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19 provisions
Article 1 remplir
1 Les locaux d'une étude doivent, par leur situation, leur
disposition et leur installation, permettre au notaire d'exercer sa
profession d'une manière convenable et sans entrave d'aucune sorte. Ils
ne doivent pas servir à d'autres fins.
2 En particulier, ils doivent avoir une entrée indépendante et être ouverts
au public, en règle générale, du lundi au vendredi pendant les heures
ordinaires de bureau.
3 Le bureau où le notaire procède aux actes proprement dits de sa
profession doit être disposé et installé de façon qu'il n'y ait pas à craindre
de violation du secret professionnel.
Art. 2 b) Inspection
1 Avant de délivrer au sujet de l'installation d'une étude
l'attestation prévue à l'article 8, alinéa 1, de la loi sur le notariat, la
Recette et Administration de district devra s'assurer, par une inspection,
que les locaux remplissent les conditions requises à l'article premier.
2 Mention expresse de cette inspection et de ses résultats sera faite dans
l'attestation. Tout transfert de l'étude ou tout changement dans ses
locaux seront portés à la connaissance du Département de la Justice et
de l'Intérieur.
Qualités
extérieures des
actes notariés
Art. 3 a) Papier
1 Pour l'établissement des minutes et des expéditions, il ne peut
être utilisé que du papier de format A4, solide et de bonne qualité.
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2 Le papier pour pièces justificatives du registre foncier doit satisfaire aux
exigences fixées par le Département de la Justice et de l'Intérieur quant
à sa qualité, son format et sa distribution.
Art. 4 b) Ecriture
1 Les minutes seront écrites à la main, proprement et lisiblement.
Elles peuvent également être établies à la machine, mais d'une écriture
durable et non communicative, ou selon un procédé durable de
multicopie mécanique.
2 L'utilisation de formules imprimées n'est admise que pour établir des
actes de cautionnement ou dresser des actes de protêt.
3 Pour les légalisations, il peut aussi être utilisé un timbre portant le
procès-verbal de légalisation.
4 Les expéditions seront établies à la machine, mais d'une écriture
durable et non communicative, ou selon un procédé durable de
multicopie mécanique, ou encore sous forme de photocopie. Dans ce
dernier cas, il y a lieu d'attester que la photocopie correspond
exactement à l'acte original, chaque page de l'expédition devant être
munie du sceau notarial. Demeurent réservées les prescriptions
spéciales régissant l'établissement des pièces justificatives destinées au
registre foncier.
Art. 5 c) Contrôle
Le conservateur du registre foncier refusera d'inscrire les actes
qui ne répondent pas aux prescriptions des articles 3 et 4.
Garde des
minutes et de
Art. 6 leurs annexes
1 Le notaire numérotera ses minutes selon l'ordre chronologique.
Toutes les pièces justificatives relatives à la minute porteront le numéro
d'ordre de cette dernière (art. 35 du décret sur le notariat).
2 Les minutes seront reliées avec leurs annexes dans l'ordre de leur
numérotation ou réunies dans des classeurs solides pour autant que l'on
utilise pour les minutes du papier perforé d'avance qui se prête à être mis
en classeur.
3 Les minutes et les annexes seront conservées avec soin dans un lieu
sûr.
Répertoires
Art. 7 a) Espèces
1 Tous les actes seront répertoriés par ordre chronologique et
suivant une numérotation continue, dans des registres qui seront fournis
aux notaires par la Chancellerie d'Etat au prix de revient (art. 53 du
décret sur le notariat).
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2 Le répertoire A mentionnera les actes en minutes et les actes de
mutation établis selon la procédure simplifiée. Le répertoire B
mentionnera les actes en brevet (légalisation de signatures et de copies,
attestations, cautionnements, etc.). Les dispositions de dernière volonté,
les pactes successoraux et les procès-verbaux d'ouverture de ces pactes
seront numérotés et conservés séparément; ils seront portés au
répertoire C (art. 39, al. 2, du décret sur le notariat).
3 Ces répertoires contiendront :
a) le numéro de l'affaire suivant l'ordre chronologique;
b) les noms, domicile et lieu d'origine des parties ou des personnes qui
ont requis l'acte;
c) une brève désignation de l'objet de l'acte;
d) la date de l'établissement de l'acte;
e) la date de la délivrance de l'acte et éventuellement de la cédule
hypothécaire;
f) les nom et domicile de la personne à qui est délivré l'acte ou la cédule
hypothécaire.
4 Pour les actes qui concernent des contrats relatifs à des droits réels sur
les immeubles, le répertoire A contiendra en outre : la date de la remise
de l'acte au registre foncier, la date de son inscription et celle de sa
restitution au notaire avec la cédule hypothécaire. L'inscription
mentionnera en outre les cédules hypothécaires établies dans un contrat
de mutation.
5 Les copies des actes de protêt seront transcrites dans un registre
spécial conformément à l'article 1040 du Code des obligations4).
Art. 8 b) Enregistrement
1 Les actes seront répertoriés aussitôt établis.
2 Les répertoires seront pourvus d'une table alphabétique des parties.
3 Ils seront conservés comme les minutes.
Opérations de
Art. 9 fonds
1 Le notaire a l'obligation de conserver séparément de ses
propres deniers les fonds et valeurs de clients ou de tiers à lui confiés ou
qui se trouvent entre ses mains à un titre quelconque par le fait de son
activité professionnelle. Il n'a en aucune circonstance, même à titre
passager, le droit de les utiliser à des fins personnelles ou de les
mélanger à ses biens propres.
2 Le notaire remettra à leur destinataire ou placera en banque les fonds à
lui confiés, à moins qu'ils ne doivent être tenus à disposition en vue de
paiements à brève échéance, et dans la mesure qu'exigent ces
paiements.
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3 Les fonds appartenant à divers clients peuvent être placés sur un
compte unique portant expressément la désignation "fonds de clients". Si
les montants revenant à un client excèdent la somme de 5 000 francs, ils
doivent être placés en banque au nom de l'intéressé.
Comptabilité
Art. 10 a) Généralités
1 Le notaire est astreint à tenir, conformément aux principes
commerciaux, une comptabilité de ses créances et dettes à l'égard de
clients ou de tiers, pour autant qu'elles résultent de sa profession; il
tiendra également une comptabilité auxiliaire concernant ses honoraires
courants et les débours à porter au compte du client.
2 Les livres, y compris la comptabilité auxiliaire, doivent permettre de
déterminer en tout temps le montant exact des deniers appartenant à
autrui que détient le notaire, ainsi que ses engagements d'ordre
professionnel à l'égard de clients ou de tiers.
3 Est acceptée comme système de comptabilité toute comptabilité double
admise par le Département de la Justice et de l'Intérieur. Les différents
comptes seront numérotés de façon continue d'après un registre
chronologique; le notaire tiendra en même temps un registre
alphabétique des comptes. Si les comptes caisse et compte de chèques
ne sont tenus que sommairement en écriture double, les transcriptions
doivent se faire sur la base d'un livre de caisse et de compte de chèque
relié.
b) Livres et
Art. 11 contrôles
1 Sont prescrits, en plus des livres nécessaires à la comptabilité
double, les contrôles suivants :
a) des bilans trimestriels et des bouclements annuels, avec justification
de la capacité de paiement;
b) un état de papiers-valeurs, où le notaire inscrira dans l'ordre
chronologique tous les papiers-valeurs, ainsi que les polices
d'assurance vie et rente qui lui sont confiés, avec indication de
l'entrée et de la sortie; cet état contiendra en outre la quittance ou le
nom du destinataire, ainsi qu'un registre alphabétique. Les titres
hypothécaires remis au notaire pour un certain temps seulement en
vue d'inscriptions au registre foncier n'ont pas besoin d'être portés
dans l'état des papiers-valeurs.
2 Dans les inventaires qu'il établit, le notaire mentionnera par qui sont
conservés les papiers-valeurs, fonds en espèces, monnaies et
collections dont il est question (art. 26 du décret du 6 décembre 1978 sur
l'établissement d'inventaires5)).
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Art. 12 c) Décompte
1 Dans les trente jours au plus tard dès la liquidation de chaque
affaire, le notaire adressera à son client un décompte des opérations de
fonds et lui versera le solde pouvant lui revenir, sous déduction de sa
créance en émoluments et débours. Il justifiera en règle générale, par un
bien-trouvé et une quittance pour solde, de l'acceptation du décompte,
de la remise du solde et des pièces accompagnant ce décompte. Il
exigera des reçus pour tous les papiers-valeurs délivrés, ainsi que les
quittances ou récépissés séparés pour les montants en espèces versés.
2 Dans les cas de gérances de fortunes, ainsi que de mandats dont
l'exécution exige un certain temps, le notaire adressera à son client
périodiquement, mais au moins une fois par an, un extrait de compte qu'il
fera reconnaître par l'intéressé.
Capacité de
Art. 13 paiement
1 Le notaire doit être en tout temps en mesure de remettre aux
ayants droit tous les papiers-valeurs et fonds qui lui ont été confiés.
2 Il justifiera de sa capacité de paiement de la manière suivante :
1. par la présentation des papiers-valeurs à lui confiés;
2. par la présentation des carnets d'épargne ou attestations bancaires
concernant les avoirs en compte-courant au nom de ses divers
clients;
3. par les avoirs en banque (compte d'épargne ou compte-courant) au
compte collectif "fonds de clients";
4. par les avoirs au compte de chèques;
5. par les espèces en caisse.
3 Les créances en débours et émoluments selon la comptabilité
auxiliaire, ainsi qu'en avances, ne peuvent être portées en compte qu'au
client qu'elles concernent.
Classement
des pièces
Art. 14 justificatives
Le notaire conservera, classés d'une manière appropriée et
séparément, les pièces justificatives de comptes, les reçus de papiersvaleurs pour autant qu'ils ne figurent pas dans le contrôle de ces
derniers, les avis de bien-trouvé et les quittances pour solde.
Surveillance des
opérations de
fonds et de la
Art. 15 comptabilité
Le Département de la Justice et de l'Intérieur surveille
l'observation correcte des prescriptions touchant les opérations de fonds
et la comptabilité des notaires. Il émet à ce sujet des instructions
spéciales.
Art. 16 Inspections
Les inspections se feront très minutieusement et avec le plus
grand soin; elles auront lieu dans la règle sans avertissement préalable.
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Obligation de
Art. 17 discrétion
Les organes chargés de procéder aux inspections sont tenus
d'observer à l'égard de chacun la discrétion la plus absolue quant aux
constatations faites.
Indemnités aux
membres de la
Chambre des
Art. 18 notaires
Les membres de la Chambre des notaires sont rétribués
conformément aux dispositions applicables à l'administration de la justice
et des tribunaux.
Entrée en
Art. 19 vigueur
Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur6) de la
présente ordonnance.
Delémont, le 6 décembre 1978
AU NOM DE L'ASSEMBLEE CONSTITUANTE
DE LA REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA
Le président : François Lachat
Le secrétaire général : Joseph Boinay
1) Ordonnance du 16 juin 1950 portant exécution de la loi sur le notariat (RSB 169.112)
2) RSJU 189.11
3) RSJU 189.111
4) RS 220
5) RSJU 214.431
6) 1er janvier 1979