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Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten

Bern · 170.711 · ordinance

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Contents: 18 provisions
  1. Art. 1
  2. Art. 2
  3. Art. 3
  4. Art. 4
  5. Artikel 5
  6. Art. 6
  7. Art. 7
  8. Art. 8
  9. Art. 9
  10. Art. 10
  11. Art. 11
  12. Art. 12
  13. Art. 13
  14. Art. 14
  15. Art. 15
  16. Art. 16
  17. Artikel 16 bis
  18. Artikel 20 personenbezogenen Zweck gemäss

18 provisions

Art. 1

Gegenstand und Geltungsbereich 1 Diese Direktionsverordnung regelt die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Artikel 2 Absatz 1 des Gemeindegesetzes vom 16. März 1998 (GG)3) und deren Anstalten nach Artikel 65 GG (im Folgenden als Gemeinden bezeichnet). 2 Sie gilt für Unterlagen auf Papier und für Unterlagen aus elektronischen Systemen (im Folgenden als elektronische Unterlagen bezeichnet). Die Regelungen werden getrennt nach Medium beschrieben. 3 Die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der privatrechtlichen Organisationen und Personen, die für eine Gemeinde eine öffentlich-rechtliche Aufgabe erfüllen, richten sich nach Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe c ArchG.

Art. 2

Gemeindearchiv 1 Das Gemeindearchiv ist eine Einrichtung zur dauernden Aufbewahrung der aus den Aufgaben, der Tätigkeit, den Beschlüssen von Organen und der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangenen archivwürdigen Unterlagen. 1) BSG 108.1 2) BSG 108.111 3) BSG 170.11 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 14-94 170.711 2

Art. 3

Unterlagen 1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind. 2 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können, b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen). 3 Geschäftsrelevant sind Unterlagen mit Informationen, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind (primäre Daten), sowie die für deren Verständnis notwendigen beschreibenden und technischen Hilfsinformationen (Metadaten). 4 Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie von dauerndem Wert sind a für die Sicherung der Interessen der Gemeinde, b für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter, c für die Verwaltungstätigkeit, d für die Rechtsetzung und Rechtsanwendung, e für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, f für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder g für die Wissenschaft und Forschung.

Art. 4

Lebenszyklus

Artikel 5

2 Die Unterlagen durchlaufen die Phasen des Lebenszyklus wie folgt: a Ablage: Unterlagen hängiger Geschäfte, b Zwischenarchiv: Unterlagen mit laufender Aufbewahrungsfrist zur Beweissicherung, zur allfälligen Überprüfung und Wiederaufnahme von Geschäften und c Langzeitarchiv: bewertete Unterlagen für die Sicherung der Interessen der Gemeinde und der Öffentlichkeit, die langfristige Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit der Gemeinde oder für die wissenschaftliche Forschung (Archivgut). 3 170.711 3 Die Unterlagen sind für Berechtigte während des gesamten Lebenszyklus zugänglich und verfügbar zu halten. Art. 5 Ordnungssystem 1 Die Gemeinde erstellt ein Ordnungssystem als systematische Grundlage für die Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung der Unterlagen. 2 Sie legt die Unterlagen nach dieser Ordnung ab. 3 Das Ordnungssystem enthält a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Aufbewahrungsfristen und c die Bewertung. 4 Das Ordnungssystem gilt für Unterlagen auf Papier und für elektronische Unterlagen. 5 Die Gemeinde passt es an neue Gegebenheiten an.

Art. 6

Mindestaufbewahrungsfristen und Bewertung 1 Die Mindestaufbewahrungsfristen und eine weiterführende Bewertungsempfehlung für einzelne Unterlagenkategorien sind in den Anhängen 1 bis 4 festgelegt. * 2 Die Gemeinde kann nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss Absatz 1 die Unterlagen bewerten und längere Aufbewahrungsfristen vorsehen. Diese sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b in das Ordnungssystem aufzunehmen. 3 Die Gemeinde bewertet im entsprechenden Anhang nicht aufgeführte Unterlagen auf ihre Archivwürdigkeit gemäss Artikel 3 Absatz 4. Die Aufbewahrungsfristen und die Bewertung sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b und c in das Ordnungssystem aufzunehmen. * 4 Für Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 30 ist eine Aufbewahrung gemäss Absatz 2 und 3 nur unter dem Vorbehalt von Artikel 21 Absatz 2 zulässig. 5 Unterlagen, die nicht als archivwürdig bewertet werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. * 6 Abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen des Bundesrechts oder des kantonalen Rechts bleiben vorbehalten. 170.711 4

Art. 7

Form 1 Unterlagen werden auf Papier oder in elektronischer Form abgelegt, aufbewahrt und archiviert. 2 … * 2 Verantwortlichkeiten

Art. 8

Pflicht zur Verwaltung der Unterlagen und zur Archivführung 1 Jede Gemeinde sorgt für eine ordnungsgemässe Verwaltung ihrer Unterlagen und führt ein Archiv. 2 Die Verantwortlichkeiten nach Artikel 9 und 10 können der gleichen Stelle (Behörde oder Person) zugewiesen werden.

Art. 9

Zuständigkeit und Aufsicht für die Verwaltung der Unterlagen 1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die ordnungsgemässe Verwaltung der Unterlagen verantwortliche Organ und die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen. 2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Verwaltung der Unterlagen. 3 Sie sind verantwortlich für die Erfassung der geschäftsrelevanten Unterlagen in einem Verzeichnis auf Papier oder in elektronischer Form. 4 Sie sorgen für die Umsetzung der Vorschriften über die Verwaltung der Unterlagen durch alle mit der Erfüllung von Aufgaben betrauten Personen.

Art. 10

Zuständigkeit und Aufsicht für die Archivführung 1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die Archivführung verantwortliche Organ und die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen. 2 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Archivierung der Unterlagen. 3 Sie sind verantwortlich für die vollständige Erfassung des Archivguts in einem Findmittel. 4 Sie sind zuständig für die Benützung des Archivguts. 5 Sie sorgen für die Umsetzung der Archivgesetzgebung. 5 170.711

Art. 11

Archivierung bei Dritten 1 Die Gemeinde kann Dritte mit der Archivierung von Unterlagen und der Bewirtschaftung von Archivgut im Langzeitarchiv beauftragen. 2 Die Dritte oder der Dritte leistet Gewähr für die sichere Archivierung der Unterlagen und Bewirtschaftung des Archivguts im Sinne der Archivgesetzgebung. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Archivführung bleibt bei der Gemeinde. 3 Die bei Dritten gelagerten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung der Gemeinde an einen anderen Standort verschoben werden. 4 Die Gemeinde regelt den Zugriff auf die bei Dritten aufbewahrten Unterlagen. 3 Bearbeitung und Aufbewahrung (Ablage und Zwischenarchiv) 3.1 Gemeinsame Bestimmungen

Art. 12

Verwaltung der Unterlagen (Ablage) 1 Aufgaben der Gemeinde werden in Form von Geschäften bearbeitet. 2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen bearbeiten und verwalten die Geschäfte.

Art. 13

Dossierbildung 1 Für jedes Geschäft wird ein Dossier eröffnet. Für Unterlagen auf Papier kann die Gemeinde Ausnahmen festlegen. 2 Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen gemäss Artikel 3 Absatz 3. 3 Es wird nach dem Ordnungssystem gemäss Artikel 5 abgelegt und in einem Verzeichnis erfasst.

Art. 14

Dossierabschluss 1 Nach Erledigung oder Abbruch eines Geschäfts bereinigt die bearbeitende Person das Dossier, indem sie es auf seine Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Unterlagen daraus entfernt. 2 Die bearbeitende Person übergibt das Dossier zur Aufbewahrung den für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen. 170.711 6 3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen kontrollieren die Bereinigung des Dossiers und überführen das Dossier in eine archivfähige Form. Sie sind für die Zugänglichkeit für Berechtigte und für die Verfügbarkeit des Dossiers verantwortlich. * 4 Nach Abschluss des Dossiers sind die Unterlagen bzw. das Dossier während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar. Vorbehalten bleiben die Berichtigung oder Vernichtung von unrichtigen oder nicht notwendigen Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 23 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG)4).

Art. 15

Aufbewahrung (Zwischenarchiv) 1 Mit Abschluss des Dossiers beginnt die im entsprechenden Anhang festgelegte oder von der Gemeinde bestimmte Aufbewahrungsfrist zu laufen. * 2 Das abgeschlossene Dossier wird in das Zwischenarchiv verschoben. 3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen sind verantwortlich für die Aufbewahrung im Zwischenarchiv. 3.2 Bearbeitung und Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier

Art. 16

Physische Dossierbildung 1 Sämtliche Unterlagen eines Geschäfts auf Papier werden in einem Dossier in Papierform abgelegt. 2 Bei einer Verwaltung der Unterlagen ohne Dossierbildung gelten zumindest die folgenden Anforderungen: a Strukturierung der Ablage der Unterlagen nach einem Ordnungssystem, b chronologische Ordnung der Unterlagen, c Beschriftung der Unterlagen und d Erfassung der Unterlagen in einem Verzeichnis. Art. 17 Aufbewahrung von physischen Protokollen 1 Werden Protokolle der Gemeindeversammlung, des Gemeinderates und des Gemeindeparlaments auf Papier aufbewahrt und archiviert, sind sie zu binden oder zu heften. * 4) BSG 152.04 7 170.711 3.3 Bearbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen Art. 18 Elektronische Verwaltung der Unterlagen 1 Das für jedes neue Geschäft gebildete Dossier kann in Unterdossiers gegliedert werden. 2 Das Dossier wird im Geschäftsverwaltungssystem mit Metadaten verzeichnet und einer Position des Ordnungssystems gemäss Artikel 13 Absatz 3 zugewiesen. Art. 19 Dossierabschluss bei elektronischen Unterlagen 1 Die Überprüfung des elektronischen Dossiers auf seine Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gemäss Artikel 14 Absatz 1 beinhaltet auch die Überprüfung der zum Geschäft gehörenden Metadaten. 2 Für die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Unterlagen bzw. des Dossiers gemäss Artikel 14 Absatz 4 werden die im elektronischen Dossier enthaltenen Unterlagen beim Dossierabschluss schreibgeschützt. 3 Zeitgleich werden die elektronischen Unterlagen in ein archivtaugliches Format überführt (Konvertierung). 4 Für die Bestimmung der archivtauglichen Formate gelten die Anforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST). 4 Aussonderung Art. 20 Bewertung 1 Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss entsprechendem Anhang erfolgt die Umsetzung des Bewertungsentscheids nach Artikel 6 Absatz 2 bis 6. * 2 Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren. 3 Falls keine Bewertung vorliegt, entscheiden die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen zusammen mit den für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen über die Vernichtung oder Archivierung der Unterlagen. Art. 21 Vernichtung 1 Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet. * 170.711 8 2 Nicht archivwürdige Unterlagen mit Personendaten sind zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden (Artikel 19 KDSG). Dies gilt auch bei Beständen mit einem hohen Anteil an Personendaten, wenn nur einzelne davon archivwürdig sind. Die Pflicht, diese Unterlagen zu vernichten, ist im entsprechenden Anhang ausdrücklich aufgeführt. * 3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen erstellen ein Protokoll über alle vernichteten Unterlagen. 4 Dieses enthält Angaben über a den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum), b den Umfang der vernichteten Unterlagen (Mengenangabe Seiten, Schachteln oder Gewicht etc.) und c den Inhalt der vernichteten Unterlagen (Bezeichnung Sachgebiet, bearbeitende Stellen der Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Unterlagen). 5 Das Protokoll darf keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben. 5 Archivierung (Langzeitarchiv) 5.1 Gemeinsame Bestimmungen Art. 22 Archivgut 1 Der Archivplan bildet die Ordnung des Archivguts nach Aufgabengebieten der Gemeinde und innerhalb dieser chronologisch ab. * 2 Das Archivgut kann chronologisch wie folgt in mehrere Bereiche gegliedert werden: a erster Bereich (historischer Bereich): Archivgut aus früheren Jahrhunderten und Epochen und b weitere Bereiche im Archivplan: jeweils bei Einführung eines neuen Ordnungssystems für die Unterlagen der laufenden Ablage. 3 Archivgut, das nicht aus den Aufgaben, der Tätigkeit oder der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangen ist, wird einem gesonderten Bereich zugeteilt. Art. 23 Findmittel 1 Über das Archivgut der Gemeinde ist ein Findmittel anzulegen und ständig nachzuführen. 2 Das Findmittel enthält mindestens a die Position der Unterlagen im Archivplan, 9 170.711 b die Identifikation der Unterlagen (federführende Stelle und inhaltliche Angaben) und c den Entstehungszeitraum der Unterlagen. 5.2 Archivierung von Unterlagen auf Papier Art. 24 Archivgut auf Papier 1 Das Archivgut auf Papier wird in Archivräumen aufbewahrt. 2 Es wird gut zugänglich, übersichtlich und nach den verschiedenen Bereichen abgegrenzt angeordnet. 3 Das Archivgut ist nach der Systematik des Archivplans geordnet und auffindbar. Art. 25 Archivraum 1 Der Archivraum ist so beschaffen, dass das Archivgut vor unerlaubter Entfernung, vor unberechtigter Einsichtnahme, vor schädlichen Einwirkungen und vor Schädlingen geschützt ist. 2 Die Gemeinden können gemeinsame Archivräume verwenden. 3 Das Archivgut wird nach Gemeinden getrennt aufbewahrt. 5.3 Archivierung von elektronischen Unterlagen Art. 26 Übernahme von elektronischen Unterlagen 1 Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen können dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme zur elektronischen Geschäftsverwaltung und zur elektronischen Archivführung als Mindeststandard die fachlichen Anforderungen gemäss KOST erfüllen. * 2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen halten die archivwürdigen elektronischen Unterlagen so lange im System der Geschäftsverwaltung bereit (Zwischenarchiv gemäss Artikel 15), bis die erfolgreiche Übernahme durch das elektronische Archiv durchgeführt und bestätigt ist. 3 Nach Eingang der Übernahmebestätigung werden die abgelieferten Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem gelöscht oder als archiviert gekennzeichnet. Unterlagen mit Personendaten sind zusätzlich als solche zu kennzeichnen, und der Zugriff darauf ist gemäss Artikel 31 einzuschränken. 170.711 10 4 Hat die Gemeinde eine Dritte oder einen Dritten mit der elektronischen Archivierung beauftragt, bestätigt diese oder dieser vor der Löschung der Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem die erfolgreiche Übernahme schriftlich. Art. 27 Erschliessung 1 Die Erschliessung des elektronischen Archivguts im Findmittel gemäss Artikel 23 hat bis auf die Stufe Dossier zu erfolgen. 2 Ausnahmen infolge technischer Unmöglichkeit bleiben vorbehalten. 6 Archivierung bei Gemeindezusammenschlüssen und - aufhebungen Art. 28 Archivierung von Unterlagen erweiterter oder neu entstandener Gemeinden 1 Die durch einen Gemeindezusammenschluss erweiterte oder neu entstandene Gemeinde a schliesst das Archivgut der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden ab, b verzeichnet es in einem Findmittel, c gewährleistet, dass im Findmittel der erweiterten oder neu entstandenen Gemeinde an richtiger Stelle auf das gesondert bewirtschaftete Findmittel des Archivguts der aufgehobenen Gemeinde verwiesen wird und d bezeichnet den Archivraum, in dem die Unterlagen der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden dauernd aufbewahrt werden. 2 Der Archivraum hat die Anforderungen gemäss Artikel 25 Absatz 1 zu erfüllen. Art. 29 Archivierung von Unterlagen aufgehobener Gemeinden 1 Die Gemeinde, deren Aufhebung ohne Rechtsnachfolge bevorsteht, sorgt vor ihrer Aufhebung für die dauernde und sichere Archivierung ihrer Unterlagen im Sinn der Archivgesetzgebung. 2 Sie schliesst ihr Archivgut ab und verzeichnet es in einem Findmittel. 3 Sie übergibt ihr Archivgut einer anderen Gemeinde oder Organisation in das Langzeitarchiv. Erklärt sich keine Gemeinde oder Organisation dazu bereit, übernimmt das Staatsarchiv das Archivgut. 11 170.711 7 Archivierung von Unterlagen mit Personendaten Art. 30 Archivierung 1 Die Archivierung von Unterlagen mit Personendaten richtet sich nach Artikel 14 ArchG. Art. 31 Zugriff 1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können auf archivierte Personendaten zugreifen. 2 Die für die Verwaltung der Unterlagen zuständigen Stellen dürfen auf archivierte Personendaten nur dann zugreifen, wenn diese zu Sicherungs- und Beweiszwecken gemäss Artikel 19 Absatz 2 KDSG aufbewahrt werden. 3 Artikel 14 Absatz 3 ArchG bestimmt, ob ein Zugriff auf die übrigen Unterlagen mit Personendaten zulässig ist. Art. 32 Veränderung 1 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von archivierten Personendaten, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beilegen lassen (Bestreitungsvermerk). 2 Der Bestreitungsvermerk wird schriftlich bei den für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen eingereicht, als Bestreitung gekennzeichnet und mit dem Namen der betroffenen Person versehen. 3 Er wird den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert beigefügt. Das Archivgut darf nicht verändert werden. 8 Benützung des Archivs Art. 33 Einsichtnahme 1 Das Archivgut steht der Öffentlichkeit zur Verfügung.

Artikel 16 bis

25 ArchG. 3 Gesuche um Einsichtnahme in Unterlagen mit Personendaten zu einem nicht

Artikel 20 personenbezogenen Zweck gemäss

ArchG sind schriftlich und mit einer Begründung einzureichen. 4 Über diese Gesuche entscheiden die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen. 170.711 12 Art. 34 Beschränkung der Einsichtnahme 1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können die Einsicht in bestimmte Teile des Archivguts oder in einzelne Unterlagen beschränken oder verweigern, wenn a die Gefahr einer Beschädigung besteht oder b die Einsichtnahme zu einem unverhältnismässigen Aufwand für die Gemeinde führt. Art. 35 Ausleihe 1 Die Gemeinde kann das Archivgut zum Zweck wissenschaftlicher Forschung an den Kanton, an andere Gemeinden oder an andere Archive ausleihen, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist. 2 Sie kann das Archivgut für Ausstellungen auf Gesuch hin zur Verfügung stellen, wenn a keine konservatorischen Bedenken bestehen, b am Ausstellungsort die erforderliche Sicherheit garantiert wird und c der angestrebte Zweck nicht mit anderen Mitteln erfüllt werden kann. 3 Historisch besonders wertvolle Unterlagen leiht die Gemeinde nicht aus. Ausnahmen können für Ausstellungen von erheblicher Bedeutung gewährt werden, sofern die Voraussetzungen nach Absatz 2 erfüllt sind. 4 Die gewerbliche Nutzung und die Unveräusserlichkeit des Archivguts richten sich nach Artikel 23 und 24 ArchG. 9 Aufsicht Art. 36 1 Für die kantonale Aufsicht über die Gemeindearchive gelten die Bestimmungen gemäss Artikel 87 ff. GG. 2 Das Staatsarchiv ist die kantonale Aufsichtsstelle für den historischen Bereich der Gemeindearchive und kann diesbezügliche Weisungen erlassen. 3 Es steht als kantonales Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen beratend zur Verfügung. 10 Inkrafttreten Art. 37 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft. 13 170.711 Bern, 20. Oktober 2014 Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor: Neuhaus 170.711 14 Änderungstabelle - nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle 20.10.2014 01.01.2015 Erlass Erstfassung 14-94 08.06.2016 01.07.2016 Ingress geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 3 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 6 Abs. 5 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 7 Abs. 2 aufgehoben 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 14 Abs. 3 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 15 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 17 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 20 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 21 Abs. 2 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 22 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Art. 26 Abs. 1 geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 1 Inhalt geändert 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 2 eingefügt 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 3 eingefügt 16-040 08.06.2016 01.07.2016 Anhang 4 eingefügt 16-040 22.12.2017 01.02.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-006 22.12.2017 01.02.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-006 06.03.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-033 09.05.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-037 15 170.711 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 20.10.2014 01.01.2015 Erstfassung 14-94 Ingress 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 6 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 6 Abs. 3 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 6 Abs. 5 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 7 Abs. 2 08.06.2016 01.07.2016 aufgehoben 16-040 Art. 14 Abs. 3 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 15 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 17 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 20 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 21 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 21 Abs. 2 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 22 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Art. 26 Abs. 1 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Anhang 1 08.06.2016 01.07.2016 Inhalt geändert 16-040 Anhang 1 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006 Anhang 1 06.03.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-033 Anhang 1 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037 Anhang 2 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 Anhang 2 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006 Anhang 2 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037 Anhang 3 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 Anhang 4 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 1 170.711-A1 Anhang 1 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.08.2018) Mindestaufbewahrungsfristen für die Einwohnergemeinden, gemischten Gemeinden, Gemeindeverbände, Unterabteilungen, Schwellenkorporationen und Anstalten 1. Allgemeines 1.1 Ablagesystematik, Archivpläne und Vernichtungsprotokolle gemäss Art. 21 Abs. 3 1.2 Aufgehobene Reglemente 1.3 Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten 1.4 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige Verträge 1.5 Amtsübergaben (Protokolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers 1.6 Prozess- und Beschwerdeakten solange Rechtswirkung belegbar sein muss und Verjährungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheids teilweise Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 5 1.7 Protokolle der Gemeindeversammlung, des Gemeindeparlaments, des Gemeinderats sowie der Kommissionen Protokolle der Organe sämtlicher öffentlichrechtlicher Körperschaften nach Art. 2 GG und der Anstalten nach Art. 65 GG (Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes, GG)1 Berichtigung auf Gesuch hin nach Art. 14 Abs. 4 (zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) 1.8 Organverzeichnis dauernd (Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2 laufendes Register 1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11. 2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111. 2 170.711-A1 2. Abstimmungen und Wahlen 2.1 Abstimmungs- und Wahlprotokolle von kommunalen Abstimmungen und Wahlen 2.2 Übriges Stimmmaterial von kommunalen Abstimmungen und Wahlen bis zur amtlichen Feststellung des Ergebnisses (Art. 18 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV)1 2.3 Stimmmaterial von eidgenössischen und kantonalen Abstimmungen und Wahlen (Wahl- und Stimmzettel sowie Stimmrechtsausweise) Das gilt auch für Stimmzettel der Nationalratswahlen bis zur Information der Staatskanzlei (nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse gemäss Art. 18 Abs. 3 PRV) 2.4 Ergebnisprotokolle Nr. 1 und Nr. 2 (telefonische Meldung und Gemeindeprotokoll) für eidgenössische und kantonale Abstimmungen und Wahlen bis zur Information der Staatskanzlei (nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse) Ergebnisprotokolle müssen nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse vernichtet werden, wenn sie Teilergebnisse (ohne E-Voting) beinhalten. Soweit die Protokolle Gesamtergebnisse enthalten, kann sie die Gemeinde weiter aufbewahren. 2.5 Schriftstück über die genaue Zahl der Stimmberechtigten bei eidgenössischen und kantonalen Abstimmungen und Wahlen (Stimmregisterabschluss) bis zur Information der Staatskanzlei (nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse) 1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112. 3 170.711-A1 2.6 Unterschriftenbogen von kommunalen Initiativen und Referenden bis zur Rechtskraft des Entscheids über das Zustandekommen 2.7 Unterschriftenkontrollen von kantonalen und eidgenössischen Initiativen und Referenden bis zur Rechtskraft des Entscheids über das Zustandekommen 3. Einwohnerkontrolle/Bürgerregister 3.1 Bürgerregister, die Daten ab 31. Dezember 1928 enthalten (Ablieferung an das Zivilstandsamt ist möglich; für diesen Fall: Aufbewahrung des Übergabeprotokolls) WICHTIG: Bürgerregister, die Daten vor dem 1. Januar 1929 enthalten und von der Gemeinde nicht mehr nachgeführt werden, sind dem Zivilstandsamt abzuliefern. 3.2 Einbürgerungsakten von Gesuchen, die vor dem 1. Januar 2018 eingereicht wurden 50 Jahre (Art. 19 Abs. 2 der Verordnung über das Einbürgerungsverfahren, EbüV)1 3.3 Einwohnerregister und Fremdenkontrollen (z. B. Kartenregister oder Ausdruck aus der elektronischen Einwohnerkontrolle) dauernd Berichtigung oder Anonymisierung auf Gesuch hin nach Art. 14 Abs. Mitteilung bei Wegzug 4. Vormundschafts-, Kindes- und Erwachsenenschutz- sowie Erbschaftssachen 1 Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung, EbüV); BSG 121.111. 4 170.711-A1 4.1 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen vormundschaftlichen Massnahmen wie Vormundschafts-, Beistandschafts-, Beiratschaftsrechnungen, Berichte, Korrespondenzen, Prozess- und andere Akten betr. Vormund-, Beistand- und Beiratschaften (Vorbehalten bleiben Rechnungsbelege; Aufbewahrung nach Ziffer 12.2) Vormundschaftsunterlagen: dauernd Beistandschafts- und Beiratschaftsunterlagen: 30 Jahre ab Erlöschen der Massnahme ab Abschluss Vormundschaft nach altem Recht: Beistandschaft und Beiratschaft nach altem Recht: 4.2 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Vormundschaftskontrollen Pflegekinderkontrollen, vormundschaftliche Wertschriftenkontrollen 30 Jahre ab Erlöschen des Verhältnisses Ausnahme: in noch aktuellen Rodeln: Vernichtung nur auf Gesuch hin 4.3 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Kindesschutzmassnahmen 4.4 Mandatsakten professionelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger (ohne Rechnungsbelege) 10 Jahre ab Erlöschen der Massnahme 4.5 Rechnungsbelege professionelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger 10 Jahre ab Genehmigung KESB 4.6 Unterhaltsverträge, Unterlagen betr. elterliche Sorge 30 Jahre ab Abschluss Vertrag resp. Unterhaltsregelung 4.7 Adoptionsakten dauernd archivwürdig 4.8 Vaterschaftsakten, soweit diese zum Beweis der Rechtsstellung zwingend sind Vorbehalt: nicht mehr benötigte Personendaten von Dritten nicht mehr benötigte Personendaten von Dritten: vernichten nach Art. 21 Abs. 2 - 5 4.9 Akten betreffend Erbenfeststellung 30 Jahre ab Abschluss des betreffenden Akts 5 170.711-A1 4.10 Erbschaftsinventare 30 Jahre ab Abschluss des betreffenden Akts 4.11 Kopie der Erbenbescheinigung 30 Jahre Vernichtung nach 4.12 Testamente und Erbverträge 30 Jahre mit Tod des Erblassers 4.13 Testamentsbescheinigung 10 Jahre mit Tod des Erblassers 4.14 Übrige Erbschaftsakten 30 Jahre mit Tod des Erblassers 4.15 Akten betreffend erblose Verlassenschaften 30 Jahre Vernichtung nach 4.16 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der Erklärung 5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate) 5.1 Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen 10 Jahre ab Aufhebung der Stiftung gemäss Art. 88 f. des schweiz. Zivilgesetzbuches, ZGB1 5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach 5.3 Unterlagen/Auflagen zu verwalteten unselbständigen Stiftungen (Legaten) mit Zweckbestimmung 10 Jahre ab Zweckerfüllung 6. Soziales 6.1 Sozialhilfe: allgemeines (nicht personenbezogene Unterlagen zu Grundsatzentscheiden, Präzedenzfällen, Leitlinien der Gemeinde usw.) 6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre (Art. 45 Abs. 1 des Sozialhilfegesetzes, SHG)2 ab Einstellung der Sozialhilfeleistungen oder ab Wegzug des Sozialhilfeempfangenden 1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210. 2 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1. 6 170.711-A1 6.3 Kontenblätter zu den Unterstützungsfällen 10 Jahre ab Abschluss 6.4 Unterlagen zur Alimentenbevorschussung 10 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach 6.5 Unterlagen aus dem Asylwesen (nicht personenbezogene Unterlagen zu Grundsatzentscheiden, Präzedenzfällen, Leitlinien, Konzepte, Vermietungen Räumlichkeiten an Kanton, Verfahrensunterlagen, usw.) 6.6 Unterlagen zur Integration der ausländischen Bevölkerung (z. B. Unterlagen aus dem obligatorischen Erstinformation gemäss Art. 5 des Integrationsgesetzes [IntG]1, Dokumentation betr. Weiterleitung an die Ansprechstellen für Integration) Bei den Ansprechstellen für Integration: Unterlagen aus Integrationsbegleitungen gemäss Art. 7 ff. IntG) 10 Jahre (Art. 34 Abs. 2 Bst. a des Ausländergesetzes [AuG]2) ab Erstinformation resp. Ende der Integrationsbegleitung 1 Gesetz vom 25. März 2013 über die Integration der ausländischen Bevölkerung (Integrationsgesetz, IntG); BSG 124.1. 2 Bundesgesetz vom 16. Dezember 2005 über die Ausländerinnen und Ausländer (Ausländergesetz, AuG); SR 142.20. 7 170.711-A1 6.7 Unterlagen und Dokumente aus der offenen Kinder- und Jugendarbeit mit kantonaler Mitfinanzierung (dokumentierte Vorfälle, Handlungen usw., soweit diese keiner andern Stelle weitergeleitet wurden, wie an z. B. Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde, Disziplinarbehörden der Schule, Erziehungsberatung, Jugendgericht, kantonale Sozialamt Abteilung Familie) (Art. 32 Abs. 2 und 3 des Gesetzes über den Finanz- und Lastenausgleich, FILAG)1 ab Ende eines Vorfalls resp. einer Beratung 6.8 Unterlagen und Dokumente aus Frühförderprogrammen mit kantonaler Mitfinanzierung (z. B. Programmunterlagen von schritt:weise) (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Programmabschluss 6.9 Unterlagen aus den Kindertagesstätten (Unterlagen für Tarifberechnungen für die subventionierten Plätze, Anmeldedossiers usw.) (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Austritt Vernichtung nach 6.10 Unterlagen von Tageseltern (Unterlagen für Tarifberechnungen für subventionierte Plätze, Anmeldedossiers usw.) (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Ende Zusammenarbeit 7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen 7.1 Pläne von gemeindeeigenen Tiefbauten, namentlich von Gemeindestrassen, Gewässerverbauungen, gemeindeeigenen Werkleitungen usw. 1 Gesetz vom 27. November 2000 über den Finanz- und Lastenausgleich (FILAG); BSG 631.1. 8 170.711-A1 7.2 Andere Akten betreffend gemeindeeigene Hoch- und Tiefbauten: a) Akten von besonders wichtigen Bauten (Gemeindehäuser, Schulhäuser, Strassen, Brücken, Wasserversorgungen, Kanalisation usw.) b) Wasserbaupolizeiliche Bewilligungen, Unterlagen von Prozess- und Beschwerdeverfahren bei Hoch- und Tiefbauten und im Vermessungswesen, Wasserbaupläne, Reglemente und dergleichen c) Übrige Akten 10 bis 30 Jahre 7.3 Behördenverbindliche und grundeigentümerverbindliche Richtpläne, Zonenpläne, Überbauungspläne, Gestaltungspläne, Sonderbauvorschriften, technischer Bericht zu den Ortsplanungen 7.4 Grundeigentümerbeitragskontrollen und - pläne 7.5 Vermessungswerke dauernd archivwürdig 7.6 Kanalisationspläne und – kataster, Wasserversorgungskataster 7.7 Kontrolle über einmalige Kanalisationsanschlussgebühren und Wasserversorgungsanschlussgebühren 7.8 Genereller Entwässerungsplan sowie generelle Wasserversorgungsplanung (Art. 9 des kantonalen Gewässerschutzgesetzes, KGSchG)1 1 Kantonales Gewässerschutzgesetz vom 11. November 1996 (KGSchG); BSG 821.0. 9 170.711-A1 7.9 Baubewilligungsakten inklusive Plangenehmigungsverfahren (Einsprachen) und weitere Verwaltungsverfahren Baubewilligungskontrollen und zugehörige Akten 7.10 Submissionsunterlagen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1 (Unterlagen der Anbieter) 7.11 Geobasisdaten in der Zuständigkeit der Gemeinden gemäss Anhang 1 und 2 der kantonalen Geoinformationsverordnung (KGeolV)2 gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV 8. Bildungswesen 8.1 Schülerdaten 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach 8.2 Auf jeder Stufe der Volksschule: Dokumentenmappe: Beurteilungsberichte, Schulein- und -austritte 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach 8.3 Unterlagen des Übertritts in die Sekundarstufe I bis zum Schulaustritt Vernichtung nach 8.4 Schulzahnpflegekarten und ärztliche Schülerkarten (Gesundheitskarte) 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach 8.5 Unterlagen der Schulsozialarbeit (dokumentierte Vorfälle, Handlungen usw., soweit diese keiner andern Stelle weitergeleitet wurden, wie an z. B. Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde, Disziplinarbehörden der Schule, Erziehungsberatung, Jugendgericht) bis zum Schulaustritt Vernichtung nach 1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21. 2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2. 10 170.711-A1 8.6 Unterlagen aus den Tagesschulen (Unterlagen für Gesuche, Elternbelege, Anmeldedossiers usw.) (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Austritt Vernichtung nach 9. Polizeiwesen 9.1 Berichte und Personendaten, soweit nicht nachfolgend separat geregelt 5 Jahre ab Eintrag Vernichtung nach 9.2 Aufträge polizeiliche Vorführung 5 Jahre Vernichtung nach 9.3 Bussenverfügungen 5 Jahre ab Erlass Vernichtung nach 9.4 Gewerbekontrollen, Geschäfts-, und Marktkontrollen: a) sofern Ergebnis ohne Mängel b) sofern verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Massnahme aus Ergebnis folgend Aufbewahrung im Rahmen des Verwaltungs- oder Strafverfahrens 9.5 Kontrollen über Gastgewerbe und Handel mit alkoholischen Getränken: a) Unterlagen über die verantwortliche Person b) Unterlagen über den Betrieb ab Ausscheiden der verantwortlichen Person ab Schliessung des Betriebs 9.6 Trinkwasserkontrolle a) Ergebnis der Kontrolluntersuchungen b) Verzeichnisse und andere Akten 10 Jahre ab Gültigkeitsende ab letztem Eintrag 9.7 Bestattungskontrollen 50 Jahre ab letztem Eintrag 9.8 Feuerschaukontrollen dauernd archivwürdig 10. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung 11 170.711-A1 10.1 Unterlagen betreffend Schiess- und Übungsplätze 10.2 Schutzraumakten und - pläne (Zivilschutz) 10.3 Vorsorgliche Massnahmen auf dem Gebiet des Arbeitseinsatzes in der Landwirtschaft 11. Steuerwesen 11.1 Protokoll der amtlichen Bewertung der Grundstücke und Wasserkräfte 11.2 Bezugskontrollen für die Liegenschaftssteuer 10 Jahre (sofern die a.o. Gemeindesteuern über ein gemeindeeigenes Fakturierungssystem erhoben werden) 11.3 Bezugskontrollen für ausserordentliche Gemeindesteuern 10 Jahre (sofern die a.o. Gemeindesteuern über ein gemeindeeigenes Fakturierungssystem erhoben werden) 11.4 Persönliche Meldungen und andere Mitteilungen der Steuerverwaltung an die Gemeinde, die nicht Dauerweisungen darstellen 11.5 Siegelungskontrolle (Siegelungsprotokoll wird dem Regierungsstatthalteramt übergeben und dort aufbewahrt) 10 Jahre ab letztem Eintrag 12. Finanzverwaltung 12 170.711-A1 12.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden, FHDV1 12.2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen-, Postcheck- und Bankbücher sowie andere Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss 12.3 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien], subventionierten Geschäften oder der Parkplatzbewirtschaftung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)2 12.4 Allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsorgans) 1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511. 2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20. 13 170.711-A1 12.5 Korrespondenzen betr. das Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren, Vernehmlassungen) 12.6 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 12.7 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen 12.8 Versicherungspolicen bis Untergang der (bis 10 Jahre nach Vertragsende) 12.9 Forderungs- und Schuldtitel bis Untergang der 12.10 Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen und Schuldbriefen 13. Personalakten 13.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. (Ausnahme: Ziffer 13.2) ab Ende des 13.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des 14. AHV-Zweigstelle AHV/IV/EO/EL/FL-Akten nach Weisungen der Ausgleichskasse des Kantons Bern, Kreisschreiben Nr. 74/14 vom 30.9.2014 mit Anhang 15. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten) 14 170.711-A1 Rechtlich verselbständigte und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Gemeindeunternehmen nach Art. 65 GG sind selber archivpflichtig. Sie haben ein zentrales Archiv zu führen. Sie wenden Anhang 1 an. Mögliche Aufgabenbereiche in solcher Organisationsform sind z. B.: Forstwesen Wasserversorgung Energieversorgung Abwasseranlagen Kehrichtverwertung Schlachthäuser Schwimmbäder Kabelfernsehen Kulturinstitutionen Bibliotheken Vgl. die übrigen Ziffern dieses Anhanges Vgl. die übrigen Ziffern dieses Anhanges WICHTIG: Bei Aufhebung des Gemeindebetriebs oder bei Abgabe der übertragenen Aufgabe muss das Archiv der Gemeinde zur Übernahme angeboten werden. archivwürdig oder 16. Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen. 17. Amtliche Anzeigerakten Die Einwohnergemeinden und gemischten Gemeinden bezeichnen die Stellen, welche die amtlichen Teile der von ihnen bezeichneten amtlichen Anzeiger aufzubewahren haben. (Art. 49g Abs. 3 GG) 1 170.711-A2 Anhang 2 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.08.2018) Mindestaufbewahrungsfristen für die Burgergemeinden und burgerlichen Korporationen 1. Allgemeines 1.1 Ablagesystematik, Archivpläne und Vernichtungsprotokolle gemäss Art. 21 Abs. 3 1.2 Aufgehobene Reglemente 1.3 Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten 1.4 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige Verträge 1.5 Amtsübergaben (Protokolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers 1.6 Prozess- und Beschwerdeakten solange Rechtswirkung belegbar sein muss und Verjährungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheids teilweise Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 5 1.7 Protokolle der Burgerversammlung, des Burgerparlaments resp. der Legislativen der burgerlichen Korporationen, des Burgerrats sowie der Kommissionen Protokolle der Organe sämtlicher öffentlichrechtlicher Körperschaften nach Art. 2 GG und der Anstalten nach Art. 65 GG (Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes, GG)1 Berichtigung auf Gesuch hin nach Art. 14 Abs. 4 (zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) 1.8 Organverzeichnis dauernd (Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2 laufendes Register 1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11. 2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111. 2 170.711-A2 2. Abstimmungen und Wahlen 2.1 Abstimmungs- und Wahlprotokolle von Abstimmungen und Wahlen der Burgergemeinde resp. burgerlichen Korporation 2.2 Übriges Stimmmaterial von Abstimmungen und Wahlen bis zur amtlichen Feststellung des Ergebnisses (Art. 18 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV)1 2.3 Unterschriftenbogen von Initiativen und Referenden der Burgergemeinde resp. burgerlichen Korporation bis zur Rechtskraft des Entscheids über das Zustandekommen 3. Burgerkontrolle/Burgerrodel 3.1 Burgerrodel, die Daten ab 31. Dezember 1928 enthalten (Ablieferung an das Zivilstandsamt ist möglich; für diesen Fall: Aufbewahrung des Übergabeprotokolls) WICHTIG: Bürgerregister, die Daten vor dem 1. Januar 1929 enthalten und von der Gemeinde nicht mehr nachgeführt werden, sind dem Zivilstandsamt abzuliefern. 3.2 Einburgerungsakten von Gesuchen, die vor dem 1. Januar 2018 eingereicht wurden 50 Jahre (Art. 19 Abs. 2 der Verordnung über das Einbürgerungsverfahren, EbüV)2 4. Vormundschafts-, Kindes- und Erwachsenenschutz- sowie Erbschaftssachen 1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112. 2 Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung, EbüV); BSG 121.111. 3 170.711-A2 4.1 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen vormundschaftlichen Massnahmen wie Vormundschafts-, Beistandschafts-, Beiratschaftsrechnungen, Berichte, Korrespondenzen, Prozess- und andere Akten betr. Vormund-, Beistand- und Beiratschaften (Vorbehalten bleiben Rechnungsbelege; Aufbewahrung nach Ziffer 8.2) Vormundschaftsunterlagen: dauernd Beistandschafts- und Beiratschaftsunterlagen:30 Jahre ab Abschluss der Jahresrechnung des betreffenden Rechab Erlöschen der Massnahme Vormundschaft nach altem Recht: Beistandschaft und Beiratschaft nach altem Recht: 4.2 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Vormundschaftskontrollen Vogtsrodel, Pflegekinderkontrollen, vormundschaftliche Wertschriftenkontrollen 30 Jahre ab Erlöschen des Verhältnisses Ausnahme: in noch aktuellen Rodeln: Vernichtung nur auf Gesuch hin 4.3 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Kindesschutzmassnahmen 4.4 Mandatsakten professionelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger (ohne Rechnungsbelege) 10 Jahre ab Erlöschen der Massnahme 4.5 Rechnungsbelege professionelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger 10 Jahre ab Genehmigung KESB 4.6 Unterhaltsverträge, Unterlagen betr. elterliche Sorge 30 Jahre ab Abschluss Vertrag resp. Unterhaltsregelung 4.7 Adoptionsakten dauernd archivwürdig 4.8 Vaterschaftsakten, soweit diese zum Beweis der Rechtsstellung zwingend sind Vorbehalt: nicht mehr benötigte Personendaten von Dritten nicht mehr benötigte Personendaten von Dritten: vernichten nach Art. 21 Abs. 2 - 5 4 170.711-A2 4.9 Erbschaftsinventare (wenn Testamente vorliegen, dann auch die Inventare) 30 Jahre ab Abschluss des betreffenden Akts 4.10 Testamente und Erbverträge 30 Jahre mit Tod des Erblassers 4.11 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der Erklärung 5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate) 5.1 Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen 10 Jahre ab Aufhebung der Stiftung gemäss Art. 88 f. des schweiz. Zivilgesetzbuches, ZGB1 5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach 5.3 Unterlagen/Auflagen zu verwalteten unselbständigen Stiftungen (Legaten) mit Zweckbestimmung 10 Jahre ab Zweckerfüllung 6. Soziales 6.1 Sozialhilfe, allgemeines (nicht personenbezogene Unterlagen zu Grundsatzentscheiden, Präzedenzfällen, Leitlinien usw.) 6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre (Art. 45 Abs. 1 des Sozialhilfegesetzes, SHG)2 ab Einstellung der Sozialhilfeleistungen oder ab Wegzug des Sozialhilfeempfangenden 6.3 Kontenblätter zu den Unterstützungsfällen 10 Jahre ab Abschluss 6.4 Unterlagen zur Alimentenbevorschussung 10 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach 7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen 1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210. 2 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1. 5 170.711-A2 7.1 Pläne von eigenen Tiefbauten, z. B. von Burgergemeinde- resp. Korporationsstrassen, Gewässerverbauungen, eigenen Werkleitungen usw. 7.2 andere Akten betreffend eigene Hoch- und Tiefbauten: a) Akten von besonders wichtigen Bauten (Burgergemeinde- resp. Korporationshäuser, Schulhäuser, Strassen, Brücken, Wasserversorgungen, Kanalisation usw.) b) Wasserbaupolizeiliche Bewilligungen, Unterlagen von Prozess- und Beschwerdeverfahren bei Hoch- und Tiefbauten und im Vermessungswesen, Wasserbaupläne, Reglemente und dergleichen c) Übrige Akten 10 bis 30 Jahre 7.3 Submissionsunterlagen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1 (Unterlagen der Anbieter) 7.4 Geobasisdaten in der Zuständigkeit der Gemeinden gemäss Anhang 1 und 2 der kantonalen Geoinformationsverordnung (KGeolV)2 gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV 8. Finanzverwaltung 1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21. 2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2. 6 170.711-A2 8.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden, FHDV1 8.2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen-, Postcheck- und Bankbücher sowie andere Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss 8.3 Zinsrödel dauernd archivwürdig 8.4 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien], subventionierten Geschäften oder der Parkplatzbewirtschaftung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)2 8.5 allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsorgans) 1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511. 2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20. 7 170.711-A2 8.6 Korrespondenzen betr. das Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren, Vernehmlassungen) 8.7 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 8.8 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen 8.9 Versicherungspolicen bis Untergang der (bis 10 Jahre nach Vertragsende) 8.10 Forderungs- und Schuldtitel bis Untergang der 8.11 Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen und Schuldbriefen 9. Personalakten 9.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. (Ausnahme: Ziffer 9.2) ab Ende des 9.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des 10. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten) 8 170.711-A2 Rechtlich verselbständigte und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Burgergemeindeunternehmen nach Art. 65 GG sind selber archivpflichtig. Sie haben ein zentrales Archiv zu führen. Sie wenden Anhang 1 an. Mögliche Aufgabenbereiche in solcher Organisationsform sind z. B.: Forstwesen Wasserversorgung Energieversorgung Abwasseranlagen Kehrichtverwertung Schwimmbäder Kulturinstitutionen Bibliotheken Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach WICHTIG: Bei Aufhebung des Burgergemeindebetriebs oder bei Abgabe der übertragenen Aufgabe muss das Archiv der Burgergemeinde zur Übernahme angeboten werden. archivwürdig oder 11. Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen. 1 170.711-A3 Anhang 3 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.07.2016) Mindestaufbewahrungsfristen für die Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden der Landeskirchen Grundsätzliches: - Die Archivierung von pfarreilichen Dokumenten der römischkatholischen Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich nach den Vorgaben des Bistums Basel, resp. nach den Vorgaben des Bischöflichen Ordinariats. - Die Archivierung von innerkirchlichen Dokumenten der evangelischreformierten Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich nach den Vorgaben der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn, resp. nach den Weisungen des Synodalrates. 1. Dokumente vor 1900 und Unterlagen zur Geschichte der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde 1.1 Handschriftliche Unterlagen und Dokumente, entstanden vor 1900 (z. B. Chorgerichtsmanuale, Urkunden und Verträge, Urbare, Liturgien, Messbücher) sowie Unterlagen über Herkunft, Untersuchung, Restauration der Handschriften und Faksimiles Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche 1.2 Gedruckte Dokumente vor 1850 (z. B. Bibeln, Liturgien, Gesangbücher) sowie Unterlagen über Herkunft, Untersuchung, Restauration der Drucke und Faksimiles Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche 1.3 Archäologische Unterlagen 2 170.711-A3 1.4 Andere historische Unterlagen, Pläne zu Anlagen wie Kirche, Kapelle, Kirchgemeindehaus, Pfarrhaus, Gedenk- und Kultstätten 1.5 Unterlagen zur Entstehung oder Veränderungen der Kirchgemeinde, Gesamtkirchgemeinde oder Pfarrei 1.6 Unterlagen zu und über kirchliche Kulturgüter, Kostbarkeiten und Kunstgegenstände 1.7 Unterlagen zum Patrozinium, zu Persönlichkeiten überregionaler Bedeutung aus Geistlichkeit und Gemeindeleitung der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde 1.8 Unterlagen zu wichtigen Ereignissen, Jubiläen, Stiftungen mit Anteil der Kirchgemeide/Gesamtkirchgemeinde, Presseechos usw. Publikationen über die Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde 2. Allgemeines 2.1 Ablagesystematik, Archivpläne aktuell und Vernichtungsprotokolle gemäss Art. 21 Abs. 3 2.2 Inventar über Kunstgegenstände (Fenster, Wandbemalungen, Glocken, Kirchturmuhr, Orgel, Chorgestühl, Reliquien, Kostbarkeiten usw.) und andere Gegenstände Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche 2.3 Aufgehobene Reglemente 2.4 Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten 3 170.711-A3 2.5 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige Verträge (z. B. über technische, administrative Dienstleistungen über Zusammenarbeit oder Auslagerung, Leistungsvereinbarungen, soweit sie nicht in ein Objektdossier gehören) 2.6 Amtsübergaben (Protokolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers 2.7 Prozess- und Beschwerdeakten solange Rechtswirkung belegbar sein muss und Verjährungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheids 2.8 Verwaltungsberichte (soweit vorhanden) 2.9 Protokolle der Kirchgemeindeversammlung, der Parlamente der Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden, der Exekutiven der Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden sowie der Kommissionen Protokolle der Organe sämtlicher öffentlichrechtlicher Körperschaften nach Art. 2 GG und der Anstalten nach Art. 65 GG (nur Protokolle von „Organen“ Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes, GG )1 Berichtigung auf Gesuch hin nach Art. 14 Abs. 4 (zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) 2.10 Organverzeichnis (Namensliste und Amtszeit) (Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2 laufendes Register 2.11 Verzeichnis der leitenden Funktionen und Kirchenämter (Namensliste und Amtszeit) 1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11. 2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111. 4 170.711-A3 2.12 Verzeichnis der Abgeordneten und Vertretungen in übergeordneten oder assoziierten oder unterstützten Gremien, Stiftungen, Vereinigungen, Organisationen (z. B. Synode, Kommission, Bezirk) 10 Jahre Mit Beendigung der Mandate 2.13 Unterlagen übergeordneter kirchlicher Instanzen (z. B. auch regionale Einheiten wie Bezirke): Jahrzehntbericht, Tätigkeitsberichte, Protokolle, Empfehlungen, Weisungen, Hirtenbriefe usw. gemäss Weisungen der Landeskirche Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche 2.14 Offizielle kirchliche Publikationsorgane (z. B. Kreisschreiben der Reformierten Kirchen Bern-Jura-Solothurn, Pfarrblatt) gemäss Weisungen der Landeskirche 3. Abstimmungen und Wahlen 3.1 Abstimmungs- und Wahlprotokolle in Angelegenheiten der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde 3.2 Abstimmungs- und Wahlprotokolle in Angelegenheiten der Landeskirche bis zur amtlichen Feststellung der Ergebnisse gemäss Art. 18 Abs. 3 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV1 ergänzend gemäss Weisungen der Landeskirche 3.3 Unterschriftenbogen von Initiativen und Referenden in den Kirchgemeinden/Gesamtkirchgemeind en bis zur Rechtskraft des Entscheids über das Zustandekommen 1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112. 5 170.711-A3 4. Mitgliederkontrolle/Stimmregister/Kirchenrodel 4.1 Mitgliedschaftsverzeichnis (soweit dieses nicht von der politischen Gemeinde geführt wird, vgl. Art. 4 der Verordnung über die Entschädigung der Gemeinen für die Registerführung im Kirchenwesen1), mit Kriterien zur Ermittlung der Stimm- und Wahlberechtigung und/oder separates Stimmrechtsregister 4.2 Unterlagen zum Eintritt und Austritt 4.3 Kirchenbücher ab 1. Januar 1876, Rodel, Register über Taufen, Firmung, Konfirmation, Trauungen, Bestattungen usw. Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche Kirchenbücher bis 31. Dezember 1875 sind dem Staatsarchiv zu übergeben (Motion Meinen 1979) 5. Stiftungen/verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate) 5.1 Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen zu eigenen Stiftungen und Stiftungen mit Beteiligung der Kirchgemeinde, Jahresberichte 10 Jahre ab Aufhebung der Stiftung gemäss Art. 88 f. des schweiz. Zivilgesetzbuches, ZGB2 5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach 5.3 Unterlagen/Auflagen zu verwalteten unselbständigen Stiftungen (Legaten) mit Zweckbestimmung 10 Jahre ab Zweckerfüllung 6. Soziales/Diakonie 1 Verordnung vom 19. Oktober 1994 über die Entschädigung der Gemeinden für die Registerführung im Kirchenwesen; BSG 415.11. 2 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210. 6 170.711-A3 6.1 Sozialhilfe: Falldossiers (Unterlagen zu Sozialberatungen und finanziellen Unterstützungen, auch wenn diese durch einen Fonds oder ein gemeindeeigenes Hilfswerk finanziert werden, sowie Unterlagen über geleistete Sicherheiten für Rückzahlungen) 10 Jahre (Art. 45 Abs. 1 des Sozialhilfegesetzes, SHG)1 ab Einstellung der Sozialhilfeleistungen oder ab Wegzug des Sozialhilfeempfangenden 6.2 Kontenblätter zu den Unterstützungsfällen 10 Jahre ab Abschluss 6.3 Diakonie Betreuung, Begleitung, Altersarbeit, gesellschaftliche Integration, Hilfswerke gemäss Weisungen der Landeskirche Vorbehalten bleiben anderslautende Weisungen der Landeskirche 7. Hoch- und Tiefbau/Vermessungswesen 7.1 Objektdossier der Immobilien: grundlegende Unterlagen und Pläne sowie Nachführungs- /Revisionspläne nach Umbauten und Sanierungen 7.2 Pläne und Unterlagen (z. B. Werkverträge) zu eigenen Hoch- und Tiefbauten, Nachführungspläne, Unterlagen über Sanierungen und Investitionen in Bauten Baubewilligungsakten zu eigenen Anlagen inkl. Verfahrenskosten und Entscheide sind im Baudossier abzulegen Verträge: 25 Jahre ab Bauende archivwürdig 1 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1. 7 170.711-A3 7.3 Bedeutende Bauabrechnungen, Sanierungsabrechnungen, Abrechnungen über nachträgliche Investitionen (dem Baudossier anfügen) (Vorbehalt: Belege: 10 Jahre, vgl. Ziffer 10.2) ab Rechnungsgenehmigung 7.4 Submissionsunterlagen zu eigenen Anlagen und Beschaffungen (Ablage erfolgt im Dossier des betroffenen Objekts) 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1 (Unterlagen der Anbieter) 7.5 Geobasisdaten in der Zuständigkeit der Gemeinden gemäss Anhang 1 und 2 der kantonalen Geoinformationsverordnung (KGeolV)2 gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV 8. Bildungswesen 8.1 Schülerdaten zum Besuch des kirchlichen Unterrichts 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach 8.2 Unterlagen und Dokumente aus der offenen Kinder- und Jugendarbeit (Kinder- und Elterndaten usw.) 5 Jahre ab Ende der Zusammenarbeit 8.3 Unterlagen zum Gemeindeleben, zu kulturellen Veranstaltungen, Erwachsenenbildung Zum aktuellen Gebrauch 9. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung Vereinbarungen mit Dritten und Unterlagen über die Verwendung der kirchlichen Infrastruktur bei Katastrophen Vereinbarung über die Aufgabe der Kirchgemeinde bei Katastrophen 10 Jahre Ablauf der Vereinbarung Archivwürdig, sofern besondere Risikolage 10. Finanzverwaltung 1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21. 2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2. 8 170.711-A3 10.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden, FHDV 1 10.2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen-, Postcheck- und Bankbücher sowie andere Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss 10.3 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien], subventionierten Geschäften oder der Parkplatzbewirtschaftung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)2 10.4 allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsorgans) 10.5 Korrespondenzen betr. das Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren, Vernehmlassungen) 1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511. 2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20. 9 170.711-A3 10.6 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 10.7 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen 10.8 Versicherungspolicen bis Untergang der (bis 10 Jahre nach Vertragsende) 10.9 Forderungs- und Schuldtitel bis Untergang der 10.10 Schriftstücke im Zusammenhang mit Grundpfandverschreibungen und Schuldbriefen 11. Personalakten 11.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. (Ausnahme: Ziffer 11.2) ab Ende des 11.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des 12. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen / Anstalten) Rechtlich verselbständigte und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Kirchgemeindeunternehmen nach Art. 65 GG sind selber archivpflichtig. Sie haben ein zentrales Archiv zu führen. Sie wenden Anhang 1 an. Mögliche Aufgabenbereiche in solcher Organisationsform sind z. B.: Kulturinstitutionen Bibliotheken Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach WICHTIG: Bei Aufhebung des Kirchgemeindebetriebs oder bei Abgabe der übertragenen Aufgabe muss das Archiv der Kirchgemeinde zur Übernahme angeboten werden. archivwürdig oder 13. Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindeverband verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen. 1 170.711-A4 Anhang 4 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.07.2016) Mindestaufbewahrungsfristen für die Regionalkonferenzen 1. Allgemeines 1.1 Ablagesystematik, Archivpläne und Vernichtungsprotokolle gemäss Art. 21 Abs. 3 1.2 Aufgehobene Reglemente 1.3 Kauf- und Dienstbarkeitsverträge, andere wichtige Verträge 1.4 Amtsübergaben (Protokolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers 1.5 Prozess- und Beschwerdeakten solange Rechtswirkung belegbar sein muss und Verjährungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheids teilweise Vernichtung nach Art. 21 Abs. 2 - 5 1.6 Protokolle der Regionalversammlung, der Geschäftsleitung sowie der Kommissionen (Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes, GG )1 Berichtigung auf Gesuch hin nach Art. 14 Abs. 4 (zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) 1.7 Organverzeichnis dauernd (Art. 7 der Gemeindeverordnung, GV)2 laufendes Register 2. Abstimmungen und Wahlen 2.1 Abstimmungs- und Wahlprotokolle von Abstimmungen und Wahlen der Regionalkonferenz und von regionalen Volksabstimmungen 1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11. 2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111. 2 170.711-A4 2.2 Übriges Stimmmaterial von regionalen Volksabstimmungen und Wahlen und von Abstimmungen und Wahlen der Organe der Regionalkonferenz bis zur amtlichen Feststellung des Ergebnisses (Art. 139 Abs. 5 GG i.V.m. Art. 18 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV)1 2.3 Unterschriftenbogen von regionalen Volksinitiativen und Behördeninitiativen sowie Volksreferenden und Behördenreferenden bis zur Rechtskraft des Entscheids über das Zustandekommen 3. Verkehr und Raumordnung 3.1 Regionale Richtpläne und Sachpläne sowie Teilrichtpläne inkl. Plangenehmigungsverfahren, Mitwirkungsverfahren und weitere Verwaltungsverfahren 3.2 Regionales Gesamtverkehrs- und Siedlungskonzept 3.3 Agglomerationsprogramme Siedlung und Verkehr 3.4 Regionale Richtplanung Abbau, Deponie und Transporte 3.5 Grundeigentümerverbindliche regionale Überbauungsordnung sowie Unterlagen zu weiteren regionalen Planungen (Arbeitsschwerpunkte, innere Verdichtung, Wanderwegnetze usw.) 3.6 Konzepte für regionale öV-Angebote, für die regionale Langsamverkehrsplanung, für Umfahrungen usw. 1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112. 3 170.711-A4 3.7 Weitere Unterlagen aus Verkehrsprojekten inkl. öffentlicher Verkehr, Motorisierter Individualverkehr, Langsamverkehr, wie z. B. Netzpläne Velorouten, Parkplatzbewirtschaftung, Tempo-30- Zonen, Schülertransporte, Korridorstudien 10 Jahre ab Ende eines Projekts resp. ab Ende der Projektarbeiten der Regionalkonferenz (bei Vorprojekten ohne Umsetzung durch Regionalkonferenz) (z. B. grössere Projekte, Projekte mit hohen Kosten oder von grosser Tragweiter oder langer Dauer) 3.8 Submissionsunterlagen zur Vergabe von Drittaufträgen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBV)1 (Unterlagen der Anbieter) 4. Energie und Umwelt 4.1 Regionale Energierichtplanung und Energiekonzepte (Windenergie, erneuerbare Energie, Wärmeverbunde usw.) Je 1 Exemplar 4.2 Unterlagen zu Projekten aus dem Bereich Energie unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz (z. B. regionale Energieberatung und erneuerbare Energien) (soweit regional, politisch oder historisch bedeutende Projekte betroffen sind) 5. Neue Regionalpolitik 5.1 Tourismusförderungsprojekte, Destinationsmarketingprojekte usw. unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz 10 Jahre ab Ende eines Projekts (z. B. grössere Projekte, Projekte mit hohen Kosten oder von grosser Tragweiter oder langer Dauer) 1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21. 4 170.711-A4 5.2 Unterlagen zu weiteren Projekten für die Wirtschaftsförderung in der Region unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz (z. B. Organisation von bedeutenden Wirtschaftsanlässen) 10 Jahre ab Ende eines Projekts (z. B. grössere Projekte, Projekte mit hohen Kosten oder von grosser Tragweiter oder langer Dauer) 6. Regionale Kulturförderung 6.1 Leistungsverträge mit Kulturinstitutionen von regionaler Bedeutung 5 Jahre ab Vertragsende Vernichtung nach (wenn Institution von historischer Bedeutung für die Region) 6.2 Projekte im Bereich regionale Kulturförderung unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz (z. B. Sanierungsprojekte von regional bedeutsamen Kulturinstitutionen) 10 Jahre nach Abschluss Sanierungsprojekt (wenn Institution von historischer Bedeutung für die Region) 7. Finanzverwaltung 7.1 Originale von eingebundenen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden, FHDV 1 7.2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen-, Postcheck- und Bankbücher sowie andere Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss 1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511. 5 170.711-A4 7.3 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständigen benötigt werden (z. B. von unbeweglichen Sachen [Immobilien]oder der Parkplatzbewirtschaftung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuergesetzes, MWSTG)1 7.4 allgemeine Rechnungsprüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsorgans) 7.5 Korrespondenzen betr. das Finanz- und Rechnungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefverkehrs betr. Gebühren, Vernehmlassungen) 7.6 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 7.7 Finanzplanung mit Vorbericht und Unterlagen 7.8 Versicherungspolicen bis Untergang der (bis 10 Jahre nach Vertragsende) 7.9 Forderungs- und Schuldtitel bis Untergang der 8. Personalakten 8.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. (Ausnahme: Ziffer 8.2) ab Ende des 8.2 Dossiers von herausragenden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des 9. Geschäftsberichte 1 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20. 6 170.711-A4 Geschäftsberichte gemäss Art. 153 GG 10. Unterlagen aus freiwilliger Aufgabenerfüllung Übertragen die Gemeinden der Regionalkonferenz weitere Aufgaben gemäss Art. 142 GG, so richtet sich die Aufbewahrung der Unterlagen aus dieser Aufgabenerfüllung sinngemäss nach Anhang 1.

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