Law

Reglement über das Records Management und die Archivierung

Zürich (city) · 170.600 · regulation

Ask the law about thisMore laws of Zürich (city)For machines: Markdown

Open at the publisher →

In force since 2021-07-01, as the publisher states.

Copy read on 2026-10-24. The page it was read from

sha256 5186dfc2bccc89f57ca86849e4c13b48c54888c5e3fdf7c021389a88fd94796b

Contents: 37 provisions
  1. Art. 1 A. Allgemeine Bestimmungen
  2. Art. 2
  3. Art. 3 B. Records Management
  4. Art. 4
  5. Art. 5
  6. Art. 6
  7. Art. 7
  8. Art. 8
  9. Art. 9
  10. Art. 10 und die Archivierung 170.600
  11. Art. 11
  12. Art. 12 C. Sicherung von Unterlagen
  13. Art. 13
  14. Art. 14
  15. Art. 15
  16. Art. 16
  17. Art. 17
  18. Art. 18 D. Anbietung und Ablieferung zur Archivierung
  19. Art. 19
  20. Art. 20
  21. Art. 21
  22. Art. 22
  23. Art. 23
  24. Art. 24
  25. Art. 25
  26. Art. 26
  27. Art. 27
  28. Art. 28
  29. Art. 29 E. Zugang zu archivierten Unterlagen
  30. Art. 30
  31. Art. 31
  32. Art. 32
  33. Art. 33 und die Archivierung 170.600
  34. Art. 34
  35. Art. 35
  36. Art. 36 F. Schlussbestimmungen
  37. Art. 37

37 provisions

Art. 1 A. Allgemeine Bestimmungen

Dieses Reglement regelt: a. die Verwaltung und Aufbewahrung von geschäftsrelevan ten Unterlagen (Records Management) durch öffentliche Organe; b. die Archivierung von Unterlagen durch das Stadtarchiv.

Art. 2

1 Öffentliche Organe sind die städtischen Behörden und Verwaltungseinheiten sowie Organisationen und Personen des öffentlichen und privaten Rechts, soweit sie mit der Erfüllung städtischer öffentlicher Aufgaben betraut sind. 2 Records Management bezeichnet die ordnungsgemässe Ver waltung und Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Unterlagen. 3 Geschäftsrelevante Unterlagen sind Informationen, unabhän gig von ihrem Informationsträger, die für die Durchführung und die Nachvollziehbarkeit einer Geschäftshandlung von Bedeu tung sind. 4 Archivierung beinhaltet die Bewertung, Übernahme, Sicherung, Erschliessung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen.

Art. 3 B. Records Management

1 Die öffentlichen Organe sind zum Records Management verpflichtet. 1 LS 131.1 2 AS 101.100 3 Begründung siehe STRB Nr. 485 vom 26. Mai 2021. Gegenstand Begriffe Pflicht 2Reglement über das Records Management und die Archivierung170.600 2 Sie ergreifen die strategischen, organisatorischen und techni schen Massnahmen, die für ein rechtskonformes und wirtschaft liches Records Management notwendig sind.

Art. 4

1 Die öffentlichen Organe sind verantwortlich für das Re cords Management bis zum Zeitpunkt der Ablieferung der Unter lagen an das Stadtarchiv. 2 Sie verwalten alle Unterlagen, die noch in Gebrauch sind oder deren Aufbewahrungsfrist gemäss Art. 19 noch nicht abgelaufen ist. 3 Die öffentlichen Organe bleiben für jene Unterlagen verant wortlich, die nicht ans Stadtarchiv abgeliefert werden.

Art. 5

Die öffentlichen Organe wenden beim Records Manage ment die Regeln an, die in der Records Management Policy4 und den Richtlinien des Stadtarchivs zum Records Management5 festgelegt sind.

Art. 6

1 Die öffentlichen Organe dürfen Unterlagen nur mit Zu stimmung des Stadtarchivs zur Verwaltung und Aufbewahrung an Private auslagern. 2 Die Bestimmungen dieses Reglements gelten auch bei einer Auslagerung an Private.

Art. 7

Die öffentlichen Organe dürfen ohne Zustimmung des Stadtarchivs keine geschäftsrelevanten Unterlagen vernichten oder ausscheiden.

Art. 8

1 Jedes öffentliche Organ bezeichnet eine qualifizierte Person als Beauftragte für Records Management. 2 Die Beauftragten sorgen in Zusammenarbeit mit dem Stadt archiv für die Umsetzung und den Betrieb von Records Manage ment in den öffentlichen Organen. 3 Sie sind Ansprechpersonen des Stadtarchivs.

Art. 9

1 Das Stadtarchiv berät die öffentlichen Organe bei der Umsetzung und beim Betrieb von Records Management. 2 Es wirkt bei Projekten der öffentlichen Organe im Zusammen hang mit Records Management mit. 4 Beilage zu STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015. 5 Einsehbar beim Stadtarchiv, Neumarkt 4, 8001 Zürich. Verantwort lichkeit Anwendbare Regeln Auslagerung Vernichtung und Ausscheidung Beauftragte für Records Management Mitwirkung und Beratung durch Stadtarchiv 3Reglement über das Records Management

Art. 10 und die Archivierung 170.600

Das Stadtarchiv hat gegenüber den öffentlichen Organen der Stadtverwaltung für die korrekte Umsetzung der Records Ma nagement Policy6 fachliche Weisungsbefugnis.

Art. 11

Die öffentlichen Organe gewähren dem Stadtarchiv Zu gang zu ihren Unterlagen und den Ablagesystemen, soweit es für die Erfüllung seiner Aufgaben notwendig ist.

Art. 12 C. Sicherung von Unterlagen

Die öffentlichen Organe bewahren ihre Unterlagen bis zum Zeitpunkt der Ablieferung an das Stadtarchiv sachgerecht und sicher auf; sie schützen sie insbesondere vor Missbrauch, Beschädigung und Verlust.

Art. 13

1 Das Stadtarchiv kann die Hinterlegung gefährdeter Un terlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen an ordnen. 2 Das öffentliche Organ ist in diesem Fall verpflichtet, die Unter lagen beim Stadtarchiv oder in geeigneten Speichergefässen zu hinterlegen.

Art. 14

Die öffentlichen Organe hinterlegen jede Publikation (Amtsdruckschrift) zu Sicherungszwecken beim Stadtarchiv unmittelbar nach dem Erscheinen oder gemäss Absprache mit dem Stadtarchiv.

Art. 15

Der Gemeinderat, der Stadtrat, die weiteren städtischen Behörden und Kommissionen hinterlegen ihre Protokolle zu Si cherungszwecken zeitnah nach ihrer Erstellung beim Stadtarchiv.

Art. 16

Die öffentlichen Organe hinterlegen Verträge von beson derer Bedeutung nach Vertragsabschluss in einer rechtsgültigen Ausfertigung zu Sicherungszwecken beim Stadtarchiv; dies gilt insbesondere für solche, die einen Grundbucheintrag zur Folge haben.

Art. 17

1 Das Stadtarchiv übernimmt für die öffentlichen Organe die Aufbewahrung der hinterlegten Unterlagen. 2 Die öffentlichen Organe bleiben während der gesetzlichen Auf bewahrungsfristen für die Unterlagen verantwortlich. 3 Anderslautende Absprachen mit dem Stadtarchiv bleiben vor behalten. 6 Beilage zu STRB Nr. 670 vom 10. Juli 2015. Weisungsbefug nis Stadtarchiv Zugang zu den Unterlagen Schutz der Unterlagen Vorzeitige Hinterlegung Amtsdruck schriften Protokolle Verträge Zuständigkeit 4Reglement über das Records Management und die Archivierung170.600

Art. 18 D. Anbietung und Ablieferung zur Archivierung

1 Die Archivierung von Unterlagen von öffentlichen Orga nen erfolgt einzig durch das Stadtarchiv. 2 Die Bildung von Parallelarchiven ist unzulässig.

Art. 19

1 Die öffentlichen Organe bieten dem Stadtarchiv sämtli che Unterlagen mit ihren Metadaten innerhalb von zehn Jahren nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zur Über nahme an. 2 Das Stadtarchiv kann mit den öffentlichen Organen eine Anbie tung vor oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfris ten vereinbaren.

Art. 20

1 Die öffentlichen Organe bieten dem Stadtarchiv auch Unterlagen an, die besondere Personendaten enthalten und die gesetzlichen Geheimhaltungs oder Löschvorschriften unterste hen. 2 Das öffentliche Organ hat keinen Zugang zu Unterlagen, die einer Löschvorschrift unterstehen. 3 Im Übrigen richtet sich der Zugang nach Art. 30.

Art. 21

Die öffentlichen Organe bereiten die Unterlagen für die Anbietung so auf, dass das Stadtarchiv ihre Archivwürdigkeit be werten und sie übernehmen kann.

Art. 22

1 Das Stadtarchiv bewertet die Archivwürdigkeit der an gebotenen Unterlagen in Zusammenarbeit mit den öffentlichen Organen. 2 Es berücksichtigt die Einschätzung des öffentlichen Organs. 3 Das Stadtarchiv kann Unterlagen bereits vor der Anbietung be werten. 4 Das Stadtarchiv entscheidet abschliessend über die Archiv würdigkeit.

Art. 23

Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von grossem und dauerndem Informationswert sind, namentlich für: a. den Nachweis der Organisation und der Tätigkeit der öffent lichen Organe; b. die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter; Stadtarchiv Anbietungs pflicht und Aufbewah rungsfristen Archivvorbehalt Aufbereitung der Unterlagen Bewertung Archiv würdigkeit 5Reglement über das Records Management und die Archivierung 170.600 c. die Gesetzgebung, Verwaltungstätigkeit oder Rechtspre chung; d. das Verständnis von Geschichte und Gegenwart; e. das kulturelle Erbe der Stadt Zürich; f. die Wissenschaft und Forschung.

Art. 24

Das Stadtarchiv schliesst mit den öffentlichen Organen Vereinbarungen über die abzuliefernden Unterlagen.

Art. 25

1 Das Stadtarchiv kann die Übernahme von Unterlagen aufschieben und die weitere Aufbewahrung anordnen. 2 Das öffentliche Organ ist in diesem Fall verpflichtet, die Unter lagen weiter aufzubewahren und dem Stadtarchiv auf Verlangen abzuliefern.

Art. 26

1 Die Anbietung und Ablieferung von Unterlagen erfolgt gemäss den Richtlinien des Stadtarchivs7. 2 Das Stadtarchiv hat gegenüber den öffentlichen Organen fach liche Weisungsbefugnis für die Anbietung und Ablieferung von Unterlagen.

Art. 27

Die öffentlichen Organe tragen die Kosten für die Auf bereitung, Anbietung und Ablieferung ihrer Unterlagen an das Stadtarchiv.

Art. 28

Die öffentlichen Organe vernichten: a. sämtliche Unterlagen, die vom Stadtarchiv nicht übernom men werden; b. die Doppel von Unterlagen, die vom Stadtarchiv übernom men wurden.

Art. 29 E. Zugang zu archivierten Unterlagen

Das Stadtarchiv gewährleistet den Zugang zu archivier ten Unterlagen, indem es insbesondere: a. die Benutzbarkeit und Reproduzierbarkeit der Unterlagen sicherstellt; b. Bestände in ihren Zusammenhängen erhält (Provenienz prinzip); 7 Einsehbar beim Stadtarchiv, Neumarkt 4, 8001 Zürich. Ablieferungs vereinbarung Aufschub und weitere Aufbewahrung Regeln für Anbietung und Ablieferung Kosten Vernichtung Gewährleistung durch Stadt archiv 6Reglement über das Records Management und die Archivierung170.600 c. Bestände durch Öffentlichkeitsarbeit bekannt macht; d. Auskünfte über die archivierten Unterlagen und deren In halt erteilt.

Art. 30

Die Schutzfristen und der Zugang zu den Unterlagen richten sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes8 und des Gesetzes über die Information und den Datenschutz9.

Art. 31

1 Die Unterlagen sind nach Ablauf der Schutzfrist im Rahmen der Benutzungsordnung10 des Stadtarchivs zugänglich. 2 Sie sind im Lesesaal des Stadtarchivs unter Aufsicht einseh bar, soweit sie nicht digital öffentlich verfügbar sind. 3 Das Stadtarchiv kann verlangen, dass sich die Benutzerinnen und Benutzer ausweisen. 4 Bei Verstössen gegen die Benutzungsordnung kann das Stadt archiv das Benutzungsrecht einschränken, entziehen oder ein Hausverbot aussprechen.

Art. 32

1 Das Stadtarchiv betreibt eine öffentlich zugängliche Präsenzbibliothek mit Lesesaal. 2 Die Bibliothek sammelt insbesondere: a. Literatur und Quellen insbesondere zur Geschichte von Stadt und Kanton Zürich sowie zur Schweizer Geschichte; b. lexikalische, enzyklopädische und kartografische Hilfsmittel; c. Zeitschriften und Zeitungen; d. Gesetze und Verordnungen von Stadt und Kanton Zürich; e. Literatur über Archiv und Informationswissenschaften so wie historische Grundwissenschaften; f. Jahresberichte von öffentlichen Organen und politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Institutionen der Stadt Zürich. 3 Das Stadtarchiv führt Dokumentationen und Sammlungen von Informationen zu städtischen und kantonalen Zürcher Themen. 8 vom 24. September 1995, LS 170.6. 9 vom 12. Februar 2007, IDG, LS 170.4. 10 https://www.stadt zuerich.ch/prd/de/index/stadtarchiv/RechercheBenutzung/ benutzung.html Schutzfristen und Zugang Benutzungs ordnung Bibliothek und Dokumen tationen 7Reglement über das Records Management

Art. 33 und die Archivierung 170.600

1 Die Unterlagen sind grundsätzlich nicht ausleihbar. 2 In begründeten Ausnahmefällen ist die Ausleihe von Unterla gen zulässig, insbesondere für Ausstellungen und bei Rücklei hen von Unterlagen privater Herkunft an die Donatorin oder den Donator. 3 Der Schutz der Unterlagen ist zu gewährleisten. 4 Das Stadtarchiv kann für die Ausleihe die Hinterlegung einer Kaution, den Abschluss einer Versicherung oder andere geeig nete Massnahmen zur Sicherung der Unterlagen verlangen.

Art. 34

Archivierte Unterlagen sind unveräusserlich und können auch durch Ersitzung nicht erworben werden.

Art. 35

1 Die Einsicht in die Unterlagen des Stadtarchivs ist grundsätzlich unentgeltlich. 2 Das Stadtarchiv kann für seine Leistungen und Tätigkeiten ge stützt auf das Reglement über allgemeine Gebühren der Stadt verwaltung11 Gebühren erheben.

Art. 36 F. Schlussbestimmungen

Das Reglement der Stadt Zürich über die Aktenablage und Archivierung (Archivreglement) vom 24. Januar 200112 wird aufgehoben.

Art. 37

Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2021 in Kraft. 11 vom 28. Juni 2017, GebR, AS 681.100. 12 AS 432.100 Ausleihe und Erwerb a. Ausleih barkeit b. Unveräusser lichkeit Unentgeltlich keit und Gebühren Aufhebung bis herigen Rechts Inkrafttreten

← Find another law