Zürich (city) · 172.390 · regulation
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1 Dieses Reglement regelt im Rahmen des übergeordneten Rechts die Organisation der Stadtkanzlei (SKZ), soweit diese durch den Stadtrat festgelegt wird. 2 Es beinhaltet insbesondere die Übertragung von Aufgaben an städtische Angestellte zur selbstständigen Erledigung gestützt auf § 45 Gemeindegesetz3.
Die Stadtkanzlei wird von der Stadtschreiberin oder dem Stadtschreiber geleitet. Art. 34 Der Stadtschreiberin oder dem Stadtschreiber direkt unterstellt sind die Bereiche: a. Abstimmungen und Wahlen; b. Kanzleidienste; c. Kommunikation; d. Stab, Strategie und Recht; e. Organisation und Logistik; f. Zentrale Dienste. 1 AS 172.101 2 Begründung siehe STRB Nr. 1328 vom 15. Dezember 2021. 3 vom 20. April 2015, LS 131.1. 4 Fassung gem. STRB Nr. 877 vom 26. März 2025; Inkrafttreten 1. April 2025. Gegenstand und Geltungsbereich Organisation SKZ a. Leitung b. Bereiche 2Organisationsreglement der Stadtkanzlei (OrgR SKZ)172.390 Art. 3a5 Die einzelnen Bereiche umfassen: a. Bereich Abstimmungen und Wahlen: 1. Abstimmungen und Wahlen, 2. Stimmregisterzentrale; b. Bereich Kanzleidienste: 1. Einbürgerungen, 2. IT+Digitalisierung, 3. Protokoll; c. Bereich Kommunikation: 1. Mediendienste, 2. CD-Fachstelle, 3. Social-Media-Drehscheibe, 4. Internetdienste, 5. Zentrale Webredaktion; d. Bereich Stab, Strategie und Recht: 1. Stab, 2. Rechtsdienst; e. Bereich Organisation und Logistik: 1. Postlogistik Amtshäuser, 2. Post Service-Center, 3. Organisationsentwicklung & Prozessmanagement; f. Bereich Zentrale Dienste: 1. Rechnungswesen, 2. Personal, 3. Assistenz. 5 Fassung gem. STRB Nr. 877 vom 26. März 2025; Inkrafttreten 1. April 2025. c. einzelne Bereiche 3Organisationsreglement
1 Die Geschäftsleitung der SKZ ist für die Geschäftsführung der Stadtkanzlei zuständig. 2 Die Geschäftsleitung besteht aus: a. der Stadtschreiberin oder dem Stadtschreiber (Vorsitz); b. den Bereichsleiterinnen und Bereichsleitern; c. der Leiterin oder dem Leiter Personal mit beratender Stimme; d. der Leiterin oder dem Leiter Rechnungswesen mit beratender Stimme.
1 Die Sitzungen finden auf Einladung der Stadtschreiberin oder des Stadtschreibers in der Regel alle zwei Wochen statt. 2 Die Sitzungen können auch in hybrider oder rein digitaler Form durchgeführt werden. 3 Ist ein Mitglied an der Teilnahme verhindert, nimmt an ihrer oder seiner Stelle ihre oder seine Stellvertreterin oder ihr oder sein Stellvertreter teil. 4 Die Assistentin oder der Assistent der Stadtschreiberin oder des Stadtschreibers führt das Protokoll.
1 Die Übertragung von Aufgaben an städtische Angestellte zur selbstständigen Erledigung gemäss Art. 17 ROAB richtet sich nach den nachfolgenden Bestimmungen. 2 Sie gelten für den Aufgabenbereich gemäss Stellenbeschreibung der jeweiligen Funktionsträgerin oder des jeweiligen Funktionsträgers. 3 Vorbehalten bleiben Bestimmungen des übergeordneten Rechts, die städtischen Angestellten direkt Aufgaben zur selbstständigen Erledigung zuweisen.
Rechtsgeschäftliche Befugnisse ohne Ermessensspielräume, insbesondere im Bereich des Tagesgeschäfts, richten sich nach der jeweiligen Stellenbeschreibung. Geschäftsleitung a. Zusammensetzung b. Sitzungen Allgemeines Rechtsgeschäftliche Befugnisse ohne Ermessensspielräume 4Organisationsreglement der Stadtkanzlei (OrgR SKZ)172.390
Für neue einmalige Ausgaben oder entsprechende Ausfälle bei Einnahmen, einschliesslich IT-Ausgaben, sind zuständig: a. die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter bis Fr. 50 000.–; b. die Leiterin oder der Leiter Personal bis Fr. 50 000.–; c. die Leiterin oder der Leiter Rechnungswesen bis Fr. 50 000.–.
Für neue wiederkehrende Ausgaben oder entsprechende Ausfälle bei Einnahmen sind zuständig: a. die Bereichsleiterinen und Bereichsleiter jährlich bis zu Fr. 5000.–; b. die Leiterin oder der Leiter Personal jährlich bis zu Fr. 5000.–; c. die Leiterin oder der Leiter Rechnungswesen jährlich bis zu Fr. 5000.–.
Für gebundene Ausgaben sind zuständig: a. die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter bis Fr. 100 000.–; b. die Leiterin oder der Leiter Personal bis Fr. 100 000.–; c. die Leiterin oder der Leiter Rechnungswesen bis Fr. 100 000.–. Art. 11 Für Vergaben sind die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter bis Fr. 50 000.– zuständig. Art. 12 Für die Ausrichtung von Repräsentationsgeschenken sind zuständig: a. die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter bis Fr. 250.–; b. die Leiterin oder der Leiter Einbürgerungen bis Fr. 250.–. Art. 13 1 Die berechtigte Funktionsträgerin oder der berechtigte Funktionsträger bewilligt Ausgaben mit einer Verfügung. 2 Sie oder er bewilligt durch Unterzeichnung des Bestell- oder Rechnungsbelegs (Finanzvisum): a. einmalige budgetierte Ausgaben bis Fr. 20 000.–; b. für die Tätigkeit der jeweiligen Organisationseinheit unabdingbare gebundene Ausgaben. Neue einmalige Ausgaben Neue wiederkehrende Ausgaben Gebundene Ausgaben Vergaben Repräsentationsgeschenke Form der Bewilligung 5Organisationsreglement der Stadtkanzlei (OrgR SKZ) 172.390 B. Verfügungsbefugnisse gegenüber Dritten Art. 14 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber ist zuständig für Entscheide über IDG-Gesuche gemäss § 24 Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG)6. Art. 15 1 Befugnisse zur Vornahme von Verwaltungshandlungen ohne Rechtsgeschäftcharakter (Realakte) richten sich nach der jeweiligen Stellenbeschreibung. 2 Für den Erlass einer Verfügung über einen Realakt gemäss
VRG7 sind zuständig: a. die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber; b. die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter; c. die Leiterin oder der Leiter Einbürgerungen. Art. 16 (aufgehoben)8 C. Vertragsbefugnisse Art. 17 1 Die Funktionsträgerin oder der Funktionsträger kann im Rahmen der Ausgabenbewilligungsbefugnisse gemäss Art. 8–11 folgende Verträge eingehen: a. Kaufverträge, Werkverträge, Aufträge und Leasing- und Mietverträge; b. in Einzelfällen weitere Verträge. 2 Die Vertragsbefugnisse umfassen: a. den Abschluss, die Änderung und die Kündigung von privatrechtlichen und verwaltungsrechtlichen Verträgen; b. die Ausübung vertraglich vereinbarter Gestaltungsrechte. 3 Die Funktionsträgerin oder der Funktionsträger kann keine Schenkungen an die Stadt annehmen. 6 vom 12. Februar 2007, LS 170.4. 7 vom 24. Mai 1959, LS 175.2. 8 Aufgehoben gem. STRB Nr. 877 vom 26. März 2025; Inkrafttreten 1. April 2025. IDG-Gesuche Realakte Verträge 6Organisationsreglement der Stadtkanzlei (OrgR SKZ)172.390 D. Sonstige rechtsgeschäftliche Befugnisse Art. 18 1 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber legt die Stellenwerte und die Verteilung auf die einzelnen Bereiche fest. 2 Die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter sind zuständig für: a. die Anstellung der ihnen direkt oder indirekt unterstellten Mitarbeitenden im Rahmen der von der Stadtschreiberin oder vom Stadtschreiber bewilligten Stellenwerte; b. die Festlegung und Vereinbarung der Stellenbeschriebe; c. die Reduktion der Beschäftigungsgrade; d. die Gewährung von unbezahltem Urlaub; e. die Vereinbarung von mobilem Arbeiten. 3 Im Übrigen richten sich die personalrechtlichen Befugnisse, einschliesslich des Erlasses von Dienstanweisungen, nach dem anwendbaren Personalrecht. Art. 19 Der Stadtschreiberin oder dem Stadtschreiber obliegt: a. die Prozessführungsbefugnis in Verwaltungs-, Straf- und Zivilsachen; b. die adhäsionsweise Geltendmachung von Schadenersatzforderungen in Strafverfahren; c. das Stellen von Rechtsöffnungsbegehren bei privatrechtlichen Forderungen. Art. 20 Für die Einleitung und Durchführung von Betreibungsverfahren sind zuständig: a. die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber; b. die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter im Rahmen ihrer Zuständigkeitsbereiche; c. die Leiterin oder der Leiter Einbürgerungen im Rahmen ihres oder seines Zuständigkeitsbereichs. Art. 21 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber ist zuständig für die Beseitigung des Rechtsvorschlags bei Verfahren über öffentlich-rechtliche Forderungen gemäss Art. 79 und 80 Abs. 2 Ziff. 2 SchKG9. 9 vom 11. April 1889, SR 281.1. Personalrechtliche Befugnisse Prozessführungsbefugnisse Betreibungsverfahren Beseitigung Rechtsvorschlag 7Organisationsreglement der Stadtkanzlei (OrgR SKZ) 172.390 Art. 22 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber sowie die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter sind für die Einreichung von Strafanträgen zuständig. III. Stellvertretung Art. 23 1 Bei Verhinderung einer Funktionsträgerin oder eines Funktionsträgers handelt soweit erforderlich die Stellvertreterin oder der Stellvertreter an deren oder dessen Stelle. 2 Die Stellvertretungsfunktion ergibt sich aus: a. der jeweiligen Stellenbeschreibung; b. einer anderen Dienstanweisung der für den Erlass der Stellenbeschreibung zuständigen Instanz. 3 Ist die Stellvertreterin oder der Stellvertreter verhindert, handelt soweit erforderlich die der Funktionsträgerin oder dem Funktionsträger vorgesetzte Stelle. IV. Vorgesetzte Stellen Art. 24 Den vorgesetzten Stellen stehen im Rahmen ihrer Dienstaufsicht hinsichtlich der übertragenen Aufgaben uneingeschränkte Weisungs-, Kontroll- und Selbsteintrittsrechte zu. Art. 25 Weist das Reglement Befugnisse gleichzeitig mehreren Funktionsträgerinnen und Funktionsträgern zu, entscheidet bei Bedarf die vorgesetzte Stelle über die Aufgabenzuweisung. Art. 26 1 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber ist einzubeziehen vor der Vornahme übertragener Verwaltungshandlungen oder weiterer Tätigkeiten: a. die sich im Einzelfall als politisch bedeutsam erweisen; b. die anderweitig voraussichtlich erhebliche Auswirkungen über das Tagesgeschäft hinaus entfalten; c. deren Auswirkungen die Befugnisse der jeweiligen Funktionsträgerin oder des jeweiligen Funktionsträger überschreiten. 2 Die Stadtschreiberin oder der Stadtschreiber bezieht soweit erforderlich den Stadtrat mit ein. Strafanträge Stellvertretung Dienstaufsicht Aufgabenzuweisung im Einzelfall Einbezug 8Organisationsreglement der Stadtkanzlei (OrgR SKZ)172.390 V. Unterschrift Art. 27 Wer eine Aufgabe zur Erledigung zugewiesen erhält, ist dafür auch unterschriftsberechtigt. VI. Schlussbestimmung Art. 28 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2022 in Kraft. Unterschriftsberechtigung Inkrafttreten