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33 provisions
Article 1 a) documents
1 Constituent des documents tous les supports de
l'information, notamment :
a) les actes officiels (conventions, accords, actes notariés et toute autre
pièce écrite par laquelle un état de chose reçoit force de loi);
b) les pièces écrites telles que correspondance, rapports, procèsverbaux, notes;
c) les documents comptables et les pièces à l'appui des comptes;
d) les porteurs de données électroniques;
e) le matériel visuel (cartes, plans, photographies, films, affiches, etc.);
f) les documents sonores (disques, bandes magnétiques);
g) les imprimés (livres, journaux, revues, etc.);
h) les instruments de recherche (plans de classement, registres,
fichiers).
b) dossiers 2 Un dossier est un ensemble de documents réunis pour le traitement
d'une affaire déterminée.
Archives de
Art. 2 district
1 Les archives de district font partie des archives publiques de la
République et Canton du Jura (ci-après "archives").
2 Elles sont constituées des documents et actes émanant du registre
foncier, du Tribunal de district, du registre du commerce, du registre des
régimes matrimoniaux, de l'Office des poursuites et faillites et de la
Recette et Administration de district.
Archives
Art. 3 communales
La conservation des documents dans les communes est
réglementée par l'ordonnance du 6 décembre 1978 concernant
l'administration des archives communales2).
Art. 4 Conservation
Les délais et classes de conservation sont portés sur les états des
pièces figurant en annexe à la présente ordonnance.
Art. 5 a) délais
Les documents sont conservés conformément à la loi pour un
temps limité ou illimité, en vue de leur utilisation par l'administration ou
de leur consultation par des particuliers.
Art. 6 b) classes
Les trois classes de conservation sont les suivantes :
- classe No 1 : conservation de manière durable;
- classe No 2 : conservation limitée, avec destruction après tri;
- classe No 3 : conservation limitée, avec destruction automatique.
Qualité du
Art. 7 support
1 En règle générale, on veillera à conserver l'original du document
sur un bon support.
2 Si cela n'est pas possible, on utilisera une copie de qualité.
Destruction
Art. 8 d'archives
1 En application de l'article 8, alinéa 1, de la loi, il sera procédé à
une destruction complète des pièces, attestée par procès-verbal.
2 La remise d'actes à des tiers, à titre gracieux ou onéreux, est interdite.
SECTION 2 : Autorités compétentes
Office du
patrimoine
Art. 9 historique
Les dossiers clos sous souveraineté bernoise sont placés sous la
responsabilité de l'Office du patrimoine historique.
Service des
archives et de la
Art. 10 documentation
Les dossiers clos par un service de l'administration cantonale
sont placés sous la responsabilité du Service des archives et de la
documentation jusqu'à leur transfert.
Art. 11 Transfert
Le transfert d'archives prescrit par l'article 7 de la loi sera
effectué en règle générale une fois par législature.
Dépôts
Art. 12 décentralisés
1 S'ils disposent de la place suffisante, les services et offices
décentralisés peuvent conserver leurs archives dans leurs locaux, avec
l'accord et sous la responsabilité du Service des archives et de la
documentation.
2 Les directives pour l'archivage sont applicables aux dépôts d'archives
décentralisés.
Art. 13 Visite des dépôts
La commission des archives visite les grands dépôts en principe
une fois par législature.
SECTION 3 : Constitution et versement d'archives
Constitution des
Art. 14 archives
Chaque unité administrative constitue ses propres archives.
Plan de
Art. 15 classement
Chaque unité administrative établit un plan de classement de
ses dossiers, qu'elle transmet au Service des archives et de la
documentation.
Art. 16 Actes officiels
1 Dans tous les cas, les actes officiels seront conservés sur leur
support original.
2 La Chancellerie d'Etat conserve tous les actes officiels et les messages
émanant du Gouvernement.
3 Les départements et la Chancellerie d'Etat détiennent les actes officiels
relevant de leur compétence.
4 Le Service des archives et de la documentation relie les procèsverbaux originaux du Gouvernement.
Art. 17 Circulaires
Chaque unité administrative conserve les circulaires qu'elle
émet.
Art. 18 Publications
1 Toute publication officielle de l'Etat ou de ses services est
transmise, dès édition, en deux exemplaires au Service des archives et
de la documentation et à la Bibliothèque cantonale.
2 Lorsque les autorités cantonales contribuent à l'élaboration ou au
financement d'une publication, il est prescrit d'en verser trois exemplaires
au Service des archives et de la documentation.
3 Les imprimés tels que journaux, revues, etc. ne sont pas archivés.
Archives des
Art. 19 commissions
1 Les documents émis par les commissions et groupes de travail
dont le secrétariat est assumé par l'Etat sont versés aux archives.
2 Les représentants de l'Etat dans des commissions, groupes de travail
ou organismes divers peuvent verser aux archives les documents qu'ils
reçoivent dans le cadre de leur mandat.
Art. 20 Versement privé
1 En règle générale, toute personne a la possibilité de déposer
des fonds d'archives privés aux archives.
2 Cette possibilité vaut notamment pour les professions soumises à une
patente de l'Etat.
Moment du
Art. 21 versement
1 D'entente avec le Service des archives et de la documentation,
les unités administratives décident du moment du versement de leurs
documents aux archives.
2 Les documents de valeur permanente ne doivent rester dans les
services qu'aussi longtemps que leur présence y est requise par les
besoins courants de l'activité administrative. Passé ce délai, ils sont
versés au Service des archives et de la documentation, en règle
générale tous les dix ans.
Bordereau de
Art. 22 versement
Tout versement d'archives est accompagné d'un bordereau.
Art. 23 Directives
Le Service des archives et de la documentation élabore des
directives de versements des documents aux archives.
Destruction de
Art. 24 documents
Les unités administratives détruisent les documents qu'elles
reçoivent à "titre d'information" (doubles, copies de procès-verbaux,
rapports, etc.) s'ils ne les concernent pas directement ou s'ils sont sans
intérêt pour elles.
SECTION 4 : Administration, utilisation et consultation des archives
Art. 25 Documentation
L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de
la documentation élaborent des inventaires et fournissent la
documentation et les rapports historiques demandés par les autorités et
les particuliers.
Art. 26 Locaux
L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de
la documentation veillent à ce que les archives soient conservées dans
des locaux adéquats, à l'abri des éléments naturels tels que feu, eau,
lumière ou poussière.
Utilisation
a) par
Art. 27 l'administration
Chaque unité administrative a accès en tout temps aux
documents qu'elle a versés aux archives.
Art. 28 b) par le public
1 L'Office du patrimoine historique édicte un règlement
d'utilisation des archives par le public.
2 L'usager qui ne respecte pas le règlement d'utilisation des archives
peut se voir interdire l'accès à ces dernières par le chef de l'Office du
patrimoine historique.
Art. 29 Photocopie
En règle générale, la photocopie de documents d'archives est
autorisée s'il n'y a aucun risque de détérioration pour l'original.
Art. 30 Prêt à l'extérieur
1 L'Office du patrimoine historique peut pratiquer le prêt à
l'extérieur.
2 Dans le Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux services de l'Etat,
aux communes et aux musées.
3 Hors du Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux archives et
bibliothèques suisses et étrangères qui usent de réciprocité envers les
archives jurassiennes.
4 L'Office du patrimoine historique tient un registre des prêts et se fait
délivrer un reçu des pièces sorties.
Art. 31 Emoluments
1 La consultation des documents est en principe gratuite.
2 L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de la
documentation perçoivent les émoluments prévus par le décret fixant les
émoluments de l'administration cantonale3).
SECTION 5 : Dispositions finales
Abrogation du
Art. 32 droit en vigueur
L'ordonnance du 6 décembre 1978 concernant les archives de
district4) est abrogée.
Entrée en
Art. 33 vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er mai 1988.
Delémont, le 7 avril 1988
AU NOM DU GOUVERNEMENT DE LA
REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA
Le président : François Lachat
Le chancelier : Joseph Boinay
1) RSJU 441.21
2) RSJU 441.212
3) RSJU 176.21
4) ROJU 1978 441.211
ANNEXE I
Publications officielles
Doivent être conservés de manière durable :
I. à l'Office du patrimoine historique, à la Bibliothèque cantonale et au
Service des archives et de la documentation :
1. le Recueil systématique du droit jurassien (RSJU);
2. le Recueil officiel du droit jurassien (ROJU);
3. le Journal officiel de l'Assemblée constituante de la République et
Canton du Jura;
4. le Journal des débats du Parlement de la République et Canton du
Jura;
5. le Journal officiel de la République et Canton du Jura;
6. le Journal officiel scolaire de la République et Canton du Jura;
7. les budgets de la République et Canton du Jura;
8. les comptes de la République et Canton du Jura;
9. l'Annuaire officiel de la République et Canton du Jura;
10. les programmes gouvernementaux de législature;
11. les rapports du Gouvernement sur la législature;
12. les circulaires imprimées;
13. les messages du Gouvernement;
14. les rapports annuels;
15. toutes les publications relevant de l'article 18 de la présente
ordonnance.
II. au greffe du Tribunal :
1. la Feuille officielle suisse du commerce.
Les publications officielles de la Confédération et du canton de Berne
(pour la période allant de 1815 à 1978) ne peuvent être détruites sans
l'autorisation des services d'archives.
Annexe ll
Actes judiciaires
A. Dispositions générales
Doivent être conservés les dossiers se rapportant :
1. aux grandes causes ayant fait sensation;
2. aux cas particulièrement caractéristiques du point de vue juridique;
3. aux affaires touchant des personnalités ou lieux qui présentent un
intérêt spécial;
4. aux causes qui comportent des indications précieuses en matière
culturelle (conditions sociales, époques caractéristiques, facteurs
d’évolution, etc.).
B. Tribunal cantonal
classe délai de
conservation
1. Généralités
Procès-verbaux des séances du plenum
du Tribunal cantonal 1
Circulaires du Tribunal cantonal et de ses
sections 1
Rapports annuels du Tribunal cantonal 1
Contrôles d’entrée et fichiers (toutes les
sections) 1
Collection des jugements et des décisions
mettant fin à l’instance (toutes les
sections) 1
Rapports annuels des présidents de
section, des tribunaux de première
instance, du ministère public, etc.
(y compris les statistiques) 3 10
Rapports sur les détenus 3 10
Liste des personnes autorisées à
représenter les parties en matière
administratives, devant les tribunaux des
baux à loyer et à ferme et les Conseils de
prud’hommes 1
Pièces concernant les nominations faites
par le Tribunal cantonal 2 30
Procès-verbaux d’assermentation par le
Tribunal cantonal 1
classe délai de
conservation
2. Cour constitutionnelle :
Dossiers 1
3. Cour civile :
Comme première instance (instructions) 2 50
Pourvois en nullité 3 10
Demandes en révision 2 50
Autres affaires civiles (assistances
judiciaires, prises à partie, mesures
provisoires de la compétence de la Cour
civile, etc.) 3 10
4. Cour administrative :
Dossiers de la Chambre administrative 2 30
Dossiers de la Chambre des assurances 2 10
5. Autorité cantonale de surveillance en
matière de poursuites et faillires :
Prolongations de délais 3 5
Plaintes (sur recours et comme première
instance) 2 30
Concordats 2 50
Pièces jointes aux concordats 2 10
Procédures disciplinaires 2 30
6. Chambre d’accusation :
Dossiers 2 10
7. Cour pénale :
Pourvois en nullité 3 10
8. Cour criminelle :
Révocation de sursis, radiations 2 30
Autres dossiers 1
9. Cour de cassation :
Dossiers 1
10. Chambre de révocation :
Dossiers 2 50
classe délai de
conservation
11. Chambre des avocats :
Dossiers 2 50
Fichiers et pièces concernant les avocats
(inscriptions au Tableau, autorisations, etc.) 1
Fichiers et pièces concernant les avocats et
notaires stagiaires 2 10
12. Commission des examens d’avocat et
Commission des examens des notaires :
Travaux écrits des candidats 2 30
Résultats des examens (notes) 2 30
Organisation des examens 3 10
Décisions de la commission 2 30
C. Ministère public :
Circulaires du procureur général 1
Décisions quant au for intercantonal 3 10
D. Tribunal des mineurs
Moyens de recherches (fichiers,
inventaires) 1
Affaires traitées par le juge unique 2 30
Affaires traitées par le Tribunal des mineurs 1
E. Tribunal de district
Contrôle d’entrée des affaires civiles et
pénales 1
Répertoire des commissions rogatoires 1
Répertoire des sentences arbitrales 1
Répertoire des plaintes portées contre le
préposé et les agents de poursuites 1
Collection des jugements 1
Dossiers des procès du ressort du Tribunal
civil 2 50
Dossiers du Tribunal correctionnel 1
Dossiers des affaires pénales du Juge
unique 2 30
Affaires suspendues (inconnus) 2 30
Enquêtes terminées par non-lieu 2 30
Dossiers des procès sommaires 2 30
classe délai de
conservation
Dossiers des affaires de la compétence du
président 3 10
Dossiers des tentatives de conciliation 3 5
Réquisitions de faillite liquidées par retrait 3 5
Ordonnances de séquestre 3 5
Mandats de répression 3 5
Dossiers de faillites 2 50
F. Président du Tribunal
Dossiers des concordats 2 50
Pièces jointes aux concordats 2 10
G. Registre du commerce
Journaux, livres analytiques, fichiers,
inventaires des archives 1
Pièces justificatives 2 10
Correspondance, après radiation 2 10
H. Registre des régimes matrimoniaux
Registre principaux, des réquisitions, des
personnes 1
Pièces justificatives, après radiation 2 10
I. Registre foncier
Actes 1
J. Juge administratif
Registres, fichiers 1
Décisions rendues en première instance
(assujettissement d’immeubles à la loi
fédérale sur le désendettement de
domaines agricoles et révocation,
autorisation de dépasser la charge
maximum, autorisation d’aliéner un
immeuble agricole) 3 10
Compétences de l’article 10 de la loi
d’introduction du Code civil suisse
(répudiation de successions, octroi du
bénéfice d’inventaire) 2 30
classe délai de
conservation
Décisions rendues sur recours (droit de
construction, oppositions du conservateur
du registre foncier, retraits de permis de
conduire et de circulation, affaires
communales, acquisition d’immeubles par
des étrangers, divers (améliorations
foncières)) 2 30
K. Conseil de prud’hommes
Fichiers, registres 1
Dossiers ayant abouti par procédure de
conciliation 3 10
Tous les autres dossiers 2 30
L. Tribunal des baux à loyer et à ferme
Fichiers, registres 1
Affaires de la compétence du président 3 10
Affaires en procédures sommaires 3 10
Toutes les autres affaires 2 30
M. Chambre cantonale de conciliation
Contrôle d’entrée des affaires 1
Dossiers 1
N. Commission cantonale des recours en
matière d’impôts
Dossiers 2 20
Etat des dossiers tenus 1
Recueil des décisions 1
O. Tribunaux arbitraux
Dossiers 2 30
P. Offices des poursuites et faillites
Répertoire des poursuites 1
Dossiers des ventes et réalisations
d’immeubles 1
Dossiers des ventes et réalisations de
mobilier 2 30
Livres et cartes des actes de défaut de
biens 2 50
Procès-verbaux de saisie, de séquestre ,
de rétention, état des biens 3 10
classe délai de
conservation
Livres de caisse avec pièces justificatives,
livres des comptes courants, carnets de
quittances postales 3 10
Commandements de payer, réquisitions de
poursuites, demandes de continuer la
poursuite, etc. 3 10
Réserves de propriété, pièces justificatives,
après radiation 3 5
Registre des faillites 1
Dossiers de faillites reliés (pièces
principales) 2 50
Pièces accessoires (dossiers entreprises) 2 10
Livres de caisse avec pièces justificatives,
livres de comptes courants, cahiers de
bilan, contrôle des ports 2 10
Annexe III
Classes de conservation
Conservation en classe 1 : Dossiers contenant des informations
intéressantes relatives à des événements
marquants pour la vie sociale, politique,
économique et culturelle de la
République et Canton du Jura
Dossiers d’études ayant précédé des
décisions importantes
Dossiers illustrant l’activité du service
Dossiers touchant le droit des particuliers
Tout document de la 1ère année de
souveraineté (1979)
Actes officiels
Rapports et programmes d’activité
Rapports et messages occasionnels
Microfilms, microfiches, etc.
Procès-verbaux de séances
Circulaires émanant du service (collection
complète)
Imprimés officiels du service
Statistiques
Règlements, statuts
Registres, répertoires, inventaires, listes,
états
Cartes et plans
Documents iconographiques
«Echantillons» (au sens archivistique)
Conservation en classe 2 : Tout document n’entrant ni dans la
classe 1, ni dans la classe 3
Conservation en classe 3 : Enveloppes
Documents microfilmés (microfilms de
substitution)
Documents (circulaires, doubles, etc.)
reçus à titre d’information, s’ils ne
concernent pas le service
Solde des formules non utilisées
En général, manuscrits d’actes
dactylographiés (brouillons)
Imprimés, revues, prospectus que l’on
n’est pas chargé de conserver