen Prozesse sind identifiziert und einer prozessverantwortlichen Person zu gewiesen. c. Bei Schnittstellen zu anderen Organisationen sind die Zu ständigkeiten für die Prozesskontrollen abgesprochen und dokumentiert. d. Bei den wesentlichen Prozessen sind die Abläufe, die gröss ten Prozessrisiken und die Schlüsselkontrollen mit Verant wortlichkeit und Häufigkeit dokumentiert.
Bei der Anwendung sind laufend die gemäss Art. 8 lit. d festgelegten Kontrollen durchzuführen, die Kontrollergebnisse zu dokumentieren und Mängel zu beheben.
Bei der Überwachung gilt: a. Bei den wesentlichen Prozessen ist mindestens einmal jährlich zu beurteilen, ob die Dokumentation von Ablauf, Risiken und Kontrollen aktuell ist, ob die Kontrollen durch geführt werden und ob sie zweckmässig sind. b. Auf Ebene Organisationseinheit ist mindestens einmal jähr lich zu beurteilen, ob das IKS systematisch auf die wesentli chen Prozessrisiken abgestimmt ist, ob es angewendet und gepflegt wird und ob es aktuell dokumentiert ist. c. Erkanntes Optimierungspotenzial ist in einer angemesse nen Frist umzusetzen.
1 Prozessrisiken werden durch Prozesskontrollen, Kon trollen der Informations und Kommunikationstechnologie sowie durch prozessübergreifende Kontrollen reduziert. 2 Die Kontrolltätigkeiten sind möglichst in die bestehenden Pro zessabläufe zu integrieren. 3 Soweit möglich und wirtschaftlich, sind automatisierte Kon trollen den manuellen Kontrollen und präventive (vorbeugende) Kontrollen den detektiven (nachgelagerten) Kontrollen vorzuzie hen. b. Implemen tierung und Pflege c. Anwendung d. Überwachung Kontrollen 4IKSReglement (IKSR) 172.170
1 Die Finanzverwaltung führt ein IKS Kompetenzzen trum. 2 Es trägt die Verantwortung für das städtische IKS Konzept und ist zuständig für: a. den Erlass zusätzlicher Erläuterungen und Empfehlungen im IKS Handbuch; b. die Bereitstellung von IKS Hilfsmitteln; c. die Schulung, Beratung und Unterstützung der Departe mente und Organisationseinheiten betreffend IKS; d. die Organisation von IKS Veranstaltungen oder eines Erfah rungsaustauschs für die städtischen IKS Verantwortlichen; e. die bedarfsgerechte Weiterentwicklung des IKS unter Ein bezug der departementalen IKS Kontaktpersonen; f. die zweijährliche Berichterstattung zu Stand und Optimie rungsbedarf im stadtweiten IKS zuhanden des Stadtrats.
Die Finanzkontrolle prüft, ob ein dokumentiertes IKS für Finanzprozesse existiert.
Der Stadtrat ist zuständig für: a. die Aufsicht über das gesamtstädtische IKS; b. die Kenntnisnahme des gesamtstädtischen IKS Berichts.
Die Departementsvorstehenden sind zuständig für: a. die Sicherstellung der Implementierung, Anwendung und Weiterentwicklung eines angepassten IKS bei den ihnen zugeordneten Organisationseinheiten; b. die Bezeichnung einer departementalen IKS Kontaktper son.
1 Die departementalen IKS Kontaktpersonen orientieren die Departementsvorstehenden mindestens einmal jährlich über den Stand des IKS und Optimierungsmassnahmen im Departe ment. IKS Kompetenz zentrum Finanzkontrolle Stadtrat Departements vorstehende Departementale IKSKontakt personen 5IKSReglement (IKSR) 172.170 2 Sie ergänzen die zweijährliche Berichterstattung der sie be treffenden Organisationseinheiten zum Stand des IKS gemäss Art. 12 Abs. 2 lit. f mit ihrer Sicht. 3 Sie sind Ansprechpersonen für die IKS Beauftragten ihres De partements sowie für das IKS Kompetenzzentrum.
1 Die Organisationseinheiten sind zuständig für: a. den Aufbau, die Pflege, die Anwendung und die Überwa chung des IKS; b. die Bestimmung der Wesentlichkeit von Prozessen und Risiken gemäss Art. 8 lit. b; c. die Bezeichnung einer oder eines IKS Beauftragten. 2 Die Dienstchefin oder der Dienstchef beurteilt das IKS mindes tens einmal jährlich und leitet bei Bedarf Optimierungsmassnah men ein.
1 Die IKS Beauftragten der jeweiligen Organisationsein heit sind zuständig für: a. die Koordination des IKS; b. die Wissensvermittlung zum IKS; c. die Aktualisierung des IKS Rahmens gemäss Art. 8 lit. a; d. die jährliche Beurteilung des IKS auf Prozessebene durch die Prozessverantwortlichen. 2 Sie sind weiter zuständig für die Beurteilung des IKS auf Sys temebene und die Berichterstattung zum Stand des IKS und zu Optimierungsmassnahmen: a. zuhanden Dienstchefin oder Dienstchef im Jahresrhythmus; b. zuhanden der departementalen IKS Kontaktperson im Jah resrhythmus; c. zuhanden des IKS Kompetenzzentrums zwecks gesamt städtischer IKS Berichterstattung zuhanden Stadtrat im Zweijahresrhythmus. 3 Sie sind Ansprechpersonen für die departementalen IKS Kon taktpersonen und für das IKS Kompetenzzentrum. Organisations einheiten IKS Beauftragte 6IKSReglement (IKSR) 172.170
1 Die Prozessverantwortlichen sind bei den ihnen zuge wiesenen Prozessen zuständig für: a. die aktuelle Beschreibung von Ablauf, Risiken und Kon trollen; b. die Instruktion der Prozessbeteiligten betreffend die vorzu nehmenden Kontrollen; c. die jährliche Beurteilung zur Angemessenheit und Durch führung der vereinbarten Kontrollen. 2 Die Vorgesetzten der Prozessverantwortlichen plausibilisieren deren IKS Beurteilungen.
Die Prozessbeteiligten sind im Rahmen der festgelegten Kontrollen zuständig für: a. deren Durchführung und Dokumentation; b. die Behebung von Mängeln.
Das Reglement für das Interne Kontrollsystem (IKS Reglement) vom 13. April 2011 wird aufgehoben.
Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2021 in Kraft. Prozessverant wortliche Prozess beteiligte Aufhebung bis herigen Rechts Inkrafttreten