Nidwalden · 323.11 · ordinance
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Organisation 1 Die Organe regeln in internen Organisationsvorschriften verbindlich Abläufe, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel der Aktenführung. 2 Sie bestimmen je eine Person, welche für die Aktenführung und die Zwischenablage verantwortlich ist, und melden diese ihrem Archiv.
Grundsätze 1 Die Organe führen ihre Akten geschäftsweise oder nach Themen in Dossiers. 2 Sie können ihre Akten elektronisch führen.
Inhalt und Anlage von Dossiers 1. Geschäftsdossier 1 Ein Geschäftsdossier enthält alle Akten zu einem Einzelgeschäft, das ein Organ bearbeitet. 1) NG 323.1 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 1 2 Es wird bei der Eröffnung des Geschäfts angelegt und nach Abschluss des Geschäfts geschlossen.
2. Themendossier 1 Ein Themendossier enthält alle Akten zu einem Organisationsbereich des Organs, insbesondere zur internen Organisation, zur Mittelverteilung und zu den Arbeitsabläufen. 2 Es wird bei Bedarf angelegt und vor der Ablieferung an das Archiv geschlossen.
3. Metadaten 1 Jedes Dossier enthält Metadaten im Sinne ergänzender Informationen, insbesondere: 1. eine eindeutige Dossiersignatur; 2. den Namen des aktenführenden Organs und die Zugriffsrechte; 3. den Dossiertitel; 4. das Eröffnungs- und das Abschlussdatum; 5. die Position im Registraturplan; 6. Angaben zum technischen Herstellungskontext gemäss Aufstellung des Staatsarchivs. 2 Die Suche nach Dossiers ist über die Metadaten gemäss Abs. 1 Ziff. 1–5 sicherzustellen.
Registraturplan 1 Jedes Organ erstellt in Zusammenarbeit mit seinem Archiv einen Registraturplan, der periodisch überprüft wird. 2 Der Registraturplan ist nach sachlichen Themen gegliedert, die alle Aufgaben des Organs widerspiegeln. 3 Er enthält insbesondere Aufbewahrungsfristen sowie Vorschriften über die Verwaltung der Dossiers.
Sicherstellung der Authentizität 1 Nach der Schliessung eines Dossiers dürfen die Akten nicht mehr verändert werden. 2 Wird ein Dossier wieder eröffnet, um Akten hinzuzufügen, ist dies mit einem Aktenvermerk zu belegen. 1.2 Zwischenablagen, Informationsträger
Zwischenablagen 1 Zwischenablagen sind so anzulegen, dass: 1. der Zugriff auf die Dossiers jederzeit kontrolliert und gesperrt werden kann; 2. ein geeignetes Raumklima vorherrscht; 3. die Akten vor Feuer, Wassereinbruch, Staub, Feuchtigkeit und Sonnenbestrahlung geschützt sind.
Informationsträger 1. Papierakten 1 Für Papierakten ist archivtaugliches Papier zu verwenden.
2. Informatikmittel 1 Bei den Organen eingesetzte Informatikmittel müssen: 1. mit den technischen Standards der Verwaltung konform sein; 2. den Zugriff auf Akten jederzeit protokollieren, beschränken und sperren können; 3. mit archivtauglichen Dateiformaten arbeiten; 4. die Verwendbarkeit von Akten, welche durch Verschlüsselungsverfahren gesichert sind, innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand garantieren; 5. die Verwendbarkeit von komprimierten Daten innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand garantieren.
3. Beschaffung neuer Informatikmittel 1 Das Archiv hat bei der Auswahl neuer Informatikmittel ein Mitspracherecht. 2 Neue Informatikmittel haben insbesondere die Übernahme von Daten aus abgelösten Systemen sowie die Archivierung zu gewährleisten. 1.3 Anbietepflicht
Beginn 1 Akten sind in der Regel fünf Jahre, spätestens aber zehn Jahre nach Schliessung des Dossiers dem Archiv zur Übernahme anzubieten. 2 Das Archiv kann diese Frist verlängern, wenn das anbietepflichtige Organ darlegen kann, dass die Unterlagen weiterhin häufig benötigt werden.
Weiterbestehen 1 Die Anbietepflicht eines Organs geht bei dessen Auflösung auf die Rechtsnachfolgerin oder den Rechtsnachfolger über. 2 Wird ein Organ ohne Rechtsnachfolgerin oder Rechtsnachfolger aufgelöst, sind die Akten sofort zur Übernahme anzubieten. 3 Die Anbietepflicht einer natürlichen Person bleibt nach Beendigung ihres Amtes oder ihrer öffentlichen Aufgabe bestehen und geht nach ihrem Tod auf die Erben über. 2 Archivierung
Authentizität des Archivguts 1 Akten werden im Original ins Archiv übernommen. 2 Müssen Kopien archiviert werden, sind diese als solche zu kennzeichnen, wenn nicht offensichtlich ist, dass es sich um Kopien handelt. 3 Dokumentationen über die Änderung oder die teilweise Vernichtung von Archivgut sind so zu archivieren, dass sie bei der Einsichtnahme ins Archivgut ersichtlich sind.
Personendaten in den Archivverzeichnissen 1 Enthalten Einträge in einem Archivverzeichnis besonders schützenswerte Personendaten, sind diese Verzeichniseinträge erst nach Ablauf der Schutzfrist zu veröffentlichen.
Archivmagazine 1 Archivmagazine sind wie Zwischenablagen gemäss § 8 anzulegen.
Elektronische Archivspeichersysteme 1 Die zur Aufbewahrung elektronischen Archivguts eingesetzten Archivspeichersysteme: 1. müssen mit fachüblichen Standards konform sein; 2. müssen den Zugriff auf das Archivgut jederzeit protokollieren, beschränken und sperren können; 3. müssen mit archivtauglichen und möglichst nicht proprietären Dateiformaten arbeiten; 4. dürfen keine Verschlüsselungsverfahren verwenden; 5. müssen die Verwendbarkeit von komprimierten Daten innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand garantieren. 2 Elektronische Archivspeichersysteme sind in Räumen einzurichten, die gemäss § 8 gestaltet sind.
Übernahme von Archivgut 1 Jede Übernahme von Archivgut durch das Staatsarchiv wird in einem schriftlichen Vertrag geregelt. 2 Der Vertrag regelt insbesondere: 1. den Gegenstand der Übernahme; 2. die Erschliessungs , Sicherungs- und Aufbewahrungsleistungen; 3. die Abgeltung der Kosten; 4. die Auflösung des Vertrags.
Archivdeposita 1 Archivdeposita werden als Dauerleihgaben übernommen. 2 Ist dies nicht möglich, wird eine möglichst lange Übernahmedauer vereinbart. 3 Verträge zur Übernahme von Archivdeposita enthalten insbesondere Bestimmungen über: 1. den Inhalt des Archivdepots; 2. die Dauer der Leihgabe; 3. die Erschliessung und Sicherung; 4. die Übernahme der entstehenden Kosten; 5. die Benutzung und die Schutzfristen des Archivdepots; 6. die Auflösung des Vertrags. 3 Nutzung des Archivguts 3.1 Einsichtsrecht, Ausleihe
Einsicht 1 Physisches Archivgut, insbesondere Bücher, Papierunterlagen oder Fotografien, darf nur in den dafür vorgesehenen Räumen der Archive eingesehen werden. 2 Das Archiv bestimmt, wie elektronisches Archivgut eingesehen werden kann.
Ausleihe 1 Das Archiv kann Archivgut an Organe oder an Fachinstitutionen ausleihen, wenn diese: 1. den Erhalt des Archivguts schriftlich bestätigen und sich verpflichten, das Archivgut sachgerecht und sorgfältig zu behandeln; 2. die Einhaltung des Datenschutzes garantieren; 3. sich verpflichten, das Archivgut nicht ohne Einverständnis des Archivs weiterzugeben. 3.2 Benutzung der Archive
Benutzungsordnung 1 Die Benutzung des Staatsarchivs ist in Anhang 1 geregelt. 2 Die anderen Archive können eine eigene Benutzungsordnung erlassen. 3.3 Datenschutz
Festlegung der Schutzfristen 1 Die Schutzfrist wird für ein Archivdossier, nicht für einzelne Dokumente festgelegt. 2 Die Schutzfrist beginnt mit dem Abschlussdatum des Archivdossiers zu laufen. 3 Kann das Abschlussdatum eines Archivdossiers nicht zweifelsfrei ermittelt werden, ist das Datum des jüngsten Dokumentes im Dossier massgeblich.
Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist 1 Gesuche um Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist sind schriftlich einzureichen und zu begründen. 2 Vor der Einsichtnahme wird die Identität der Gesuchstellerin oder des Gesuchstellers geprüft. 3 Die Einsichtnahme kann mit Auflagen und Bedingungen verknüpft werden, insbesondere kann die Anonymisierung von Personendaten verlangt werden.
Rechte betroffener Personen 1. Verfahren 1 Auskunftsbegehren betroffener Personen sind schriftlich einzureichen und zu begründen. 2 Vor der Auskunftserteilung wird die Identität der Gesuchstellerin oder des Gesuchstellers geprüft. 3 Anstelle einer Auskunftserteilung kann Einsicht in das Archivgut gewährt werden.
2. Gegendarstellung 1 Eine Gegendarstellung ist als solche zu bezeichnen und von der betroffenen Person zu unterschreiben. 2 Die Gegendarstellung wird dem Archivgut so beigefügt, dass sie bei der Einsichtnahme der jeweiligen Personendaten ersichtlich ist. 3.4 Gebühren, gewerbliche Inanspruchnahme
Gebühren 1 Die Gebühren richten sich nach der Gebührengesetzgebung2). * 2 Gebühren, die in Zusammenhang mit wissenschaftlichen Arbeiten anfallen, können erlassen werden.
Gewerbliche Inanspruchnahme von Archivgut 1 Das Archiv kann Dritten die gewerbliche Inanspruchnahme von Archivgut bewilligen, wenn keine anderen Nutzungsrechte entgegenstehen. 2) NG 265.5 2 Umfang und Höhe der Entschädigung werden schriftlich festgelegt. Die Bewilligung kann mit Auflagen und Bedingungen verbunden werden. 4 Staatsarchiv
Sammeltätigkeit 1 Das Staatsarchiv spricht sich mit der Kantonsbibliothek und dem Nidwaldner Museum über die Abgrenzung der Sammeltätigkeit von Archivgut und Bibliotheksbeständen ab. 5 Schlussbestimmungen
Änderung bisherigen Rechts 1. Regierungsratsverordnung 1 Die Vollzugsverordnung vom 7. Juli 1998 zum Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der Verwaltung (Regierungsratsverordnung)3) wird wie folgt geändert: …
2. Denkmalschutzverordnung 1 Die Vollzugsverordnung vom 21. September 2004 zum Gesetz über den Schutz der Kulturdenkmäler (Denkmalschutzverordnung)4) wird wie
3. Submissionsverordnung 1 Die Vollzugsverordnung vom 6. Juli 2004 zum Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (Submissionsverordnung)5) wird wie folgt geändert: …
Inkrafttreten 1 Diese Verordnung tritt auf den 1. Mai 2009 in Kraft. 3) NG 152.11 4) NG 322.21 5) NG 612.11 A1 Anhang 1: Benutzungsordnung für das Staatsarchiv § A1-1 Zutritt, Anmeldung 1 Benutzerinnen und Benutzer haben sich beim Betreten des Staatsarchivs beim Archivpersonal anzumelden. 2 Sie haben sich auf Verlangen des Archivpersonals auszuweisen und den Zweck ihrer Arbeit anzugeben. 3 Sie haben den Anweisungen des Archivpersonals Folge zu leisten. § A1-2 Lesesaal 1 Im Lesesaal sind nur Arbeitsunterlagen und -geräte erlaubt; Mäntel, Jacken und Taschen sind in der Garderobe zu hinterlegen. 2 Andere Benutzerinnen und Benutzer des Lesesaals dürfen nicht gestört werden. 3 Rauchen, Essen und Trinken sind im Lesesaal nicht gestattet. § A1-3 Benutzung von Archivgut und Präsenzbibliothek 1 Physisches Archivgut und physische Bestände der Präsenzbibliothek dürfen nur im Lesesaal eingesehen werden. 2 Das Archivpersonal kann aus konservatorischen Gründen die Einsicht beschränken oder mit Auflagen versehen; insbesondere darf Archivgut nur mit Erlaubnis des Archivpersonals kopiert, fotografiert oder gescannt werden. 3 Das Archivgut, insbesondere Siegel und Glasplatten, ist sorgfältig zu behandeln. 4 Archivgut darf nicht verändert werden, insbesondere darf es nicht beschrieben oder markiert werden. 5 Die Ordnung der Dossiers und der einzelnen Dokumente darf nicht verändert werden; nach der Einsichtnahme ist das Archivgut wieder so zu verpacken, wie es in den Lesesaal geliefert worden ist. 6 Für Beschädigungen am Archivgut haftet die Verursacherin oder der Verursacher. § A1-4 Einsichtnahme in Archivgut vor Ablauf der Schutzfrist 1 Das Staatsarchiv kann für die Verwendung von Daten aus dem Archivgut Beschränkungen verfügen, insbesondere die Anonymisierung von Personendaten. 2 Benutzerinnen und Benutzer haben eine Erklärung zu unterschreiben, die Auflagen des Datenschutzes zu respektieren und die Daten nicht rechtswidrig zu verwenden oder weiterzugeben. § A1-5 Ausschluss von der Benutzung 1 Das Staatsarchiv kann Personen, die grob gegen die Benutzungsordnung verstossen, von der Benutzung ausschliessen. 2 Grob gegen die Benutzungsordnung verstösst insbesondere, wer: 1. Archivgut entwendet oder versucht zu entwenden; 2. vorsätzlich oder grobfahrlässig Archivgut beschädigt; 3. wiederholt Archivgut in Unordnung bringt; 4. konservatorische Auflagen oder Auflagen des Datenschutzes missachtet. § A1-6 Belegexemplare 1 Benutzerinnen und Benutzer haben dem Staatsarchiv von ihren Werken, die ganz oder teilweise auf der Benutzung der Archivbestände beruhen, ein kostenloses Belegexemplar zur Verfügung zu stellen. Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 07.04.2009 01.05.2009 Erlass Erstfassung A 2009, 563 12.12.2017 01.03.2018 Erlasstitel geändert A 2018, 16 12.12.2017 01.03.2018 § 27 Abs. 1 geändert A 2018, 16 Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 07.04.2009 01.05.2009 Erstfassung A 2009, 563 Erlasstitel 12.12.2017 01.03.2018 geändert A 2018, 16 § 27 Abs. 1 12.12.2017 01.03.2018 geändert A 2018, 16